Opgemerkte verzoeken verbergen in Exact Synergy

/in /door

In de vorige blogpost is uitgelegd hoe u een verzoek kunt opmerken aan een collega. Wanneer u veel verzoeken in uw werkstroom heeft die zijn opgemerkt aan collega’s, kan het wenselijk zijn om deze verzoeken te verbergen in uw werkstroom. U kunt immers pas verder met het verzoek wanneer uw collega het verzoek heeft aangevuld.

Dit kunt u aangeven bij het veld ‘Verzoeken wachten op opmerkingen’ in de criteria van uw werkstroom.

Wanneer u hier de optie ‘Verzoeken met opmerking aan andere verbergen’ selecteert worden deze verzoeken niet getoond. Op het moment dat uw collega het verzoek aanvult en op ‘Gereed’ klikt wordt het verzoek dan in uw werkstroom getoond.

U kunt dit veld toevoegen aan de criteria van uw werkstroom via de optie ‘Aanpassen’ rechtsboven in het scherm.

Bron: Exact SUpport Blog

In Exact Globe stamgegevens kopiëren naar een nieuwe administratie

/in /door

Wanneer u een nieuwe administratie begint in Exact Globe Next, dan kan het handig zijn om bepaalde stamgegevens van een andere administratie over te nemen. Hiermee kan een hoop tijd bespaard worden. Met de volgende stappen kunt u een dergelijke administratie aanmaken:

1. Open de administratie waarvan de stamgegevens overgenomen dienen te worden
2. Ga vervolgens naar [Bestand, Nieuwe administratie]
3. Doorloop de Administratie aanmaken wizard
4. In het 4e scherm kiest u voor de optie ‘Administratie kopiëren’:

5. In het volgende scherm kunt u dan aanvinken wat u mee wilt nemen naar de nieuwe administratie:

U kunt de volgende opties aanvinken:

  • Personeel: bestaande gebruikers worden overgenomen.
  • Toegangsrechten: de rechten van de gebruikers worden overgenomen.
  • Grootboek: alle grootboekrekeningen in de bestaande administratie worden overgenomen, inclusief gerelateerde informatie als dagboeken en grootboekkoppelingen.
  • Debiteuren/ Crediteuren: hierbij worden zowel de debiteuren als crediteuren overgenomen.
  • Artikelen: bestaande artikelen worden overgenomen naar de nieuwe administratie. In Exact Globe Next zullen ook de variant stamgegevens per artikel overgenomen worden naar de nieuwe administratie.
  • Artikelen per leverancier: bestaande artikelkoppelingen met leveranciers worden overgenomen.

6. Loop de wizard verder door en kies voor ‘Klaar’
7. Nu zal er een geheel nieuwe administratie, zonder boekingen, maar met stamgegevens van de andere administratie, aangemaakt zijn.

Bron: Exact Support Blog

Betaalbatches afletteren in Exact Online

/in /door

Als u bankafschriften importeert in Exact Online, dan wordt getracht de bedragen op die afschriften automatisch af te letteren (matchen) met de bijbehorende openstaande facturen.

Bij het automatisch afletteren wordt eerst geprobeerd de juiste relatie te bepalen, door bijvoorbeeld te kijken naar het bankrekeningnummer. Daarna wordt geprobeerd af te letteren met alleen de openstaande posten van de gevonden relatie. Als dat niet lukt wordt er gekeken naar alle openstaande posten die in Exact Online aanwezig zijn.

Het systeem analyseert opeenvolgend aan de hand van de volgende criteria of een betaling of ontvangst met een openstaande post kan worden afgeletterd:
1. De betalingsreferentie en het bijbehorende bedrag;
2. De ‘Onze Referentie’ en het bijbehorend bedrag;
3. De Boekingsdatum en het bijbehorende bedrag;

Echter, wanneer uw bank de betalingen als één bedrag (een batch) aanlevert, kan Exact Online helaas niet herkennen welke openstaande posten bij dit totaalbedrag horen. Zelfs niet als de betalingen vanuit Exact Online zijn verricht. U zult dus handmatig dit totaal bedrag moeten splitsen en per regel aan moeten geven wat het bedrag van de factuur is en welke factuur hier bij hoort (afletteren).

Hieronder leg ik u uit hoe u dit kunt doen.

Op het moment dat uw bankafschriften zijn geïmporteerd, wordt u automatisch doorgestuurd naar het overzicht ‘Afschriften | Af te handelen’. U kunt dit overzicht ook benaderen door te gaan naar [Financieel, Bank, Af te handelen]. Achteraan de regel van de betreffende betaalbatch klikt u op ‘Bewerken’. U komt nu in het volgende scherm terecht:

U dient dit totaal bedrag te splitsen door via het ‘+-icoon’ meerdere regels aan te maken.

