Berichten

Service Management – Contracten in Exact Synergy Enterprise

Serviceorganisaties dienen over het algemeen afspraken te maken met de klant over de betaling van de service-activiteiten. Met de Service management oplossing is het mogelijk om contracten te genereren waarin de afspraken met de klant vermeld staan. In deze blogpost wordt deze functionaliteit verder besproken.

Servicecontracten aanmaken

Voor het aanmaken van servicecontracten kunt u gaan naar [Modules, Service management, Invoer , Contracten, Contracten (Nieuw)].

Voordat u daadwerkelijk servicecontracten aan kunt gaan maken, dient u de stamgegevens in te richten onder het kopje Inrichting.

Contract typen

Bij het aanmaken van een contract kunt u een contracttype meegeven. Contract typen worden puur gebruikt om verschillende soorten contracten te groeperen. U kunt bijvoorbeeld voor iedere service level een apart contracttype aanmaken. Zo kunt u voor basis service een bronzen contract maken, voor medium service een zilveren, voor uitgebreide service goud en voor service op maat platina.

Afspraakverzamelingen

Een contract bestaat o.a. uit een aantal afspraken. Het kan zijn dat er regelmatig afspraken toegevoegd dienen te worden. Afspraakverzamelingen maken het mogelijk om snel en eenvoudig een groep afspraken toe te voegen aan een contract of contracttemplate. Zodra de afspraken aan een contract zijn gekoppeld kunnen deze indien nodig nog worden aangepast.

Contracttemplates

Contracttemplates gaan nog een stapje verder en maken het mogelijk om afspraakverzamelingen en/of regels met andere contract variabelen die gegroepeerd zijn te combineren. Voor meer informatie over contracttemplates, zie Aanmaken en bewerken van contract templates voor Service management.

Factureren

Het is geen verplichting om met contracten te werken om te kunnen factureren. Er zijn ook service bedrijven die services verrichten en factureren zonder contract. Echter werken de meeste service organisaties met contracten en het contract bepaalt daardoor een aantal zaken met betrekking tot het factureren: de frequentie waarin er gefactureerd wordt, de prijs die in de afspraakverzameling staat vermeld en wanneer de factuur precies wordt gegeneerd (bijvoorbeeld op een vaste dag of via een bepaalde berekening gebaseerd op de startdatum van het contract).

Prolongatie en indexatie

Over het algemeen wordt er bij het opstellen van een contract een bepaalde looptijd afgesproken. Wanneer de einddatum bijna in zicht is kunt u het contract automatisch of handmatig (laten) verlengen (prolongeren) . Tevens kan het noodzakelijk zijn om één of meerdere contracten te indexeren. De Service management oplossing maakt het dan ook mogelijk om contracten te prolongeren en te indexeren.

Meer informatie

Voor meer informatie over het aanmaken en inrichten van de servicecontracten, zie Aanmaken en bewerken van servicecontracten voor Service managementen de gerelateerde documenten.

Volgende keer

In de volgende en laatste blogpost in de serie over de Service management oplossing bespreken we het realiseren van de service management activiteiten.

Bron: Exact Support Blog

Service Management – Introductie in Exact Synergy

Het verlenen van service gedurende de gehele levensduur van een product of productcombinaties zorgt ervoor dat een bedrijf zich onderscheidt van zijn concurrenten in de handel en productie industrie.

Exact’s service management oplossing helpt handels- en productiebedrijven die als primair bedrijfsproces service verlenen op producten die ze verkopen, om hun serviceactiviteiten te optimaliseren.

Doelgroep

De service management oplossing is ontwikkeld met de volgende doelgroepen in gedachten:

  • Productiebedrijven die serviceactiviteiten verlenen op de producten die zij produceren
  • Handelsbedrijven die serviceactiviteiten verlenen op producten die zij verkopen

Het is mogelijk om een service als onderscheidend of als onvermijdelijk aan te bieden.

Bijvoorbeeld, een bedrijf dat fitnessapparatuur aanbiedt in een zeer competitieve markt kan zich onderscheiden door hun apparatuur te verkopen aan bijvoorbeeld hotels en professionele sportscholen en daarop levenslange service te verlenen.

