Berichten

Informatie met betrekking tot jaarafsluiting i.c.m. Elvy

2016 is bijna voorbij, u zult daarom druk zijn met de voorbereidingen voor 2017. Het begin van 2017 zal bij u hoogstwaarschijnlijk ook in het teken staan van het afsluiten van het boekjaar 2016. Wij willen u door middel van dit bericht op de hoogte brengen van een aantal functionaliteiten en mogelijkheden binnen Elvy die de jaarafsluiting een stuk vlotter doen verlopen!

Overzichten in ElvyWeb
Er zijn diverse overzichten beschikbaar in ElvyWeb, waarmee u onder andere inzichtelijk kunt maken welke facturen er binnen uw organisatie zijn goedgekeurd, of welke facturen op dit moment nog openstaan om te worden behandeld. Dit is nuttige informatie die u kunt gebruiken tijdens uw jaarafsluiting of tijdens de controle van uw accountant. Elvy heeft hiervoor de volgende overzichten beschikbaar:

  • Overzicht van nog te fiatteren facturen: In dit overzicht kunt u zien welke facturen er op dit moment nog gefiatteerd moeten worden binnen ElvyWeb. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van alle openstaande (te fiatteren) facturen?.
  • Overzicht van alle goedgekeurde facturen: In deze overzichten kunt u zien welke facturen er zijn goedgekeurd, en door welke budgethouders de facturen zijn goedgekeurd. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kkunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van alle goedgekeurde facturen?.
  • Overzicht van de inrichting van een register: Binnen Elvy kunt u de inrichting van een register bekijken en exporteren naar Excel voor verdere analyse. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van mijn register inrichting?.

 

Logbestanden met mutaties ten behoeve van audit en controle
Er worden binnen Elvy diverse logbestanden bijgehouden waarin mutaties worden vastgelegd met betrekking tot toevoegingen, wijzigingen en/of verwijder acties. Deze logbestanden maken vaak onderdeel uit van de jaarafsluiting of de controle van de accountant. Binnen Elvy heeft u de mogelijkheid om de volgende logbestanden te raadplegen en eventueel te exporteren naar Excel:

  • Logbestand van mutaties op ElvyWeb gebruikers: Wijzigingen die worden doorgevoerd in de gebruikers van ElvyWeb worden bijgehouden in een logbestand. Dit logbestand is op te vragen binnen Elvy en eventueel te exporteren naar Excel. Door middel van het volgende artikel kunt u zien waar het logbestand kan worden geraadpleegd en hoe dit kan worden geëxporteerd: Hoe bekijk ik alle mutaties die hebben plaatsgevonden bij een ElvyWeb gebruiker?.
  • Logbestand van mutaties op registers: Wijzigingen die worden doorgevoerd in registers worden bijgehouden in een logbestand. Dit logbestand is op te vragen binnen Elvy en eventueel te exporteren naar Excel. Door middel van het volgende artikel kunt u zien waar het logbestand kan worden geraadpleegd en hoe dit kan worden geëxporteerd: Hoe bekijk ik alle mutaties die hebben plaatsgevonden in een register?.

 

Voor een compleet overzicht van alle beschikbare informatie met betrekking tot de jaarafsluiting i.c.m. Elvy kunt u terecht op onze speciale Accountants pagina op onze helpsite.

Jaarovergangen i.c.m. Accountview en Elvy
Bij de jaarafsluiting voor Accountview klanten hoort ook het aanmaken van een nieuw boekjaar in Accountview, en het toevoegen van dit nieuwe boekjaar aan Elvy zodat u in 2017 ook uw facturen direct digitaal kunt gaan verwerken!

Elvy heeft een stappenplan opgesteld waarmee u eenvoudig Elvy kunt koppelen aan uw nieuwe boekjaar. In het stappenplan wordt uitgelegd hoe u een nieuw boekjaar kunt koppelen binnen Elvy, en hoe u de in 2016 gemaakte instellingen zoals “Leer Elvy” templates, G-Rekening templates en snel invoer templates kunt overnemen naar uw nieuwe boekjaar!

U kunt het stappenplan vinden op onze helpsite, of u kunt direct naar het artikel gaan door te klikken op de volgende link: Hoe neem ik gegevens over van het voorgaande boekjaar?.

Wanneer u boekjaar 2016 volledig heeft afgerond kunt u de administraties binnen Elvy verbergen, zodat deze niet meer in uw administratielijst naar voren komen bij de te selecteren administraties. Op deze manier blijft Elvy overzichtelijk!

