Berichten

Nog 23 dagen tot definitieve invoer SEPA!

Na de overgangstermijn van 6 maanden wordt SEPA vanaf1-8-2014 definitief ingevoerd. Tijdens deze overgangsperiode worden betalingen volgens de huidige nationale standaarden nog door verschillende banken geaccepteerd*. Echter, deze periode is binnenkort voorbij.

Vanaf 1-8-2014 bent u verplicht om gebruik te maken van de nieuwe standaarden zoals IBAN, Europese overschrijvingen en SEPA incasso’s.

Bent u nog niet over naar SEPA doe dit dan zo snel mogelijk.

Lees de informatie op http://www.exact.nl/sepa en bekijk het stappenplan.

* Het is mogelijk dat uw bank een afwijkende datum hanteert. Informeer hiervoor bij uw bank.

Tip: Verder is vanaf deze week de BBANtoIBAN tool beschikbaar waarmee u er voor kunt zorgen dat het IBAN in de verschillende schermen van Exact Globe Next wordt getoond. Voor meer informatie, zie BBANtoIBAN tool beschikbaar gemaakt.

Bron: Exact Support Blog

Tip: SEPA service tool video’s

IBAN BIC service tool
Om uw stamgegevens geschikt te maken om te kunnen werken met SEPA betaalopdrachten en SEPA incasso opdrachten dient u de SEPA-gegevens op te geven bij uw eigen bankrekening(en) en de bankrekeningen van uw relaties. Naast het handmatig aanvullen van de bankrekening gegevens kunt u ook gebruik maken van de IBAN BIC service tool. Deze tool kunt u de bankrekening gegevens van uw relaties uit uw Exact Globe Next administratie exporteren. Het geëxporteerde bestand kunt u vervolgens versturen naar een instantie die het bestand aanvult met het IBAN en BIC-code. Het aangevulde bestand dat u terug ontvangt kunt u vervolgens via dezelfde tool weer importeren in uw administratie.

In onderstaande video wordt uitgelegd hoe u de bankrekening gegevens kunt aanvullen met de IBAN BIC service tool:

SEPA Incasso
Een van de meest uitdagende SEPA wijzigingen betreft de SEPA incasso. Er zijn een groot aantal wijzigingen die niet alleen betrekking hebben op de software maar ook op uw bedrijfsprocessen.

In onderstaande video wordt het proces voor het uitvoeren van een SEPA incasso behandeld:

Bron: Exact Support Blog

Exact Online: Aanpassen van de lay-out van bankrekening naar IBAN

Bij de overgang van BBAN naar IBAN zijn er een aantal aanpassingen nodig. Als eerste is het belangrijk dat u de IBAN gegevens invoert bij uw relaties. Echter wilt u daarnaast ook dat uw eigen IBAN nummer op uw factuur wordt getoond. In deze blogpost leggen we uit hoe u dit aanpast. U kunt ook gebruik maken van de standaard layout die Exact voor u  beschikbaar heeft gesteld. U treft zowel een model aan voor gewone facturen als voor een incassofactuur als u in het lay-out scherm kiest voor Nieuw. Heeft u uw layout zelf opgebouwd of gewijzigd, dan kunt u beter uw layout aanpassen volgens de onderstaande stappen.

Uw lay-out kunt u openen via [Administratienaam, Stamgegevens, Lay-outs, Onderhoud]. Klik door op Verkoopfactuur en op de naam van uw lay-out. Het rekeningnummer wordt vaak in twee verschillende blokken op uw verkoopfactuur lay-out getoond. Voor beide blokken leest u hieronder hoe u het veld kunt aanpassen.

