De werkstroom van uw collega bijhouden in Exact Synergy Enterprise

Wanneer uw collega vakantie heeft of ziek is, is het wenselijk om zijn of haar werkstroom bij te houden. Op deze manier kan tijdig actie worden ondernomen op de verzoeken die in zijn of haar werkstroom staan.

Dit kunt u doen door de werkstroom van de betreffende collega te openen via bijvoorbeeld de medewerkerskaart, maar u kunt dit ook doen via uw startpagina.

Op deze wijze ziet u iedere keer wanneer u uw startpagina opent, de werkstroom van uw collega.

Om de werkstroom van uw collega op uw startpagina te tonen dient u dit eenmalig in te stellen. Dit kunt u als volgt doen:

1. Open de werkstroom van uw collega. Dit kunt u doen door op de medewerkerskaart van die collega op ‘Werkstroom’ te klikken in de monitor.
2. Vervolgens klikt u rechtsboven in de werkstroom op 19-3-2014 7-33-26 RSS.
3. In het venster dat wordt geopend selecteert u de optie ‘Basis’, en kopieert de regel die in het veld ‘De feed URL’ staat.

4. Ga naar uw startpagina.
5. Klik op customise Aanpassen rechtsboven in het scherm.
6. Klik op ‘Widget toevoegen’.
7. Ga naar het tabblad ‘Nieuws’.
8. Selecteer ‘RSS nieuws’ en klik op ‘Bewaren’. Op uw startpagina is nu een lege widget toegevoegd.
9. Klik op ‘Bewerken’.

10. Plak nu bij ‘RSS nieuws’ de url die u in stap 3 heeft gekopieerd.
11. Bij paginagrootte kunt u aangeven hoeveel verzoeken uit de werkstroom u wilt tonen. Wanneer u tevens de datum en tijd van die verzoeken wilt zien kunt u dat aangeven bij ‘Datum + Tijd’. Eventueel kunt u bij ‘Titel nog een naam opgeven’.

12. Klik op ‘Bewaren’.
13. Wanneer u nu uw startpagina opent ziet u de werkstroom van uw collega. U kunt uiteraard alleen de verzoeken zien waarvoor u rechten heeft.

14. Iedere keer wanneer een verzoek in de werkstroom van uw collega wordt toegevoegd of wordt gewijzigd komt dat verzoek boven aan deze lijst te staan met daarbij de betreffende datum en tijd.

Bron: Exact Support Blog

IOS 8 en de Exact Synergy App

Wellicht hebt u gemerkt dat de Exact Synergy App momenteel niet werkt in combinatie met IOS8. Er is reeds een update aangeboden aan de App Store, om dit punt op te lossen. Vanwege een wijziging in het beoordelingsproces van Apple, duurt het ongeveer een week voordat de update beschikbaar is om te downloaden.

Wij bieden onze excuses aan voor het ongemak dat u hiervan ondervindt. We verwachten echter, dat de update binnen een paar dagen beschikbaar zal komen.

Geheel nieuwe Apps

Voor gebruikers die Exact Synergy Enterprise release 252 of hoger gebruiken, hebben we 3 geheel nieuwe apps beschikbaar. Deze apps bieden, naast de huidige mogelijkheden, vele extra’s zoals Twitter integratie en een geheel nieuwe look.

De Exact CRM App kan hier gedownload worden, de HR Self Service App hier en de Expenses Apphier.

Binnenkort beginnen we met de Controlled Release van de Hour Entry app, dus houd het support blog in de gaten voor het laatste nieuws.


* De geheel nieuwe CRM App

Bron: Exact Support Blog

De ondersteuning voor Internet Explorer 8 stopt

Microsoft stopt met de ondersteuning van Internet Explorer 8 in januari 2015. Dit kan gevolgen hebben voor uw software van Exact.
Om te werken met onder andere Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise zijn Microsoft producten benodigd.

Exact volgt de Microsoft support lifecycle policy ten aanzien van de systeemeisen voor deze producten.
Als gevolg hiervan stopt de ondersteuning van Internet Explorer 8 vanaf product update 254 van Exact Synergy Enterprise.
Dit is ook van toepassing op de Exact producten die gebruik maken van Exact Synergy Enterprise, zoals B2B E-Commerce portal.

Exact adviseert u om tijdig over te stappen naar nieuwere versie van Internet Explorer of één van de andere ondersteunde browsers zodat u ook in de toekomst gebruikt kunt blijven maken van de nieuwste product updates Exact Synergy Enterprise.

Bron: Exact

Hoe laat ik de kostenplaats herkennen op een factuur binnen Elvy?

