Berichten

Informatie met betrekking tot jaarafsluiting i.c.m. Elvy

2016 is bijna voorbij, u zult daarom druk zijn met de voorbereidingen voor 2017. Het begin van 2017 zal bij u hoogstwaarschijnlijk ook in het teken staan van het afsluiten van het boekjaar 2016. Wij willen u door middel van dit bericht op de hoogte brengen van een aantal functionaliteiten en mogelijkheden binnen Elvy die de jaarafsluiting een stuk vlotter doen verlopen!

Overzichten in ElvyWeb
Er zijn diverse overzichten beschikbaar in ElvyWeb, waarmee u onder andere inzichtelijk kunt maken welke facturen er binnen uw organisatie zijn goedgekeurd, of welke facturen op dit moment nog openstaan om te worden behandeld. Dit is nuttige informatie die u kunt gebruiken tijdens uw jaarafsluiting of tijdens de controle van uw accountant. Elvy heeft hiervoor de volgende overzichten beschikbaar:

  • Overzicht van nog te fiatteren facturen: In dit overzicht kunt u zien welke facturen er op dit moment nog gefiatteerd moeten worden binnen ElvyWeb. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van alle openstaande (te fiatteren) facturen?.
  • Overzicht van alle goedgekeurde facturen: In deze overzichten kunt u zien welke facturen er zijn goedgekeurd, en door welke budgethouders de facturen zijn goedgekeurd. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kkunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van alle goedgekeurde facturen?.
  • Overzicht van de inrichting van een register: Binnen Elvy kunt u de inrichting van een register bekijken en exporteren naar Excel voor verdere analyse. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van mijn register inrichting?.

 

Logbestanden met mutaties ten behoeve van audit en controle
Er worden binnen Elvy diverse logbestanden bijgehouden waarin mutaties worden vastgelegd met betrekking tot toevoegingen, wijzigingen en/of verwijder acties. Deze logbestanden maken vaak onderdeel uit van de jaarafsluiting of de controle van de accountant. Binnen Elvy heeft u de mogelijkheid om de volgende logbestanden te raadplegen en eventueel te exporteren naar Excel:

  • Logbestand van mutaties op ElvyWeb gebruikers: Wijzigingen die worden doorgevoerd in de gebruikers van ElvyWeb worden bijgehouden in een logbestand. Dit logbestand is op te vragen binnen Elvy en eventueel te exporteren naar Excel. Door middel van het volgende artikel kunt u zien waar het logbestand kan worden geraadpleegd en hoe dit kan worden geëxporteerd: Hoe bekijk ik alle mutaties die hebben plaatsgevonden bij een ElvyWeb gebruiker?.
  • Logbestand van mutaties op registers: Wijzigingen die worden doorgevoerd in registers worden bijgehouden in een logbestand. Dit logbestand is op te vragen binnen Elvy en eventueel te exporteren naar Excel. Door middel van het volgende artikel kunt u zien waar het logbestand kan worden geraadpleegd en hoe dit kan worden geëxporteerd: Hoe bekijk ik alle mutaties die hebben plaatsgevonden in een register?.

 

Voor een compleet overzicht van alle beschikbare informatie met betrekking tot de jaarafsluiting i.c.m. Elvy kunt u terecht op onze speciale Accountants pagina op onze helpsite.

Jaarovergangen i.c.m. Accountview en Elvy
Bij de jaarafsluiting voor Accountview klanten hoort ook het aanmaken van een nieuw boekjaar in Accountview, en het toevoegen van dit nieuwe boekjaar aan Elvy zodat u in 2017 ook uw facturen direct digitaal kunt gaan verwerken!

Elvy heeft een stappenplan opgesteld waarmee u eenvoudig Elvy kunt koppelen aan uw nieuwe boekjaar. In het stappenplan wordt uitgelegd hoe u een nieuw boekjaar kunt koppelen binnen Elvy, en hoe u de in 2016 gemaakte instellingen zoals “Leer Elvy” templates, G-Rekening templates en snel invoer templates kunt overnemen naar uw nieuwe boekjaar!

