De spilanalyse van Exact Globe Next

Een spilanalyse is een interactief overzicht waarmee u in staat bent snel de administratiegegevens inzichtelijk te maken. U heeft de mogelijkheid de gegevens te presenteren op de door u ingestelde manier waarbij u een ruime mogelijkheid heeft om te groeperen en te specificeren.

Naast het inzichtelijk maken van de administratie kunt u ook gegevens van meerdere administraties met elkaar te vergelijken. Op basis hiervan kunt u snel en eenvoudig een rapport opmaken dat voldoet aan uw persoonlijke voorkeuren. De door u gemaakte rapport template kunt u eventueel ook opslaan waardoor u in de toekomst geen nieuwe templates meer hoeft aan te maken.

U kunt de spilanalyse openen via het menu [Financieel, Verslagen, Spilanalyse], [Factuur, Statistieken, Spilanalyse], [Project, Statistieken, Spilanalyse productiviteit] of [Accountancy, Controle, Spilanalyse].

Spilanalyse

Exporteren template / Import template
Naast het opslaan van de template is het ook mogelijk om de template te exporteren en in een andere administratie te importeren. Uiteraard kunt u de templates nu ook met uw cliënt/accountant uitwisselen. De import/export functie kunt u opstarten via het menu [Bestand, Importeren Template] en/of [Bestand, Exporteren Template].

Tip
U kunt de informatiesamenstelling op de X en Y as aanpassen door met de rechtermuisknop te klikken op het component (bijv. grootboekrekening), kies vervolgens voor Tonen. U heeft nu de keuze om het component in verschillende vormen op te vragen. Bijvoorbeeld met code en omschrijving of alleen met omschrijving.

Bron: Exact Support Blog

De overgang op PKI certificaten – zelf aanschaffen of delen?

In de blogpost ‘De overstap van BAPI/Pin naar SBR‘ heeft u al kunnen lezen welke veranderingen er aan zitten te komen op het gebied van het versturen van uw aangifte.

Vanaf het eerste tijdvak 2014 -januari of het eerste kwartaal- heeft u een PKI overheidscertificaat nodig om uw aangifte te verzenden. Aangezien de aanvraag van deze certificaten een aantal weken in beslag kan nemen willen we nogmaals het belang benadrukken om dit zo snel mogelijk te doen. Zo weet u zeker dat u voorbereid bent op het nieuwe jaar en niet tegen problemen aan zult lopen.

Zelf aanschaffen of delen?
Echter is het niet voor elke ondernemer die met Exact Online werkt nodig om zelf een certificaat aan te schaffen. Op dit moment kunnen accountants die werken met Exact Online Accountancy Geavanceerd hun certificaten delen.
Bij het gebruik van BAPI certificaten was dit al mogelijk, echter kon dat certificaat alleen gedeeld worden met administraties die binnen de eigen licentie vielen. De optie om PKI certificaten te delen is geavanceerder, de certificaten kunnen nu ook gedeeld worden met gekoppelde klanten. Oftewel klanten die eigen licentie hebben en een accountant hebben gekoppeld.
Dit scheelt voor u als klant hoge kosten. Vraag uw accountant of zij dit kunnen aanbieden.

Instellingen
Mocht uw accountant beschikken over een Exact Online Accountancy Geavanceerd en een PKI overheidscertificaat dat ze willen delen, dan kunnen ze dit instellen.

Op het tabblad Instellingen kan aangegeven worden of zij het certificaat:
• Alleen willen gebruiken in de betreffende administratie
• Willen delen over alle interne administraties
• Willen delen met alle gekoppelde klanten

Als dit laatste ingesteld wordt betekent dit dat u als klant de aangifte aanmaakt, de accountant controleert die aangifte en kan deze verzenden met behulp van zijn eigen certificaat.

Om de verdere overstap op PKI certificaten voor u zo gemakkelijk mogelijk te maken hebben we informatie verzameld op www.exact.nl/aangifte

Bij verdere vragen horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

SEPA update Exact Globe Next beschikbaar!

