Berichten

Scan Sys introduceert workflow, archief en reporting functionaliteit

/in /door

Vanaf vandaag is ons productportfolio een oplossing rijker: Vanaf release 8.0  is namelijk ImageCapture Workflow met digitaal archief beschikbaar gekomen. De workflow functionaliteit is ontwikkeld vanuit de behoefte aan een betaalbare, kwalitatieve oplossing voor de digitale routering en afhandeling van documenten zoals inkoopfacturen en inkomende post. Vanaf nu kunt u dus uw inkoopfacturen niet alleen automatisch laten herkennen, boeken en archiveren, ook de fiattering van de documenten wordt volledig binnen onze software gefaciliteerd!

ImageCapture Workflow, factuurfiattering

Met ImageCapture workflow- en archieffunctionaliteit heeft u volledig grip op uw documentstromen. U heeft te allen tijde inzage in de status van uw inkoopfacturen, én uw kosten. Uw medewerkers ontvangen geautomatiseerde berichten met een link naar de te beoordelen facturen. Dankzij gebruik van de ImageCapture Web client kunnen de fiatteurs tijd- en plaats-onafhankelijk de facturen inzien en beoordelen. Naast het goedkeuren en afkeuren van facturen, kunnen uw medewerkers ook een vraag stellen aan een collega, de fiattering delegeren aan een andere beoordelaar of de factuur overslaan in het beoordelingsproces, bijvoorbeeld in afwachting van terugkoppeling van de leverancier. 

Van de verwerking en fiattering wordt per factuur een gedetailleerd overzicht (audit trail) opgebouwd. De audit trail geeft niet alleen informatie over de verwerking maar ook over de gemaakte of geüpdatete boeking, de status van fiattering en eventuele vragen/opmerkingen die tijdens de fiattering geregistreerd zijn. De digitale documenten, met audit trail, worden opgeslagen in het archief van ImageCapture.

Het digitale archief van ImageCapture is op tekstlabel doorzoekbaar en de toegang kan dynamisch worden ingeregeld met behulp van rollen en rechten. Ook is het mogelijk om het archief uit te breiden met rapportagetools waardoor waardevolle managementinformatie ontsloten kan worden zoals doorlooptijden, wijze van ontvangst (papier of digitaal aangeleverd), of er sprake is van UBL factuurberichten maar ook eventuele stagnaties in het proces. Tot slot biedt de rapportage ook inzicht in leveranciersinformatie zoals uitgaven over een bepaalde periode per leverancier.

ImageCapture Workflow, inkomende poststukken

ImageCapture Workflow kan, in combinatie met ImageCapture for Invoices en Documents, ook ingezet worden voor de digitale distributie en archivering van uw overige documentstromen zoals inkomende poststukken. De post kan door uw medewerkers op de administratie of postkamer eenvoudig gescand worden, waarna de stukken digitaal gedistribueerd worden naar de medewerker die de stukken inhoudelijk in behandeling moet nemen. 

Meer informatie?

Op onze Oplossingspagina Workflow vindt u meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow. Of neem vrijblijvend contact met ons op, wij informeren u graag over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow voor uw administratieve documenten.

Bron: Scan Sys

Release ImageCapture 7.1 & 7.2

/in /door

Aan het begin van deze zomer introduceren wij ImageCapture 7.2 De nieuwste versie van onze software heeft een aantal opvallende features die in dit bericht worden toegelicht. Aangezien in versie 7.1 met name optimalisaties zijn doorgevoerd op bestaande functionaliteit, oftewel bugfixes, wordt de 7.1 versie in dit artikel verder niet behandeld.

Hieronder worden de belangrijkste features van ImageCapture 7.2 verder toegelicht:

ALGEMENE FEATURES IMAGECAPTURE 7.2

Vanaf versie 7.2 ondersteunt ImageCapture naast Exchange ook het gebruik van IMAP voor het importeren van e-mail. Hierdoor kunnen e-mails van diverse e-mailservers zoals Google Mail (GMail), HP Open Mail en IBM Lotus Notes etc., automatisch ingelezen worden in ImageCapture.

Wanneer er 1 class gebruikt wordt in ImageCapture, bijvoorbeeld voor het verwerken van inkoopfacturen, wordt deze vanaf versie 7.2 automatisch geopend voor meer gebruiksgemak. Ook wordt het startscherm van ImageCapture in versie 7.2 sneller geladen.