Een voorbeeld van service die onvermijdelijk is, is het verlenen van service op medische apparatuur. Wanneer er een storing is kan dat levens kosten waardoor dit speciale aandacht vergt van gecertificeerde monteurs.

Eigenschappen

De volgende eigenschappen zijn van toepassing op de service management oplossing:

  • Snel: Een snelle reactietijd voor een goede klanttevredenheid en de mogelijkheid om op tijd te reageren op aflopende contracten.
  • Nauwkeurig: Correcte facturatie en het herkennen van de beste monteur voor het werk.
  • Flexibel:
  • Inzichtelijk: Duidelijke overzichten van de uitstaande activiteiten per monteur, service geschiedenis en contracten en garantiekosten.
  • Efficiënt: Het bij de hand hebben van de juiste aantallen aan onderdelen en materialen en het maken van meer winstgevende contracten wat resulteert in een winstgevende serviceorganisatie.

Rollen en rechten

Om met de service management oplossing te werken is de Service Management Licentierol (YA4510) vereist. Deze rol dient normaal gesproken in combinatie met de CRM of Professional licentierol te worden toegewezen.

Daarnaast zijn er verschillende systeemrollen die worden gebruikt om toegang tot bepaalde functies toe te staan:

  • Service desk – Voor service desk medewerkers die support leveren
  • Service engineer – Voor service monteurs die serviceactiviteiten uitvoeren
  • Service manager – Voor de managers van de service medewerkers
  • Service planner – Voor medewerkers die serviceactiviteiten plannen

Screenshot 1NL

Functierecht 1002 – Service Management Mobile Access is benodigd om de mobiele app te kunnen gebruiken. Dit functierecht is standaard aanwezig in de Service engineer rol.

Komende weken

In de komende weken zullen we een serie van blogposts over de service management oplossing publiceren. De volgende onderwerpen zullen onder andere aan bod komen: service management componenten, stamgegevens en contracten, en serviceactiviteiten realiseren.

Bron: Exact Support Blog

Gebruik maken van de verbeterde zoekfunctie in Exact Synergy

Met de doorlopende verbeteringen met betrekking tot de user interface, zijn er de laatste product updates ook verbeteringen doorgevoerd omtrent de zoekfunctie. De optie Alle in het zoekmenu boven in het scherm biedt u de mogelijkheid om snel te zoeken naar de beschikbare entiteiten in het drop-down menu. Vanaf Product Update 258 is dit van toepassing op de volgende entiteiten: Medewerkers, Relaties, Documenten, Artikelen, Projecten en Verzoeken.

esnl1

De zoekresultaten kunnen worden weergegeven in twee weergaven: uitgebreid en compact. De uitgebreide weergave toont details van ieder resultaat en biedt u de mogelijkheid om bepaalde acties uit te voeren. De compacte weergave toont minder details, waardoor u in één keer meer resultaten ziet ten opzichte van de uitgebreide weergave.

In het linkerpaneel kunt u de zoekresultaten filteren op basis van de geselecteerde entiteit. Standaard is Alle resultaten geselecteerd wanneer u bij het zoeken de optie Alle heeft gebruikt.

esnl2

Op dit moment is deze functie alléén beschikbaar voor klanten die deelnemen aan het controlled release traject voor deze oplossing.

Aan de slag met deze verbetering? Stuur dan een e-mail naar: productreadiness@exact.com.

Voor meer informatie, zie  Verbeteringen met betrekking tot de zoekfunctie en Verbetering met betrekking tot de zoekoptie ‘Alle’.

Meer informatie over het Controlled Release traject kunt u vinden in dit document.

Bron: Exact Support Blog

PSA – Projecten factureren invoeren in Exact Synergy Enterprise

Wanneer alle uren zijn ingevoerd en goedgekeurd kan er gefactureerd worden. Hoe u dat kunt doen wordt uitgelegd in deze één na laatste blogpost over de PSA oplossing.

