Stagiair aanpassen in Exact Globe naar een vast dienstverband?

Een medewerker die als stagiair in de administratie staat kan na verloop van tijd een vast dienst verband krijgen. Dit kan zowel op oproepbasis zijn als op contractbasis (bepaalde of onbepaalde tijd). Om dit correct in de administratie te verwerken dient u de volgende stappen te doorlopen.

Gegevens aanpassen

  1. Open de medewerker via het menupad [Salaris, Personeel, Onderhouden].
  2. Ga via het tabblad Salaris naar de Salarisgegevens.
  3. Ga in het nieuwe scherm naar het tabblad Polisadministratie.
  4. Ga naar het veld ‘Nummer Inkomstenverhouding’ en hoog deze met 1 op (dus als er stond 1, dan wordt dit nu 2).
  5. Zet een vinkje bij ‘Afwijkende datum’ en vul hieronder de Begindatum van het nieuwe dienstverband in.
  6. Controleer op dit tabblad ook of er iets verandert in de sectie ‘Sociale Verzekeringen’. Zo ja, pas dit aan.
  7. Ga vervolgens naar het tabblad ‘Loonheffing’ en wijzig indien van toepassing het veld ‘Uitzondering’.
  8. Bewaar en Sluit het scherm Salarisgegevens.

Indien de medewerker verloond wordt met hetzelfde salariscomponent is het voldoende om hier een opvolger voor aan te maken, zie hiervoor het document Componenten Onderhouden.

  • Krijgt de medewerker halverwege de maand een nieuw dienstverband, maar het salariscomponent blijft hetzelfde? Open dan het salariscomponent via [Salaris, Componenten, Onderhouden] en ga naar het tabblad ‘Extra gegevens’. Zorg dat er bij ‘Bedrag relateren’ de optie ‘Kalenderdagen’ of ‘Werkdagen’ staat.
  • Krijgt de medewerker halverwege de maand een nieuw dienstverband maar met een ander salariscomponent? Dan dient u in de overgangsperiode het aanvullende loon te verlonen met een component van het type ‘Bruto Vergoeding’. Deze dient u aan de medewerker te koppelen met zelf het berekende bedrag. Vanaf de nieuwe periode kunt u de nieuwe salariscomponent gebruiken.

Bron: Exact Support Blog

Meest gestelde vragen over het verrichten van betalingen

In de blogpost Hoe kan een betaling verricht worden vanuit Exact Online?  heeft u kunnen lezen hoe het verrichten van betalingen vanuit Exact Online werkt. Deze optie heeft u als u werkt met de bank module van Exact Online. In deze blogpost bekijken we het scherm Betalingen en geven we daar tips over.

Het scherm Betalingen opent u via [Financieel, Bank, Betalingen selecteren].

1. Hoe splits ik een betaling op?
Het kan voorkomen dat u een betaling heeft staan van € 100,00 maar dat u deze wilt opsplitsen in twee betalingen van €50,00. Om dit te doen klikt u door op de datum (in het blauw) die staat onder Betalingsdatum.

Vervolgens komt u terecht in het scherm Betalingstermijn. Hier kunt u informatie toevoegen zoals een betalingsreferentie of een omschrijving. In het veld Bedrag staat nu €100,00.

Als u hier € 50.00 van maakt en op Bewaren klikt dan wordt u weer teruggebracht naar het scherm Betalingen. U ziet nu dat er twee regels zijn aangemaakt, oftewel de betaling is gesplitst. Wanneer u de tweede € 50.00 op een andere datum wilt betalen dan klikt u weer door op de Betalingsdatum om deze aan te passen. Klik daarna op Bewaren.

2. Het verkeerde eigen rekeningnummer wordt getoond?
Deze situatie kan ontstaan als u meerdere bankdagboeken heeft voor verschillende rekeningnummers, of als u onlangs bent overgegaan op een ander rekeningnummer. De Eigen rekening is te wijzigen door te klikken op de betalingsdatum, zoals hierboven is uitgelegd. Echter wilt u wellicht het rekeningnummer veranderen voor een hele lijst met betalingen.

Dit kunt u doen door alle/een deel van de betalingen aan te vinken. Klik vervolgens op de knop Toekennen. U komt nu terecht in het scherm Betalingen – Bijwerken.

U kunt nu achter ‘Eigen rekening’ op het vergrootglas klikken om de juiste eigen rekening te kiezen. U klikt vervolgens nogmaals op toekennen om de wijzigingen door te voeren voor alle regels.

Als u wilt dat die rekening voortaan de standaard rekening is, dan kunt u via [Administratie, Stamgegevens, Dagboeken] een vinkje zetten bij Hoofd.