Versie 7.2 ondersteunt ook het gebruik van Turkse IBAN nummers.

FEATURES IMAGECAPTURE WEBCLIENT

De ImageCapture Webclient is sterk geoptimaliseerd voor het sneller verwerken van facturen met een groot aantal boekingsregels.

Ook is het nu mogelijk om interactieve OCR te gebruiken in de ImageCapture Webclient, voor het automatisch aanmaken van meerdere boekingsregels door middel van het trekken van een kader op de factuur, zoals in onderstaand voorbeeld te zien is.

 

Bron: Scan Sys

ImageCapture van Scansys één totaaloplossing voor al uw documentstromen

/in /door

Het cliché “Stilstand is achteruitgang” is in geen andere markt actueler dan in het MKB. Daarom is het juist voor MKB organisaties belangrijk om te blijven zoeken naar nieuwe automatiseringsmogelijkheden die binnen de (soms beperkte) financiële middelen passen. Integratie met, of beter gebruik van bestaande applicaties maakt vaak onderdeel uit van het automatiseringsplan. Bij de selectie van de kernapplicatie(s) wordt al rekening gehouden met de mogelijke toepassingen die in de toekomst benut kunnen worden.

Primaire en secundaire processen automatiseren

Organisaties in het MKB kiezen vaak voor een stapsgewijze automatisering van hun bedrijfsprocessen. Beperkte budgetten en minder beschikking over financiële buffers zijn hiervoor de belangrijkste redenen. Zo wordt er meestal eerst een keuze gemaakt voor een kernapplicatie zoals een TMS of ERP, om de continuïteit van de primaire bedrijfsprocessen te optimaliseren en waarborgen. Denk bijvoorbeeld aan het efficiënt managen van projecten, transporten of productieprocessen. Daarna volgt de optimalisatie van kostbare secundaire processen zoals de verwerking van de inkomende facturenstroom. Een logische keuze omdat dit voor veel organisaties één van de meest tijdrovende en dus kostbare processen is. Daarbij komt dat de gemiddelde MKB organisatie zijn kosten en opbrengsten strak moet kunnen monitoren om te bepalen of de onderneming winstgevend is én tijdig moet kunnen bijsturen wanneer kosten en opbrengsten niet in de juiste verhouding tot elkaar staan. Steeds meer ondernemingen in het MKB hebben inmiddels de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking al ontdekt. De belangrijkste overwegingen, naast het kostenbesparende element zijn: Efficiency, Inzage en Controle.

Breed inzetbaar

Bij Scan Sys werken wij graag aan oplossingen die zowel op korte als langere termijn een toegevoegde waarde kunnen bieden voor uw organisatie. Onze software, ImageCapture is een breed inzetbare toolbox van mogelijkheden, gebaseerd op document- en data capture toepassingen. Bij het ontwikkelen van functionaliteit en koppelingen met nieuwe systemen, benutten wij graag zoveel mogelijk van de functionaliteit die een kernapplicatie al te bieden heeft dankzij een volledige integratie met dit systeem. Hierdoor kan niet alleen de meest complexe factuur razendsnel verwerkt worden maar kunnen andere, financieel administratieve processen ook eenvoudig geautomatiseerd worden binnen dezelfde ImageCapture applicatie.

Verkooporderverwerking

Een voorbeeld hiervan is de unieke oplossing waarbij ImageCapture het proces van verkooporderverwerking automatiseert; Handelsorganisaties hebben regelmatig te maken met terugkerende inkoopopdrachten van bestaande relaties. Deze opdrachten moeten op de administratie verwerkt worden tot een verkooporder. Het verwerken, controleren en archiveren van deze opdrachten is een foutgevoelig en tijdrovend proces. Ook neemt het archiveren van deze documenten veel ruimte in beslag en de documenten zijn soms lastig traceerbaar. Met ImageCapture kunnen de inkoopopdrachten geautomatiseerd worden geïmporteerd (of gescand als ze in papieren vorm binnenkomen) waarna de software automatisch data uitleest zoals debiteur- en ordergegevens. ImageCapture controleert automatisch de verkoopprijzen, artikelcodes en prijsafspraken waardoor verschillen direct zichtbaar worden. Na controle en eventuele verrijking van de gegevens worden de orderregels automatisch geëxporteerd naar de achterliggende ERP applicatie en wordt hier een verkooporder aangemaakt. Het digitale document wordt als bijlage gekoppeld aan de boeking. Eventueel kan ook automatisch een workflow worden opgestart ter verdere verwerking van de inkoopopdracht. (meer informatie over deze toepassing kunt u vinden op onze landingpage Verkooporderverwerking).

