Berichten

Service management – (Oplossing) componenten

In de voorgaande blogpost over de service management oplossing hebben we de software componenten besproken. U heeft nu een idee wat er ‘achter de schermen’ gebeurt bij de service management oplossing. In deze blogpost zullen we de componenten van de oplossing zelf bespreken, zodat u ook een idee krijgt welke activiteiten er plaatsvinden tijdens de dagelijkse processen zodra de oplossing succesvol is geïnstalleerd en geconfigureerd.

Verkoop

Tijdens de verkoop van een service-artikel vinden er een aantal service gerelateerde activiteiten plaats:

  • serviceconfiguraties genereren of koppelen aan een verkooporder die is gegenereerd in Exact Globe
  • serienummers vanuit Synergy synchroniseren met serienummers in Exact Globe
  • Installatie service activiteiten (in Synergy) genereren uit een verkooporder die in Exact Globe is gegenereerd
  • verkooporderregels (in Exact Globe) aan bestaande serviceconfiguraties koppelen
  • klanten informeren over service gerelateerde details door service gerelateerde velden op de lay-outs (Synergy en Exact Globe)

Serviceconfiguraties

Een serviceconfiguratie kan bestaan uit een enkel artikel of uit meerdere gekoppelde artikelen. Dit kan een combinatie zijn van serieartikelen, niet-serieartikelen en zelfs reserveonderdelen. Serviceconfiguraties zijn een belangrijk onderdeel van de service management oplossing aangezien zij servicebedrijven de mogelijkheid bieden om onder andere:

  • een set van artikelen te bundelen tot een serviceconfiguratie
  • de adresgegevens van klanten aan een serviceconfiguratie te koppelen
  • artikelen toevoegen en te vervangen in een serviceconfiguratie
  • de geschiedenis van de serviceactiviteiten te bekijken

Servicecontracten

De meeste servicebedrijven werken met contracten. De service management oplossing helpt o.a. bij:

  • het aanmaken van servicecontracten
  • het genereren van facturen vanuit een contract
  • het koppelen van een contract aan een project
  • het snel aanmaken van nieuwe klant gerelateerde contracten via contracttemplates
  • het koppelen van meerdere serviceconfiguraties aan een enkel contract

Helpdesk / Service desk

Efficiënte afhandeling van klantenservice gerelateerde vragen en serviceaanvragen is belangrijk, niet alleen voor een winstgevende serviceafdeling, maar ook om klanten tevreden en loyaal te houden. De service management oplossing helpt u hierbij door o.a.:

  • het bekijken van details van de contractafspraken
  • het instellen van de standaardduur per service-activiteit
  • het toevoegen of verwijderen van velden van het service-activiteitenscherm
  • het aanpassen van contact- en adresgegevens
  • het maken van materiaalreserveringen
  • het koppelen van materialen die gebruikt dienen te worden bij de service-activiteit

Planning

Een effectieve planning is belangrijk om er zeker van te zijn dat serviceoproepen op de meest efficiënte manier worden gepland en dat daarbij de juiste medewerker wordt toegewezen. De service management oplossing biedt o.a.:

  • het planbord
  • het automatisch verversen en gepersonaliseerde schermen en tools
  • het plannen van activiteiten die buiten het werkschema vallen
  • het plannen van meerdere monteurs op dezelfde service-activiteit
  • het werken met meerdere werkschema’s per monteur

Realisatie

Service management draait natuurlijk om het verlenen van service op een product. Hiervoor biedt de service management oplossing o.a.:

  • service-activiteit werkstroom
  • het updaten en bewerken van service-activiteiten en serviceconfiguratie details
  • werkbladen printen
  • real-time voorraad gebruik
  • het online registreren van het gebruikte materiaal, uren en andere uitgaven.

Magazijnbeheer

Voor handels- en productiebedrijven is het belangrijk om de voorraadniveaus goed in de gaten te houden. Dit geldt ook voor bedrijven die service verlenen, waarbij het van belang is om altijd te kunnen beschikken over reserveonderdelen. Tevens is het belangrijk om inzicht te hebben in welke onderdelen het vaakst ontbreken. De oplossing van Exact biedt de mogelijkheid om:

  • het maken van servicereserveringen in MRP
  • het real time bekijken van voorraadwijzigingen
  • het registeren van voorraad per monteur
  • het snel controleren van de beschikbaarheid van materialen

Facturering

Het is belangrijk om de periode tussen de service realisatie en het factureren zo kort mogelijk te houden. Daarnaast dienen facturen duidelijk te zijn voor de klant zodra ze op tijd betaald (kunnen) worden. Met de service management oplossing kunt u o.a.:

