Berichten

Aankondiging: Versie 1.1800 van Elvy officieel beschikbaar!

Op 01-11-2016 is de nieuwe versie van Elvy uitgekomen. Deze versie heeft nummer 1.1800.161101 gekregen.

Nieuwe koppelingen:

  • De koppeling met SAP Business One op basis van Microsoft SQL is beschikbaar.
  • De koppeling met SAP Business One op basis van HANA is beschikbaar.
  • De koppeling met Plan-de-CAMpagne binnenkort beschikbaar.

Algemene aanpassingen:

  • ElvyWeb is geüpgraded naar Microsoft .NET Framework 4.5.2. Lees verderop in deze mail welke acties u moet ondernemen om uw omgeving geschikt te maken voor Microsoft .NET Framework 4.5.2.
  • Het Inkomend Factuurregister voor SnelStart is beschikbaar.
  • De omschrijving van een boeking kan nu worden ingericht aan de hand van parameters, zodat de boekingsomschrijving automatisch wordt gevuld. In het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u deze functionaliteit kunt inrichten: Hoe stel ik een boekingsomschrijving in?
  • Het is mogelijk om de workflow van AFAS Insite aan te sturen voor het fiatteren van inkoopfacturen. In het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u van deze nieuwe functionaliteit gebruik kunt maken: Integratie met AFAS InSite Workflow.
  • In Document Scanning worden de tabs van gebundelde pagina’s nu voorzien van een icoon. Hierdoor kunt u direct zien welke pagina’s u heeft gebundeld.
  • Bij de verwerking van verkoopfacturen kunt u nu instellen dat het boekstuknummer gelijk is aan het factuurnummer. In het volgende artikel leest u hoe u deze functionaliteit kunt inschakelen: Hoe laat ik het boekstuknummer vullen met het factuurnummer?.
  • Het is mogelijk om de wisselkoers aan te passen bij het inboeken van een factuur.
  • Het is mogelijk om in het Elvy Inkomend Factuurregister een kolom toe te voegen aan de takenlijst waarin zichtbaar is of een taak notities bevat.
  • Het is mogelijk om vanuit de zoekfunctie van ElvyWeb alle facturen te exporteren naar PDF.
  • Het is mogelijk om in de gebruikersinstellingen van ElvyWeb voor de modules Onkosten Declaratie en Kostenbeheersing & Verplichtingen de volgorde van de panelen in te stellen. Voor het Inkomend Factuurregister is dit reeds mogelijk.
  • Bij het invoeren van een declaratie of verplichting kunnen nu meerdere regels tegelijk worden verwijderd.
  • Het is nu ook mogelijk om openstaande takenoverzichten te mailen via een SMTP server welke TLS/SSL communicatie vereist. Dit is vooral van toepassing voor omgevingen waar gebruik wordt gemaakt van Office 365.
  • Wanneer u een factuur per e-mail ontvangt is het nu mogelijk om de begeleidende e-mail te bekijken vanuit Elvy. In het volgende artikel kunt u lezen hoe u gebruik kunt maken van deze functionaliteit: Hoe bekijk de begeleidende e-mail van een ontvangen factuur?

Voor alle overige wijzigingen en nieuwe functionaliteiten binnen Elvy verwijzen wij u naar onze releasenotes op onze infosite.

Belangrijke informatie:
Na installatie van de update zal Elvy enige tijd nodig hebben om de ElvyWeb database te optimaliseren. Wij willen u erop attenderen dat de update hierdoor enige tijd langer in beslag kan nemen dan gebruikelijk!

Werkt u met AFAS?:
Als u met AFAS werkt dient u na installatie van de update de GetConnectoren opnieuw in te lezen voor de in Elvy gekoppelde administraties. In het volgende artikel leest u hoe u de GetConnectoren in AFAS kunt importeren: Hoe importeer ik GetConnectoren?.

Wanneer u gebruik maakt van ElvyWeb dient u na het installeren van de update de Application Pool op Internet Information Services (IIS) aan te passen. Wanneer u dit niet doet zal ElvyWeb na de update niet meer werken! In het volgende artikel leest u hoe u de Application Pool kunt aanpassen: Hoe wijzig ik de Application Pool voor Elvy 1.1800?

 

Maak altijd een back-up van uw Elvy omgeving voordat u de update gaat installeren. Met behulp van de volgende instructie kunt u de update van Elvy installeren: Hoe voer ik een update van Elvy uit?.

Wanneer u Elvy gebruikt op onze Online omgeving wordt u seperaat op de hoogste gesteld wanneer deze update wordt uitgerold.