Hoe u administraties binnen Elvy kunt verbergen kunt u ook lezen op onze helpsite: Hoe verberg ik oude administraties?.

Maak altijd een back-up van uw Elvy en Accountview omgeving voordat u deze actie gaat uitvoeren. Zorg er ook voor dat u met de meest recente versie van Elvy werkt, u kunt dit controleren door het volgende artikel op onze helpsite te volgen: Hoe voer ik een update van Elvy uit?

Bron: Elvy

Aankondiging: Versie 1.1800 van Elvy officieel beschikbaar!

Op 01-11-2016 is de nieuwe versie van Elvy uitgekomen. Deze versie heeft nummer 1.1800.161101 gekregen.

Nieuwe koppelingen:

  • De koppeling met SAP Business One op basis van Microsoft SQL is beschikbaar.
  • De koppeling met SAP Business One op basis van HANA is beschikbaar.
  • De koppeling met Plan-de-CAMpagne binnenkort beschikbaar.

Algemene aanpassingen:

  • ElvyWeb is geüpgraded naar Microsoft .NET Framework 4.5.2. Lees verderop in deze mail welke acties u moet ondernemen om uw omgeving geschikt te maken voor Microsoft .NET Framework 4.5.2.
  • Het Inkomend Factuurregister voor SnelStart is beschikbaar.
  • De omschrijving van een boeking kan nu worden ingericht aan de hand van parameters, zodat de boekingsomschrijving automatisch wordt gevuld. In het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u deze functionaliteit kunt inrichten: Hoe stel ik een boekingsomschrijving in?
  • Het is mogelijk om de workflow van AFAS Insite aan te sturen voor het fiatteren van inkoopfacturen. In het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u van deze nieuwe functionaliteit gebruik kunt maken: Integratie met AFAS InSite Workflow.
  • In Document Scanning worden de tabs van gebundelde pagina’s nu voorzien van een icoon. Hierdoor kunt u direct zien welke pagina’s u heeft gebundeld.
  • Bij de verwerking van verkoopfacturen kunt u nu instellen dat het boekstuknummer gelijk is aan het factuurnummer. In het volgende artikel leest u hoe u deze functionaliteit kunt inschakelen: Hoe laat ik het boekstuknummer vullen met het factuurnummer?.
  • Het is mogelijk om de wisselkoers aan te passen bij het inboeken van een factuur.
  • Het is mogelijk om in het Elvy Inkomend Factuurregister een kolom toe te voegen aan de takenlijst waarin zichtbaar is of een taak notities bevat.
  • Het is mogelijk om vanuit de zoekfunctie van ElvyWeb alle facturen te exporteren naar PDF.
  • Het is mogelijk om in de gebruikersinstellingen van ElvyWeb voor de modules Onkosten Declaratie en Kostenbeheersing & Verplichtingen de volgorde van de panelen in te stellen. Voor het Inkomend Factuurregister is dit reeds mogelijk.
  • Bij het invoeren van een declaratie of verplichting kunnen nu meerdere regels tegelijk worden verwijderd.
  • Het is nu ook mogelijk om openstaande takenoverzichten te mailen via een SMTP server welke TLS/SSL communicatie vereist. Dit is vooral van toepassing voor omgevingen waar gebruik wordt gemaakt van Office 365.
  • Wanneer u een factuur per e-mail ontvangt is het nu mogelijk om de begeleidende e-mail te bekijken vanuit Elvy. In het volgende artikel kunt u lezen hoe u gebruik kunt maken van deze functionaliteit: Hoe bekijk de begeleidende e-mail van een ontvangen factuur?

Voor alle overige wijzigingen en nieuwe functionaliteiten binnen Elvy verwijzen wij u naar onze releasenotes op onze infosite.

Belangrijke informatie:
Na installatie van de update zal Elvy enige tijd nodig hebben om de ElvyWeb database te optimaliseren. Wij willen u erop attenderen dat de update hierdoor enige tijd langer in beslag kan nemen dan gebruikelijk!

Werkt u met AFAS?:
Als u met AFAS werkt dient u na installatie van de update de GetConnectoren opnieuw in te lezen voor de in Elvy gekoppelde administraties. In het volgende artikel leest u hoe u de GetConnectoren in AFAS kunt importeren: Hoe importeer ik GetConnectoren?.

