In Exact Synergy een parttime rooster aanmaken en wijzigen

In veel gevallen werken bedrijven met een standaard werkrooster. Echter kan het zo zijn dat er medewerkers in dienst zijn waarbij het rooster afwijkt. Denk aan medewerkers die parttime werken. Voor deze medewerkers dient dan een individueel werkrooster aangemaakt te worden. In deze blogpost wordt uitgelegd hoe u dit kunt doen.

Instellingen
Onderstaande uitleg is gebaseerd op een situatie waarbij de instelling Advanced Work Schedules is aangevinkt. Met deze instelling kunt u meerdere (parttime) roosters aanmaken, deze roosters groeperen en ze vervolgens koppelen aan de betreffende medewerkers. U kunt deze instelling controleren en/of aanzetten via [Modules, HRM, Inrichting, Algemeen, Instellingen]. De betreffende instelling vindt u vervolgens in de sectie ‘Medewerker: Planning’.

Opmerking: Wanneer u deze instelling eenmaal heeft aangevinkt, kunt u deze niet meer uitzetten.

Parttime werkrooster aanmaken
U kunt een nieuw (parttime) werkrooster aanmaken via menu [Modules, HRM, Inrichting, Roosters, Werkroosters]. Hier kiest u voor ‘Nieuw’. Vervolgens kunt u de ‘Divisie’, de ‘Rooster naam’ en het ‘Aantal dagen’ definiëren. In de sectie ‘Werkrooster’ kunt u ten slotte de werkdagen en de werkuren ingeven.

Let op! In de eerste kolom ‘Uren’ voert u de uren vóór de lunchpauze in en in de tweede kolom ‘Uren’ kunt u de uren ná de lunchpauze invoeren.

Afbeelding1

Nadat u alle gegevens heeft ingevoerd, klikt u op ‘Bewaren’. Het betreffende parttime rooster is nu ingevoerd en opgeslagen.

Werkrooster groep aanmaken
Voordat u dit werkrooster aan een medewerker koppelt, dient u dit werkrooster toe te voegen aan een werkrooster groep. Dit kunt u doen via [Modules, HRM, Inrichting, Roosters, Werk rooster groep]. Hier kiest u voor ‘Nieuw’ en vult vervolgens de betreffende gegevens in. Ten slotte kiest u voor ‘Bewaren’.

Afbeelding 2

Werkrooster aan een medewerker koppelen
De laatste stap is het koppelen van het aangemaakte werkrooster aan de betreffende medewerker. Hiervoor gaat u naar [Modules, HRM, Inrichting, Roosters, Werk rooster koppelen]. Hier voert u de betreffende zoekcriteria in en klikt u op ‘Tonen’. Vervolgens vinkt u de medewerker aan en klikt u op de knop ‘Koppelen’. Ten slotte kunt u de groepsnaam van de betreffende werk rooster groep selecteren en op ‘Bewaren’ klikken. Nadat u dit gedaan heeft is de medewerker aan het juiste rooster gekoppeld.

Parttime werkrooster wijzigen
Wanneer u een bestaand individueel werkrooster wilt wijzigen, kunt u tevens gaan naar [Modules, HRM, Inrichting, Roosters, Werkroosters]. Hier klikt u door op de naam van het rooster in de kolom ‘Rooster naam’. Bovenaan kunt op de knop ‘Bewerken’ klikken om het rooster aan te passen.

Let op! Indien er al een medewerker gekoppeld is aan dit rooster, kunt u dit rooster niet wijzigen. U zult de medewerker dan eerst moeten ontkoppelen.

Rollen en rechten
Om individuele werkroosters aan te maken of te onderhouden heeft u functierecht 102 – Maintain individual work schedule nodig. Gebruikers met de rol HR of HR assistant beschikken over dit functierecht.

Bron: Exact Support Blog

Mobiele apps Exact Hour Entry app (uren registreren)

Met de Exact Hour Entry app is het mogelijk om waar en wanneer u wilt uw uren te registreren. Het invoeren van uren is vaak een verplichting dat even tussendoor moet en nooit echt leuk is om te doen. Met deze app is het registreren van uren zo gemakkelijk dat het gebeurd is voordat u het beseft!

Doelgroep
De Hour Entry app is bedoeld voor iedereen die zijn uren in Exact Synergy Enterprise dient te registreren.

Functies
De volgende functies zijn beschikbaar in de app:

  • Uren invoeren
  • Achterstallige uren bekijken
  • Inzicht krijgen in uw geplande activiteiten en uw capaciteitsplanning door heldere dag- en weekoverzichten
  • Direct eenvoudig aanvullende activiteiten toevoegen in de planning

Platformen
De Exact Hour Entry app is beschikbaar voor iOS (versie 7.0 en hoger) en Android (versie 4.0 en hoger).
Voor Windows wordt de app in de tweede helft van 2016 verwacht.