3. Hoe wijzig ik de betalingsdatum?
In hetzelfde scherm als hierboven kunt u ook de betalingsdatum voor één of meerdere betalingen bepalen. Dit doet u door te kiezen voor betalingsdatum Vast: Datum of Uitstellen. Als u kiest voor Vast: Datum dan krijgen alle betalingen die u heeft aangevinkt dezelfde datum, die u handmatig invult. Als u kiest voor Uitstellen dan kunt u alle betalingen met bijvoorbeeld 3 dagen uitstellen. Het aantal dagen/weken/maanden/kwartalen/jaren vult u zelf in.

We hopen dat u aan de hand van deze informatie nog gemakkelijker uw betaling kunt verrichten. Mocht u nog vragen hebben dan horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe documenttypes beschikbaar in Exact Online Salaris

Binnen Exact Online kunt u met documenten werken. Hierdoor kunt u uw medewerkersdossier digitaal in de loonadministratie opslaan.

Overzichtelijk
Naast de documenttypes Arbeidscontract, Identificatie en Declaratie, zijn nu ook de types Loonheffingsverklaring, Ziekmelding en Overige in de categorie HRM beschikbaar gekomen.

Tijdens het invoeren van een nieuwe medewerker kunt u meteen zijn arbeidscontract en identificatie uploaden. Nadat u de loonheffingsverklaring ondertekend van de medewerker heeft ontvangen, kunt u deze ook als document aan de medewerker koppelen. De correspondentie met betrekking tot een ziekmelding kunt u nu in documenten van het type Ziekmelding plaatsen. Dit is wel zo overzichtelijk.

Bron: Exact Support Blog

Exact Synergy Word Merge tricks

Exact Synergy offers the possibility the send (bulk)-emails and -letters. This has been possible for years already, but last year this mechanism was completely renewed. This new Word Merge is by default activated for new customers. Customers already using Synergy for over a year can also benefit from these new possibilities. Switching to this new mechanism is quite straighforward and the benefits are great. For more information go to this video or this blog post.

With the new Word Merge, letter- and email-templates can be made in MS Word. In MS Word, the template creator selects which schema to use, where a schema is nothing more than a group of merge fields. Merge fields from the selected template(s) can be dragged into the MS Word template. At the moment a user is creating a letter or sending an email to a customer or colleague, these merge fields will be filled with the correct corresponding data.

Exact delivers a huge set of merge fields by default which are stored in one big schema. Administrators can create their own schemas with their own set of merge fields. He can use default merge fields or add new merge fields to this schema: field that were not delivered by default. How this works, is described in the example below. Credits for this example go to my colleagues Sanja Djuretic and Mahyar Shojaeifar.

A real life example

In this example we will extend a schema used to create a Word Merge template for this scenario: For the request type “I Need” a “TextFreeField4″ is linked to the item. In this example an item with a code 80003 and description Flowers is selected in specific request, as shown in the following screenshot.1picture

 
When the WordMerge template for the letter from Request is created using Exact General schema then mapping TextFreeField4 to the content control in template document will result in showing item code, here 80003, in the final letter. 2picture

– If user wants to show description of the TextFreeField4, in this example Flowers, than it is necessary to extend the schema used for xml mapping by means of adding new metadata and creating new schema related to the new metadata.

One can get new metadata, here item description of the “TextFreeField4″ (“freetextfield_04″ DB name), in 2 different ways:
• By sub query:
<Field name=”ItemDescFromTextFreeField4″ sql=”(SELECT Description FROM Items WHERE ItemCode = {0}.freetextfield_04)” />
• By using join:
<Join name=”ItemFromTextFreeField4″ lookUpEntity=”Items” lookUpJoinType=”left” fieldName=”freetextfield_04″ lookUpKey=”Code”  />

Note that using join it is possible to get more information from the Item while sub query returns only one value, description in here.

-Following section shows the content of new metadata file and schema and explains how and where to save these files.
These files should be created and saved according to the naming conventions and in the folders as described in the document How to: Extending Word Merge schemas

1.Save following metadata as “MailMergeTags.Req.xml” file in the “xml” folder of the Synergy “Exact WordMerge Integrator” installation:

<?xml version=”1.0″ encoding=”utf-8″?>
<eExact>
<Entities>
<Entity name=”Request”>
<Fields>
<Field name=”ItemDescFromTextFreeField4″ sql=”(SELECT Description FROM Items WHERE ItemCode = {0}.freetextfield_04)” />
</Fields>
<Joins>
<Join name=”ItemFromTextFreeField4″ lookUpEntity=”Items” lookUpJoinType=”left” fieldName=”freetextfield_04″ lookUpKey=”Code”  />
</Joins>
</Entity>
</Entities>
</eExact>

2.Save following text as “Req.Schema.xml“. You can save it in the same folder as the above metadata file is saved.

