Berichten

Bevestigen van een bestelling in Exact Globe Next

Om planners meer inzicht te geven in de verwachte doorlooptijd van een bestelling is de status van een bestelling erg belangrijk. In Exact Globe is het reeds mogelijk om bij het onderhoud van de crediteur en in de condities van de bestelling aan te geven dat u voor een bestelling een bevestiging wilt ontvangen van de leverancier. Door het toevoegen van het betreffende veld op de lay-out van de bestelbon was het dan mogelijk om uw leverancier hierover te informeren.

In deze blogpost kunt u lezen hoe u de bevestiging in de bestelling vast kunt leggen op het moment dat de leverancier de bevestiging naar u verstuurt. Er is een status ‘Bevestigd’ beschikbaar voor de bestellingen. Hierdoor kan de juiste actie worden ondernomen op basis van de status van de bestelling.

Bij de crediteur
In het onderhoud van de leveranciers is de optie ‘Bevestig bestelling’ beschikbaar op het tabblad ‘Financieel’. Door deze optie aan te vinken geeft u aan dat bij het invoeren van een bestelling voor deze crediteur, de betreffende optie in de bestelling standaard is aangevinkt.

Bij de condities
In de condities van de bestelling is dezelfde instelling aanwezig. Deze bepaalt of de bestelling bevestigd dient te worden. Standaard is deze optie in de bestelling aangevinkt of uitgevinkt afhankelijk van de instellingen bij de betreffende crediteur.

Bij de bestelling
In de bestellingen zelf is het proces-icoon ‘Bevestigd’ aanwezig. Door erop te klikken kunt u de bestelling bevestigen. Tevens kunt u zien wanneer en door wie de bestelling is bevestigd door op het groene vinkje in het icoon te klikken. Wanneer de instelling in de condities van de bestelling is uitgevinkt wordt de bestelling automatisch bevestigd wanneer deze wordt verwerkt.

Menupad
Tevens is het menupad [Inkoop, Invoer, Bevestigen] beschikbaar. Vanuit dit menupad kunt u één of meerdere bestellingen tegelijkertijd bevestigen. Middels de filtercriteria in het scherm kunt u een selectie maken op de bestellingen, waarna u deze met de knop ‘Bevestigen’ kunt bevestigen. Verder zijn er verschillende knoppen aanwezig waarmee u kunt doorzoomen naar de bestelling, de crediteurenkaart en notities en bijlagen kunt bekijken en toevoegen.

Let op: Bestellingen kunnen alleen bevestigd worden nadat ze zijn verwerkt. Wanneer de bestelde artikelen echter al binnen komen terwijl de bestelling nog niet is bevestigd, is het gewoon mogelijk om de ontvangst te registeren.

Bron: Exact Support Blog

In Elvy NAW gegevens van nieuwe crediteur automatisch invullen m.b.v. openKvK

Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf versie 1.1600. Welke versie heb ik?

Let op
Om gebruik te maken van deze functionaliteit is een internetverbinding noodzakelijk

Wanneer u in Elvy een nieuwe crediteur gaat aanmaken dient u een aantal gegevens in te vullen, zoals de NAW gegevens, tegenrekening en andere stamgegevens. Om het invoerproces te versnellen kunt u gebruik maken van de koppeling met openKvK.

Op het moment dat u kiest voor ‘aanmaken crediteur’ zal Elvy op basis van de combinatie van postcode en woonplaats kijken in de database van openKvK welke bedrijven zijn gevestigd op de betreffende combinatie. Door klikken op de knop ‘openKvK’ zullen alle bedrijven worden getoond:

openkvk2

Wanneer u de crediteur selecteert zullen alle in openKvK aanwezige gegevens voor u worden ingevuld:

openkvk3

Let op
Inactieve bedrijven worden grijs gearceerd in het overzicht.
Bron: info.elvy.nl/

Het opschonen van debiteuren of crediteuren in Exact Globe Next

Het is mogelijk om een relatie te verwijderen via menupad [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] knop ‘Verwijderen’.  Het is alleen mogelijk om de debiteur of crediteur te verwijderen als de relatie nog nooit gebruikt is in een transactie. Indien u uw relatiebestand op wilt schonen, en de relatie wel reeds gebruikt is, dan zijn er verschillende opties.

Status wijzigen
Via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kunt u al uw relaties met de status ‘Actief’ tonen, door alleen het vinkje ‘Actief’ aan te zetten.

Via het onderhoud van de relatie, kan de optie ‘Non-actief’ worden gebruikt bij ‘Status’, zodat deze niet naar voren komt in de lijst van actieve relaties bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden]. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van de module E-CRM.

