Hoe verwerk ik UBL-facturen (e-facturen) met Elvy?

Wanneer u een UBL-factuur (of ‘e-factuur’) wilt verwerken in Elvy, kunt u deze op dezelfde manier inlezen als een reguliere factuur: plaats het UBL-bestand in de map waarin uw gescande (of via e-mail uitgelezen) documenten staan.

Verwerken van de factuur

Let op
Wanneer u een UBL-factuur inleest zonder bijbehorende PDF-factuur, genereert Elvy de PDF-factuur in een vooraf bepaalde lay-out. U kunt deze naderhand niet wijzigen.

ds-ubl-factuur

Zodra de factuur is ingelezen (of gegenereerd, op basis van de UBL-factuur) voert u de Automatische Herkenning uit. Als hierna het Boekingsregel-scherm getoond of geopend wordt, ziet u bovenin ‘UBL regel 1 van 1′. Het bedrag, de btw en de regelomschrijving worden overgenomen uit de UBL-factuur.

ds-ubl-boekingsregel

De verdere verwerking gaat op dezelfde manier als een reguliere factuur. Het grote voordeel van UBL, is dat u hiermee alle afzonderlijke bedragen eenvoudiger kunt boeken, op basis van de groeperingsinstellingen die hierna besproken worden.

Instellingen voor de verwerking

Volgens de standaardinstellingen voor UBL in Elvy, worden alle regels in de UBL-factuur samengevoegt tot een enkele boekingsregel. U kunt via de kolomweergave van boekingsregels instellen, hoe deze facturen verwerkt moeten worden.

ds-ubl-verwerking

Hiervoor kunt u uit de volgende opties kiezen.

  • Automatisch. Voor administraties en crediteuren neemt deze optie de instelling van ‘Algemeen’ over. Indien u daar ook ‘Automatisch’ heeft gekozen, werkt dit hetzelfde als ‘Per regel’.
  • Geen invoer. De gegevens uit het UBL-bestand worden niet gebruikt door Elvy; het bedrag wordt wel herkend.
  • Per BTW-code. De regels worden gegroepeerd op btw-code, met een boekingsregel per code.
  • Per regel. Alle regels worden samengevoegt tot een enkele boekingsregel.

Deze instellingen kunt u vervolgens op drie niveau’s instellen:

  1. globaal;
  2. per administratie en;
  3. per crediteur

Iedere opvolgende instelling vervangt de voorgaande. Ofwel: wanneer u op globaal niveau instelt dat UBL-regels per regel verwerkt moeten worden, maar vervolgens voor de administratie instelt dat deze per btw-code gegroepeerd moeten worden, dan zal deze laatste instelling (groeperen per btw-code) voorrang krijgen. Stelt u voor de gekozen crediteur de optie, ‘Geen invoer’ in, dan vervangt deze de instelling voor de administratie.

Bron: Elvy

Bepalen welke medewerkers worden getoond in het Service Management planbord in Synergy

Het plannen van medewerkers in het planbord van Service Management gebeurt op basis van plan groepen. In het planbord worden de medewerkers getoond die aan de geselecteerde plangroep gekoppeld zijn. Door middel het keuze menu rechts bovenin het planbord is het mogelijk om één van de plangroepen te selecteren, het planbord wordt vervolgens getoond voor die plangroep.

Deze plangroepen zijn samen te stellen en te onderhouden via planbord rechts bovenin het planbord.

Door hierop de klikken, opent u het menu voor het aanpassen van de plangroep. Aan de rechterzijde staan de medewerkers die lid zijn van de plangroep. Aan de linkerzijde kunt u medewerkers selecteren en via plangroep2 toevoegen als lid aan de plangroep.

Vervolgens is het mogelijk om verschillende plangroepen naast elkaar te onderhouden. Hiervoor kunt u in de sectie ‘Plangroep’ rechts bovenin een plangroep selecteren of een nieuwe plangroep aanmaken. Voor elke plangroep kunt u apart instellen welke medewerkers hierin opgenomen zijn.

Bron: Exact Support Blog

Gebruik extra artikelomschrijvingen in Exact Globe Next

Binnen uw logistieke administratie gebruikt u artikelcodes en omschrijvingen. Vaak is het voldoende om per artikelcode een omschrijving te hebben. In bepaalde gevallen kan het echter wenselijk zijn om per klantengroep een aparte omschrijving te gebruiken. Dit kunt u doen met behulp van een extra artikelomschrijving.

In deze blogpost vindt u een voorbeeld van het gebruik van extra artikelomschrijvingen. In dit voorbeeld gebruiken we de extra artikelomschrijvingen voor het tonen van de artikelomschrijving in een andere taal.