Per regel voert u de juiste grootboekrekening, de relatie en het bedrag in. Door vervolgens met uw muis in het veld ‘Onze ref ‘ te gaan staan en op F2 op uw toetsenbord te drukken, kunt u de openstaande factuur erbij zoeken en deze vervolgens ‘Boeken’.

U gaat hiermee door tot dat het gehele bedrag is gesplitst en alle bijbehorende facturen zijn afgeletterd.

Wanneer er erg veel betalingen in één batch verwerkt zijn, kan dit een zeer tijdrovende klus zijn. Onze ontwikkelafdeling is dan ook bezig om naar een oplossing hiervoor te zoeken. Helaas is nog niet bekend wanneer dit wordt doorgevoerd in Exact Online.

Afhankelijk van welke bank u heeft, is het eventueel mogelijk om betaalbatches gedecomprimeerd (als losse betalingen) aan te laten leveren. Wanneer betalingen als losse regels worden aangeleverd, kan Exact Online deze weer automatisch afletteren en scheelt dit u een hoop werk.

Bij de Rabobank is het zelfs zo, dat als u werkt met SEPA (PAIN/XML) bestanden, deze bestanden altijd gedecomprimeerd worden aangeleverd.

Maakt u nog geen SEPA bestanden aan en wilt u weten hoe u dit kunt doen? Klik dan hier en volg het stappenplan.

Voor de overige banken raad ik u aan contact op te nemen met uw bank en bij hen na te vragen of het mogelijk is om de afschriften gedecomprimeerd aangeleverd te krijgen.

Heeft u nog vragen over dit onderwerp, laat dan een reactie achter onder deze blogpost of neem contact op met de afdeling Customer Support.

Bron: Exact Support Blog

Wie mag dat zien binnen Exact Synergy Enterprise?

/in /door

Wanneer u werkt aan een project kunt u alle aan dat project gerelateerde documenten koppelen aan dat project. Op die manier is alle informatie verzameld op één centrale plek. Vanuit de projectkaart kunt u eenvoudig de gekoppelde documenten bekijken via de link ‘Documenten’ in de monitor.

Het kan echter voorkomen dat bepaalde informatie alleen inzichtelijk dient te zijn voor de leden van het project en niet voor de andere medewerkers in het bedrijf.

U kunt dit eenvoudig realiseren via het beveiligingsniveau van het document. Bij het aanmaken of bewerken van het document koppelt u het betreffende project en stelt het beveiligingsniveau in op ‘Project (Specifiek)’.

Op deze wijze kunnen alleen de mensen die lid zijn van het betreffende project het document zien.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik zien, in Exact Globe Next, wie de betaling of incasso heeft verwerkt?

/in /door

Het kan handig zijn om te weten welke gebruiker, welk betaalbestand of incassobestand heeft aangemaakt in uw administratie.  Deze bankbestanden worden aangemaakt op het moment dat  de geselecteerde betalingen  of incasso’s worden verwerkt via [Cash flow, Betalingen, Verwerken], [Cash flow, Incasso’s, Incasso] of [Cash flow, Incasso’s, Incassobatch beheren].

Om te kunnen zien wie welk bestand heeft aangemaakt, kunt u het overzicht ‘Aangemaakte bankbestanden’ raadplegen.  Dit overzicht kunt u opvragen via menupad [Cash flow, Betalingen, Aangemaakte bankbestanden].

In de kolom ‘Verricht door’ kunt u zien wie de betalingsrun of incasso run heeft verwerkt. In de kolom ‘Datum’ ziet u de datum waarop het bestand is verwerkt en de kolom ‘Eigen rekening’ geeft aan welk betaalmiddel is gebruikt. Tevens heeft u de mogelijkheid om dit overzicht te exporteren naar Microsoft Excel via de knop ‘Exporteren’.

Een andere manier om te bekijken welke gebruiker welk proces heeft uitgevoerd, is via het overzicht ‘Verwerkt door’, wat te benaderen is via het menupad [Cash flow, Statistieken, Verwerkt door]. Als dit overzicht op wordt gevraagd, gegroepeerd op ‘Details’, dan kunt u de muis boven één van de processen links onder in het scherm houden. Vervolgens kunt u dan zien wie welke stap heeft uitgevoerd.

Bron: Exact Support Blog