Wanneer u wel gebruik maakt van E-CRM, kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, CRM, Activiteitsoorten]. Hier kunt u een nieuwe activiteitsoort invoeren.
  • Vervolgens kunt u gaan naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] en het veld ‘Aanvraag inactief’ vult u met de zojuist aangemaakte activiteit.
  • Hierna kunt u via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] de debiteur of crediteur  openen en op  , naast de status, om de relatie inactief te maken. Het systeem zal hier een activiteit voor aanmaken.

Vernummeren/Samenvoegen
Via de knop ‘Vernummeren’ bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kan er in het veld ‘Nieuwe waarde’ een nieuwe waarde ingevuld worden om de relatie een ander nummer te geven.  Via het veld Samenvoegen kunt de relatie invullen waarmee er moet worden samengevoegd.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Openstaande posten binnen Exact Globe van één grootboekrekening tonen

In een saldilijst kunt u in één oogopslag het openstaande saldo per debiteur, crediteur en/of personeelslid nagaan, waarna u snel de nodige acties kunt ondernemen. Zo kunt u bijvoorbeeld openstaande posten incasseren of betalen via de saldilijst.

Indien u een openstaande postenlijst via bijvoorbeeld [Financieel, Debiteuren / Crediteuren, Saldilijst] opvraagt worden hier standaard alle niet afgeletterde posten op de rekeningen van het type crediteuren of debiteuren getoond. Hier kunt u dan ook rekeningen tegenkomen die gekoppeld zijn aan uw btw-codes. Dit komt omdat deze van het type ‘crediteuren’ zijn.

Extra criteria
Wanneer u wilt dat de posten van slechts één rekening worden getoond is dit mogelijk via [Financieel, Debiteuren / Crediteuren, Saldilijst] door op de knop ‘Extra criteria’ te klikken en hier in het filter de grootboekrekening te selecteren. In onderstaande afbeelding kunt u de extra criteria zien.

Grootboekrekeningnummer

Bron: Exact Support Blog

Debiteur of crediteur selecteren op naam binnen Exact Globe Next

Bij diverse functies wordt een debiteur of crediteur geselecteerd. Dit komt bijvoorbeeld voor bij de invoer van boekingen [Financieel, Invoer, Boeken]. In deze velden wordt het nummer van de debiteur of crediteur ingegeven. Het is mogelijk om in deze velden de naam van de debiteur of crediteur in te geven in plaats van het nummer. Exact Globe Next zal automatisch deze naam vervangen door het nummer van de debiteur of crediteur.

Naam en nummer
In een boekingsregel kunt u in de kolommen debiteur en crediteur zowel de naam als het nummer ingeven. Exact Globe Next vervangt de naam door het nummer zodra u doorentert of doortabt. Het kan zijn dat op de (gedeeltelijke) naam meerdere debiteuren of crediteuren mogelijk zijn. Indien dit het geval is wordt een selectiescherm geopend waarin u de juiste debiteur of crediteur kunt selecteren.

De manier waarop Exact Globe Next zoekt naar mogelijke debiteur- of crediteurnummers is afhankelijk van de gebruikersinstellingen. Hier is van belang wat u heeft aangegeven in het veld ‘Automatische selectie’.

Stel u heeft de volgende debiteuren in uw administratie en in uw gebruikersinstellingen is gekozen voor ‘begint met’:

Debiteur

Indien u in de boekingsregel “groothandel de” ingeeft en een TAB of ENTER geeft, wordt automatisch deze tekst vervangen door het debiteurnummer 1000. Dit komt doordat de gedeeltelijke naam éénmaal voorkomt in uw debiteurenbestand, namelijk in combinatie met nummer 1000.

Wanneer u in de boekingsregel “groothandel” ingeeft en een TAB of ENTER geeft, wordt een selectiescherm geopend. In dit scherm worden alleen debiteuren getoond, die voldoen aan de ingegeven naam. U kunt vervolgens de juiste debiteur aanklikken en drukken op ‘Selecteren’. Dit komt doordat bij de gedeeltelijke naam meer dan één nummer kan horen, namelijk 1000 en 1010.

Indien u in de boekingsregel “M” ingeeft en een TAB of ENTER geeft, wordt automatisch deze tekst vervangen door het debiteurnummer 1020. Dit komt doordat de gedeeltelijke naam éénmaal voorkomt in uw debiteurenbestand, namelijk in combinatie met nummer 1020.

Bron: Exact Support Blog