Wanneer u met uw leveranciers hebt afgesproken dat zij een door u gehanteerde kostenplaats, kostendrager of projectcode op hun facturen vermelden, of wanneer u bijvoorbeeld kostenplaatsen hebt aangemaakt conform gegevens op een factuur, dan hebt u de mogelijkheid om deze automatisch te laten invullen in het Boekingsregel-scherm.

Voorbereiding

Lees eerst de betreffende factuur in en voor de automatische herkenning uit. Vervolgens opent u de herkenningsinformatie door links bovenin het Digitaliseren-scherm op het Elvy-icoon te klikken. Selecteer de optie, Informatie – Automatische herkenning.

templateherkenning-dig-herkenning1

Het volgende scherm wordt nu getoond.

templateherkenning-dig-herkenning2

Hier scrollt u naar beneden totdat u bij de coördinaten komt; dit zijn alle tekstblokken die door Elvy herkend zijn op de factuur. De herkende tekst is van links naar rechts, van boven naar beneden, gelezen op de factuur. Zoek in deze lijst naar het gegeven waarop u de kostenplaats-/-drager-/projectherkenning wilt laten herkennen.

In dit voorbeeld gebruiken we ‘Uw referentie:’, waarbij de waarde die erachter staat, ingevuld moet worden op het Boekingsregel-scherm.

Let op: Sluit het Digitaliseren-scherm, voordat u wijzigingen aanbrengt in de kostenplaats/kostendrager/projectcode herkenning. Nadat u de gewenste templates het ingesteld, drukt u op Bewaren, waarna u Digitaliseren weer kunt starten.

Herkenning configureren

Ga via het menu naar Instellingen › Instellingen, tabblad Automatisch inboeken.

templateherkenning-instellingen1

U kunt hier, afhankelijk van hetgeen u automatisch wilt laten herkennen en invullen, bij de betreffende velden de ‘templates’ invullen. Hierbij maakt u gebruik van het ‘wildcard’ symbool *(de asterisk), het ‘ieder teken’ symbool ? en de <KODE> variabele.

Voorbeeld: De waarde na ‘Uw referentie’ moet worden ingevuld als kostenplaats

Voer bij ‘Kostenplaats templates’ de volgende waarde in:

 *referentie*<KODE>

Hierdoor wordt in alle tekst gezocht naar de tekst ‘referentie’, waarbij de waarde die hierna komt, gezien wordt als de ‘code’ die Elvy invult op het Boekingsregel-scherm, als kostenplaats. De * staat symbool voor ‘alle tekst’, wat betekent dat het niet uitmaakt wat, in dit voorbeeld, voor of na het woord ‘referentie’ komt.

Voorbeeld: ‘Uw referentie’ moet als projectcode herkend worden

Voer bij ‘Projectcode templates’ de volgende waarde in:

<KODE:P??????>

Hierdoor wordt in de tekst gezocht naar de letter ‘P’ gevolgd door zes tekens. Deze waarde wordt ingevuld op het Boekingsregel-scherm, als projectcode.

Aandachtspunten bij het gebruik van kostenplaats/kostendrager/projectcode herkenning

  • Alleen de eerste ‘match’ op de factuur wordt gebruikt. Kortom, wanneer in het gebruikte voorbeeld, ‘Uw referentie’ meerdere keren op de factuur staat, wordt alleen de eerste keer dat Elvy deze herkend (bovenaan de pagina), de herkende waarde gebruikt op de boekingsregel.
  • Het is mogelijk om meerdere ‘templates’ te definiëren, door iedere waarde op een nieuwe regel te zetten.
  • Deze vorm van herkenning wordt applicatiebreed toegepast: in alle gekoppelde administraties, bij alle crediteuren.
  • Dubbele punten, puntkomma’s en andere leestekens worden genegeerd bij de herkenning. Het is dus niet nodig om hier rekening mee te houden bij het definiëren van een template.

Bron: Elvy

Werken met garantie in Service Management in Exact Synergy

In Service Management is het mogelijk om te werken met garantie. Het is mogelijk om bij een service activiteit een vinkje te plaatsen bij ‘garantie’ voor zowel de materiaalregels of uurregels. Als bij een service activiteit het vinkje ‘garantie’ aangezet wordt, worden de diensten en uren geleverd tegen een nultarief. Intern wordt als gevolg van de service activiteit wel een order aangemaakt en deze wordt bij het fiatteren van de service activiteit vervolgens geleverd. Hierbij worden de kosten en voorraadboekingen als gevolg van de order wel gewoon geboekt in Exact Globe Next. Als gevolg van het vinkje ‘garantie’ wordt de factuur die op basis van de service activiteit wordt gegenereerd een nulfactuur. Deze is af te drukken en als bewijs voor de geleverde diensten en materialen naar de klant te sturen of kan voor de interne administratie bewaard worden.