Vanaf vandaag is er een update beschikbaar met de laatste SEPA wijzigingen. Om over de update te beschikken dient u een update binnen product update 406 uit te voeren.

Na het uitvoeren van de update krijgt u bij het openen van de administratie een melding dat de database bijgewerkt dient te worden. Als u vervolgens op OK klikt wordt de database bijgewerkt en beschikt u over de nieuwe functionaliteit.

Voor meer informatie over de wijzigingen de beschikbaar zijn kunt u de volgende release notes raadplegen:

Meer informatie

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy een documenttype inactief maken?

Binnen Exact Synergy Enterprise maakt u gebruik van documenttypen. Met een documenttype kunt u specifieke eigenschappen vastleggen voor documenten die worden aangemaakt binnen dit type.

Het kan echter dat u wilt voorkomen dat gebruikers nog documenten aanmaken van een specifiek type. U kunt dan dit documenttype op inactief zetten. Echter dit geldt niet voor documenttypes die standaard beschikbaar zijn in een nieuwe administratie. U kunt deze niet op inactief zetten, het is wel mogelijk om een zo’n documenttype te blokkeren voor handmatige invoer. Op deze wijze kunt u het betreffende documenttype niet gebruiken bij het invoeren van nieuwe documenten.

Een documenttype blokkeren
Om een documenttype te blokkeren kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Open het documenttype via [Documenten, Inrichting, Document: Types]
  • Kies voor het tabblad ‘Algemeen’.
  • Vervolgens kunt u bij ‘Handmatig invoeren’ kiezen voor ‘Geblokkeerd’ of ‘Verborgen’.

Documenttype verbergen

De opties komen op het volgende neer:

  • Toegestaan — Selecteer deze optie om het handmatig aanmaken en het automatisch genereren van documenten via de background job van documenten met dit documenttype toe te staan.
  • Geblokkeerd — Selecteer deze optie als u het handmatig aanmaken van documenten van dit type wilt blokkeren, maar wel wilt toestaan dat documenten automatisch gegenereerd kunnen worden via de background job. Documenten die geblokkeerd zijn kunnen niet gevonden worden via een snelle of geavanceerde zoekopdracht.
  • Verborgen — Selecteer deze optie als u het handmatig aanmaken van documenten van dit type wilt blokkeren, maar wel wilt toestaan dat documenten automatisch gegenereerd kunnen worden via de background job. Documenten die verborgen zijn kunnen gevonden worden via een snelle of geavanceerde zoekopdracht.

Nadat u heeft gekozen voor ‘Geblokkeerd’ of ‘Verborgen’ is het niet meer mogelijk voor een gebruiker om handmatig een document van dat type aan te maken.

Bron: Exact Support Blog

Microsoft waarschuwt voor hackersaanval via Office

Microsoft waarschuwt Office-gebruikers voor een nieuwe kwetsbaarheid in het softwarepakket, dat actief wordt misbruikt in gerichte hackaanvallen. Microsoft brengt een tijdelijke fix uit.

Microsoft waarschuwt voor geavanceerde aanvallen met geprepareerde Word-attachments, die misbruik maken van een nieuw gat in verschillende Office-versies. De aanval is tot nog toe vooral in het Midden-Oosten en Zuid-Azië gesignaleerd.

Office 2003, 2007 en 2010 kwetsbaar

De exploit heeft verschillende manieren om de ingebouwde beschermingen van Windows te omzeilen en maakt gebruik van een kwetsbaarheid in de grafische component van Word. Tevens voert de exploit-code een heap spray uit middels Active X.

Door de specifieke werking van de hack zijn niet alle versies van Office kwetsbaar. Office 2003 en 2007 in elk geval wel, en Office 2010 op Windows XP. Office 2013 is niet kwetsbaar.