  • factuurvoorstellen aanmaken van realisaties op basis van de contractvoorstellen in Synergy
  • factuurvoorstellen aanpassen voordat de factuur wordt gegenereerd
  • periodieke facturen aanmaken op basis van contracten
  • facturen versturen naar (meerdere) debiteur(en)
  • facturen via Exact Globe versturen
  • artikelprijzen van een prijslijst uit Exact Globe gebruiken als basis voor de berekening

KPI’s en rapportage

Om inzicht te krijgen in hoe de organisatie presteert biedt de oplossing de volgende overzichten:

  • servicebon
  • contract
  • gedetailleerde planning
  • gecomprimeerde planning
  • factuurdetails

Bron: Exact Support Blog

Stappenplan eindejaarsverwerking Exact per product!

Stappenplan per product

Om u zo goed mogelijk te helpen uw eindejaarsverwerking uit te voeren, vindt u op deze webpagina instructievideo’s en een stappenplan per Exact product, voorzien van antwoorden op veelgestelde vragen. Zo kunt u heel gericht uw financiële administratie, salarisadministratie en logistieke processen afronden en voorbereidingen treffen voor 2017.

EXACT GLOBE   EXACT COMPACT   EXACT AEC   EXACT FINANCIALS

Instructievideos

Wanneer is de (salaris)eindejaarsupdate beschikbaar?

BEKIJK DE GEPLANDE DATA

Niet gevonden wat u zocht? Gaat u dan naar onze Customer Portal en bekijk de antwoorden met veelgestelde vragen of neem contact met ons op.

Bron: Exact Software

Central Master Data Management (CMDM) in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) algemeen beschikbaar

Na een succesvolle Controlled Release periode is Central Master Data Management (CMDM) in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) nu algemeen beschikbaar.

Een nieuwe oplossing in ELIS

ELIS is een technisch framework voor de integratie tussen Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise en ondersteunt oplossingen die gegevens uitwisselen tussen deze twee producten en eventuele third-party oplossingen.

Central Master Data Management zorgt voor de synchronisatie van stamgegevens tussen Exact Synergy Enterprise en meerdere Exact Globe databases.

Vanaf product update 257SP2 is het nu mogelijk om CMDM als oplossing te installeren en beheren in ELIS. U dient hiervoor gebruik te maken van versie 5.257.0.4 of hoger van de CMDM oplossing in ELIS.

Nu CMDM in ELIS succesvol is uitgebracht, kan deze oplossing toegevoegd worden aan de reeks oplossingen die reeds beschikbaar zijn in ELIS:

  • Exact Integrator
  • Exact Word Merge Integrator
  • Shop Floor Control Integration
  • Exchange Integration
  • Exact CMDM
  • EGN Background process

Voor meer informatie zie Installatie Central Master Data Management (CMDM) in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) en Aan de slag met Exact Lightweight Integration Server (ELIS).

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe service packs beschikbaar!

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs.

De volgende service packs staan nu voor u klaar:

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kunt u per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kunt u in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. U kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dient u een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteert u in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klikt u eerst op update naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld.

Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kunt u onderstaande links raadplegen:

Extra controle van uw loonaangifte door de Belastingdienst per 1-7-2016

Graag willen wij u erop attenderen dat de Belastingdienst per 1 juli uw loonaangifte extra zal gaan controleren. De controle is voornamelijk gericht op de sector en risicopremiegroep die aangegeven wordt in de loonaangifte. Indien deze gegevens in de loonaangifte niet overeenkomen met de beschikkingen die u ontvangen heeft van de Belastingdienst, zal de volgende melding aan u teruggekoppeld worden:

De aangegeven Sector en Risicopremiegroep is niet gelijk aan de beschikte sector risicopremiegroep(en).

Op het moment dat u deze melding ontvangt, dient u correctie loonaangiften te verzenden voor de periode(n) waarop de melding betrekking heeft.

Klik hier voor meer uitleg over het doorvoeren van de correctie in Exact Globe.