Wanneer u gebruik maakt van ElvyWeb dient u na het installeren van de update de Application Pool op Internet Information Services (IIS) aan te passen. Wanneer u dit niet doet zal ElvyWeb na de update niet meer werken! In het volgende artikel leest u hoe u de Application Pool kunt aanpassen: Hoe wijzig ik de Application Pool voor Elvy 1.1800?

 

Maak altijd een back-up van uw Elvy omgeving voordat u de update gaat installeren. Met behulp van de volgende instructie kunt u de update van Elvy installeren: Hoe voer ik een update van Elvy uit?.

Wanneer u Elvy gebruikt op onze Online omgeving wordt u seperaat op de hoogste gesteld wanneer deze update wordt uitgerold.

Mocht u aanvullende vragen hebben naar aanleiding van dit bericht, neem dan contact op met uw Elvy implementatiepartner!

Bron: Elvy

Nieuwe versie van Elvy officieel beschikbaar!

Op 04-01-2016 is de nieuwe versie van Elvy uitgekomen. Deze versie heeft nummer 1.1700.160104 gekregen, en bevat onder andere de volgende nieuwe functionaliteiten en wijzigingen:

  • Het verwerken van UBL bestanden is geoptimaliseerd. In het volgende artikel kunt u lezen hoe u zelf UBL facturen met Elvy kunt gaan verwerken: Hoe verwerk ik UBL-facturen?
  • De koppeling met AFAS Profit is beschikbaar.
  • De koppeling met SnelStart is beschikbaar.
  • Contractmanagement is beschikbaar in de module Kostenbeheersing & Verplichtingen.
  • In de rapportages van ElvyWEB is het nu mogelijk om de informatie van de boekingen van Exact Online te raadplegen.
  • Statusdocumenten worden nu ook aangemaakt in Exact Online, zodat u ook in Exact Online direct inzicht heeft in de fiatteringsstatus van een factuur. In het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe het deze optie kunt activeren: Hoe activeer ik het aanmaken van statusdocumenten?
  • In de koppeling met King wordt nu ook het aanmaken en bijwerken van crediteuren ondersteund.
  • Bij het afletteren van een goederenfactuur in de koppeling met Accountview kan er nu ook gekozen worden om direct op orderregels af te letteren.
  • Mogelijkheid om doorgestuurde taken binnen ElvyWEB niet nogmaals te kunnen doorsturen. Hoe u dit kunt activeren kunt u lezen in het artikel op onze helpsite: Hoe voorkom ik dat doorgestuurde taken nogmaals worden doorgestuurd?.

Voor alle overige wijzigingen en nieuwe functionaliteiten binnen Elvy verwijzen wij u naar onze releasenotes op onze infosite.

Belangrijke informatie
Na installatie van de update zal Elvy enige tijd nodig hebben om de ElvyWEB database te optimaliseren. Wij willen u erop attenderen dat de update hierdoor enige tijd langer in beslag kan nemen dan gebruikelijk!

Maak altijd een back-up van uw Elvy omgeving voordat u de update gaat installeren. Met behulp van de volgende instructie kunt u de update van Elvy installeren: Hoe voer ik een update van Elvy uit?

Wanneer u Elvy gebruikt op onze Online omgeving wordt u seperaat op de hoogste gesteld wanneer deze update wordt uitgerold.

Informatie met betrekking tot jaarafsluiting i.c.m. Elvy

2015 is bijna voorbij, u zult daarom druk zijn met de voorbereidingen voor 2016. Het begin van 2016 zal bij u hoogstwaarschijnlijk ook in het teken staan van het afsluiten van het boekjaar 2015. Wij willen u door middel van dit bericht op de hoogte brengen van een aantal functionaliteiten en mogelijkheden binnen Elvy die de jaarafsluiting een stuk vlotter doen verlopen!

Overzichten in ElvyWEB
Er zijn diverse overzichten beschikbaar in ElvyWEB, waarmee u onder andere inzichtelijk kunt maken welke facturen er binnen uw organisatie zijn goedgekeurd, of welke facturen op dit moment nog openstaan om te worden behandeld. Dit is nuttige informatie die u kunt gebruiken tijdens uw jaarafsluiting of tijdens de controle van uw accountant. Elvy heeft hiervoor de volgende overzichten beschikbaar:

  • Overzicht van nog te fiatteren facturen: In dit overzicht kunt u zien welke facturen er op dit moment nog gefiatteerd moeten worden binnen ElvyWEB. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van alle openstaande (te fiatteren) facturen?.
  • Overzicht van alle goedgekeurde facturen: In deze overzichten kunt u zien welke facturen er zijn goedgekeurd, en door welke budgethouders de facturen zijn goedgekeurd. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kkunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van alle goedgekeurde facturen?.
  • Overzicht van de inrichting van een register: Binnen Elvy kunt u de inrichting van een register bekijken en exporteren naar Excel voor verdere analyse. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van mijn register inrichting?.