Het is ook mogelijk om garantieafspraken vast te leggen in een contract. U kunt deze afspraken vastleggen aan de hand van het afspraaktype ‘Tekst’. In Exact Globe Next dient u bij het artikel waar garantie op verleend wordt een begin en einddatum in te vullen. Dit dient op serienummer niveau te gebeuren. Indien er service wordt verleend op een serienummer waarbij de service activiteit valt tussen het opgegeven datumtraject dan wordt automatisch het vlaggetje aangevinkt op de service activiteitregels.

Dus tot aan de einddatum van het serienummer verleent u garantie op de service activiteiten die u voor dat betreffende configuratieonderdeel invoert.

Bron: Exact Support Blog

Snel en eenvoudig zoeken in Exact Globe Next

Exact Globe Next biedt de mogelijkheid om zaken snel en eenvoudig op te zoeken in de administratie, zonder het een menupad eerst via het betreffende tabblad te hoeven openen. Dit kunt u doen via de knop ‘Zoeken’ bovenaan in de knoppenbalk.

Door op de knop ‘Zoeken’ te klikken, ziet u aan de linkerkant van uw beeldscherm verschillende opties om te kunnen zoeken naar medewerkers, debiteuren, artikelen en projecten (afhankelijk van uw licentie).

Afhankelijk van uw licentie kunt u voor de vier bovenstaande stamgegevens vijf verschillende handelingen uitvoeren. Welke opties aanwezig zijn, is tevens afhankelijk van de rechten. U beschikt alleen over de opties waarbij u ook rechten heeft op het betreffende menupad en functie.

Zo heeft u de mogelijkheden om direct te zoeken via het invoerveld. U kunt bijvoorbeeld bij het stamgegeven ‘Projecten’ een projectcode invullen in het invoerveld. Als u dan kiest voor F5, wordt het menupad [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden] geopend en worden de mogelijke projecten getoond.

Rechts van het invoerveld is een vergrootglas, waar u op kunt klikken om het menupad van het onderhoud van het betreffende stamgegeven te openen, zoals [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] bij ‘Debiteuren’. Vervolgens kunt via het filter van dat scherm verder zoeken.

Via het icoon linksboven het invoerveld van het stamgegeven wordt direct een nieuw onderhoudsscherm geopend, waarmee u direct een nieuw stamgegeven aan kunt maken.

Via de knop, waar de tekst van het stamgegeven op staat, kunt u doorklikken naar de zaken waar u als gebruiker aan gekoppeld bent. Als u bijvoorbeeld gekoppeld bent aan bepaalde projecten, zult u die projecten zien bij het klikken op de knop ‘Projecten’.

Als u klikt op het verrekijker icoon rechtsboven het invoerveld, wordt het zoekscherm voor het betreffende stamgegeven geopend. U kunt hier aan de hand van uitgebreide zoekcriteria zoeken.

Bron: Exact Support Blog

Submenu’s op de scanner verbergen E-WMS

Wist u dat het in E-WMS mogelijk is om de scanner submenu’s te verbergen?

In de handterminal instellingen per proces kunt in de sectie ‘Submenu’ aangeven of u de submenu’s wilt tonen of verbergen.

Zo kunt u bijvoorbeeld het ontvangsten menu ‘Vrije ontvangst’ verbergen door de optie in de sectie ‘Submenu’ uit te vinken. Op de scanner wordt dan, nadat u in het hoofdmenu ‘Ontvangsten’ heeft geselecteerd, geen submenu getoond, maar meteen het invoeren van gestuurde ontvangsten gestart.

 

Deze opties zijn beschikbaar in alle handterminal instellingen per logistiek proces voor WMS ASP, en heeft betrekking op alle licenties.
De handterminal instellingen kunt u openen via [Systeem, E-WMS, Onderhouden handterminals, …]

Bron: Exact Support Blog

Anoniem bestellen in de B2B portal

In de B2B E-Commerce Portal is het mogelijk om klanten anoniem verkooporders te laten plaatsen. Dit kan worden gerealiseerd door het instellen van een gebruikersnaam en wachtwoord in de taal instellingen.

Hierbij zijn de volgende aandachtspunten van belang:

  • Anoniem bestellen werkt enkel in combinatie met elektronische betaling.
  • Voor iedere taal dient een ‘Klant’ account aangemaakt worden in Exact Synergy Enterprise (u kunt hier dus ook verschillende prijslijsten aan koppelen).
  • De contactpersoon dient portaalrechten te hebben.
  • Aangezien er per anonieme klant een ander adres geldt, wordt er op de leveringen pagina de ‘Create prospect’ widget getoond in plaats van de ‘Address’ widget.
  • Dit geldt ook voor de ‘Confirmation’ pagina.