Mocht u aanvullende vragen hebben naar aanleiding van dit bericht, neem dan contact op met uw Elvy implementatiepartner!

Bron: Elvy

In Exact Globe meerdere artikelen in één keer selecteren

Bij het invoeren van facturen of verkooporders kunt u via de F2 toets of het vergrootglas een artikel selecteren. Vervolgens vult u de rest van de order- of factuurregel in en gaat u verder naar de tweede regel.

Hier selecteert u het volgende artikel, enzovoorts.

Wanneer de verkooporder of factuur betrekking heeft op meerdere artikelen kunt u eenvoudig meerdere artikelen in één keer selecteren.

Nadat u op de eerste regel in het artikel veld op de F2 toets heeft gedrukt of op het vergrootglas heeft geklikt, wordt het artikelscherm getoond. In plaats van hier één artikel te selecteren, selecteert u nu alle artikelen die u wilt toevoegen aan de factuur of order.

fact-nl

Vervolgens klikt u op Selecteren en al de geselecteerde artikelen worden toegevoegd aan de factuur/order.

U hoeft vervolgens alleen nog maar de verschillende regels te controleren en/of aan te vullen en kunt de factuur daarna meteen afdrukken.

Bron: Exact Support Blog

Hoe boek ik met Elvy een factuur in een afwijkende periode in Exact Online?

U kunt met Elvy een factuur boeken in een afwijkende periode. Dit kan handig zijn wanneer u een factuur ontvangt in een periode, terwijl de kosten moeten vallen in de voorgaande periode. Door de periode en het boekjaar te wijzigen in de kopregel van de boeking in Elvy Document Scanning kunt u de factuur boeken in een afwijkende periode:

periode-1

 

De boeking zal vervolgens in Exact Online in de door u opgegeven periode worden ingeboekt:

periode-2

Bron: info.elvy.nl

De stap ‘Fiatteren’ overslaan in Exact Globe Next

In verschillende modules van Exact Globe, zoals Factuur, Order, Voorraad, Inkoop, Projecten en Salaris, is er een optie om te fiatteren. Deze optie geeft u de mogelijkheid om bepaalde handeling die worden uitgevoerd door gebruiker A eerst goed te laten keuren (fiatteren) door gebruiker B. Hier wordt vaak gebruik van gemaakt in grotere organisaties.

Het is mogelijk om deze stap over te slaan, waardoor het niet meer verplicht is om de uitgevoerde handeling eerst te fiatteren voordat men verder kan gaan in het proces.

U kunt de optie ‘Fiatteren’ uitschakelen door naar [Systeem, Algemeen, Instellingen] te gaan. Kies vervolgens voor de instelling die u aan wilt passen, bijvoorbeeld ‘Salarisinstellingen’. Als hier een vinkje staat bij ‘Fiatteren’, betekent dit dat ‘Fiatteren’ een verplichte stap is. Dus om het fiatteren uit te schakelen, dient u het vinkje bij ‘Fiatteren’ te verwijderen en dan voor ‘Bewaren’ te kiezen. Herstart de programmatuur. Vervolgens is ‘Fiatteren’ geen verplichte stap meer.

Let op: Als u deze instelling uitschakelt terwijl er nog posten bij de stap ‘Fiatteren’ aanwezig zijn, dienen deze posten alsnog gefiatteerd te worden. Zodra er geheel nieuwe posten worden ingevoerd, zal de stap ‘Fiatteren’ niet meer verplicht zijn.

Bron: Exact Support Blog

Hoe verwerk ik UBL-facturen (e-facturen) met Elvy?

Wanneer u een UBL-factuur (of ‘e-factuur’) wilt verwerken in Elvy, kunt u deze op dezelfde manier inlezen als een reguliere factuur: plaats het UBL-bestand in de map waarin uw gescande (of via e-mail uitgelezen) documenten staan.

Verwerken van de factuur

Let op
Wanneer u een UBL-factuur inleest zonder bijbehorende PDF-factuur, genereert Elvy de PDF-factuur in een vooraf bepaalde lay-out. U kunt deze naderhand niet wijzigen.

ds-ubl-factuur

Zodra de factuur is ingelezen (of gegenereerd, op basis van de UBL-factuur) voert u de Automatische Herkenning uit. Als hierna het Boekingsregel-scherm getoond of geopend wordt, ziet u bovenin ‘UBL regel 1 van 1′. Het bedrag, de btw en de regelomschrijving worden overgenomen uit de UBL-factuur.

ds-ubl-boekingsregel

De verdere verwerking gaat op dezelfde manier als een reguliere factuur. Het grote voordeel van UBL, is dat u hiermee alle afzonderlijke bedragen eenvoudiger kunt boeken, op basis van de groeperingsinstellingen die hierna besproken worden.