 

Logbestanden met mutaties ten behoeve van audit en controle
Er worden binnen Elvy diverse logbestanden bijgehouden waarin mutaties worden vastgelegd met betrekking tot toevoegingen, wijzigingen en/of verwijder acties. Deze logbestanden maken vaak onderdeel uit van de jaarafsluiting of de controle van de accountant. Binnen Elvy heeft u de mogelijkheid om de volgende logbestanden te raadplegen en eventueel te exporteren naar Excel:

  • Logbestand van mutaties op ElvyWEB gebruikers: Wijzigingen die worden doorgevoerd in de gebruikers van ElvyWEB worden bijgehouden in een logbestand. Dit logbestand is op te vragen binnen Elvy en eventueel te exporteren naar Excel. Door middel van het volgende artikel kunt u zien waar het logbestand kan worden geraadpleegd en hoe dit kan worden geëxporteerd: Hoe bekijk ik alle mutaties die hebben plaatsgevonden bij een ElvyWEB gebruiker?.
  • Logbestand van mutaties op registers: Wijzigingen die worden doorgevoerd in registers worden bijgehouden in een logbestand. Dit logbestand is op te vragen binnen Elvy en eventueel te exporteren naar Excel. Door middel van het volgende artikel kunt u zien waar het logbestand kan worden geraadpleegd en hoe dit kan worden geëxporteerd: Hoe bekijk ik alle mutaties die hebben plaatsgevonden in een register?.

 

Jaarovergangen i.c.m. Accountview en Elvy
Bij de jaarafsluiting voor Accountview klanten hoort ook het aanmaken van een nieuw boekjaar in Accountview, en het toevoegen van dit nieuwe boekjaar aan Elvy zodat u in 2016 ook uw facturen direct digitaal kunt gaan verwerken!

Elvy heeft een stappenplan opgesteld waarmee u eenvoudig Elvy kunt koppelen aan uw nieuwe boekjaar. In het stappenplan wordt uitgelegd hoe u een nieuw boekjaar kunt koppelen binnen Elvy, en hoe u de in 2015 gemaakte instellingen zoals “Leer Elvy” templates, G-Rekening templates en snel invoer templates kunt overnemen naar uw nieuwe boekjaar!

U kunt het stappenplan vinden op onze helpsite, of u kunt direct naar het artikel gaan door te klikken op de volgende link: Hoe neem ik gegevens over van het voorgaande boekjaar?.

Wanneer u veel administraties verwerkt met Elvy, is er ook de mogelijkheid om de administraties voor 2016 in bulk te koppelen in Elvy. Hiervoor kunt u het stappenplan volgen wat beschikbaar is op onze helpsite: Hoe koppel ik administraties in bulk?.

Wanneer u boekjaar 2015 volledig heeft afgerond kunt u de administraties binnen Elvy verbergen, zodat deze niet meer in uw administratielijst naar voren komen bij de te selecteren administraties. Op deze manier blijft Elvy overzichtelijk!

Hoe u administraties binnen Elvy kunt verbergen kunt u ook lezen op onze helpsite: Hoe verberg ik oude administraties?.

Maak altijd een back-up van uw Elvy en Accountview omgeving voordat u deze actie gaat uitvoeren. Zorg er ook voor dat u met de meest recente versie van Elvy werkt, u kunt dit controleren door het volgende artikel op onze helpsite te volgen: Hoe voer ik een update van Elvy uit?

 

Hoe voorkom ik in ElvyWEB dat doorgestuurde taken nogmaals worden doorgestuurd?

Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf versie 1.1600. Welke versie heb ik?

Standaard is het binnen ElvyWEB om een doorgestuurde taak nogmaals door te sturen. Hierdoor kan verwarring ontstaan tijdens het daadwerkelijk fiatteren van de factuur. U kunt dit voorkomen door in ElvyWEB de mogelijkheid om doorgestuurde taken door te sturen uit te schakelen.

Hiervoor gaat u naar ‘Beheer’ in ElvyWEB:

doorsturen-1

Vervolgens activeert u de optie ‘Doorgestuurde taak niet doorsturen’ op het tabblad ‘Geavanceerd’:

doorsturen-2

Bron: info.elvy.nl