Nacalculatie projecten factureren

Om de gerealiseerde uren en kosten te factureren kunt u gaan naar [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Factuurvoorstellen]. Hier worden alle uren getoond die zijn gerealiseerd. De manager kan hier de uren eventueel nog aanpassen. Bijvoorbeeld wanneer hij besluit bepaalde uren niet te factureren of wanneer hij uren af wil ronden naar een halve of volledige dag als dit met de klant is afgesproken. Zodra alle uren correct in het voorstel staan kunt u alle betreffende uren selecteren door het selectievakje voor iedere regel of het vakje in de kop aan te vinken. Vervolgens klikt u bovenaan op de knop Factuur.

Screenshot1 (nog niet volledig!)

U kunt de gegenereerde factuur terugvinden via Facturen op de projectkaart. Door op het factuurnummer te klikken ziet u de details van de factuur.

Vaste prijs projecten factureren

Bij een vaste prijs project wordt er niet gefactureerd op basis van de gerealiseerde uren en kosten, maar op basis van project termijnen die met de klant zijn afgesproken. Om nieuwe termijnen in te voeren klikt u vanuit de projectkaart in de Monitor sectie op Vaste termijn facturen.

Screenshot2

Nadat u op Aanmaken heeft geklikt worden er automatisch werkstroom verzoeken aangemaakt voor de verschillende termijnen. Deze verzoeken komen in de werkstroom van de manager terecht. Zodra er een termijn klaar is om gefactureerd te worden dient het verzoek te worden gerealiseerd en kan de factuur gegenereerd worden via [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Factuurvoorstellen].

Volgende keer

De volgende blogpost in deze serie over de PSA oplossing is alweer de laatste en zal gaan over het rapporteren van de projecten.

Bron: Exact Support Blog

PSA – Uren invoeren en goedkeuren in Exact Synergy Enterprise

In de vorige blogpost in deze serie heeft u kunnen lezen hoe u een project op kunt zetten en de benodigde gegevens kunt definiëren. Nadat dat allemaal is gedaan kan er officieel aan het project worden gewerkt. De uren die aan een project worden gewerkt en de kosten die daarvoor worden gemaakt dienen geregistreerd te worden. In deze blogpost wordt verder uitgelegd hoe uren en kosten geregistreerd en goedgekeurd kunnen worden.

Nacalculatie of vaste prijs

Het correct invoeren van uren en kosten is van groot belang voor bedrijven die werken op basis van projecten. Bij Nacalculatie projecten vormen de ingevoerde tijd en kosten de basis van de factuur die naar de klant gestuurd zal worden. Wanneer de tijd en kosten niet goed of niet op tijd zijn ingevoerd, heeft dit consequenties voor de inkomsten van het bedrijf. Bij projecten met een Vaste prijs afspraak is de registratie van tijd en kosten van belang voor de kostenregistratie en de project rapportage. De klant betaalt niet extra wanneer er wel extra uren nodig zijn om het project te voltooien. De projectmanager dient dus nauwkeurig in de gaten te houden of het project daadwerkelijk afgerond kan worden met het aantal geplande uren. Het snel en correct invoeren van de uren is dus ook bij een project op basis van een vaste prijs van belang.

Uren en kosten invoeren

De uren en kosten voor een bepaald project kunnen ingevoerd worden op de pagina Uren en Kosten. Deze pagina kunt u bereiken door vanuit de projectkaart op Invoer uren in de monitor sectie te klikken. Deze knop is ook beschikbaar vanuit de medewerkerskaart. Een andere optie is om het volgende menupad te volgen [Modules, Projecten, Invoer, PSA, Invoer uren]. Het invoer scherm biedt de medewerkers een gemakkelijke gebruikersinterface met verschillende opties om kosten en uren te registeren zonder dat dit erg tijdrovend is.

Screenshot1 NL

Indien de uren en/of kosten reeds waren gepland, kunt u deze realiseren door middel van de knop Kopieer gepland naar gerealiseerd. Wanneer er nog geen geplande uren en/of kosten aanwezig zijn óf er zijn extra uren en/of kosten gemaakt, dan kunt u deze op deze pagina toevoegen.