Om de extra artikelomschrijving toe te voegen opent u het onderhoud van het artikel. Via  achter het veld ‘Extra omschrijving’ kunt u extra artikelomschrijvingen toevoegen en bewerken. Om een extra artikelomschrijving toe te voegen klikt u op  ‘Nieuw’ aan de linkerzijde.

Bij ‘Extra artikelomschrijvingscode’ selecteert u de code waarvoor u de omschrijvingen wilt toevoegen. In dit voorbeeld hebben we reeds twee codes aangemaakt. Een code voor Engelse omschrijvingen (EN) en een code Duitse Omschrijvingen (DE). Wanneer u nog geen codes heeft aangemaakt klikt u op het vergrootglas om vervolgens de gewenste codes aan te maken.

Nadat u de gewenste code heeft geselecteerd geeft u bij omschrijving de extra artikelomschrijving op die u wilt gebruiken. Dit zelfde doet u voor de andere extra artikelomschrijvingscodes.

De extra artikelomschrijvingen zij nu gekoppeld aan het artikel.

Om deze te gebruiken dient de extra artikelomschrijvingscode ook gekoppeld te worden aan de order of factuur. Dit kunt u doen bij het veld ‘Extra omschrijving’ dat u kunt vinden onder de knop ‘Condities’ in de order/factuur.

Het is ook mogelijk om dit veld standaard te vullen in de order/factuur. In dat geval kunt u de extra artikelomschrijvingscode koppelen aan de debiteur. Dit kunt u doen bij het veld ‘Extra omschrijving’ op het tabblad ‘Logistiek’ van de debiteur. In dit voorbeeld kunt u bijvoorbeeld de extra artikelomschrijvingscode ‘DE’ koppelen aan uw Duitse debiteuren, terwijl u aan de Engelse debiteuren de extra artikelomschrijvingscode ‘EN koppelt.

Om de juiste omschrijving ook bij het afdrukken weer te geven, moet het veld ‘Extra artikelomschrijving’ worden opgenomen in het artikelblok van de lay-out.

In dit voorbeeld is de extra artikelomschrijving gebruikt voor het weergeven van de omschrijving in verschillende talen. U kunt dit echter ook in andere situaties toepassen. Bijvoorbeeld wanneer u voor klanten in een bepaalde sector andere omschrijvingen wilt gebruiken voor klanten in een andere sector. Of wanneer u verschillende omschrijvingen wilt gebruiken voor particuliere en zakelijke klanten. In dat geval maakt u aparte extra artikelomschrijvingscodes aan voor die sectoren, en koppelt deze aan de debiteuren in die sector.

Bron: Exact Support Blog

Overzicht van debiteuren waarbij getoond wordt of er betalingsherinneringen verstuurd worden?

In het onderhoud van een debiteur is er een aanvinkmogelijkheid voor ‘Stuur herinneringen’. Indien u een overzicht wilt creëren waarbij de informatie wordt getoond of deze instelling wel of niet geactiveerd is, dan kunt u dit volgens de onderstaande stappen uitvoeren:

  1. Navigeer naar [Financieel, Debiteuren, Etiketten], pas indien gewenst de criteria aan en kies voor ‘Tonen’.
  2. In het nieuw verschenen overzicht voegt u de kolom ‘Relaties.Bet.herinnering’ toe. Dit kunt u doen door met de rechter muisknop op de kopregel te klikken en te kiezen voor ‘Kolom toevoegen’.
  3. U kunt vervolgens in het overzicht dubbelklikken op deze kolomnaam om de regels hierop te sorteren.
  4. Indien gewenst kunt u nog andere kolommen toevoegen of juist verwijderen.

Kies vervolgens voor ‘Alles selecteren’ en hierna voor ‘Exporteren’ om dit overzicht naar bijvoorbeeld MS Excel te exporteren, waar u het overzicht, indien gewenst, nog verder kunt bewerken.

Bron: Exact Support Blog

Inzicht in de WMS voorraad reserveringen in Exact Globe

Bij het genereren van een pickadvies of het valideren van de voorraad binnen E-WMS wordt rekening gehouden met de voorraadreserveringen.

Om inzicht te krijgen in deze reserveringen is het Overzicht WMS voorraad reserveringen beschikbaar. U kunt dit overzicht opvragen in het menupad [WMS, Verslagen, WMS voorraad reserveringen]

Op basis van verschillende criteria kunt u een selectie maken op de voorraad reserveringen die u wilt zien. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat u transacties met een bepaalde status wilt uitsluiten, en kunt u aangeven of u reserveringen op basis van uitgiften, ontvangsten, etc. wel of niet wilt tonen.

Het overzicht zelf biedt inzicht in de reserveringen en toont verschillende details van de E-WMS voorraad reserveringen, zoals het ordernummer, de scanner ID en E-WMS module.

Bron: Exact Support Blog