Staan er nog facturen open?

In een saldilijst kunt u in één oogopslag het openstaande saldo per debiteur, crediteur en/of personeelslid nagaan, waarna u snel de nodige acties kunt ondernemen. Zo kunt u bijvoorbeeld openstaande posten incasseren of betalen via de saldilijst. Het totale saldo van de saldilijst zal altijd aan moeten sluiten op de grootboekrekeningen debiteuren/crediteuren, als de peildatum de datum van vandaag is.

Is er tijdig betaald?
Vaak is het van belang om te weten of uw debiteuren wel tijdig betalen, met de Saldilijst heeft u de mogelijkheid om hier een rapportage van te maken. Dit kunt u op de volgende manier in Exact Globe Next doen:

  • Ga naar het menupad [Financieel, Debiteuren, Saldilijst].
  • Selecteer boven in het selectiescherm de optie ‘Factuurlijst’.
  • Indien u één relatie wilt bekijken, vult u onderin het scherm de relatie in. Wanneer u dit niet doet, wordt de factuurlijst gemaakt voor alle debiteuren.
  • Klik vervolgens op Tonen.
  • Klik nu in het getoonde overzicht met de rechtermuisknop op een willekeurige kolomnaam en selecteer ‘Kolommen definiëren’.
  • Voeg nu de volgende twee kolommen toe: ‘Ontvangst/Betaald’ en ‘Dagen’.

Onder de kolom ‘Dagen’ kunt u zien na hoeveel dagen de betaling van een debiteur is ingeboekt in Exact Globe Next. In de kolom ‘Ontvangst/Betaald’ kan nagegaan worden of de openstaande factuur ook daadwerkelijk al is afgeletterd met een ontvangen betalingen van de betreffende debiteur.

Eventueel kunt u ervoor kiezen om het overzicht via de knop ‘Exporteren’, naar Microsoft Excel te exporteren. Hier kunt u vervolgens eenvoudig gemiddelden berekenen.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Een lay-out in de Landscape indeling

Wanneer u een lay-out wilt aanmaken, dan is het belangrijk om te weten of u deze in Portrait (staand) of Landscape (liggend) indeling wilt aanmaken. Bij het aanmaken van een lay-out via het menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Document instellingen], bepalen namelijk de instellingen in het menu [Bestand, Formulierenprinter] of u hier een lay-out met de Portrait of Landscape indeling kunt aanmaken.

Standaard staat er bijvoorbeeld voor de Bestelbon/ Bestelling lay-out in de Formulieren Printer ingesteld dat dit de Portrait indeling moet zijn. In dit geval wordt het ‘printkader’ of ‘pagina raster’ met grijze lijnen dus ‘staand’ getoond bij het onderhouden van de lay-out via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Document instellingen]. Zet u de instellingen in de formulieren printer op ‘Landscape’, dan wordt de lay-out liggend getoond. U kunt dan vervolgens de database velden op de lay-out gaan inrichten binnen het ‘print’ kader.

Om uiteindelijk dit op de juiste wijze af te laten drukken zijn er twee voorwaarden van toepassing:

  • In de lay-out zelf dient u bij de inrichting ervoor te zorgen dat de velden binnen het Landscape kader staan.
  • Via het menu [Bestand, Formulieren printer, Instellingen] moet worden ingesteld dat u de lay-out in de Landscape indeling wilt afdrukken.

Let op: Aangezien de Formulieren printer instellingen per gebruiker gelden, dient iedere gebruiker dit afzonderlijk in te stellen in de formulieren printer instellingen. Is de lay-out ‘Landscape’ ingericht, maar staan de formulieren printer instellingen nog op ‘Portrait’ bij medewerker X dan zal de afdruk niet correct zijn.

Bron: Exact Support Blog

Een financieel contactpersoon

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om betalingsherinneringen en debiteurenafschriften af te drukken en per e-mail te versturen naar uw debiteuren. De betalingsherinneringen worden verstuurd naar de contactpersoon die aan het factuuradres van de debiteur is gekoppeld. Om u meer flexibiliteit te bieden naar welke contactpersoon u de betalingsherinneringen of debiteurenafschriften verstuurd, is het ook mogelijk om een financieel contactpersoon te definiëren.