U kunt het stappenplan vinden op onze helpsite, of u kunt direct naar het artikel gaan door te klikken op de volgende link: Hoe neem ik gegevens over van het voorgaande boekjaar?.

Wanneer u boekjaar 2016 volledig heeft afgerond kunt u de administraties binnen Elvy verbergen, zodat deze niet meer in uw administratielijst naar voren komen bij de te selecteren administraties. Op deze manier blijft Elvy overzichtelijk!

Hoe u administraties binnen Elvy kunt verbergen kunt u ook lezen op onze helpsite: Hoe verberg ik oude administraties?.

Maak altijd een back-up van uw Elvy en Accountview omgeving voordat u deze actie gaat uitvoeren. Zorg er ook voor dat u met de meest recente versie van Elvy werkt, u kunt dit controleren door het volgende artikel op onze helpsite te volgen: Hoe voer ik een update van Elvy uit?

Bron: Elvy

Wanneer ik een boeking bekijk, zie ik geen statusdocument door Elvy gekoppeld

Wanneer u gebruik maakt het van IFR, wordt voor iedere factuur die ter fiattering is aangeboden, een taak aangemaakt. Elvy koppelt vervolgens een statusdocument aan de betreffende boeking in uw financiële pakket; dit statusdocument is een statische weergave van de fiatteringsvoortgang, zodat u ook vanuit uw administratie de status eenvoudig kunt opvragen.

Het ontbreken van statusdocumenten kan verschillende oorzaken hebben, afhankelijk van het financiële pakket waarmee Elvy gekoppeld is.

Statusdocumenten worden niet aangemaakt of bijgewerkt

Oorzaak

De Elvy Service is niet meer actief; deze is onder meer verantwoordelijk voor het aanmaken en bijwerken van statusdocumenten

Oplossing

Volg de instructies in het artikel, Hoe kan ik de NT service (her)starten?

Wanneer bovenstaande oplossing voor u het probleem niet verhelpt, kunt u hieronder een oplossing vinden gericht op de koppeling uw financiële pakket.

Exact Globe

De meest voorkomende oorzaak, is een verstoring in de communicatie met de database/administratie van Exact Globe. U kunt de statusdocumenten herexporteren vanuit Elvy DS.

Voer dit uit vanaf de server waarop Elvy DS geïnstalleerd is. Raadpleeg hiervoor uw systeembeheerder.

Ga via het menu naar Elvy Web › Instellingen. Selecteer het tabblad, Diversen.

ds-ifr-exportstatdocs

Selecteer de datum waarop voor het laatst statusdocumenten zijn aangemaakt of bijgewerkt. U hoeft hier niet de precieze datum te selecteren, als u niet zeker bent tot wanneer de statusdocumenten zijn aangemaakt of bijgewerkt.

Stop de Service, volgens de instructies in het artikel, Hoe kan ik de NT service (her)starten?

Druk nu op Forceer herexport. Start de Service en log vervolgens in op de ElvyWeb-omgeving. Open hier eenmalig een willekeurige taak, zodat het proces voor de statusdocumenten opnieuw geïnitieerd wordt.

AccountView / UNIT4 Multivers/Accounting / King

Statusdocumenten worden aangemaakt als losse bestanden, in een map die beschikbaar moet zijn voor gebruikers van uw financiële pakket.

Ga via het menu naar Elvy Web › Instellingen. Selecteer het tabblad, Stamgegevens 2/3.

ds-ifr-createstatdocs

Schakel de optie, ‘Statusdocumenten aanmaken (losse bestanden)’ in, wanneer deze is uitgeschakeld.

Maakt u gebruik van UNIT4 of AccountView, dan dient u een bestandslocatie op te geven, waar de statusdocumenten worden opgeslagen. Maak bij voorkeur gebruik van een UNC-pad; raadpleeg hiervoor uw systeembeheerder.

