Berichten

Wanneer ik een boeking bekijk, zie ik geen statusdocument door Elvy gekoppeld

Wanneer u gebruik maakt het van IFR, wordt voor iedere factuur die ter fiattering is aangeboden, een taak aangemaakt. Elvy koppelt vervolgens een statusdocument aan de betreffende boeking in uw financiële pakket; dit statusdocument is een statische weergave van de fiatteringsvoortgang, zodat u ook vanuit uw administratie de status eenvoudig kunt opvragen.

Het ontbreken van statusdocumenten kan verschillende oorzaken hebben, afhankelijk van het financiële pakket waarmee Elvy gekoppeld is.

Statusdocumenten worden niet aangemaakt of bijgewerkt

Oorzaak

De Elvy Service is niet meer actief; deze is onder meer verantwoordelijk voor het aanmaken en bijwerken van statusdocumenten

Oplossing

Volg de instructies in het artikel, Hoe kan ik de NT service (her)starten?

Wanneer bovenstaande oplossing voor u het probleem niet verhelpt, kunt u hieronder een oplossing vinden gericht op de koppeling uw financiële pakket.

Exact Globe

De meest voorkomende oorzaak, is een verstoring in de communicatie met de database/administratie van Exact Globe. U kunt de statusdocumenten herexporteren vanuit Elvy DS.

Voer dit uit vanaf de server waarop Elvy DS geïnstalleerd is. Raadpleeg hiervoor uw systeembeheerder.

Ga via het menu naar Elvy Web › Instellingen. Selecteer het tabblad, Diversen.

ds-ifr-exportstatdocs

Selecteer de datum waarop voor het laatst statusdocumenten zijn aangemaakt of bijgewerkt. U hoeft hier niet de precieze datum te selecteren, als u niet zeker bent tot wanneer de statusdocumenten zijn aangemaakt of bijgewerkt.

Stop de Service, volgens de instructies in het artikel, Hoe kan ik de NT service (her)starten?

Druk nu op Forceer herexport. Start de Service en log vervolgens in op de ElvyWeb-omgeving. Open hier eenmalig een willekeurige taak, zodat het proces voor de statusdocumenten opnieuw geïnitieerd wordt.

AccountView / UNIT4 Multivers/Accounting / King

Statusdocumenten worden aangemaakt als losse bestanden, in een map die beschikbaar moet zijn voor gebruikers van uw financiële pakket.

Ga via het menu naar Elvy Web › Instellingen. Selecteer het tabblad, Stamgegevens 2/3.

ds-ifr-createstatdocs

Schakel de optie, ‘Statusdocumenten aanmaken (losse bestanden)’ in, wanneer deze is uitgeschakeld.

Maakt u gebruik van UNIT4 of AccountView, dan dient u een bestandslocatie op te geven, waar de statusdocumenten worden opgeslagen. Maak bij voorkeur gebruik van een UNC-pad; raadpleeg hiervoor uw systeembeheerder.

King

Wanneer u King gebruikt, hoeft u alleen de optie, ‘Statusdocumenten aanmaken’ aan te vinken in de instellingen van ElvyWeb. Vervolgens dient u onderstaande stappen uit te voeren per administratie waarvoor geen statusdocumenten worden aangemaakt.

Controleren van digitaal-archiefsoorten

Voor het aanmaken van statusdocumenten, moet een digitaal-archiefsoort aanwezig zijn in uw administratie. Open King en ga via het menu naar Organisatie › Digitaal-archiefsoorten.

king-statdoc-ar

Wanneer de digitaal-archiefsoort voor statusdocumenten ontbreekt, kunt u deze aanmaken. Druk op Toevoegen en neem onderstaande instellingen over.

king-statdoc-add

Selecteer bij ‘Locatie’ een bestandslocatie waar de statusdocumenten worden opgeslagen. Selecteer bij voorkeur een UNC-pad; overleg dit met systeembeheerder.

Digitaal-archiefsoort selecteren in Elvy DS

Wanneer de digitaal-archiefsoort is aangemaakt (of reeds bestaat), gaat u in Elvy DS via het menu naar Instellingen › Instellingen. Ga naar het tabblad, KING Database. Hier opent u de administratie(s) waarvoor u de digitaal-archiefsoort zojuist heeft gecontroleerd of aangemaakt, door op de regel te dubbelklikken.

Ga naar het tabblad, Extra instellingen en druk op Activeer.

king-ds-da-select

Druk op de zoekknop (het verrekijker-icoon) bij het veld, ‘Status document IFR’. Selecteer de digitaal-archiefsoort voor statusdocumenten.

Druk op Bewaren.

Bron: info.elvy.nl

Hoe kan ik documenten in Elvy (tijdelijk) opslaan in de Store?

Als u op een later moment uw documenten wilt verwerken, of (bijvoorbeeld door uw afwezigheid) deze beschikbaar wilt stellen aan uw collega’s, dan kunt u gebruik maken van de Store in Elvy. Hiermee is het eenvoudig mogelijk om alle openstaande documenten te bewaren, om deze op een later moment weer te openen.

Om gebruik te maken van de Store, gaat u naar het tabblad Digitaliseren. In de linker kolom drukt u op Store, waarna het Store-scherm getoond wordt.

ds-store1

Vervolgens geeft u een omschrijving op in het tekstveld, waarna u op Toevoegen drukt. Op dat moment worden alle openstaande documenten bewaard, waarna deze in Elvy gesloten worden. Per verzameling documenten wordt, naast de omschrijving, het aantal documenten, de datum en tijd én uw Windows inlognaam opgeslagen.

ds-store2

Wanneer u documenten verwerkt waarop barcodes staan, dan kunt u deze met Toevoegen ahv herkenning opslaan. Er wordt dan per document (of bundel, als uw factuur uit meerdere pagina’s bestaat) een regel aangemaakt.

Om op een later moment verder te gaan, opent u de Store en selecteert u de verzameling documenten die u bewaard hebt, door de regel aan te klikken en op Terugplaatsen te drukken; u kunt ook dubbelklikken op de betreffende regel om de documenten terug te plaatsen.

ds-store3

Elvy zal vervolgens alle geselecteerde documenten inladen vanuit de Store.

Het is mogelijk om een selectie van uw openstaande documenten op te slaan in de Store: bundel de documenten die u bij elkaar wilt opslaan en volg de stappen voor het toevoegen van documenten aan de Store.

Bron: Elvy