Het gebruik van vaardigheden binnen Exact Synergy Enterprise

/in /door

Eén van de meest essentiële zaken van een goed Human Resource Management is het plaatsen van de juiste mensen op de juiste plaats binnen de organisatie. Hierbij is het vooral belangrijk welke medewerker precies welke specifieke kennis in huis heeft. Een hulpmiddel uit Exact Synergy Enterprise wat hierbij heel erg handig kan zijn zijn de vaardigheden. De vaardigheden kunnen worden opgegeven op de medewerkerskaart. Deze tip beschrijft de voordelen van het gebruiken van vaardigheden en het praktische gebruik ervan.

Voordelen van het gebruik van vaardigheden

  • Snel de juiste persoon vinden die de vereiste kennis in huis heeft
  • Inzicht in kwaliteit en kwantiteit van vaardigheden per afdeling en organisatie breed

Dit biedt dus zowel voordelen voor zowel collega’s onderling als voor leidinggevenden.

Invullen van vaardigheden
Het invullen van de vaardigheden kan gewoon via de eigen medewerkerskaart. Hieronder een voorbeeld:

  • Ga naar de eigen medewerkerskaart
  • Scroll naar de sectie ‘Vaardigheden’ en klik op ‘Toevoegen’
  • Het volgende scherm wordt zichtbaar

  • Vul bij ‘Vaardigheid’ de vaardigheid in en klik op ‘Bewaren’
  • Op de medewerker kaart is de vaardigheid ‘Excel’ nu toegevoegd in de sectie ‘Vaardigheden’
  • Door de stappen te herhalen kunt u additionele vaardigheden toevoegen

Zoeken van vaardigheden
Het zoeken van vaardigheden kan op de volgende manier:

  • Ga naar het menu [HRM, Overzichten, Medewerkers, Zoeken]
  • Vul nu in de sectie ‘Medewerker’ in het veld ‘Vaardigheden’ de vaardigheid in waarop u wilt zoeken. Wanneer dit veld niet aanwezig is klikt u eerst rechtsboven op ‘Aanpassen’ om het veld ‘Vaardigheden’ toe te voegen.
  • Klik op ‘Zoeken’
  • In het zoekresultaat komen nu alle medewerkers naar voren die de opgegeven vaardigheid hebben.

Bron: Exact Support Blog

Exact CRM App: Insight in account revenue, outstanding amounts and everything else you need

/in /door

A new version of the CRM App is available in the Appstore. This new version (2.0) comes with a couple of new features and fixes, but one really stands out!

With this new version of the CRM App, you’ll have all information available to support you in your daily job and to close that deal. So, what did we do? We added the option to add reports to your home menu and account cards.

Customer reports

What information do you want to check before you contact your account?

  • Revenue YTD compared to last year? Do you want to see it at assortment level or per item?
  • Or are you interested in the products he did not buy this year?
  • Or you simply want to see the pricelist for this customer?

It’s up to you!

Dashboard

And what matters to you? What information is critical for you to make your target and have your sales processes run smoothly?

  • Do you want to have an overview of your won deals compared to your target?
  • A graphical overview of your sales pipeline?
  • One overview with killing sheets of your competitors?
  • …………….

It’s up to you!

How to make it available on your CRM App

All the information is there and can be presented in any way you want via SSRS reports. With SSRS reports you can collect all information from your Exact or any other system and present them in a user-friendly way.

Ones the report is made available by the administrator, the user can select which reports he wants to use. This is done in Synergy (web application). Go to the user preferences where you will find a new tab called ‘Mobile’. Here you can define the reports you want to see in the main menu and at the account card. Note that you can also copy over the reports from one of your colleagues.

This function is available as of the latest version of Synergy product update 252. If this function is not available to you, you need to update your Synergy environment first.

Bron: Exact Product Blog

Een regel invoegen of verwijderen in Exact Globe Next

/in /door

Via verschillende menupaden is het mogelijk om boekingsregels in te voeren. Een voorbeeld hiervan is een boeking invoeren in het bankdagboek via [Financieel, Invoer, Bank/Kas] knop ‘Nieuw’.  Het kan voorkomen dat u, tijdens het invoeren van de boeking, een extra regel toe wilt voegen. Dit kan gedaan worden door op de regel te gaan staan, waar een nieuwe regel boven geplaatst dient te worden. Klik dan op de knop ‘Regel toevoegen’ en er zal een lege regel tussengevoegd worden.

Tevens is het mogelijk om een bestaande regel te verwijderen. Ga dan op de regel staan die u wilt verwijderen en klik op de knop ‘Regel verwijderen’.

In Exact Globe Next zijn deze opties zijn in meerdere menupaden beschikbaar. De knoppen zijn bijvoorbeeld ook terug te vinden bij [Factuur, Invoer, Facturen] of [Inkoop, Invoer, Bestellingen].

