Berichten

Het opschonen van debiteuren of crediteuren in Exact Globe Next

Het is mogelijk om een relatie te verwijderen via menupad [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] knop ‘Verwijderen’.  Het is alleen mogelijk om de debiteur of crediteur te verwijderen als de relatie nog nooit gebruikt is in een transactie. Indien u uw relatiebestand op wilt schonen, en de relatie wel reeds gebruikt is, dan zijn er verschillende opties.

Status wijzigen
Via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kunt u al uw relaties met de status ‘Actief’ tonen, door alleen het vinkje ‘Actief’ aan te zetten.

Via het onderhoud van de relatie, kan de optie ‘Non-actief’ worden gebruikt bij ‘Status’, zodat deze niet naar voren komt in de lijst van actieve relaties bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden]. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van de module E-CRM.

Wanneer u wel gebruik maakt van E-CRM, kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, CRM, Activiteitsoorten]. Hier kunt u een nieuwe activiteitsoort invoeren.
  • Vervolgens kunt u gaan naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] en het veld ‘Aanvraag inactief’ vult u met de zojuist aangemaakte activiteit.
  • Hierna kunt u via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] de debiteur of crediteur  openen en op  , naast de status, om de relatie inactief te maken. Het systeem zal hier een activiteit voor aanmaken.

Vernummeren/Samenvoegen
Via de knop ‘Vernummeren’ bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kan er in het veld ‘Nieuwe waarde’ een nieuwe waarde ingevuld worden om de relatie een ander nummer te geven.  Via het veld Samenvoegen kunt de relatie invullen waarmee er moet worden samengevoegd.

Bron: Exact Support Blog

Ureninvoer app algemeen beschikbaar

Sinds afgelopen weekend is de ureninvoer app voor Exact Synergy PSA algemeen beschikbaar. Met deze app kunnen consultants overal hun geplande en ongeplande uren op een eenvoudige
manier via hun mobiel invoeren en hun planning bekijken. De app is geschikt voor Android en iOS.

U kunt de app downloaden via Google Play en iTunes.

Bron: Exact Support Blog

HR wijzigingen binnen Exact Synergy fiatteren

Om te voorkomen dat bepaalde gegevens van de medewerker worden aangepast kan dit worden afgeschermd met rechten. Het kan echter ook wenselijk zijn om de gebruikers wel rechten te geven om dit te wijzigen maar een controle slag toe te voegen.

Dit kunt u doen door gebruik te maken van ‘HR wijzigingen fiatteren’. Hiermee kunt u voor bepaalde velden aangeven dat deze na het wijzigen gefiatteerd dienen te worden.

Via [HRM, Inrichting, Algemeen, Velden: te fiatteren] kunt u aangeven voor welke velden u fiattering wilt toevoegen. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat u een wijziging in de manager van de medewerker wilt fiatteren.

Bij het bewerken van de medewerker kunt u de velden waarvoor is aangegeven dat wijzigingen gefiatteerd moeten worden herkennen aan een blauwe punaise:

Zodra u de manager bij de medewerker heeft gewijzigd en de gegevens heeft opgeslagen is deze wijziging nog niet meteen doorgevoerd.

Wanneer u vervolgens de medewerker bewerkt zult u zien dat er bij het veld nu een rode punaise staat:

Wanneer u de muis boven deze punaise houdt ziet u de aanvullende informatie. Zo kunt u zien dat de manager is gewijzigd, maar dat deze wijziging nog niet is goedgekeurd (Te fiatteren).

De HR medewerker kan vervolgens via [HRM, Invoer, HRM, HR Wijzigingen fiatteren] bekijken welke wijzigingen er zijn doorgevoerd en deze fiatteren (goedkeuren) of afkeuren.

Wanneer vervolgens de background job Exact.Jobs.SysMaint.dll wordt uitgevoerd, worden alle wijzigingen die zijn gefiatteerd definitief doorgevoerd.