Instellingen voor de verwerking

Volgens de standaardinstellingen voor UBL in Elvy, worden alle regels in de UBL-factuur samengevoegt tot een enkele boekingsregel. U kunt via de kolomweergave van boekingsregels instellen, hoe deze facturen verwerkt moeten worden.

ds-ubl-verwerking

Hiervoor kunt u uit de volgende opties kiezen.

  • Automatisch. Voor administraties en crediteuren neemt deze optie de instelling van ‘Algemeen’ over. Indien u daar ook ‘Automatisch’ heeft gekozen, werkt dit hetzelfde als ‘Per regel’.
  • Geen invoer. De gegevens uit het UBL-bestand worden niet gebruikt door Elvy; het bedrag wordt wel herkend.
  • Per BTW-code. De regels worden gegroepeerd op btw-code, met een boekingsregel per code.
  • Per regel. Alle regels worden samengevoegt tot een enkele boekingsregel.

Deze instellingen kunt u vervolgens op drie niveau’s instellen:

  1. globaal;
  2. per administratie en;
  3. per crediteur

Iedere opvolgende instelling vervangt de voorgaande. Ofwel: wanneer u op globaal niveau instelt dat UBL-regels per regel verwerkt moeten worden, maar vervolgens voor de administratie instelt dat deze per btw-code gegroepeerd moeten worden, dan zal deze laatste instelling (groeperen per btw-code) voorrang krijgen. Stelt u voor de gekozen crediteur de optie, ‘Geen invoer’ in, dan vervangt deze de instelling voor de administratie.

Bron: Elvy

Maximaal aantal regels instellen op de factuurlay-out Exact Financials

Met de Sales module is het onder andere mogelijk om verkoopfacturen te genereren, af te drukken en te mailen aan de hand van voorgedefinieerde lay-outs. Met deze lay-outs kan informatie gerangschikt en voorgedefinieerd worden zodat alle klanten eenzelfde factuur ontvangen. Hiermee kunnen bijvoorbeeld de eigen adresgegevens, afsluiting, kvk-nummers, etc. standaard worden voorgevuld. Op de lay-out kunnen tevens artikelblokken toegevoegd worden. Hiermee kan informatie uit de factuurregels zoals omschrijving, artikelnummer, aantallen, etc. direct afgedrukt worden.

Om te voorkomen dat het artikelblok vroegtijdig wordt afgekapt (bijvoorbeeld halverwege de factuur) of juist te ver op de factuur doorloopt (over de voettekst) kan er een maximaal aantal regels van het artikelblok ingesteld worden. Zodra dit maximum is bereikt zullen de volgende regels op de volgende pagina afgedrukt worden.

Om dit in te stellen kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar het onderhoud van de factuurlay-out via [System: Applicatie, Formulierenlay-outs, Onderhoud] layout type: ‘Verkoopfactuur’.
  • Selecteer blok ‘ITEMLINE’.
  • Klik op de knop ‘Attributes’.
  • Met de optie ‘Aantal artikelregels’ kan aangegeven worden hoeveel regels er per pagina afgedrukt mogen worden.
  •  Sla de lay-out op, waarna de factuur tegen het gewenste aantal artikelregels afgedrukt zal worden.

Bron: Exact Support Blog

Waarom gebruikt Exact Globe deze BTW-code?

Als u een factuur aanmaakt via [Factuur, Invoer, Facturen] knop ´Nieuw´, dan wordt er op de regel, na het selecteren van een artikel, automatisch een bepaalde BTW-code gebruikt. In deze blog post wordt uitgelegd waar deze code op is gebaseerd.

Debiteur
Als eerste wordt er gekeken naar of er een BTW-code is gekoppeld aan de debiteur die gebruikt wordt in de factuur. Via het onderhoud van een debiteur kan op het tabblad ´Financieel´ een BTW-code gekoppeld worden. Indien hier een BTW-code gekoppeld is, zal deze gebruikt worden in de factuur voor deze debiteur.
Er kan een BTW code gekoppeld worden voor goederen in veld ‘BTW’ en/of diensten in veld ‘BTW diensten’ wanneer de debiteur lid is van de EU. Welke van deze twee BTW-codes wordt gebruikt is afhankelijk van welke optie geselecteerd staat bij het veld ‘Classificatie ICP’ in het onderhoud van het artikel. Op basis van deze classificatie wordt bij het boeken bepaald welke BTW-code er wordt voorgesteld. Boekt u bijvoorbeeld een artikel dat geclassificeerd is als ‘Goederen’ dan zal het systeem de BTW-code, die u bij het veld ‘BTW’ bij de debiteur heeft gekoppeld voorstellen. Boekt u een artikel dat is geclassificeerd als ‘Diensten’ dan gebruikt het systeem de BTW-code die u bij het veld ‘BTW diensten’ van de debiteur heeft gekoppeld.