Uiteindelijk leidt dit tot het volgende:

  • Een verkooporder zal aangemaakt worden in Exact Globe Next. Deze is gekoppeld aan de anonieme debiteur die is gekoppeld aan de specifieke taal
  • Deze verkooporder zal het leveradres bevatten die in de ‘Create prospect’ widget is ingevoerd.
  • Er zal een account aangemaakt worden in Exact Synergy Enterprise.
  • De verkooporder zal het accountnummer van deze debiteur uit Exact Synergy Enterprise in de omschrijving hebben staan.

Vervolgens kunt u beslissen of u deze informatie wilt gebruiken om een nieuw account in Exact Globe Next aan te maken.

Bron: Exact Support Blog

De ondersteuning voor Internet Explorer 8 stopt

Microsoft stopt met de ondersteuning van Internet Explorer 8 in januari 2015. Dit kan gevolgen hebben voor uw software van Exact.

Om te werken met onder andere Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise zijn Microsoft producten benodigd. Exact volgt de Microsoft support lifecycle policy ten aanzien van de systeemeisen voor deze producten. Als gevolg hiervan stopt de ondersteuning van Internet Explorer 8 vanaf product update 254 van Exact Synergy Enterprise. Dit is ook van toepassing op de Exact producten die gebruik maken van Exact Synergy Enterprise, zoals B2B E-Commerce portal.

Exact adviseert u om tijdig over te stappen naar nieuwere versie van Internet Explorer of één van de andere ondersteunde browsers zodat u ook in de toekomst gebruikt kunt blijven maken van de nieuwste product updates Exact Synergy Enterprise.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik in Exact Globe de Engelse benaming van een artikel, afdrukken op een factuur?

Het kan voorkomen dat u een Engelstalige klant heeft, waarbij de Engelse benaming van een artikel op de factuur dient te worden getoond. Aan de hand van de volgende stappen kunt u dit doen.

  1. Ten eerste dient u in te stellen dat er meerdere talen gebruikt kunnen worden in de zoekvensters. Via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen, Omschrijvingen in zoekvensters] kan de taal ‘English’ geselecteerd voor de omschrijvingen/omschrijvingen in zoekvensters.
  2. Hierna is het mogelijk om één of meerdere taalomschrijvingen in te voeren in onderhoud van een artikel.
  3. Vervolgens dient er op de factuurlay-out ook nog ingesteld te worden dat de omschrijvingen van de artikelen in het Engels worden getoond. Om de Engelse benamingen weer te geven, is het aan te raden om een nieuwe lay-out aan te maken, op basis van een bestaande lay-out.  Dit kunt u doen via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Klik op het loepje achter de factuurlay-out. Klik de lay-out aan en kies voor ‘Bewerken’. Kies vervolgens voor [Bestand, Bewaren als] en sla de lay-out op onder een nieuwe naam en nieuwe omschrijving.
  4. Daarna gaat u naar [Bewerken, Lay-outinstellingen] en zet de ‘Taal van de omschrijvingen’ op ‘English’.
  5. Vervolgens kunt u het veld ‘Omschrijving artikelbestand’ toevoegen op de lay-out via [Bewerken, Toevoegen, Databaseveld, Artikelblok]. Sleep het veld naar de juiste positie en verplaats of verwijder eventuele onderliggende velden, zodat deze niet samen met dit veld worden afgedrukt.
  6. Klik op ‘Bewaren’ om de lay-out te bewaren.
  7. Vervolgens kunt u deze layout koppelen aan de Engelstalige klant door te klikken op het icoon ‘Lay-outs aan debiteuren koppelen’ , achter het loepje van de factuurlay-out bij [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Klik op de betreffende debiteur en kies voor ‘Wijzigen’. Selecteer de naam van de nieuwe lay-out en kies voor ‘OK’.
  8. Daarna kunt u voor deze debiteur een factuur aanmaken waarbij u het artikel met de Engelse omschrijving gebruikt.
  9. Bij [Factuur, Invoer, Afdrukken/ Verwerken] kunt u op tabblad ‘Geavanceerd’ de optie ‘Debiteurenlay-out koppelingen’ aanvinken, of de nieuwe lay-out selecteren in veld ‘Lay-out’.
  10. Vervolgens toont de (voorbeeld-)factuur de lay-out met de Engelse artikelomschrijving.

Bron: Exact Support Blog