<eExact  xmlns=”Exact extended Request schema”>
<Request>
<ItemDescFromTextFreeField4>Description of item, stored in request free text field no.4</ItemDescFromTextFreeField4>
<ItemFromTextFreeField4>
<AssortmentCode>AssortmentCode</AssortmentCode>
<Description>Description</Description>
<IsSerialNumberItem>IsSerialNumberItem</IsSerialNumberItem>
<LongDescription>LongDescription</LongDescription>
<NetWeight>NetWeight</NetWeight>
<Picture>Picture</Picture>
<StatisticalNumber>StatisticalNumber</StatisticalNumber>
</ItemFromTextFreeField4>
</Request>
</eExact>

3.Upload new schema to the Synergy – click on the Documents menu in the Word Merge section on the Schemas and select New Schema. Choose Request as a group.
Note: It is not necessary to upload new schema to Synergy before you use it to create the Word Merge template but in case that you want to share it with other users we recommend the upload.

-Next step is to update the existing Word document used for Request letter template with the free field description field from the new schema.
This can be achieved by adding new schema in the Xml Mapping pane – add new Custom XML Part –  and then adding new description field to the template document as shown below.
Save and upload this document template to Synergy and you are ready to use it!

The letter created from the Request using latest template (created with the field from extended schema) will contain description for the item selected in related TextFreeField4. 3picture

Our customers and partner can go to this document in the customer portal, where attached is a simple app Word2SQLApp which gets the template, extracts used tags and output final SQL; it can help to understand how template will behave during merge process.

Furthermore, attached here are extended metadata file, schema and template used as examples in this document.

Bron: Exact Product Blog

Meest gestelde vragen over betalingsherinneringen in Exact Globe

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om betalingsherinneringen te versturen. Hieronder vindt u de twee meest gestelde vragen over dit onderwerp:

1. Hoe kan ik op een betalingsherinnering alle openstaande posten sorteren op factuurdatum?

Via het menupad [Financieel, Debiteuren, Betalingsherinneringen, Afdrukken] kunt u betalingsherinneringen afdrukken. Het kan handig zijn om de volgorde van de betalingsherinneringen te sorteren op factuurdatum in plaats van op factuurnummer.

Dit kunt u als volgt doen:

  • Via het menupad [Financieel, Debiteuren, Betalingsherinneringen, Afdrukken] kiest u bij de ‘Sorteervolgorde openstaande post’ voor de optie ‘Factuurdatum’
  • Kies nu voor ‘Tonen’

2. Waar kan ik mijn verstuurde betalingsherinneringen terugvinden?

Indien u beschikt over de CRM module kunt u deze vinden via het menupad [CRM, Invoer, Documenten]. Klik op ‘Actualiseren’ en kies vervolgens voor ‘Reminders’. Alle betalingsherinneringen die u heeft verstuurd kunt u hier terugvinden.

Wanneer u niet beschikt over de CRM module kunt u de betalingsherinneringen terugvinden via het menu [Financieel, Invoer, Documenten]. Klik vervolgens op ‘Actualiseren’ en kies dan voor ‘Reminders’. Alle betalingsherinneringen die u heeft verstuurd kunt u hier terugvinden.

Bron: Exact Support Blog

Debiteur of crediteur selecteren op naam binnen Exact Globe Next

Bij diverse functies wordt een debiteur of crediteur geselecteerd. Dit komt bijvoorbeeld voor bij de invoer van boekingen [Financieel, Invoer, Boeken]. In deze velden wordt het nummer van de debiteur of crediteur ingegeven. Het is mogelijk om in deze velden de naam van de debiteur of crediteur in te geven in plaats van het nummer. Exact Globe Next zal automatisch deze naam vervangen door het nummer van de debiteur of crediteur.

Naam en nummer
In een boekingsregel kunt u in de kolommen debiteur en crediteur zowel de naam als het nummer ingeven. Exact Globe Next vervangt de naam door het nummer zodra u doorentert of doortabt. Het kan zijn dat op de (gedeeltelijke) naam meerdere debiteuren of crediteuren mogelijk zijn. Indien dit het geval is wordt een selectiescherm geopend waarin u de juiste debiteur of crediteur kunt selecteren.

De manier waarop Exact Globe Next zoekt naar mogelijke debiteur- of crediteurnummers is afhankelijk van de gebruikersinstellingen. Hier is van belang wat u heeft aangegeven in het veld ‘Automatische selectie’.