Verwerking van transportdocumenten

Een andere, veel gebruikte toepassing van onze software is de verwerking van vrachtdocumenten in de Transportsector; Een transporteur heeft dagelijks te maken met een grote stroom van orders met bijbehorende vrachtdocumenten zoals transportopdrachten, emballage bonnen en CMR’s. Deze documenten moeten verwerkt en gekoppeld worden aan het dossier in het achterliggende TMS (Transport Management Systeem). Alleen al het uitzoeken en controleren van deze documenten kost de medewerkers op de administratie enorm veel tijd. Daarnaast moeten alle documenten bewaard worden om te kunnen overleggen bij vragen over de factuur. Vaak gebeurt het archiveren nog in papieren vorm waardoor het archief gestaag groeit en het opzoeken van de documenten een bewerkelijk proces is. Met het gebruik van ImageCapture zijn een aantal tijdrovende handelingen uit dit proces gesneden; Alle documenten worden bij binnenkomst gedigitaliseerd, waarbij de documenten per batch op diverse niveaus gescand kunnen worden, waarna ImageCapture ze automatisch koppelt aan het juiste dossier in het achterliggende TMS. Het digitale document is direct opvraagbaar vanuit het TMS of kan beschikbaar gesteld worden per e-mail of via track and trace. Met een druk op de knop zijn de documenten beschikbaar zonder dat er nog in papieren archieven gezocht hoeft te worden.

Een totaaloplossing voor al uw administratieve processen

Het slim digitaliseren van documenten en verwerkingsprocessen met ImageCapture kan voor uiteenlopende toepassingen gebruikt worden. Zo kunt u alle documentstromen eenvoudig beheersbaar maken vanuit één applicatie met de bijkomende voordelen van digitale archivering. Poststukken, HR dossiers, facturen en orders, ImageCapture beschikt over standaardoplossingen voor elk van deze documentstromen. Op onze website vindt u een overzicht van de verschillende toepassingen in combinatie met ImageCapture software. Staat uw gewenste toepassing hier niet tussen, of is uw toepassing nog niet standaard beschikbaar in de door u gebruikte applicatiekoppeling? Scan Sys ontwikkelt doorlopend nieuwe oplossingen en applicatiekoppelingen. Neem vrijblijvend contact met ons, dan bespreken wij graag samen met u de mogelijkheden voor uw bedrijfsprocessen.

Bron: ScanSys

Release ImageCapture 6.8

/in /door

Deze maand introduceren wij de release ImageCapture 6.8. Naast kleine optimalisaties in de ImageCapture Manager, is er één nieuwe feature die met kop en schouders uitsteekt boven de rest: Een robot functie voor het verwerken van facturen! Deze unieke feature maakt het mogelijk om ImageCapture in te zetten als een extra medewerker op uw administratie. De software gedraagt zich zoals een menselijke gebruiker dat zou doen, op basis van vooraf ingestelde regels. Op deze manier verloopt het verwerkingsproces van uw facturen dus nog sneller en profiteert u van betalingskortingen bij uw leverancier. Daarnaast bespaart u op de kostbare verwerkingstijd van uw medewerkers.

Op dit moment is de robot functie al beschikbaar in de nieuwste standaardinrichting van Exact Globe maar in de komende maandreleases zal de functionaliteit ook aan onze andere standaardkoppelingen worden toegevoegd. Voor meer informatie over de robot functie in combinatie met uw applicatie kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen.

Herkenning van buitenlandse facturen

De herkenning van buitenlandse facturen is in de release ImageCapture 6.8 verder uitgebreid; vanaf deze versie worden ook Deense facturen standaard ondersteund, naast de ondersteuning van Nederlandse, Vlaamse, Duitse, Franse, Engelse, Amerikaanse, Poolse, Roemeense, Spaanse en Zweedse facturen die al in eerdere releases is opgenomen.