Artikel
Als er geen BTW-code is gekoppeld aan de debiteur, zal er gekeken worden of er aan het artikel dat in de factuur wordt gebruikt, een BTW-code is gekoppeld. In het onderhoud van een artikel kunt u de BTW-code koppelen op tabblad ´Basis´.

Order
Verder kan de BTW-code gebaseerd zijn op een verkooporder. Als de factuur is gegenereerd vanuit een order in de Order-module, dan wordt de BTW-code die in de order is gebruikt, overgenomen op de factuur. Indien u in dit geval de BTW-code in de factuur wilt wijzigen, dient u de factuur eerst te verwijderen. Daarna is het mogelijk om de BTW-code te wijzigen in de order en de factuur opnieuw te genereren. Dit is alleen mogelijk als de factuur nog niet is verwerkt.

Bron: Exact Support Blog

Hoe laat ik de kostenplaats herkennen op een factuur binnen Elvy?

Wanneer u met uw leveranciers hebt afgesproken dat zij een door u gehanteerde kostenplaats, kostendrager of projectcode op hun facturen vermelden, of wanneer u bijvoorbeeld kostenplaatsen hebt aangemaakt conform gegevens op een factuur, dan hebt u de mogelijkheid om deze automatisch te laten invullen in het Boekingsregel-scherm.

Voorbereiding

Lees eerst de betreffende factuur in en voor de automatische herkenning uit. Vervolgens opent u de herkenningsinformatie door links bovenin het Digitaliseren-scherm op het Elvy-icoon te klikken. Selecteer de optie, Informatie – Automatische herkenning.

templateherkenning-dig-herkenning1

Het volgende scherm wordt nu getoond.

templateherkenning-dig-herkenning2

Hier scrollt u naar beneden totdat u bij de coördinaten komt; dit zijn alle tekstblokken die door Elvy herkend zijn op de factuur. De herkende tekst is van links naar rechts, van boven naar beneden, gelezen op de factuur. Zoek in deze lijst naar het gegeven waarop u de kostenplaats-/-drager-/projectherkenning wilt laten herkennen.

In dit voorbeeld gebruiken we ‘Uw referentie:’, waarbij de waarde die erachter staat, ingevuld moet worden op het Boekingsregel-scherm.

Let op: Sluit het Digitaliseren-scherm, voordat u wijzigingen aanbrengt in de kostenplaats/kostendrager/projectcode herkenning. Nadat u de gewenste templates het ingesteld, drukt u op Bewaren, waarna u Digitaliseren weer kunt starten.

Herkenning configureren

Ga via het menu naar Instellingen › Instellingen, tabblad Automatisch inboeken.

templateherkenning-instellingen1

U kunt hier, afhankelijk van hetgeen u automatisch wilt laten herkennen en invullen, bij de betreffende velden de ‘templates’ invullen. Hierbij maakt u gebruik van het ‘wildcard’ symbool *(de asterisk), het ‘ieder teken’ symbool ? en de <KODE> variabele.

Voorbeeld: De waarde na ‘Uw referentie’ moet worden ingevuld als kostenplaats

Voer bij ‘Kostenplaats templates’ de volgende waarde in:

 *referentie*<KODE>

Hierdoor wordt in alle tekst gezocht naar de tekst ‘referentie’, waarbij de waarde die hierna komt, gezien wordt als de ‘code’ die Elvy invult op het Boekingsregel-scherm, als kostenplaats. De * staat symbool voor ‘alle tekst’, wat betekent dat het niet uitmaakt wat, in dit voorbeeld, voor of na het woord ‘referentie’ komt.

Voorbeeld: ‘Uw referentie’ moet als projectcode herkend worden

Voer bij ‘Projectcode templates’ de volgende waarde in:

<KODE:P??????>

Hierdoor wordt in de tekst gezocht naar de letter ‘P’ gevolgd door zes tekens. Deze waarde wordt ingevuld op het Boekingsregel-scherm, als projectcode.