Zodra alle uren en kosten correct zijn ingevoerd klikt u op Indienen weekstaat. Wanneer u geen weekstaat heeft ingesteld in de PSA instellingen ([Modules, Projecten, Inrichting, PSA, Instellingen]) dan zal hier Indienen dagen staan. Voor meer informatie over de PSA instellingen, zie Instellingen PSA.

Uren en kosten goedkeuren

Voordat de ingevoerde uren gefactureerd kunnen worden dienen ze eerst te worden goedgekeurd. Dit kan gedaan worden door de projectmanager of door de lijnmanager. Dit is afhankelijk van hoe het verzoek is ingesteld. Om de uren goed te keuren kunt u als manager klikken op Uren en kosten goedkeuren in de monitor sectie op de projectkaart, of u kunt gaan naar [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Uren en kosten goedkeuren].

Screenshot 2 NL

Voor meer informatie over het goedkeuren van uren en kosten, zie Overzicht van uren welke goedgekeurd of afgekeurd moeten worden.

Volgende keer

In de volgende blogpost in deze serie wordt uitgelegd hoe u de goedgekeurde uren aan uw klant kunt factureren en wordt er informatie gegeven over de rapportage van uw projecten.

Bron: Exact Support Blog

Snel toegang tot het juiste menu met workspaces in Exact Financials Enterprise

In Exact Financials Enterprise zijn veel verschillende menu’s. Een aantal daarvan zullen zeer veel worden toegepast, sommige sporadisch. Uiteraard verschilt dit ook per gebruiker. Om het aantal muisklikken te beperken en e.e.a. in de voor de gebruiker handige volgorde weer te geven, kunnen Workspaces worden aangemaakt. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een Workspace aan te maken voor een groep van gebruikers, maar elke gebruiker kan ook zijn eigen Workspace aanmaken.

Het creëren van een Workspace bestaat uit een aantal stappen:

1. Maak een Workspace aan

Klik in het startscherm van Exact Financials op de +, net onder de menubalk:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 1

En kies vervolgens voor ‘Nieuw’. Het volgende scherm verschijnt:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 2

Geef vervolgens een Workspace code op en een omschrijving en kies voor ‘Bewaren’.

Opmerking: op de tabbladen ‘Gebruikers’ en ‘Gebruikersgroepen’ kunt u direct gebruikers of gebruikersgroepen koppelen aan deze Workspace. Op deze manier kunt u dus direct de aangemaakte Workspace delen met andere gebruikers.

 

2. Ga naar het menu die u aan de Workspace wilt koppelen

Klik binnen de normale menustructuur naar het menu waar u een icoon voor wilt maken, bijvoorbeeld Financemenu [Grootboek, Boeken, Boekingsverslag]. Klik als het gewenste menu op uw scherm staat, op het Favoriet icoontje Exact Financials icoontje rechts bovenin:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 3

 

3. Kies de Workspace en geef een naam aan de knop

Na het klikken op het Favoriet icoontje Exact Financials icoontje , verschijnt het volgende scherm:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 4

Kies hier de Workspace door op het loopje te klikken. Klik na het kiezen van de Workspace voor ‘Bewaren’ en geeft vervolgens in het veld omschrijving de gewenste omschrijving die die knop moet krijgen. Kies vervolgens nogmaals op ‘bewaren’ en ‘Einde’.

 

4. Maak zoveel knoppen aan als u wilt

Herhaal stappen 2 en 3 voor elk menu waar u een Workspace icoon voor wilt aanmaken.

 

5. Bekijk uw Workspace

De Workspace wordt getoond vanuit uw startscherm. De Workspace kan er als volgt uitzien:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 5

Door middel van ‘drag en drop’ kunnen de ‘tegels’ desgewenst naar een andere positie gesleept worden. Op die manier kunnen bijvoorbeeld stappen uit één proces bij elkaar gepositioneerd worden, zoals in bovenstaand voorbeeld.