Robot functionaliteit

Ofwel het verwerken en boeken van facturen zonder menselijke interactie. Uiteraard is het hierbij niet de bedoeling dat facturen zonder controle worden verwerkt en geboekt. Daarom is het mogelijk om vooraf bepaalde zaken vast te stellen, op basis waarvan ImageCapture beoordeelt of een factuur volledig automatisch mag worden doorgezet. Een aantal mogelijkheden om vooraf te bepalen of een factuur automatisch verwerkt mag worden zijn:

100% match met de geplaatste bestelling

Wanneer een factuur op zowel kop- als regelniveau matcht met de eerder geplaatste bestelling in het inkoopsysteem mag de factuur automatisch geboekt worden. Wijkt de factuur af, bijvoorbeeld doordat er transportkosten worden vermeld of wanneer bedragen of aantallen niet overeenkomen, dan verschijnt de factuur in het controle scherm waar uw medewerkers de factuur kunnen beoordelen en eventueel de boeking nog kunnen aanpassen.

Wanneer het een UBL factuur betreft

U kunt ervoor kiezen om UBL facturen altijd automatisch te laten boeken wanneer verplichte informatie zoals bijvoorbeeld een grootboekrekening of kostenplaats op de factuur vermeld staan. Wanneer deze informatie ontbreekt, of wanneer het bijvoorbeeld een nieuwe crediteur betreft, komt de factuur in het controle scherm en kan deze door uw medewerker aangepast worden. Een nieuwe crediteur kan tijdens dit proces ook direct vanuit ImageCapture aangemaakt worden.

Per crediteur

Wanneer u periodiek facturen ontvangt voor abonnementen of terugkerende diensten dan kunt u ervoor kiezen de facturen van de desbetreffende crediteuren automatisch in te laten boeken.

Meer informatie of de update aanvragen

Voor meer informatie over de release ImageCapture 6.8 kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen. Voor relaties met een lopende onderhoudsovereenkomst wordt de update kosteloos beschikbaar gesteld. Neem hiervoor contact op met onze supportafdeling. Zij beoordelen samen met u de mogelijkheden van deze update en of u deze zelf, of met behulp van betaalde consultancy (remote of onsite) kunt uitvoeren. Bent u nog geen klant van Scan Sys? Vul dan ons contactformulier in. Onze sales medewerkers kunnen u vrijblijvend informeren over de mogelijkheden van onze software voor uw financiële administratie.

Bron: ScanSys

Wilt u meer inzicht in uw budgetruimte binnen uw Exact Software?

/in /door

Beslissingen voor bestellingen en investeringen worden op diverse afdelingen en door verschillende managers in uw organisatie genomen. Een complete en up to date overzicht is dan een tijdrovende en geen gemakkelijke opgave. Actric heeft voor u dan de oplossing, waarbij het stukken eenvoudiger is om budgetten toe te wijzen en te beheren. Dit doen wij met de Actric Kostenbeheersing en Verplichtingen registratie. Het is een slimme tool die u continu inzicht geeft in de status van bestellingen en investeringen. Zo houdt u of andere financieel verantwoordelijken simpel de vinger aan de pols.

Wilt u meer informatie, klik dan hier of neem dan gerust contact met ons op.

Kostenbesparing realiseren op uw HRM met Exact Synergy Enterprise!

/in /door

De administratie van uw HR-afdeling raakt alle medewerkers en afdelingen. Daarom behoort HRM tot de meest complexe en gevoelige taken van een bedrijf. Het grootste deel van de tijd zijn HR–medewerkers bezig om gegevens van verschillende formulieren, e-mails of spreadsheets over te nemen. Actric kan uw HR-afdeling helpen een nieuwe weg in  te slaan en deze informatie te centraliseren en te zorgen voor éénmalige opslag,

Actric Consultancy heeft HRM oplossingen reeds geïmplementeerd bij diverse Zorgorganisaties, Commerciële organisaties, Overheden en Educatie instellingen, dit doen wij met behulp van o.a. Exact Globe Next en Synergy Enterprise, deze oplossing verheldert en ondersteunt elk aspect van het HRM proces.

Wilt u meer informatie over onze oplossing of een demonstratie? Neem dan contact met ons op via telefoonnummer (053) 888 12 87 of door ons een bericht te sturen via ons contact-formulier.