McAfee heeft het lek en de aanvallen ontdekt en aan Microsoft gemeld, dat nu met een noodoplossing komt, een zogenaamde Fix it, een tijdelijke pleister. Daarnaast raadt de Windows- en Officemaker beheerders aan securitytool EMET in te zetten.

Bron: Webwereld.nl

Houdt in Exact Online het overzicht: classificeer uw relaties!

Op het moment dat uw bedrijf groeit of al een gevestigde naam is, dan krijgt u er waarschijnlijk steeds meer klanten en/of leveranciers bij. Het overzicht houden wordt dan steeds lastiger. In deze blogpost bespreken we een optie om relaties te classificeren.

Classificaties
Op de relatiekaart kunt u bij een relatie een classificatie koppelen. Ga hiervoor naar [Verkoop, Klanten, Onderhoud] of [Inkoop, Leveranciers, Onderhoud] en klik op een relatie door. Kies daarna voor Bewerken. U ziet nu de volgende optie onder het kopje Marketing.

Classificatie

Als u deze optie niet ziet dan kunt u op het gereedschap rechtsboven klikken, kies dan voor Aanpassen. Zet een vinkje bij Classificatie (en eventueel bij Marketing) en kies voor Bewaren. Als u het filter voor Classificatie heeft dan kunt u klikken op het vergrootglas om een classificatie te koppelen aan de relatie.

classificatie

Classificaties aanmaken

De classificaties kunt u zelf aanmaken. In het voorbeeld ziet u bijvoorbeeld ‘Nieuwsbrief’ waarmee u aan kunt geven dat deze klant een nieuwsbrief wil ontvangen. U zou echter ook classificaties aan kunnen maken zoals de branche of de bedrijfsgrootte.

De classificaties maakt u aan via [Administratienaam, Stamgegevens, Relaties, Classificaties]. Kies daar voor Nieuw, vervolgens ziet u dit scherm:

Classificatie

U kunt nu een code en een omschrijving aan de classificatie meegeven, beide velden zijn verplicht.

Filteren
Nadat u classificaties heeft aangemaakt en deze aan relaties heeft gekoppeld, kunt u filteren op deze classificatie. Dat kan in meerdere schermen, bijvoorbeeld in [Verkoop, Klanten, Onderhoud].

In dit scherm kunt u ook weer klikken op het gereedschapsicoon en vervolgens op Aanpassen. Nu kunt u op het tabblad Filters een vinkje zetten bij Classificatie. Ook kunt u op het tabblad Kolommen de kolom Classificatie toevoegen door er dubbel op te klikken. Nadat u kiest voor Bewaren ziet de kolom er als volgt uit:

Classificatie

Daarnaast kunt u nu bovenin het scherm ook filteren op één specifieke classificatie, zoals E-mail:

Classificatie

Dit overzicht kunt u vervolgens via het gereedschap icoon exporteren naar Excel, of afdrukken. Op deze manier hopen we u een handvat te bieden om onderscheid te maken in uw relaties.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Globe Next een boeking afdrukken?

Soms kan het handig zijn om even een ingevoerde boeking af te drukken. Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om boekingen af te drukken.

Onderstaand vindt u de twee meest geschikte opties voor het afdrukken van gemaakte boekingen:

  1. De eerste manier is via het boekingsverslag onder [Financieel, Invoer, Verslagen, Te verwerken]. U kunt daar doorzoomen op het betreffende dagboek en vervolgens de boeking selecteren en voor ‘Afdrukken’ kiezen. Welke gegevens op dit verslag worden getoond is vast, maar wel afhankelijk van de verslag- instellingen bovenin ‘Standaard’, ‘Beknopt’ en ‘Uitgebreid’.
  2. Een andere manier is door het exporteren van de gegevens via het menu [Financieel, Grootboek, Selecteren/Zoeken]. U kunt hier het boekstuknummer in het filter opgeven en vervolgens de gewenste kolommen definiëren. De kolommen die hier worden weergegeven, worden naar Microsoft Excel geëxporteerd wanneer u voor ‘Exporteren’ kiest.

Bron: Exact Support Blog