Berichten

Meerdere artikelen in één keer aan een leverancier koppelen in Exact Globe

/in /door

Door artikelen aan een leverancier te koppelen bepaalt u welke artikelen beschikbaar zijn bij het aanmaken van een bestelling voor die leverancier.

Via het tabblad ‘Inkoop/Verkoop’ van het artikel kunt u de leverancier aan het artikel koppelen. Wanneer u meerdere artikelen in één keer aan een leverancier wilt koppelen kunt u het volgende uitvoeren:

  • Ga naar het selectiescherm van het artikelonderhoud. Bijvoorbeeld via menupad [Inkoop, Artikelen, Onderhouden].
  • Klik op de knop ‘Batch-updates’.
  • Kies bovenin het scherm ‘Artikelen per leverancier’.
  • Bij ‘Traject’ kunt u een selectie maken op de artikelen waaraan u de leverancier wilt koppelen.
  • Bij ‘Wijziging’ vinkt u de optie ‘Toevoegen: Leverancier’ aan.
  • Achter dat veld selecteert u de leverancier die u aan de artikelen wilt koppelen.
  • Vervolgens klikt u op ‘Toon lijst…’.
  • De voorgestelde wijziging wordt nu getoond in Microsoft Excel.
  • In Microsoft Excel gaat u vervolgens naar het tabblad ‘Add-ins’.
  • Hier klikt u op het icoon met de gele ton .
  • Wanneer gevraagd wordt of u de wijzigingen wilt bewaren kiest u voor ‘Ja’.
  • De wijzigingen worden nu doorgevoerd in de betreffende administratie.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Lopende uren bekijken in Exact Synergy Shop Floor Control

/in /door

In Shop Floor Control heeft u de mogelijkheid om eenvoudig tijd te registreren via ‘Start’ en ‘Stop’ op deTijdregistratie pagina. Om de bewerking te starten klikt u op ‘Start’ achter het betreffende arbeids- of machine uur. Nadat u op ‘Start’ heeft geklikt is de knop ‘Stop’ beschikbaar waarop u kunt klikken om de bewerking te stoppen.

U dient er rekening mee te houden dat de lopende uren aan het einde van de dag niet automatisch worden gestopt. Omdat het mogelijk is dat de medewerker overwerkt wordt dit niet automatisch uitgevoerd op basis van het medewerkerschema. De operator dient dit daarom zelf aan te geven door op ‘Stop’ te klikken.

Het is belangrijk dat de medewerker niet vergeet om uit te klokken (de tijd te stoppen). Om eenvoudig inzicht te krijgen in welke uren er nog lopen kan het Tijdregistratie overzichtgeraadpleegd worden. U kunt het Tijdregistratie overzicht openen via de knop ‘Registratie overzicht’ op de Tijdregistratie, Aantal gereed of Ontvangst Productie pagina, of door rechtstreeks de volgende url te openen: “http://server/virtualdirectory/docs/SFCRealizationsOverview.aspx?BODivision=XXX&UIMode=1&SCAction=15&Status=0&CollapseCriteria=0&BRS_RadWindow=1“.

In dit overzicht kunt u eenvoudig zien welke uren nog lopen en gestopt dienen te worden. Met / ‘Inklappen/Uitklappen’ kunt u de sectie ‘Criteria’ uitklappen of inklappen waarin u op basis van een aantal criteria een selectie kunt maken op de uren die u wilt tonen.

Bron: Exact Support Blog

Het gebruik van vaardigheden binnen Exact Synergy Enterprise

/in /door

Eén van de meest essentiële zaken van een goed Human Resource Management is het plaatsen van de juiste mensen op de juiste plaats binnen de organisatie. Hierbij is het vooral belangrijk welke medewerker precies welke specifieke kennis in huis heeft. Een hulpmiddel uit Exact Synergy Enterprise wat hierbij heel erg handig kan zijn zijn de vaardigheden. De vaardigheden kunnen worden opgegeven op de medewerkerskaart. Deze tip beschrijft de voordelen van het gebruiken van vaardigheden en het praktische gebruik ervan.