1. Bovenaan in het blok met uw eigen gegevens:

 

Selecteer het grijze blok dat om de eigen informatie heen staat door het aan te klikken. Het blok wordt dan omstippelt. U ziet nu dat naast Toevoegen de knop Velden verschijnt (hier in het geel aangegeven):

002

Klik op de knop Velden, nu krijgt u meerdere velden te zien die u kunt toevoegen. Eén daarvan is IBAN, klik dit veld aan en kies voor Toevoegen. Nu wordt het veld IBAN toegevoegd aan het blok met uw eigen gegevens. U zult zien dat het veld linksboven in wordt geplaatst, u kunt het nu aanklikken en naar de juiste plek verplaatsen en ervoor zorgen dat het veld de juiste grootte heeft. (let op: een IBAN rekening is kan 34 posities bevatten, in Nederland is het nu standaard 18 posities) Het veld dat u zojuist heeft toegevoegd heeft een blauwe omlijning. Dit betekent dat de informatie die erin komt uit de administratie wordt gehaald (we noemen dit ook wel een database veld). In het voorbeeld ziet u ook groene velden, dat zijn tekstvelden. Om ervoor te zorgen dat u dit tekstveld ook kunt toevoegen klikt u weer het grijze blok aan en kiest u voor Tekst (Label). Er wordt een groen veldje toegevoegd, zet deze weer op de juiste plek. Kies dan voor de knop Bewerken, haal de tekst weg en typ: IBAN.

Het blok met uw eigen gegevens ziet er nu als volgt uit:

003

Klik eventueel op de knop Afdrukvoorbeeld om te zien hoe uw lay-out er nu uit komt te zien.

2. Onderaan in het blok met de betalingsinformatie:

004

U ziet hier het veld Bank account, dit wordt gevuld met het bankrekeningnummer uit uw hoofd bankdagboek. Het blok met deze tekst is groen omlijnd en is dus een tekstveld. Klik het gehele groene blok en aan klik op Bewerken.

U zult nu zien dat het blok kunt bewerken, klik het veld Bank account aan en klik op het zwarte kruisje. Klik daarna op de knop Velden naast Toevoegen (als u dit niet ziet dan dient u het veld wellicht nogmaals te bewerken). Zorg ervoor dat uw cursor achter het woord ‘bankrekeningnummer’ staat als u dit doet.  Verplaats nu het veld IBAN van links naar rechts en klik op OK.

005

Zorg er nu voor dat het veld de juiste lettergrootte etcetera heeft. Klik op de knop Afdrukvoorbeeld om te zien hoe uw factuur eruit komt te zien.

Bron: Exact Support Blog

SEPA update Exact Globe Next beschikbaar!

Vanaf vandaag is er een update beschikbaar met de laatste SEPA wijzigingen. Om over de update te beschikken dient u een update binnen product update 406 uit te voeren.

Na het uitvoeren van de update krijgt u bij het openen van de administratie een melding dat de database bijgewerkt dient te worden. Als u vervolgens op OK klikt wordt de database bijgewerkt en beschikt u over de nieuwe functionaliteit.

Voor meer informatie over de wijzigingen de beschikbaar zijn kunt u de volgende release notes raadplegen:

Meer informatie

Bron: Exact Support Blog

Waar kan ik de IBAN BIC service tool downloaden?

Om de bankrekeningen van uw relaties bij te werken met het correcte IBAN en BIC-code is de IBAN BIC service tool beschikbaar. Met deze tool kunt u de bankrekeninggegevens van uw relaties uit uw Exact Globe Next of Exact Compact administratie exporteren. Het geëxporteerde bestand kunt u vervolgens versturen naar een instantie die het bestand aanvult met het IBAN en BIC-code.

Voor Nederlandse bankrekeningen kunt u het bestand bijvoorbeeld opsturen naar de IBAN BIC service van de Nederlandse Vereniging van Banken.

Waar kan ik deze tool vinden?
Het aangevulde bestand dat u terug ontvangt kunt u vervolgens via dezelfde tool weer importeren in uw administratie. De service tool kunt u hier downloaden.

Bron: Exact Support Blog

Werkwijze van de IBAN BIC service in Exact Online

In de blogpost Bestaande bankrekeningnummers in Exact Online verrijken met IBAN en BIC heeft u al kunnen lezen dat u via het menu Administratienaam > Stamgegevens >Import/Export >IBAN BIC Service > Activeren, gebruik kunt maken van de IBAN BIC Service. In deze blog ziet u hoe deze service werkt.

