• Is uw organisatie al SEPA proof?

 sepa De overgang naar SEPA heeft waarschijnlijk een grotere impact dan u denkt. Start daarom tijdig met het treffen van de juiste maatregelen.  Wat u moet doen en hoe u de overgang aan moet pakken hangt af van uw organisatie. Begin zo snel mogelijk met het maken van een analyse en bereid u goed voor op de te nemen stappen.Uw stappenplan:

  • Bereid u goed voor
  • Zet alle bankrekeningen van uzelf én uw relaties om naar IBAN en BIC
  • Pas uw factuurlay-out, briefpapier en andere communicatiemiddelen aan
  • Stap over op Europese overschrijvingen/betaalopdrachten
  • Stap over op Europese incasso

Stap 1 | Bereid u goed voor

Begin de overgang op SEPA met een goede voorbereiding. Dat kunt u doen met de informatie op deze pagina’s en de gelinkte bronnen. Maak vervolgens een plan de campagne en zorg ervoor dat u op tijd over bent. Hou onder meer rekening met het volgende:

  •  Controleer wanneer uw software van Exact SEPA-proof is op deze statuspagina.*
  •  Controleer wanneer en hoe uw bank overgaat.**
  •  Laat al uw klanten, relaties en medewerkers op tijd weten wat uw IBAN en BIC is én wanneer u overgaat op de SEPA-standaarden.

* Afhankelijk van welke software u gebruikt, moet u updates uitvoeren voordat u over kunt stappen.
** De Nederlandse banken gaan vanaf 1 oktober 2012 gefaseerd over op de SEPA-standaarden. Meer informatie daarover kunt u vinden op de actiepagina van uw bank. Een directe link naar uw eigen bank vindt u onderaan dit stappenplan. Bovendien heeft het Nationaal Forum voor de SEPA-migratie (NFS) het Nationaal SEPA-migratieplan opgesteld. Dit gedetailleerde plan is een waardevol hulpmiddel voor u of uw projectgroep.


Stap 2 | Zet alle bankrekeningen van uzelf én uw relaties om naar IBAN en BIC

Verzamel uw eigen bankrekeningnummer(s) en die van al uw klanten, relaties en medewerkers. Zet deze vervolgens om naar het IBAN (International Bank Account Number)* en verzamel meteen de BIC (Bank Identifier Code)**. Dit kunt u makkelijk doen via de IBAN BIC Service.*** Als u zich op deze site registreert voor de IBAN BIC Multichecker kunt u meerdere nummers in een bestand in 1 keer converteren****. Zo kunt u alles makkelijk in uw bedrijfssoftware aanpassen.

* Zoals u wellicht weet hebt u het IBAN-nummer al. U kunt het vinden op uw bankafschriften, via de site van uw bank of viawww.ibanbicservice.nl. Voor Nederland bestaat het uit 18 tekens: uw huidige rekeningnummer aangevuld met een landcode, controlegetal, bankcode én 1 of meerdere nullen. Een rekeningnummer van de ABN AMRO zou er als volgt uit komen te zien: NL 69 ABNA 01234 567 89. Na 1 februari 2014 kunt u alleen nog het IBAN gebruiken. Tot die tijd kunt u zowel uw huidige rekeningnummer als het IBAN gebruiken.
** Vooralsnog moet de BIC in combinatie met het IBAN worden aangeleverd. De BIC is een code van 8 tot 11 tekens. Voor de ABN AMRO is dit: ABNANL2A. Deze voorwaarde verdwijnt in de toekomst binnen SEPA. Ga voor de details naarwww.overopiban.nl.
*** Er is nu ook een gratis app voor uw smartphone te downloaden. Dit is overigens niet geschikt voor het omzetten van meerdere nummers. Download het voor iOS, Windows Phone of Android.
**** Deze veilige service wordt overigens ondersteund door de Nederlandse Vereniging van Banken. De bestanden van deze service kunt u exporteren en importeren in Exact Globe vanaf release 405. Vanaf oktober 2012 kunt u deze bestanden in Exact Online importeren. Voor Exact Financials is er nog geen import-mogelijkheid.


Stap 3 | Pas uw factuurlay-out, briefpapier en andere communicatiemiddelen aan

Van websites en bedrijfssoftware tot briefpapier en factuurlay-outs: u moet overal uw communicatiemiddelen aanpassen.