Door te klikken op het Radar icoontje Exact Financials-icoontje in de linkerbovenhoek van een tegel, zijn er opties beschikbaar om de grootte en de afbeelding van de tegel aan te passen. Voor verwerkingsfuncties is hier ook de optie ‘getal’ beschikbaar. Zo kunt u bijvoorbeeld direct zien hoeveel bankafschriften er nog gejournaliseerd moeten worden, of hoeveel boekingen er nog verwerkt moeten worden.
Het is tevens mogelijk om meerdere Workspaces te koppelen aan een gebruiker of gebruikersgroep. Herhaal dan stap 1 t/m 4. De verschillende Workspaces worden dan getoond als tabbladen, waar u tussen kunt switchen:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 6

Tenslotte is het mogelijk om een icoon toe te voegen naar een externe pagina. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om direct naar een externe rapportage door te klikken vanuit uw Workspace. Door in de Workspace met de rechtermuis te klikken, kunt u kiezen voor de optie ‘Aanmaken: URL-icoon’ om een externe link toe te voegen.

De functionaliteit zoals beschreven, is beschikbaar vanaf release 7.21

Bron: Exact Support Blog

Exact Software Business oplossingen

Omdat geen enkel bedrijf hetzelfde is en dezelfde wensen heeft biedt Exact diverse software oplossingen. U kunt hierbij denken aan een HRM, CRM, project of financiële oplossing. Om een nog beter inzicht te krijgen in de mogelijkheden van de verschillende oplossingen, zullen we in de komende weken een aantal van deze oplossingen uitgebreid bespreken op het support blog.

Houd de komende tijd dit blog dus in de gaten om te ontdekken of u reeds optimaal gebruik maakt van een Exact Globe Next of Exact Synergy Enterprise oplossing, of dat u wellicht nóg efficiënter kunt gaan werken door middel van een oplossing die in deze serie wordt besproken.

ELIS: Instellen pro-active alerts voor Exact Globe & Synergy en het monitoren van de integratie

In de vorige blogposts in deze serie over ELIS hebben we u geïntroduceerd met de oplossing en uitgelegd hoe u een oplossing kunt inrichten in ELIS. In deze blogpost kunt u lezen hoe u pro-actieve alerts kunt instellen voor het geval er zich problemen voordoen bij de synchronisatie.

Pro-actieve alerts

ELIS biedt twee manieren om pro-actieve alerts in te stellen. De eerste mogelijkheid is om dit via e-mail te doen. Hiermee ontvangen één of meerder personen een e-mail wanneer er zich issues voor doen. De tweede mogelijkheid is om verzoeken aan te maken in Exact Synergy Enterprise waar een werkstroom kan worden gebruikt voor opvolging. In beide gevallen is de informatie hetzelfde.

E-mail alerts

Om e-mail als alert optie te gebruiken is de eerste stap om ELIS in te stellen voor het versturen van e-mails. Dit kan worden uitgevoerd via het ELIS management console onder de Settings optie. ELIS gebruikt SMTP voor het versturen van e-mails. Naast de instellingen voor het versturen van e-mails kunt u ook de e-mailadressen opgeven van de personen die een alert dienen te ontvangen wanneer de ELIS licentie vervalt. Dit is om te voorkomen dat de integratie niet meer werkt omdat de licentie is vervallen.

e3-01

Nadat dit is ingesteld is de volgende stap om te definiëren welke personen een e-mail ontvangen in het geval van issues. Dit kunt u onder de product optie per client instellen. In het scherm voor het aanpassen van de client gegevens is een Alert knop aanwezig onder aan het scherm.

e3-02

In het scherm dat wordt getoond wanneer u hier op klikt, kunnen één of meerdere e-mailadressen worden opgegeven. Al deze personen ontvangen dan een e-mail wanneer er zich issues voor doen.

Alert via een verzoek

Naast een notificatie e-mail, is de andere optie om verzoeken in Exact Synergy Enterprise te gebruiken als notificatie. Hiervoor hoeft u geen e-mail instellingen te definiëren. De enige vereiste stap is om in de client van Exact Synergy Enterprise aan te geven dat een verzoek dient te worden gebruikt, en welk verzoektype dit is.

e3-03

Opmerkingen:

  • Als verzoeken worden gebruikt voor de notificaties worden er geen alerts verstuurd voor het vervallen van de ELIS licentie.
  • De mogelijkheid van de e-mail notificatie voor het vervallen van de licentie is beschikbaar vanaf product update 258.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy Enterprise meerdere documenten in één keer archiveren!