Om gebruik te kunnen maken van de functies dient u eerst te klikken op Activeren. Let op: Alleen een gebruiker met het recht Licentie beheren kan de activatie regelen. Als u een melding krijgt dat u onvoldoende rechten heeft dan kunt u de hoofdgebruiker/een gebruiker met het juiste recht vragen dit te doen.

Als u de juiste rechten heeft dan kunt u aanvinken dat u akkoord gaat met de voorwaarden. Vervolgens ziet u dit staan onder IBAN BIC Service:

IBAN

Activeren
Onder het kopje Activeren ziet u nogmaals wat er eerder geaccepteerd is. U heeft hier de volgende opties:

  • Ik wil gebruik maken van de export van bankrekeninggegevens en de import van deze zelfde bankrekeninggegevens, verrijkt met de IBAN en BIC codes door de IBAN BIC Service.
  • Ik wil gebruik maken van de calculator in het onderhoud van bankrekeningen, waarmee BIC en IBAN codes behorende bij een bankrekening kunnen worden gegenereerd.

Als u in eerste instantie alleen de eerste optie markeert en later toch ook besluit de calculator te willen gebruiken dan kunt u dat in dit scherm aangeven.

Exporteren
Via deze functie maakt u de export aan van uw relatiebestand. U heeft de keuze om dit per administratie te doen of voor meerdere administraties tegelijkertijd.
Daarnaast kunt u kiezen of u alle bankrekeningen wilt exporteren, of alleen degene waarbij nog geen IBAN/BIC is ingevuld.
Vervolgens klikt u op de knop Exporteren onderin het scherm.

In onderstaande afbeelding kunt u een voorbeeld zien van het resultaat:

IBAN
In dit geval zijn er bijvoorbeeld 14 bankrekeningen gevonden die nog uitgebreid moeten worden met een IBAN/BIC nummer. U kunt nu dit bestand downloaden. Daarna kunt u inloggen op de site van www.ibanbicservice.nl om deze bankrekeningen te verrijken.

Importeren
De volgende dag zal het bestand van de IBAN BIC service aangeleverd worden, hierin zitten de IBAN/BIC nummers nu verwerkt. Bewaar dit bestand. Ga vervolgens naar Importeren en kies voor Accepteren nadat u de tekst heeft gelezen.

Klik daarna op de knop Bladeren, selecteer het aangevulde bestand en kies voor Volgende en tenslotte voor Importeren.

Import Resultaten
Na de import kunt u precies zien welke gegevens er zijn geïmporteerd.

Bron: Exact Support Blog

Bankrekeningnummers in Exact Online verrijken met IBAN en BIC

Vanaf 1 februari 2014 is Nederland over op IBAN / SEPA. In Exact Online kunt u de IBAN en BIC-code al een tijd registreren. Er is nu echter ook een mogelijkheid beschikbaar waarmee u bestaande bankrekeningnummers kunt verrijken met de IBAN en BIC-code: De IBAN BIC Service.

IBAN BIC Service
Met de IBAN BIC Service kunt u in één keer ALLE Nederlandse bankrekeningnummers die in uw administraties staan, exporteren en vervolgens versturen naar de IBAN BIC Service van deNederlandse Vereniging van Banken. Het aangepaste bestand dat u terug ontvangt kunt u vervolgens via de IBAN BIC Service weer importeren in uw administratie.

Daarnaast is er ook een extra hulpmiddel ingebouwd waarmee u automatisch een voorstel kunt laten berekenen voor een IBAN nummer op basis van het huidige bankrekeningnummer en de Bank, dit is de Calculator. Als u gebruik wilt maken van deze hulpmiddelen, dan zal de hoofdgebruiker deze beschikbaar moeten maken via het menupad Administratienaam > Stamgegevens >Import/Export >IBAN BIC Service > Activeren. Hiermee maakt u een eerste stap om op tijd klaar te zijn voor SEPA.