King

Wanneer u King gebruikt, hoeft u alleen de optie, ‘Statusdocumenten aanmaken’ aan te vinken in de instellingen van ElvyWeb. Vervolgens dient u onderstaande stappen uit te voeren per administratie waarvoor geen statusdocumenten worden aangemaakt.

Controleren van digitaal-archiefsoorten

Voor het aanmaken van statusdocumenten, moet een digitaal-archiefsoort aanwezig zijn in uw administratie. Open King en ga via het menu naar Organisatie › Digitaal-archiefsoorten.

king-statdoc-ar

Wanneer de digitaal-archiefsoort voor statusdocumenten ontbreekt, kunt u deze aanmaken. Druk op Toevoegen en neem onderstaande instellingen over.

king-statdoc-add

Selecteer bij ‘Locatie’ een bestandslocatie waar de statusdocumenten worden opgeslagen. Selecteer bij voorkeur een UNC-pad; overleg dit met systeembeheerder.

Digitaal-archiefsoort selecteren in Elvy DS

Wanneer de digitaal-archiefsoort is aangemaakt (of reeds bestaat), gaat u in Elvy DS via het menu naar Instellingen › Instellingen. Ga naar het tabblad, KING Database. Hier opent u de administratie(s) waarvoor u de digitaal-archiefsoort zojuist heeft gecontroleerd of aangemaakt, door op de regel te dubbelklikken.

Ga naar het tabblad, Extra instellingen en druk op Activeer.

king-ds-da-select

Druk op de zoekknop (het verrekijker-icoon) bij het veld, ‘Status document IFR’. Selecteer de digitaal-archiefsoort voor statusdocumenten.

Druk op Bewaren.

Bron: info.elvy.nl

Welkom op de website van Actric Consultancy

Actric Exact Consultancy is gespecialiseerd in het adviseren, optimaliseren en het implementeren van financiële software & ERPHRM en CRM oplossingen voor het MKB, waarbij onze focus ligt op Exact software. Onze uitdaging is het leveren van de juiste software, waarbij met behulp van eventueel maatwerk en creatieve oplossingen, voor elke organisatie een oplossing ontstaat die is toegesneden op de wensen en eisen van de organisatie.

Onze professionals hebben jarenlange ervaring in het gebied van het leveren van ICT diensten en hebben excellente kennis van Exact Software.

Het is ons doel, uw organisatie naar een hoger platform te brengen!

Team

Veel klanten ervaren onze ICT-dienstverlening als verfrissend; uit ervaring weten wij dat het technische aspect van ICT goed moet zijn, maar dat Actric Consultancy juist meerwaarde kan bieden doordat bij ons het menselijk aspect binnen ICT-projecten van minstens even groot belang is!

Wij zijn ICT experts met ruim 20 jaar ervaring op het gebied van financiële software & ERP, HRM en CRM oplossingen in diverse branches, zowel in de profit als ook non-profit sector.

Om deze oplossingen te realiseren maken wij gebruik van Exact Globe Next & Exact Synergy Enterprise. Naast de software van Exact, maken we ook gebruik van tools zoals Orbis TaskCentre, Exact Event Manager, Exact Reporting Services IntegrationSAP Crystal ReportsElvy Document Scanning, Sumatra DS, Mavim Rules en ImageCapture van Scan Sys om uw processen zoveel mogelijk te optimaliseren. Wij hebben ruime ervaring in het implementeren van deze oplossingen binnen zorgorganisaties, commerciële organisaties, overheid en educatie instellingen.

Heeft u vragen of wilt u meer weten over onze diensten, neem dan gerust contact op met één van onze professionals. Ons telefoonnummer is (053) 888 12 87 of stuur ons een bericht door hier te klikken, zodat wij contact met u kunnen opnemen.

Om de juiste resultaten te bewerkstelligen maken wij gebruik van o.a. onderstaande software oplossingen:

Microsoft Exact Globe & Synergy Orbis Software Scansys ImageCapture Mavim Rules