Stel u heeft de volgende debiteuren in uw administratie en in uw gebruikersinstellingen is gekozen voor ‘begint met’:

Debiteur

Indien u in de boekingsregel “groothandel de” ingeeft en een TAB of ENTER geeft, wordt automatisch deze tekst vervangen door het debiteurnummer 1000. Dit komt doordat de gedeeltelijke naam éénmaal voorkomt in uw debiteurenbestand, namelijk in combinatie met nummer 1000.

Wanneer u in de boekingsregel “groothandel” ingeeft en een TAB of ENTER geeft, wordt een selectiescherm geopend. In dit scherm worden alleen debiteuren getoond, die voldoen aan de ingegeven naam. U kunt vervolgens de juiste debiteur aanklikken en drukken op ‘Selecteren’. Dit komt doordat bij de gedeeltelijke naam meer dan één nummer kan horen, namelijk 1000 en 1010.

Indien u in de boekingsregel “M” ingeeft en een TAB of ENTER geeft, wordt automatisch deze tekst vervangen door het debiteurnummer 1020. Dit komt doordat de gedeeltelijke naam éénmaal voorkomt in uw debiteurenbestand, namelijk in combinatie met nummer 1020.

Bron: Exact Support Blog

Bent u er (weer) bij?

Op 2 oktober 2013 is het weer zo ver. Dan is het tijd voor een nieuwe editie van Exact Live! Op dit moment zijn de voorbereidingen nog in volle gang, maar u kunt alvast een sfeerimpressie krijgen via de nieuwe site.

Tijdens Exact Live ’13 heeft u de mogelijkheid om nieuwe functies van uw Exact software te bekijken, naar interessante sprekers luisteren en natuurlijk nieuwe ideeën op te doen.

Heeft u op 2 oktober nog een plekje vrij in uw agenda? Reserveer deze dag voor Exact Live ’13 en schrijf u in via deze site!

Bron: Exact Support Blog

Werkwijze van de IBAN BIC service in Exact Online

In de blogpost Bestaande bankrekeningnummers in Exact Online verrijken met IBAN en BIC heeft u al kunnen lezen dat u via het menu Administratienaam > Stamgegevens >Import/Export >IBAN BIC Service > Activeren, gebruik kunt maken van de IBAN BIC Service. In deze blog ziet u hoe deze service werkt.

Om gebruik te kunnen maken van de functies dient u eerst te klikken op Activeren. Let op: Alleen een gebruiker met het recht Licentie beheren kan de activatie regelen. Als u een melding krijgt dat u onvoldoende rechten heeft dan kunt u de hoofdgebruiker/een gebruiker met het juiste recht vragen dit te doen.

Als u de juiste rechten heeft dan kunt u aanvinken dat u akkoord gaat met de voorwaarden. Vervolgens ziet u dit staan onder IBAN BIC Service:

IBAN

Activeren
Onder het kopje Activeren ziet u nogmaals wat er eerder geaccepteerd is. U heeft hier de volgende opties:

  • Ik wil gebruik maken van de export van bankrekeninggegevens en de import van deze zelfde bankrekeninggegevens, verrijkt met de IBAN en BIC codes door de IBAN BIC Service.
  • Ik wil gebruik maken van de calculator in het onderhoud van bankrekeningen, waarmee BIC en IBAN codes behorende bij een bankrekening kunnen worden gegenereerd.

Als u in eerste instantie alleen de eerste optie markeert en later toch ook besluit de calculator te willen gebruiken dan kunt u dat in dit scherm aangeven.

Exporteren
Via deze functie maakt u de export aan van uw relatiebestand. U heeft de keuze om dit per administratie te doen of voor meerdere administraties tegelijkertijd.
Daarnaast kunt u kiezen of u alle bankrekeningen wilt exporteren, of alleen degene waarbij nog geen IBAN/BIC is ingevuld.
Vervolgens klikt u op de knop Exporteren onderin het scherm.

In onderstaande afbeelding kunt u een voorbeeld zien van het resultaat:

IBAN
In dit geval zijn er bijvoorbeeld 14 bankrekeningen gevonden die nog uitgebreid moeten worden met een IBAN/BIC nummer. U kunt nu dit bestand downloaden. Daarna kunt u inloggen op de site van www.ibanbicservice.nl om deze bankrekeningen te verrijken.

Importeren
De volgende dag zal het bestand van de IBAN BIC service aangeleverd worden, hierin zitten de IBAN/BIC nummers nu verwerkt. Bewaar dit bestand. Ga vervolgens naar Importeren en kies voor Accepteren nadat u de tekst heeft gelezen.