Voordelen van het gebruik van vaardigheden

  • Snel de juiste persoon vinden die de vereiste kennis in huis heeft
  • Inzicht in kwaliteit en kwantiteit van vaardigheden per afdeling en organisatie breed

Dit biedt dus zowel voordelen voor zowel collega’s onderling als voor leidinggevenden.

Invullen van vaardigheden
Het invullen van de vaardigheden kan gewoon via de eigen medewerkerskaart. Hieronder een voorbeeld:

  • Ga naar de eigen medewerkerskaart
  • Scroll naar de sectie ‘Vaardigheden’ en klik op ‘Toevoegen’
  • Het volgende scherm wordt zichtbaar

  • Vul bij ‘Vaardigheid’ de vaardigheid in en klik op ‘Bewaren’
  • Op de medewerker kaart is de vaardigheid ‘Excel’ nu toegevoegd in de sectie ‘Vaardigheden’
  • Door de stappen te herhalen kunt u additionele vaardigheden toevoegen

Zoeken van vaardigheden
Het zoeken van vaardigheden kan op de volgende manier:

  • Ga naar het menu [HRM, Overzichten, Medewerkers, Zoeken]
  • Vul nu in de sectie ‘Medewerker’ in het veld ‘Vaardigheden’ de vaardigheid in waarop u wilt zoeken. Wanneer dit veld niet aanwezig is klikt u eerst rechtsboven op ‘Aanpassen’ om het veld ‘Vaardigheden’ toe te voegen.
  • Klik op ‘Zoeken’
  • In het zoekresultaat komen nu alle medewerkers naar voren die de opgegeven vaardigheid hebben.

Bron: Exact Support Blog

De rollenbalk koppelen aan rollen in Exact Globe Next

/in /door

In de eerdere blogposts ‘Tip: De rollenbalk‘ en ‘Groepen maken in de rollenbalk‘ heeft u al kunnen lezen over gebruiken van de rollenbalk en het aanmaken van groepen in de rollenbalk.

In deze blogpost gaan we verder in het op koppelen van rollen aan de rollenbalk. Naast het aanmaken van persoonlijke rollenbalk kan de administrator een rollenbalk aanmaken die van toepassing is op de betreffende rol. Dit is mogelijk via het tabblad ‘Rollenbalk’ bij het onderhoud van de rollen [Systeem, HR & Beveiliging, Beveiligingsrollen, Onderhouden].

Aan de linkerzijde van het scherm kunnen de beschikbare menupaden worden geselecteerd en naar de rollenbalk aan de rechterzijde worden gesleept. Alleen de menupaden waarvoor de betreffende rol rechten heeft worden getoond.
Als de gebruiker met de betreffende rol inlogt in Exact Globe Next verschijnt onderin de ‘Standaardrol’. Door op ‘Standaard Rol’ te klikken kan de gebruiker een andere rol aannemen, en verschijnt de bijbehorende rollenbalk.

Bron: Exact Support Blog

Favorieten openen in een nieuw venster in Exact Synergy

/in /door

Soms kan het in Exact Synergy Enterprise wenselijk zijn om een favoriet te openen in een nieuw scherm.

Dit kunt u doen door met de rechtermuisknop op de link van de favoriet te klikken en te kiezen voor ‘Openen in nieuw venster’.

 

 

Een alternatief is om de <Shift>-toets ingedrukt terwijl u op de link klikt.

Bron: Exact Support Blog

Groepen maken in de rollenbalk in Exact Globe Next

/in /door

In de blog post ‘Tip: De rollenbalk‘ is beschreven hoe u de rollenbalk kunt gebruiken. In deze  blogpost gaan we verder in op het maken van groepen in de rollenbalk.

Standaard is alleen de groep ‘Algemeen’ aanwezig in de rollenbalk. Door met de rechtermuisknop te klikken op de groep ‘Algemeen’ kunt u nieuwe groepen aanmaken of een bestaande groep hernoemen.