Bron: Exact Support Blog

Een andere taal gebruiken in Exact Globe Next

Als u bijvoorbeeld medewerkers in dienst hebt die een andere taal spreken, dan kan het nuttig zijn om (onderdelen van) uw Exact Globe Next administratie in een andere taal weer te kunnen geven. Het is op verschillende manieren mogelijk om een andere taal te tonen.

Taal in zoekvensters
U kunt omschrijvingen van bijvoorbeeld grootboekrekeningen, artikelen en dagboeken ingeven in diverse vreemde talen. Deze omschrijvingen worden getoond in de diverse zoekvensters van Exact Globe Next.

Het is van belang om de talen die u wilt weergeven, eerst te definiëren in de instellingen. Via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen] dient u in de sectie ‘Omschrijvingen in zoekvensters’ alle talen te selecteren, die u wilt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld de talen ‘Nederlands’ en ‘Engels’ selecteren.

Vervolgens kunt u de buitenlandse benamingen van bijvoorbeeld grootboekrekeningen, dagboeken en artikelen invullen via het onderhoud van het betreffende stamgegeven. Zie ook de blog post ‘Hoe kan ik de Engelse benaming van een artikel, afdrukken op een factuur?’, voor meer informatie.

Om de omschrijvingen van deze stamgegevens daarna in de andere taal te kunnen tonen in de administratie, kunt u naar de gebruikersinstellingen gaan, te vinden via [Systeem, Algemeen, Gebruikersinstellingen]. Op het tabblad ‘Algemeen’, in de sectie ‘Taal’ kan bij ‘Omschrijvingen in zoekvensters’ één van de zojuist gedefinieerde talen, geselecteerd worden. Als deze instelling bewaard wordt en programmatuur herstart wordt, zullen de omschrijvingen in een andere taal worden weergegeven.

Algemene weergave
Het is ook mogelijk om alle menupaden van Exact Globe Next in een andere taal weer te geven. Dit kan gedaan worden door te gaan naar [Systeem, Algemeen, Gebruikersinstellingen]. Op het tabblad ‘Algemeen’, in de sectie ‘Taal’ kan de optie ‘Exact Globe Next’ op de juiste taal gezet worden. De talen waar u bij deze optie uit kunt kiezen, zijn afhankelijk van de talen die zijn opgenomen in uw licentie. Dit kunt u controleren via [Help, Over], op het tabblad ‘Licentie’. Zodra u een andere taal heeft geselecteerd, de instelling heeft bewaard en de programmatuur heeft herstart, zullen alle menupaden in een andere taal worden getoond.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik in Exact Globe de Engelse benaming van een artikel, afdrukken op een factuur?

Het kan voorkomen dat u een Engelstalige klant heeft, waarbij de Engelse benaming van een artikel op de factuur dient te worden getoond. Aan de hand van de volgende stappen kunt u dit doen.