Klik daarna op de knop Bladeren, selecteer het aangevulde bestand en kies voor Volgende en tenslotte voor Importeren.

Import Resultaten
Na de import kunt u precies zien welke gegevens er zijn geïmporteerd.

Bron: Exact Support Blog

Zoekinstellingen definiëren binnen Exact Globe Next

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om zelf de zoekinstellingen te definiëren binnen de gebruikersinstellingen. In deze blogpost worden de te kiezen opties verder uitgelegd. U kunt de gebruikersinstellingen benaderen via het menu [Systeem, Algemeen, Gebruikersinstellingen] en klik vervolgens op het tabblad ‘Algemeen’. Het onderstaande scherm zal nu verschijnen.

Gebruikersinstellingen

Binnen de sectie Filter heeft u de volgende opties:

Aantal rijen
Geef hier aan hoeveel rijen u standaard wilt zien in selectieschermen, bijvoorbeeld voor grootboekrekeningen. U kunt hier een getal opgeven van minimaal 1 en maximaal 50. Als u hier bijvoorbeeld 10 opgeeft, krijgt u bij het opvragen van grootboekrekeningen maximaal 10 grootboekrekeningen tegelijk te zien. Als u op ‘Volgende’ klikt, krijgt u de volgende 10 grootboekrekeningen te zien, enzovoort.

In het selectiescherm kan het aantal rijen aangepast worden naar een ander aantal, maar na het sluiten van het selectiescherm en het opnieuw opstarten van het selectiescherm worden weer maximaal 50 rijen getoond. Door middel van de knoppen ‘Volgende’ en ‘Vorige’ kan gebladerd worden tussen de verschillende rijen.

Automatische selectie
Hier kunt u aangeven welke opties moeten worden weergegeven als u ergens in een bepaald invoerscherm op F5 drukt als er al een waarde is ingevoerd of wordt voorgesteld. Stel bijvoorbeeld dat u in een scherm voor het invoeren van boekingen Btw-code 3 heeft ingevoerd, terwijl deze niet bestaat. Dit is een zogenaamde ‘Ongeldige referentie’. Exact Globe Next gaat dan na wat u op dit scherm bij ‘Ongeldige referentie’ heeft aangegeven. Als Btw-code 3 wel bestaat maar al is ingevoerd, kijkt Exact Globe Next wat u hier heeft aangegeven bij ‘Gegeven bestaat reeds’. Afhankelijk wat u hier heeft aangegeven, zal Exact Globe Next u de volgende mogelijkheden bieden:

  • Geen: Alle mogelijke keuzemogelijkheden worden altijd getoond.
  • Begint met: Alle keuzemogelijkheden die beginnen met de opgegeven code (hier dus 3) worden getoond. Als er geen btw-codes zijn die beginnen met een 3, worden alsnog alle mogelijke keuzemogelijkheden getoond.
  • Bevat: Alle keuzemogelijkheden die de opgegeven code (hier dus 3) bevatten worden getoond. Als er geen btw-codes zijn die de waarde 3 bevatten, worden alsnog alle mogelijke keuzemogelijkheden getoond.

Bron: Exact Support Blog

Uitwisseling Exact Synergy Enterprise en Outlook instellen voor Synergy gebruiker

Binnen Exact Synergy Enterprise heeft u de mogelijkheid om afspraken te synchroniseren met Microsoft Outlook. Hierdoor heeft u altijd zicht op alle afspraken.

De uitwisseling van afspraken tussen Exact Synergy Enterprise en Microsoft Outlook wordt normaal gesproken ingesteld via de kalender in Exact Synergy Enterprise. Hier kunt u via de link Alt-U Aanpassen (het ‘gereedschap’ icoon) de synchronisatie-instellingen voor afspraken met Microsoft Outlook definiëren.

Medewerkerskaart
Bij een Synergy gebruiker (een gebruiker in Exact Synergy Enterprise die wel actief is en toegangsrechten heeft, maar geen licentierollen heeft toegewezen) is de optie ‘Alt-U Aanpassen’ echter niet aanwezig op de kalender. De synchronisatie van afspraken met Microsoft Outlook kan voor een Synergy gebruiker echter wel worden ingesteld, alleen staat de instelling hiervoor als een optie op de medewerkerskaart. De medewerker kan deze optie benaderen door de medewerkerskaart te bewerken.

Kalender synchroniseren

Hier staat onder de sectie ‘Kantoor’ de optie ‘Synchroniseren kalender’. Door deze aan te vinken, zullen afspraken gesynchroniseerd worden met de Outlook agenda van de Synergy gebruiker.

Bron: Exact Support Blog