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next een administratie kopiëren!

/in /door

In Exact Globe Next kunt u op verschillende manieren een administratie kopiëren.

Kopiëren van stamgegevens
U dient de bronadministratie (van waaruit u de gegevens wilt overnemen) te openen. Vervolgens start u via [Bestand, Nieuwe administratie], de administratie aanmaken wizard. U doorloopt de wizard en selecteert de optie ‘Administratie kopiëren’.

In het volgende scherm geeft u aan welke gegevens u mee wilt kopiëren.

Volledige kopieadministratie
Naast een kopieadministratie met stamgegevens is het ook mogelijk om een volledige kopie inclusief mutaties te maken. Via [Bestand, Back-up maken/teruglezen/Kopiëren… ], start u de Back-up maken/teruglezen/Kopiëren wizard. In de tweede stap kunt u kiezen voor de optie ‘Administratie kopiëren’. In het volgende scherm kunt u aangeven welk nummer en naam de kopie administratie dient te krijgen, en van welke administratie u een kopie wilt maken. Uiteraard dient er voldoende schrijfruimte aanwezig te zijn om succesvol een kopie aan te kunnen maken. Tevens dient Microsoft SQL Server lokaal te zijn geïnstalleerd. Wanneer u een volledige administratie wilt kopiëren op de server, dient u op de server een werkstationinstallatie uit te voeren, en vanuit daar het kopiëren op te starten.

Bron: Exact Support Blog

Controlled release fase voor de nieuwe Self Service App (ESS App)

/in /door

Binnenkort gaan we starten met de controlled release fase voor de nieuwe Self Service App (ESS App) en we zijn op zoek naar deelnemers voor deze controlled release.

De ESS App draait op de laatste versie van Exact Synergy Enterprise Product Update 252 en iOS en biedt uw medewerkers veel mogelijkheden. De App is beschikbaar voor alle Synergy gebruikers ongeacht hun rol. De functies die via de App beschikbaar zijn, zijn gebaseerd op de functies waarvoor de gebruiker rechten heeft in Exact Synergy Enterprise.

De ESS App biedt de volgende functionaliteit:

Verlof

  • Aanvragen verlof
  • Eindejaarsbalans saldo bekijken
  • Overzicht van al uw verlofaanvragen

Ziekmeldingen

  • Ziekmelding indienen
  • Overzicht van al uw ziekmeldingen

Loonstroken

  • Uw loonstroken bekijken

Persoonlijk dossier

  • Uw persoonlijk dossier bekijken

Wilt u deelnemen aan de Controlled Release?
Zie de Fact Sheet voor meer informatie over het controlled release programma. Heeft u interesse om deel te nemen aan de Controlled Release voor de ESS App? Stuur dan een e-mail naar productreadiness@exact.com.

Bron: Exact Support Blog

Het afletteren van SEPA incasso batches in Exact Online

/in /door

Als het goed is bent u inmiddels helemaal over op SEPA.
Met deze overgang is er het één en ander gewijzigd in Exact Online, met name het verrichten van incasso’s.

In de blogpost Hoe ga ik om met een geweigerde SEPA incasso? heeft u kunnen lezen wat er gebeurt als er een incasso geweigerd wordt en hoe u dit op kunt  lossen.

In deze blogpost zal ik u wat meer uitleg geven over het afletterproces van incassobatches.
Het is namelijk gebleken dat er nog wat onduidelijkheid is over wat er precies gebeurt op het moment dat er een incassobatch wordt aangemaakt.

Om een SEPA incasso te kunnen verrichten is er nu een grootboekrekening ‘Incasso batches af te letteren’ nodig.  Deze grootboekrekening kunt u instellen via [Administratienaam, Instellingen, (tabblad) Financieel, Grootboekrekeningen: Koppelingen].

Op het moment dat u een incasso vanuit Exact Online verricht, gebeurt er in principe nog helemaal niks met de openstaande posten.  De openstaande facturen blijven gewoon op de debiteuren rekening staan.

Wanneer er een incassobatch wordt aangemaakt (door de incasso’s te ‘verrichten’) wordt er en ID-nummer meegegeven aan de batch.

Zodra u het afschrift van uw bank via [Financieel, Bank, Importeren afschriften]  importeert, wordt aan de hand van dit ID (dat ook op het bankafschrift vermeld staat)herkend welke batch met openstaande facturen bij dit afschrift hoort.

Door deze herkenning worden het afschrift en de batch direct met elkaar afgeletterd op de grootboekrekening ‘Incasso batches af te letteren’, welke u eerder in uw instellingen heeft aangegeven.

Voor meer informatie over het verrichten van SEPA incasso’s, raad ik u aan het volgende Youtube filmpje te bekijken: http://exact.to/omcrm!