  1. Ten eerste dient u in te stellen dat er meerdere talen gebruikt kunnen worden in de zoekvensters. Via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen, Omschrijvingen in zoekvensters] kan de taal ‘English’ geselecteerd voor de omschrijvingen/omschrijvingen in zoekvensters.
  2. Hierna is het mogelijk om één of meerdere taalomschrijvingen in te voeren in onderhoud van een artikel.
  3. Vervolgens dient er op de factuurlay-out ook nog ingesteld te worden dat de omschrijvingen van de artikelen in het Engels worden getoond. Om de Engelse benamingen weer te geven, is het aan te raden om een nieuwe lay-out aan te maken, op basis van een bestaande lay-out.  Dit kunt u doen via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Klik op het loepje achter de factuurlay-out. Klik de lay-out aan en kies voor ‘Bewerken’. Kies vervolgens voor [Bestand, Bewaren als] en sla de lay-out op onder een nieuwe naam en nieuwe omschrijving.
  4. Daarna gaat u naar [Bewerken, Lay-outinstellingen] en zet de ‘Taal van de omschrijvingen’ op ‘English’.
  5. Vervolgens kunt u het veld ‘Omschrijving artikelbestand’ toevoegen op de lay-out via [Bewerken, Toevoegen, Databaseveld, Artikelblok]. Sleep het veld naar de juiste positie en verplaats of verwijder eventuele onderliggende velden, zodat deze niet samen met dit veld worden afgedrukt.
  6. Klik op ‘Bewaren’ om de lay-out te bewaren.
  7. Vervolgens kunt u deze layout koppelen aan de Engelstalige klant door te klikken op het icoon ‘Lay-outs aan debiteuren koppelen’ , achter het loepje van de factuurlay-out bij [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Klik op de betreffende debiteur en kies voor ‘Wijzigen’. Selecteer de naam van de nieuwe lay-out en kies voor ‘OK’.
  8. Daarna kunt u voor deze debiteur een factuur aanmaken waarbij u het artikel met de Engelse omschrijving gebruikt.
  9. Bij [Factuur, Invoer, Afdrukken/ Verwerken] kunt u op tabblad ‘Geavanceerd’ de optie ‘Debiteurenlay-out koppelingen’ aanvinken, of de nieuwe lay-out selecteren in veld ‘Lay-out’.
  10. Vervolgens toont de (voorbeeld-)factuur de lay-out met de Engelse artikelomschrijving.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next een BTW-code aanmaken

In Exact Globe Next wordt de BTW automatisch berekend aan de hand van een code. U hoeft als gebruiker dus geen BTW-bedrag in te voeren, maar alleen een code te selecteren die de hoogte van het BTW-percentage aangeeft. Op de invoerschermen van de verschillende soorten mutaties wordt om deze code gevraagd.

U kunt via [Systeem, Algemeen, Landen, Belastingcodes] knop ‘Nieuw’ een nieuwe BTW-code aanmaken.

In het veld ‘Percentage’ kunt u het BTW percentage opgeven dat van toepassing is. Wat verder van belang is, is om verschillende grootboekrekeningen te selecteren voor de af te dragen en de te vorderen BTW. Tevens dienen de grootboekrekeningen van type ‘Crediteurenrekening’ te zijn om een openstaande post te kunnen creëren voor de Crediteur ‘Belastingdienst’.

Verder is het belangrijk om de juiste BTW-vakken te koppelen op het tabblad ‘BTW-vakken’. Dit zorgt ervoor dat de BTW die u op deze code registreert, in het juiste vak op de BTW-aangifte terecht komt.

Uitleg over alle velden in dit onderhoud van de BTW-code kunt u hier terugvinden. Voor meer informatie over het volledig opzetten van een BTW administratie in Exact Globe Next, kunt u hierklikken.

Bron: Exact Support Blog

Belangrijke BTW update op komst voor Exact Globe Next

In week van 18-22 augustus 2014 komt er een belangrijke BTW-update beschikbaar. Deze update is alléén van toepassing op klanten die gebruik maken van Exact Globe Next of Exact Compact om de btw- en/of icp-aangifte te versturen naar de Belastingdienst. Wanneer u géén gebruik maakt van het elektronisch versturen van de aangifte via menupad [Systeem, Algemeen, Aangiftebeheer, Verzenden via Digipoort] in Exact Globe Next of menupad [Systeem, Algemeen, Verzenden via Digipoort] in Exact Compact is deze update voor u niet van toepassing.

In verband met een technische wijziging in de communicatie met Digipoort die vanaf 4 september van toepassing is, zijn er aanpassingen nodig in de Exact programmatuur. Deze aanpassingen zorgen ervoor dat u ook na deze datum uw elektronische aangiften succesvol via Digipoort kunt aanleveren bij de belastingdienst.