Let op! Een accountant kan dit niet activeren voor zijn cliënten die zelf een ondernemerslicentie in Exact Online hebben. Dat dient de cliënt zelf te doen.

Meer informatie

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe product updates Exact Globe & Synergy

Vanaf deze week zijn Exact Synergy Enterprise product update 251 en Exact Globe Next product update 406 algemeen beschikbaar. In deze product updates zijn verschillende nieuwe mogelijkheden toegevoegd en diverse verbeteringen doorgevoerd.

Exact Synergy Enterprise
Vanaf deze product update zijn de systeemeisen aangepast. Windows server 2012, Microsoft Office 2013 (32-bit en 64-bit versie) en Internet Explorer 10 worden nu ondersteund voor het werken met Exact Synergy Enterprise.

Andere nieuwe functies:

Alle verbeteringen kunt u vinden in de release notes van product update 251.

Exact Globe Next
Vanaf deze product update worden Microsoft Windows 8, Windows server 2012 en Microsoft Office 2013 (32-bit versie) ondersteund voor het werken met Exact Globe Next. Tevens zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot de WMS oplossing.

Andere nieuwe functies:

Alle verbeteringen kunt u vinden in de release notes van product update 406.

Updaten?
Om gebruik te kunnen maken van bovenstaande functionaliteit dient u een update uit te voeren.

  • Exact Synergy Enterprise: in dit document staat beschreven hoe u de update voor Exact Synergy Enterprise kunt uitvoeren.
  • Exact Globe Next: in dit document staat beschreven hoe u de update voor Exact Globe Next kunt uitvoeren.

Bron: Exact Support Blog

Elvy release 1.1100 is nu beschikbaar!

  • Official Release 1.1100 is nu beschikbaar! Deze update zorgt er o.a. voor dat het IBAN-Rekeningnummer bijgewerkt kan worden met de functionaliteit “Bijwerken crediteur”. Hierdoor is de klant perfect voorbereid op de komst van de SEPA regelgeving.
  • Elvy biedt nu naast de mogelijkheden om gebruik te maken van de uploadportal, ook de mogelijkheid om een e-mailbox uit te lezen. Dit vereenvoudigt het aanleveren van documenten voor klanten enorm.
  • Elvy biedt geen ondersteuning meer voor Microsoft SQL server 2000. Doordat Microsoft geen ondersteuning meer biedt voor dit pakket, kunnen wij ook geen ondersteuning waarborgen.

Tip: IBAN en BIC-code registreren binnen Exact Synergy Enterprise

Nederland gaat per 1 februari 2014 over op IBAN / SEPA. Wist u dat u binnen Exact Synergy Enterprise al de IBAN en BIC-code kunt registreren?

Relatiekaart
Binnen Exact Synergy Enterprise beschikt u over de velden IBAN en BIC code. Met deze velden heeft u de mogelijkheid om de IBAN en BIC-code informatie van relaties en medewerkers te bewaren via de kaart. De velden IBAN en BIC-code zijn beschikbaar onder de sectie Financieel van de relatiekaart. Standaard worden deze nog niet weergegeven. Om deze weer te geven klikt u op  Aanpassen en vervolgens kunt u de velden selecteren zoals in onderstaande afbeelding is weergegeven. Nadat u heeft gekozen voor Bewaren zijn de velden zichtbaar op de kaart.

Medewerkerskaart
Daarnaast worden de IBAN en BIC-code velden ook weergegeven op de medewerkerskaart. U kunt deze velden tonen door via de monitor van de medewerkerskaart te kiezen voor Bankrekeningen en vervolgens voor de knop Nieuw. Nu zal het onderstaande scherm verschijnen. Onder de sectie Details vindt u de velden.

Let op, bovengenoemde functionaliteit is beschikbaar vanaf product update 249.

Meer informatie

Bron: Exact Support Blog