Zo kunt u bijvoorbeeld een groep ‘Inkoop’ toevoegen, waarin u de menupaden uit het inkoopproces aan toevoegt.

Binnen de rollenbalk kunt u de volgorde van de pictogrammen wijzigen door deze naar boven of beneden te slepen.

Wanneer u de menuopties uit de groep ‘Algemeen’ wilt bekijken klikt u op ‘Algemeen’. De menu opties uit de groep ‘Inkoop’ worden dan ingeklapt en de menu opties uit de groep ‘Algemeen’ worden uitgeklapt.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Verminder het aantal productieorders door “Phantoms” in de stuklijst

/in /door

Productiebedrijven willen de productieprocessen eenvoudig en overzichtelijk houden. Het gebruik van phantoms kan hierbij helpen. Het aantal suborders neemt hierdoor af, terwijl de stuklijst structuur behouden blijft.

Door het gebruik van phantoms kunnen dezelfde basis componenten gebruikt worden in verschillende stuklijsten van eindproducten. Dit zonder deze componenten zelf op voorraad te houden of te produceren.

Bij het aanmaken van de productieorder van het eindproduct, wordt de regel met conditie “phantom” vervangen door de stuklijst van het artikel. De stuklijsten van de eindproducten blijven hierdoor eenvoudig en overzichtelijk. Ze bestaan immers uit standaard componenten. Terwijl voor de daadwerkelijke productie voor al die componenten geen aparte suborders worden aangemaakt.

Bron: Exact Support Blog

Eindejaarsverwerking in Exact Online

/in /door

Het einde van 2013 nadert en dit is voor velen het moment om het resultaat van het afgelopen boekjaar te verwerken. Hierbij verplaatst u dit resultaat van de Winst & Verliesrekening naar de rechterzijde van de balans (de sectie Eigen Vermogen). Hierdoor kunt u het boekjaar 2014 ‘schoon’ beginnen. In Exact Online is het afsluiten van uw boekjaar en het verwerken van het resultaat op elk moment mogelijk. Daardoor is een ‘traditionele’ jaarafsluiting niet meer nodig.

Gemak
We proberen dit soort processen voor u altijd zo gemakkelijk mogelijk te maken. Zo is het niet nodig om een beginbalans aan te maken voor het nieuwe jaar. Voor uw balansrekeningen is uw balans op 31 december van het oude boekjaar automatisch uw beginbalans voor het nieuwe boekjaar.
Verder is het ook niet meer noodzakelijk om vooraf alle transacties van het oude boekjaar te boeken en te verwerken voordat u in het nieuwe jaar kunt beginnen met boeken.

Jaarafsluiting in een notendop
U bereid de jaarafsluiting voor door een back-up en (eventueel) correctieboekingen te maken. Hierna kunt u een consistentiecontrole uitvoeren.
Verwerk vervolgens uw boekingen, alleen verwerkte boekingen worden meegenomen bij het verwerken van het resultaat. Sluit desgewenst het boekjaar af om ervoor te zorgen dat u niet per ongeluk in het oude boekjaar kunt boeken. De volgende stap is het daadwerkelijk verwerken van het resultaat. De Winst & Verliesrekening wordt leeg geboekt, bij de Balansrekeningen is de eindbalans van 2013 automatisch de nieuwe beginbalans van 2014.
Na het verwerken van het resultaat kunt u het boekjaar 2014 aanmaken. Handig is om daarbij direct de nieuwe boekstuknummering te bepalen.

Voor het uitgebreide stappenplan en antwoord op de meest gestelde vragen verwijzen we u graag naar dit document.