Wanneer u de documenten in Exact Synergy wilt opschonen kunt u deze verwijderen of archiveren.

Bij het verwijderen van documenten worden de documenten volledig uit de database verwijderd. Bij het archiveren van documenten blijven ze nog wel aanwezig met de status Gearchiveerd, maar worden ze uitgesloten bij zoekacties.

U kunt een document archiveren door het document te bewerken en op de knop Archiveren te klikken.

Het is echter ook mogelijk om meerdere documenten in één keer te archiveren.

Documenten zoeken

Voordat u de documenten kunt archiveren dient u een selectie te maken op de te archiveren documenten. Dit kun u doen via Modules ➔ Documenten ➔ Overzichten ➔ Documenten ➔ Zoeken.

Via de verschillende selectie criteria maakt u een selectie op de documenten die u wilt archiveren, en klikt vervolgens op Tonen.

U ziet nu de documenten die aan de opgegeven criteria voldoen. Om te voorkomen dat u onterecht de verkeerde documenten archiveert, is het belangrijk om te controleren of er alléén documenten worden getoond die u wilt archiveren.

Documenten archiveren

Om deze documenten te archiveren klikt u op de knop Onderhoud. Op de Documenten: Onderhoud pagina past u niets aan maar klikt hier op de knop Archiveren. De documenten worden nu gearchiveerd.

ar1nl

Archiveren ongedaan maken

Wanneer u een gearchiveerd document weer beschikbaar wilt maken zoekt u het betreffende document op en klikt op de knop Herstellen.

ar2nl

Bron: Exact Support Blog

Tip: Dubbele relaties verwijderen in Exact Synergy Enterprise

Het is belangrijk dat de informatie in uw klantendatabase volledig up-to-date is. Deze data wordt namelijk gebruikt om te communiceren met uw klanten, om analyses uit te voeren en op basis van die statistieken actie te ondernemen, en uiteraard om offertes, facturen en orders te adresseren. Wanneer u dubbele relaties in uw klantendatabase heeft staan, kan dit tot vervelende situaties leiden. Een e-mail kan bijvoorbeeld twee keer verstuurd worden naar dezelfde relatie of een factuur wordt naar een verkeerd adres verzonden waardoor deze niet op tijd wordt betaald, etc.

Om dit soort situaties te voorkomen, heeft u in Exact Synergy Enterprise de mogelijkheid om relaties te ontdubbelen.

Ontdubbelen

Met de functie Ontdubbelen worden gelijkwaardige of identieke gegevens verwijderd of samengevoegd. Deze functie draagt bij aan het creëren van een ‘schonere’ en kleinere database waarbij doublures zo veel mogelijk worden voorkomen. Om relaties te ontdubbelen gaat u naar [Modules ➔ Klanten ➔ Overzichten ➔ Kwaliteitsanalyse ➔ Ontdubbelen].

Screenshot1

In de sectie Hoofdinstellingen dient u bij Samenvoegen aan te geven welke methode u wilt gebruiken voor het ontdubbelen. Wanneer u kiest voorVoorbeeld, dan worden de relaties nog niet meteen samengevoegd, maar dan krijgt u eerst een rapport te zien met de te verwachten resultaten. Wanneer u voor Werkelijke kiest dan wordt het proces definitief uitgevoerd en worden dubbele relaties samengevoegd.

Tevens is het veld Contactpersonen verplicht. Hier kunt u aangeven of u de contactpersonen van de betreffende relatie(s) wilt Samenvoegen of wiltToevoegen. Nadat u alle andere betreffende velden heeft ingevuld kiest u voor Verwerken.

Rollen en rechten

Om relaties te kunnen ontdubbelen heeft u het functierecht 608 – Allows to perform accounts/contact deduplication tasks nodig. Dit recht is standaard aanwezig in de Administrator rol.

Help document

Voor meer informatie over het ontdubbelen van relaties en over de in te vullen velden etc. kunt u dit document raadplegen.

Bron: Exact Support Blog