Bron: Exact Support Blog

Standaard en nieuwe rollen in Exact Globe

In de blog post ‘Beveiligingsrollen: Hoe werkt dat?’, heeft u kunnen lezen dat rollen de gebruikersrechten van uw werknemers bepalen. Bij het onderhoud van de rollen, te benaderen via [Systeem, HR & Beveiliging, Beveiligingsrollen, Onderhouden], zijn er standaard een aantal rollen aanwezig:

  • ADMINISTRATOR – Hoofdbeheerder
  • SYSTEM ADMINISTRATOR – Systeembeheerder
  • HR – Werknemersbeheerder
  • REPRESENTATIVE – Vertegenwoordiger
  • PURCHASE AGENT – Inkoper

Via dit menupad kunt u uw medewerkers toewijzen aan één of meerdere rollen en zo bepalen welke rechten zij hebben in de administratie. Via dit document kunt de beschrijving van deze standaard rollen lezen.

Zelf rollen aanmaken

Ook is het mogelijk om via [Systeem, HR & Beveiliging, Beveiligingsrollen, Onderhouden] zelf rollen te definiëren. Dit kunt u doen door te klikken op de knop ‘Nieuw’. Via dit document kunt hier meer over lezen.

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe versie van Elvy officieel beschikbaar!

Op 04-01-2016 is de nieuwe versie van Elvy uitgekomen. Deze versie heeft nummer 1.1700.160104 gekregen, en bevat onder andere de volgende nieuwe functionaliteiten en wijzigingen:

  • Het verwerken van UBL bestanden is geoptimaliseerd. In het volgende artikel kunt u lezen hoe u zelf UBL facturen met Elvy kunt gaan verwerken: Hoe verwerk ik UBL-facturen?
  • De koppeling met AFAS Profit is beschikbaar.
  • De koppeling met SnelStart is beschikbaar.
  • Contractmanagement is beschikbaar in de module Kostenbeheersing & Verplichtingen.
  • In de rapportages van ElvyWEB is het nu mogelijk om de informatie van de boekingen van Exact Online te raadplegen.
  • Statusdocumenten worden nu ook aangemaakt in Exact Online, zodat u ook in Exact Online direct inzicht heeft in de fiatteringsstatus van een factuur. In het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe het deze optie kunt activeren: Hoe activeer ik het aanmaken van statusdocumenten?
  • In de koppeling met King wordt nu ook het aanmaken en bijwerken van crediteuren ondersteund.
  • Bij het afletteren van een goederenfactuur in de koppeling met Accountview kan er nu ook gekozen worden om direct op orderregels af te letteren.
  • Mogelijkheid om doorgestuurde taken binnen ElvyWEB niet nogmaals te kunnen doorsturen. Hoe u dit kunt activeren kunt u lezen in het artikel op onze helpsite: Hoe voorkom ik dat doorgestuurde taken nogmaals worden doorgestuurd?.

Voor alle overige wijzigingen en nieuwe functionaliteiten binnen Elvy verwijzen wij u naar onze releasenotes op onze infosite.

Belangrijke informatie
Na installatie van de update zal Elvy enige tijd nodig hebben om de ElvyWEB database te optimaliseren. Wij willen u erop attenderen dat de update hierdoor enige tijd langer in beslag kan nemen dan gebruikelijk!

Maak altijd een back-up van uw Elvy omgeving voordat u de update gaat installeren. Met behulp van de volgende instructie kunt u de update van Elvy installeren: Hoe voer ik een update van Elvy uit?

Wanneer u Elvy gebruikt op onze Online omgeving wordt u seperaat op de hoogste gesteld wanneer deze update wordt uitgerold.

Een e-mail vanuit MS Outlook uploaden in Exact Globe

In Exact Globe is het mogelijk om e-mails van uw relatie op te slaan in uw administratie als u beschikt over de module CRM. Met de volgende stappen kunt u een e-mail die u in MS Outlook heeft ontvangen, opslaan in Exact Globe.

In MS Outlook dient de menuoptie ‘Exact Globe Next’ aanwezig te zijn op het tabblad ‘Add-ins’. Indien dit niet het geval is, kunt u in MS Outlook (2013, in dit voorbeeld) de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga in MS Outlook naar het menu [Bestand, Opties]
  • Klik aan de linkerzijde van het scherm op ‘Invoegtoepassingen’
  • Selecteer onderin het scherm bij ‘Beheren’ de optie ‘Com-invoegtoepassingen’ en klik op de knop ‘Start’ achter het veld
  • Nu kunt u de optie ‘Exact Globe Next Documents Add-in’ aanvinken

In MS Outlook selecteert u vervolgens het betreffende e-mail bericht. Volg dan deze stappen:

  • Klik in MS Outlook op ‘Add-ins’ en dan op ‘Exact Globe Next’
  • Dan klikt u op ‘Save as document’
  • Kies vervolgens de administratie waarin de e-mail moet worden opgeslagen
  • Daarna komt er een pop-up naar voren waarin u de voortgang van het importeren wordt getoond, opgevolgd door een melding dat het document is gegenereerd.