Bron: Exact Support Blog

Shop Floor Control algemeen beschikbaar voor Globe & Synergy

/in /door

Na een succesvolle controlled release periode is de Shop Floor Control oplossing vanaf deze week algemeen beschikbaar.

Wat is de Shop Floor Control oplossing?
Het Shop Floor Control (SFC) systeem gebruikt de informatie van de handelingen op de werkvloer, om productie statussen te (kunnen) communiceren naar de betreffende personen, zoals de master schedule planners, managers of shop floor operators. Deze mogelijkheid om real-time inzicht te krijgen in de voortgang van de bewerkingen ondersteunt planners in het verdelen en prioriteren van de beschikbare capaciteit. Hierdoor zijn planners goed voorbereid en kunnen zaken die betrekking hebben op de kwaliteit, middelen of vereisten adequaat oppakken.

Shop Floor Control werkt in combinatie met alle populaire internetbrowsers. Dit betekent dat het op vrijwel elk apparaat uitgevoerd kan worden; touch screen of niet-touch screen. Het onderstaande schema geeft het proces van de SFC oplossing weer:

De Shop Floor Control oplossing werkt met Exact Globe Next in combinatie met Exact Synergy Enterprise. De informatie wordt gesynchroniseerd middels Exact Integration.

Voor meer informatie, zie Werken met Shop Floor Control en download de fact sheet op onze website.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Globe de omzetrekening van de debiteur of het artikel

/in /door

Bij het onderhoud van uw debiteuren via [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] kunt u op het tabblad ‘Financieel’ een ‘Tegenrekening’ vullen. Hier heeft u de mogelijkheid om een omzetrekening in te vullen die gebruikt wordt om de omzet op te boeken bij het definitief afdrukken van een factuur. Bij het onderhoud van een artikel via [Factuur, Artikelen, Onderhouden] kunt u op het tabblad ‘ Financieel’ ook een omzetrekening koppelen.

U kunt zelf aangeven of bij het definitief afdrukken van een factuur de omzetrekening gekoppeld aan de debiteur, of de omzetrekening gekoppeld aan het artikel wordt gebruikt. Via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Factuurinstellingen] kunt u bij de instelling ‘Omzet’ bepalen welke omzetrekening gebruikt dient te worden.

Bron: Exact Support Blog

Automatische koppeling in Exact Online met de ING mogelijk!

/in /door

U was misschien al bekend met de mogelijkheid om uw Rabobank en ABN AMRO omgeving te koppelen met Exact Online. In het geval van de ABN AMRO kunnen daarmee afschriften automatisch ingelezen worden, bij de Rabobank kunnen daarnaast ook betalingen automatisch worden verstuurd.

Sinds kort is het ook mogelijk geworden om uw ING rekening te koppelen aan Exact Online! Hiermee leest u eenvoudig uw afschriften in één keer in. Met deze bankkoppeling kunt u dus uw administratieve processen verder optimaliseren. Door het gebruik van deze bankkoppeling levert de ING alle bij- en afschrijvingen uit uw Mijn ING zakelijk omgeving 5 dagen per week aan.
Op werkdagen kunt u gaan naar [Financieel, Bank, Importeren afschriften]. Klik op Import om het bankbestand te importeren. U komt dan automatisch terecht in het scherm Af te handelen en hoeft alleen nog te controleren of er transacties zijn, die Exact Online nog niet voor u heeft kunnen toewijzen. Op deze manier houdt u meer tijd over om u op uw primaire taken te richten.
We raden u aan om uw afschriften te importeren tot en met vandaag vóórdat u de koppeling gaat activeren.

Wat heeft u nodig voor deze koppeling?
U moet beschikken over de bankmodule in Exact Online, de wettelijk vertegenwoordiger bij de ING is degene die de koppeling kan aanleggen. Meer uitleg nodig hoe u de bankkoppeling activeert? Bekijk de video van de ING of lees hier meer.

Uiteraard kunt u ook meer informatie vinden in Exact Online zelf. Klik daarvoor op het vraagteken en zoek op de term ‘ING’. Open vervolgens het document Automatisch uitwisselen van bankbestanden met de ING.

Bij verdere vragen horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Het menu verbergen binnen Exact Synergy

/in /door

Eén van de kenmerken van Exact Synergy Enterprise is dat u informatie kunt delen en kunt opvragen op verschillende locaties. Niet alle informatie op het scherm is altijd relevant. Het is ook mogelijk dat u meer schermruimte nodig heeft omdat de monitor niet het volledige scherm kan tonen.

In deze situaties kunt het linkermenu verbergen. Dit kunt u doen met het pijtje dat u rechtsboven in het linkermenu kunt vinden:

Wanneer het menu is verborgen kunt u dit met het pijtje ook weer zichtbaar maken:

Bron: Exact Support Blog