Een financieel contactpersoon definiëren
Bij het onderhoud van de contactpersonen is hiervoor de optie ‘Financiële contactpersoon’ beschikbaar. Met deze optie kunt u aangeven dat de betreffende contactpersoon als financiële contactpersoon wordt gezien. U kunt slechts één contactpersoon per debiteur als financiële contactpersoon kenmerken. De hoofdcontactpersoon en de financiële contactpersoon kunnen dezelfde contactpersoon zijn, maar dit is niet noodzakelijk. Om een nieuw contactpersoon aan te maken of een reeds bestaande te bewerken, kunt u gaan naar het menu [Financieel, Debiteuren, Onderhouden], hier opent u de desbetreffende debiteur en vervolgens klikt u op het tabblad Contact.

Financieelcontactpersoon

Betalingsherinneringen
Bij het afdrukken van betalingsherinneringen vindt u het veld ‘Contactpersoon’. In dit veld kunt u een keuze maken uit de opties ‘Financieel’ en ‘Factuur’. Standaard is de optie ‘Factuur’ geselecteerd en wordt de betalingsherinnering verstuurd naar de contactpersoon die aan het factuuradres is gekoppeld. Wanneer u de optie ‘Financieel’ selecteert wordt de herinnering verstuurd naar de contactpersoon waarbij de optie ‘Financiële contactpersoon’ is aangevinkt.

Op de lay-out van de herinneringen hoeft u hiervoor niets te wijzigen. De naam van de contactpersoon die als geadresseerde wordt gebruikt, wordt afgedrukt in het veld ‘Contactpersoon’ ongeacht welke optie u bij het afdrukken selecteert.

Debiteurenafschriften
Deze functionaliteit is tevens van toepassing op het afdrukken van debiteurenafschriften. Hier is het veld ‘Contactpersoon’ beschikbaar waarbij u ook kunt kiezen voor de optie ‘Financieel’, het debiteurenafschrift wordt dan verstuurd naar de contactpersoon waarbij de optie ‘Financiële contactpersoon’ is aangevinkt.

Op de lay-out van de debiteurenafschriften hoeft u hiervoor niets te wijzigen. De naam van de contactpersoon die als geadresseerde wordt gebruikt, wordt afgedrukt in het veld ‘Contactpersoon debiteur’ ongeacht welke optie u bij het afdrukken selecteert.

Let op, bovenstaande functionaliteit is beschikbaar vanaf product update 405.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Een loonstrook opnieuw versturen

Binnen de salarisinstellingen van Exact Online Salaris kunt u aangeven of u de salarisstroken wilt e-mailen naar uw medewerkers bij het definitief maken van de verloning. Het is ook mogelijk om de salarisstrook na de loonverwerking los naar een medewerker te e-mailen, bijvoorbeeld omdat de medewerker de loonstrook kwijt is.

Opnieuw versturen
Het opnieuw e-mailen van de loonstrook, kunt u uitvoeren door de medewerker te openen via het menupad Medewerker >  Medewerkers > Onderhoud. In het gedeelte Monitor klikt u op de link Documenten. Vervolgens klikt u op het document met de betreffende loonstrook en daarna klikt u op de knop E-mail. Op het tabblad E-mail (Aan) kunt u het e-mailadres selecteren of een ander e-mailadres opgeven.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een pre-notificatie toevoegen op de factuur?

Een pre-notificatie of een vooraankondiging is een bericht dat u verplicht dient te versturen naar de debiteur voordat u de incasso uitvoert. De pre-notificatie dient minimaal 14 dagen van tevoren te worden verstuurd. Er kan echter overeengekomen worden met de debiteur dat een kortere periode volstaat. U kunt bijvoorbeeld bestaande documentatie zoals de factuur hiervoor gebruiken. In dat geval plaatst u op de factuur de opmerking dat op de betreffende datum het betreffende bedrag geïncasseerd zal worden.

Dit kunt u bijvoorbeeld als volgt inrichten:
In de bankinstellingen van Exact Globe Next kunt u aangeven of de ‘Gevraagde incassodatum berekening’ gelijk is aan de vervaldatum of de betalingsdatum. Wanneer u hier de optie ‘Vervaldatum’ selecteert kunt u het databaseveld ‘Vervaldatum’ toevoegen in het kopregelblok van de lay-out met daarbij de opmerking dat het bedrag op die datum geïncasseerd zal worden.

Wanneer u hier de optie ‘Betalingsdatum’ selecteert kunt u het databaseveld ‘Termijn : Verwerkingsdatum’ toevoegen in het kopregelblok van de lay-out met daarbij de opmerking dat het bedrag op die datum geïncasseerd zal worden.

Bron: Exact Support Blog