Het document is nu beschikbaar in Exact Globe via [CRM, Invoer, Documenten]. Door het document (de e-mail) te selecteren via knop ‘Selecteren’ en vervolgens te openen via de knop ‘Open’, kunt u een relatie koppelen. De-mail is vervolgens terug te vinden in het onderhoud van deze relatie, op tabblad ‘Documenten’, via de weergave ‘Geavanceerd’.
Indien u niet beschikt over de CRM module, kunt u het document terugvinden via menupad [Financieel, Invoer, Documenten].

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe stamgegevens kopiëren naar een nieuwe administratie

Wanneer u een nieuwe administratie begint in Exact Globe Next, dan kan het handig zijn om bepaalde stamgegevens van een andere administratie over te nemen. Hiermee kan een hoop tijd bespaard worden. Met de volgende stappen kunt u een dergelijke administratie aanmaken:

1. Open de administratie waarvan de stamgegevens overgenomen dienen te worden
2. Ga vervolgens naar [Bestand, Nieuwe administratie]
3. Doorloop de Administratie aanmaken wizard
4. In het 4e scherm kiest u voor de optie ‘Administratie kopiëren’:

5. In het volgende scherm kunt u dan aanvinken wat u mee wilt nemen naar de nieuwe administratie:

U kunt de volgende opties aanvinken:

  • Personeel: bestaande gebruikers worden overgenomen.
  • Toegangsrechten: de rechten van de gebruikers worden overgenomen.
  • Grootboek: alle grootboekrekeningen in de bestaande administratie worden overgenomen, inclusief gerelateerde informatie als dagboeken en grootboekkoppelingen.
  • DebiteurenCrediteuren: hierbij worden zowel de debiteuren als crediteuren overgenomen.
  • Artikelen: bestaande artikelen worden overgenomen naar de nieuwe administratie. In Exact Globe Next zullen ook de variant stamgegevens per artikel overgenomen worden naar de nieuwe administratie.
  • Artikelen per leverancier: bestaande artikelkoppelingen met leveranciers worden overgenomen.

6. Loop de wizard verder door en kies voor ‘Klaar’
7. Nu zal er een geheel nieuwe administratie, zonder boekingen, maar met stamgegevens van de andere administratie, aangemaakt zijn.

Bron: Exact Support Blog

Een verkeerd geïmporteerd afschrift verwijderen in Exact Globe Next

In Exact Globe Next is het mogelijk om bankafschriften te importeren via menupaden zoals [Cashflow, Invoer, Importeren] of [Financieel, Invoer, Bank/Kas] knop ‘Importeren’. Het kan voorkomen dat een afschrift verkeerd, of dubbel wordt geïmporteerd. Dit laatste kan gebeuren als het afschrift, na de import, wordt bewerkt en bijvoorbeeld de datum in de kopregel aan wordt gepast. Als hetzelfde afschrift daarna nogmaals wordt geïmporteerd, staat dit in feite ‘dubbel’ in de administratie.

Via menupad [Cashflow, Verslagen, Dubbele afschriften] kunt u een overzicht opvragen van de dubbele afschriften. In de kolom ‘Nummer’ ziet u het afschriftnummer staan.

Hier heeft u de mogelijkheid de regel van het foutieve afschrift te selecteren en te kiezen voor de knop ‘Verwijderen’. Na het verwijderen is het afschrift ook verdwenen uit het bankdagboek waarin het afschrift geïmporteerd was. Indien het afschrift reeds is verwerkt, dan is het niet meer mogelijk om het afschrift op deze manier te verwijderen.

Het dubbel tonen van de regels in het overzicht bij [Cashflow, Verslagen, Dubbele afschriften] wil overigens niet zeggen dat de administratie niet in orde is. Wanneer u een bankboeking importeert, dan wordt de rapportagedatum in de boekingsregels standaard gevuld met de afschriftdatum. Indien een geïmporteerd afschrift bewust wordt bewerkt om er bijvoorbeeld een extra regel in toe te voegen welke een andere rapportage datum (afwijkend van de kopregel) bevat, dan wordt er een extra regel getoond in dit overzicht. Het overzicht wordt dus gebaseerd op de rapportagedatum van de boeking. Wanneer u het afschrift slechts één keer in het overzicht wilt zien, dan dient u de rapportagedatum in de bankboeking gelijk te houden aan de datum in de kopregel van deze bankboeking.

Bron: Exact Support Blog