Zodra de update beschikbaar is wordt u hierover geïnformeerd via een bericht op de customer portal, het supportblog en productblog.

Het is belangrijk om de update zodra deze beschikbaar komt, en uiterlijk 3 september 2014, te installeren.

Meer informatie volgt.

Update 7-8-2014: In tegenstelling tot wat hierboven wordt aangegeven is het niet noodzakelijk om de update voor 4-9-2014 te installeren. Meer informatie volgt wanneer de update beschikbaar is.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next een standaard lay-out definiëren

In Exact Globe Next kunt u zelf bepalen hoe de lay-out van uw facturen, orderbevestigingen, pakbonnen, bestelbonnen, etc eruit zien. Deze lay-outs kunt u aan uw debiteuren/crediteuren koppelen. Per debiteur/crediteur kunt u aangeven welke lay-out u als standaard voor die debiteur/crediteur wilt gebruiken. Wanneer u een nieuwe lay-out heeft gemaakt kunt u deze aan een aantal debiteuren koppelen door via het onderhoud van die debiteuren de betreffende lay-out te selecteren. U kunt echter ook vanuit [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen] aangeven aan welke debiteur u allemaal een specifieke lay-out wilt koppelen. Via het menupad kiest u achter de betreffende lay-out voor , waarna u de debiteuren kunt selecteren om vervolgens met de knop ‘Wijzigen’ een lay-out aan die debiteuren te koppelen.

Bron: Exact Support Blog

Welke instellingen zijn van belang voor het e-mailen van salarisslips?

Wanneer u de salarisstroken wilt e-mailen naar uw medewerkers, dan dient u rekening te houden met de volgende instellingen:

  • Via [Salaris, Personeel, Onderhouden] kunt u de medewerker openen. Zorg ervoor dat er aan de rechterkant, in de sectie ‘Dienstverband’ een e-mailadres ingevuld staat. Het veld voor het e-mailadres aan de linkerkant kan voor een privé e-mailadres gebruikt worden
  • Via [Salaris, personeel, onderhouden, tabblad salaris, salarisgegevens] dient u op het tabblad ‘Algemeen’ bij de regel e-mailadres aangeven naar welk e-mail adres de salarisstroken gemaild dienen te worden. Let hierbij op dat u dit in de juiste periode aanpast.
  • Via [Systeem, Algemeen, Gebruikersinstellingen] kunt u op het tabblad ‘Uitvoer’ kiezen voor het juiste e-mail programma, bijvoorbeeld ‘Outlook’.

Vervolgens kunt u, nadat de boekingen zijn berekend en gefiatteerd, gaan naar [Salaris, Invoer, Afdrukken / Verwerken], hier kiest u bij ‘Verwerken’ voor de optie ‘Definitief’ en bij ‘Uitvoer’ voor ‘E-mail’

Nu zullen de stroken naar de betreffende e-mailadressen worden gestuurd. Indien er geen e-mailadres ingegeven staat bij de medewerker zal de salarisstrook geprint worden.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik in Exact Globe aan een lay-out een tweede en/of vervolgpagina toevoegen?

U kunt aan de hand van de volgende stappen een tweede en vervolgpagina toevoegen aan een lay-out:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen].
  • Klik hier op het vergrootglas achter de betreffende lay-out.
  • Selecteer nu de gewenste lay-outcode.
  • Klik nu op ‘Bewerken’.
  • Via [Bewerken, Lay-outinstellingen] kunt u nu bij aantal pagina’s 2 instellen.

5-11-2013 7-25-45

Wanneer u deze instelling op ’2′ zet kan een lay-out op meerdere pagina’s worden afgedrukt. Er is in dit geval alleen een verschil tussen de eerste en de vervolgpagina’s. De vervolgpagina’s maakt u op, op basis van de tweede pagina.

Om de opmaak vervolgpagina’s te bewerken selecteert u boven in het scherm ‘Pagina 2′.

Bron: Exact Support Blog