Belangrijke wijzigingen: SEPA en SBR
Hierna bent u klaar om te starten met 2014. Een jaar waarin we beginnen met twee belangrijke wijzigingen, de overgang op SEPA en op SBR. We raden u aan tijdig aan de slag te gaan met aanpassingen in uw Exact Online omgeving die hier eventueel voor nodig zijn.
Graag verwijzen we u dus nog naar onze startpagina’s over deze onderwerpen:

Bij verdere vragen over deze onderwerpen horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Globe Next gegevens op verzamelfacturen groeperen per order?

/in /door

Wanneer u werkt met verzamelfacturen kan een factuur betrekking hebben op meerdere verkooporders. In de lay-out is het mogelijk om in de factuur onderscheid aan te brengen tussen de verschillende verkooporders. Op deze manier kunt u de artikel per verkooporder afdrukken zodat de factuur voor uw klanten overzichtelijker is.

Op een normale lay-out staan de velden op het artikelblok allemaal op dezelfde de hoogte.

gr1

Wanneer u het veld ‘Verkoopordernummer’ toevoegt in het artikelblok van de factuurlay-out, kunt u dit voor of achter de velden plaatsen die al aanwezig zijn. Door het veld ‘Verkoopordernummer’ echter iets boven de andere velden te plaatsen creëert u kopjes voor iedere order.

gr2

Tevens dient u in de eigenschappen van het veld ‘Verkoopordernummer’ aan te geven dat u herhaling wilt onderdrukken. In het onderhoud van de lay-out kunt u dubbelklikken op het veld zodat de eigenschappen worden geopend. Hier vinkt u dan de optie ‘Herhaling onderdrukken’ aan. Dit zorgt ervoor dat het verkoopordernummer slechts eenmaal wordt afgedrukt. Bij het afdrukken van de factuur ziet het er als volgt uit:

gr3

Wanneer u veel met deelleveringen werkt, kan het voorkomen dat er voor een verkooporder meerdere facturen aanwezig zijn. Om ervoor te zorgen dat ook na het verzamelen van de facturen de gegevens op volgorde van verkoopordernummer worden afgedrukt, dient u er voor te zorgen dat u voor het verzamelen de gegevens sorteert op verkoopordernummer.

Bij het verzamelen van de facturen opent u met de knop ‘Geavanceerd’ het scherm waarin de te verzamelen facturen staan. Hier kunt facturen sorteren op ordernummer, door te dubbelklikken op de kolom ‘Order’. Bij het verzamelen worden van de facturen worden ze dan ook op deze volgorde in de verzamelde factuur geplaatst.

Bron: Exact Support Blog

Meest gestelde vragen over betalingsherinneringen in Exact Globe

/in /door

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om betalingsherinneringen te versturen. Hieronder vindt u de twee meest gestelde vragen over dit onderwerp:

1. Hoe kan ik op een betalingsherinnering alle openstaande posten sorteren op factuurdatum?

Via het menupad [Financieel, Debiteuren, Betalingsherinneringen, Afdrukken] kunt u betalingsherinneringen afdrukken. Het kan handig zijn om de volgorde van de betalingsherinneringen te sorteren op factuurdatum in plaats van op factuurnummer.

Dit kunt u als volgt doen:

  • Via het menupad [Financieel, Debiteuren, Betalingsherinneringen, Afdrukken] kiest u bij de ‘Sorteervolgorde openstaande post’ voor de optie ‘Factuurdatum’
  • Kies nu voor ‘Tonen’

2. Waar kan ik mijn verstuurde betalingsherinneringen terugvinden?

Indien u beschikt over de CRM module kunt u deze vinden via het menupad [CRM, Invoer, Documenten]. Klik op ‘Actualiseren’ en kies vervolgens voor ‘Reminders’. Alle betalingsherinneringen die u heeft verstuurd kunt u hier terugvinden.

Wanneer u niet beschikt over de CRM module kunt u de betalingsherinneringen terugvinden via het menu [Financieel, Invoer, Documenten]. Klik vervolgens op ‘Actualiseren’ en kies dan voor ‘Reminders’. Alle betalingsherinneringen die u heeft verstuurd kunt u hier terugvinden.

Bron: Exact Support Blog