Aandachtspunten bij het gebruik van kostenplaats/kostendrager/projectcode herkenning

  • Alleen de eerste ‘match’ op de factuur wordt gebruikt. Kortom, wanneer in het gebruikte voorbeeld, ‘Uw referentie’ meerdere keren op de factuur staat, wordt alleen de eerste keer dat Elvy deze herkend (bovenaan de pagina), de herkende waarde gebruikt op de boekingsregel.
  • Het is mogelijk om meerdere ‘templates’ te definiëren, door iedere waarde op een nieuwe regel te zetten.
  • Deze vorm van herkenning wordt applicatiebreed toegepast: in alle gekoppelde administraties, bij alle crediteuren.
  • Dubbele punten, puntkomma’s en andere leestekens worden genegeerd bij de herkenning. Het is dus niet nodig om hier rekening mee te houden bij het definiëren van een template.

Bron: Elvy

Hoe kan ik in Exact Globe de Engelse benaming van een artikel, afdrukken op een factuur?

Het kan voorkomen dat u een Engelstalige klant heeft, waarbij de Engelse benaming van een artikel op de factuur dient te worden getoond. Aan de hand van de volgende stappen kunt u dit doen.

  1. Ten eerste dient u in te stellen dat er meerdere talen gebruikt kunnen worden in de zoekvensters. Via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen, Omschrijvingen in zoekvensters] kan de taal ‘English’ geselecteerd voor de omschrijvingen/omschrijvingen in zoekvensters.
  2. Hierna is het mogelijk om één of meerdere taalomschrijvingen in te voeren in onderhoud van een artikel.
  3. Vervolgens dient er op de factuurlay-out ook nog ingesteld te worden dat de omschrijvingen van de artikelen in het Engels worden getoond. Om de Engelse benamingen weer te geven, is het aan te raden om een nieuwe lay-out aan te maken, op basis van een bestaande lay-out.  Dit kunt u doen via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Klik op het loepje achter de factuurlay-out. Klik de lay-out aan en kies voor ‘Bewerken’. Kies vervolgens voor [Bestand, Bewaren als] en sla de lay-out op onder een nieuwe naam en nieuwe omschrijving.
  4. Daarna gaat u naar [Bewerken, Lay-outinstellingen] en zet de ‘Taal van de omschrijvingen’ op ‘English’.
  5. Vervolgens kunt u het veld ‘Omschrijving artikelbestand’ toevoegen op de lay-out via [Bewerken, Toevoegen, Databaseveld, Artikelblok]. Sleep het veld naar de juiste positie en verplaats of verwijder eventuele onderliggende velden, zodat deze niet samen met dit veld worden afgedrukt.
  6. Klik op ‘Bewaren’ om de lay-out te bewaren.
  7. Vervolgens kunt u deze layout koppelen aan de Engelstalige klant door te klikken op het icoon ‘Lay-outs aan debiteuren koppelen’ , achter het loepje van de factuurlay-out bij [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Klik op de betreffende debiteur en kies voor ‘Wijzigen’. Selecteer de naam van de nieuwe lay-out en kies voor ‘OK’.
  8. Daarna kunt u voor deze debiteur een factuur aanmaken waarbij u het artikel met de Engelse omschrijving gebruikt.
  9. Bij [Factuur, Invoer, Afdrukken/ Verwerken] kunt u op tabblad ‘Geavanceerd’ de optie ‘Debiteurenlay-out koppelingen’ aanvinken, of de nieuwe lay-out selecteren in veld ‘Lay-out’.
  10. Vervolgens toont de (voorbeeld-)factuur de lay-out met de Engelse artikelomschrijving.

Bron: Exact Support Blog

Een regel invoegen of verwijderen in Exact Globe Next

Via verschillende menupaden is het mogelijk om boekingsregels in te voeren. Een voorbeeld hiervan is een boeking invoeren in het bankdagboek via [Financieel, Invoer, Bank/Kas] knop ‘Nieuw’.  Het kan voorkomen dat u, tijdens het invoeren van de boeking, een extra regel toe wilt voegen. Dit kan gedaan worden door op de regel te gaan staan, waar een nieuwe regel boven geplaatst dient te worden. Klik dan op de knop ‘Regel toevoegen’ en er zal een lege regel tussengevoegd worden.

Tevens is het mogelijk om een bestaande regel te verwijderen. Ga dan op de regel staan die u wilt verwijderen en klik op de knop ‘Regel verwijderen’.

In Exact Globe Next zijn deze opties zijn in meerdere menupaden beschikbaar. De knoppen zijn bijvoorbeeld ook terug te vinden bij [Factuur, Invoer, Facturen] of [Inkoop, Invoer, Bestellingen].

Bron: Exact Support Blog