Doe het volgende:

  • Vervang overal uw bankrekeningnummer met uw IBAN en voeg uw BIC toe.
  • Vermeld in het geval van incasso het nieuwe incassant-ID.*

* Het incassant-ID kunt u bij uw bank opvragen. Ga voor meer informatie over de nieuwe Europese incasso naarwww.sepanl.nl.


Stap 4 | Stap over op Europese overschrijvingen/betaalopdrachten

Maak de overgang naar Europese overschrijvingen/betaalopdrachten.* Doet u veel buitenlandse betalingen in Euro’s in de Euro-zone? Dan kunt u kosten besparen door zo snel mogelijk hierop over te stappen.**

* Voor het aanleveren van bulktransacties wordt ISO 20022 XML overigens het nieuwe format. Dit zogenaamde PAIN-format gaat het CLIEOP03-format vervangen. Ga voor meer informatie naar de website van uw bank. Een directe link naar uw eigen bank vindt u onderaan dit stappenplan.
** De ondersteuning hiervoor hangt af van uw bank. Het wordt omgezet per bankrekening (deze staat wel of niet ‘op SEPA’). Controleer bij uw eigen bank wanneer dit mogelijk is. Een directe link naar uw eigen bank vindt u onderaan dit stappenplan. Meer informatie over Europese overschrijvingen vindt u op www.sepanl.nl.


Stap 5 | Stap over op Europese incasso

Maak een keuze tussen standaard of zakelijke incasso.*

  • Sluit een nieuw Europees incassocontract af met uw bank.**
  • Voorzie zowel nieuwe als lopende standaard incassomachtingingen van:
    – het incassant-ID.
    – het kenmerk.
    – het IBAN.
    – de datum van ondertekening (gebruik voor lopende incasso’s de datum 01-11-2009).
  • Voor zakelijke incasso’s moet de debiteur een nieuwe machtiging tekenen die ook bij zijn of haar bank moet worden geregistreerd. Voorzie deze nieuwe zakelijke incassomachtingingen van:***
    – het incassant-ID.
    – het kenmerk.
    – het IBAN.
    – de datum van ondertekening.
  • Bewaar mandaatinformatie digitaal én schriftelijk in uw administratie.

* Zowel de standaard als de zakelijke SEPA-incasso is door bedrijven te gebruiken. Bij de standaard incasso is de storneringstermijn (terugboekrecht) verruimd tot 8 weken. Bij zakelijke incasso is er geen stornering mogelijk. Ook wordt deze niet door alle banken ondersteund. Let op: zowel de bank van de incassant als de debiteur moet zakelijke incasso ondersteunen. Bij beiden geldt een aankondigingstermijn van 14 dagen voor een afschrijving, voor zowel eenmalige als doorlopende incasso’s. Denk eraan dat u uw nieuwe incasso’s eerder moet aanleveren bij uw bank dan de huidige incasso’s. Ga voor meer informatie over de nieuwe Europese incasso naar www.sepanl.nl. Ga voor uitgebreide informatie over de verschillen tussen de nieuwe zakelijke en standaard incasso naar www.betaalvereniging.nl.
* Voor het aanleveren van bulktransacties wordt ook hier ISO 20022 XML het nieuwe format. Dit zogenaamde PAIN-format gaat het CLIEOP03-format vervangen. Ga voor meer informatie naar de website van uw bank. Een directe link naar uw eigen bank vindt u onderaan dit stappenplan.
** Dit geldt ook als er al een contract loopt. Het incassant-ID kunt u bij uw bank opvragen. Ga voor meer info over de nieuwe Europese incasso naar www.sepanl.nl.
*** Gaat u van zakelijke incasso over naar de standaard incasso? Dan zijn de bestaande, lopende machtigingen bruikbaar. Ga voor uitgebreide informatie over de verschillen tussen de nieuwe zakelijke en standaard incasso naarwww.betaalvereniging.nl.

Bron: Exact Nederland

  • Meer weten hoe wij u kunnen bijstaan?

    Heeft u vragen of wilt u meer weten over hoe wij u kunnen helpen met de invoering van SEPA / IBAN, neem dan gerust contact met ons op. Ons telefoonnummer is (053) 888 12 87 of stuur ons een bericht door hier te klikken, zodat wij contact met u kunnen opnemen.