Beveiliging
Zodra u de app installeert, dient u éénmalig in te loggen met uw gebruikersgegevens. In principe blijft u daarna ingelogd, zodat u snel inzicht heeft in de gegevens. Door middel van een pincode is het mogelijk om de app extra te beveiligen.

Product update
Om gebruik te kunnen maken van deze app heeft u product update 254 of hoger van Exact Synergy Enterprise met een PSA omgeving nodig.

Screenshot   Screenshot_2nl

Bron: Exact Support Blog

Is er een SQL licentie benodigd voor de kosteloze Exact Synergy gebruiker?

Het aantal gebruikers in uw licentie bepaalt hoeveel gebruikers toegang krijgen tot Exact Globe en Exact Synergy.

Welke acties een gebruiker mag uitvoeren is afhankelijk van de rollen die aan de gebruiker zijn gekoppeld. In Exact Synergy heeft u daarnaast de mogelijkheid om gebruik te maken van een Synergy gebruiker, die u toegang geeft tot de database, zonder hier rollen aan te koppelen. Deze Synergy gebruiker zonder rollen, is een kosteloze gebruiker. Voor meer informatie, zie De Synergy gebruiker.

Naast de gebruikers in Exact Globe Next of Exact Synergy, heeft u tevens een licentie nodig voor het gebruik van MS SQL Server. Hier zijn twee soorten licenties voor beschikbaar: CAL licenties en Core licenties.

Bij de CAL (Client Access License) heeft u een licentie per gebruiker. Wanneer u een gelimiteerd aantal gebruikers heeft is het aan te raden om een CAL licentie te gebruiken.

Bij de Core licentie, heeft u een licentie voor elke processor binnen de server waarop de software draait. Met een Core licentie krijgt een onbeperkt aantal gebruikers toegang tot de server, zowel via het LAN- en WAN-netwerk als van buiten af.

Houd er rekening mee dat alle gebruikers, die u toegang geeft tot de database, over een SQL licentie dienen te beschikken. Dit geldt voor uw eigen gebruikers, leveranciers, partners of andere gebruikers, die op welke manier dan ook toegang krijgen tot de database (bijvoorbeeld via portals). Dus ook voor de kosteloze Synergy gebruiker dient een SQL licentie aangeschaft te worden.

Voor een gebruiker die u toegang geeft tot Exact Globe en Exact Synergy, is maar één SQL gebruiker nodig.

Wanneer u veel gebruikers toegang geeft tot uw database kan het voordeliger zijn om een Core licentie aan te schaffen. Overleg daarom altijd met de verkoopafdeling van Exact of uw Exact reseller om te kijken welk soort SQL licentie in uw situatie het voordeligste is.

Dit is niet van toepassing op de Express editie van MS SQL Server.

Bron: Exact Support Blog

Exchange Synchronization in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) algemeen beschikbaar

Na een succesvolle Controlled Release periode is Exchange Synchronization in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) nu algemeen beschikbaar.

ELIS is een technisch framework voor de integratie tussen Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise en ondersteunt oplossingen die gegevens uitwisselen tussen deze twee producten en eventuele third-party oplossingen.

Exchange Synchronization zorgt voor de synchronisatie van afspraken en verzoeken tussen Microsoft Exchange en Exact Synergy Enterprise.

Vanaf product update 256SP7 is het nu mogelijk om Exchange Synchronization als oplossing te installeren en beheren in ELIS. U dient hiervoor gebruik te maken van versie 5.256.0.5 of hoger van de Exchange synchronization oplossing in ELIS.

Voor meer informatie zie Installatie Exchange Synchronization in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) en Aan de slag met Exact Lightweight Integration Server (ELIS).

Bron: Exact Support Blog

Ondersteuning MS SQL Server 2005 stopt vanaf product update 413 en 258

Voor de Microsoft producten die benodigd zijn om te werken met Exact Globe, Exact Compact, Exact Synergy en Exact Synergy Enterprise volgt Exact de Microsoft support lifecycle policy met betrekking tot de systeemeisen voor deze producten.

Microsoft stopt met de ondersteuning van Microsoft SQL Server 2005 in april 2016. Voor de komende product updates 412 en 257, die gepland staan voor het derde kwartaal van 2016 blijven we echter Microsoft SQL Server 2005 nog ondersteunen. Vanaf product update 413 en 258 (gepland in het eerste kwartaal van 2017) stoppen wij met de ondersteuning van Microsoft SQL Server 2005.

Verder verwachten we Microsoft SQL Server 2016 te ondersteunen vanaf de eerste product update van Exact Globe en Exact Synergy Enterprise na het beschikbaar komen van Microsoft SQL Server 2016.

Hieronder vindt u een overzicht van de wijzigingen en gevolgen per productlijn. Voor meer informatie over de Microsoft SQL Server lifecycle policy kunt u de website van Microsoft raadplegen.

Exact Globe / Exact Compact
Vanaf product update 413 van Exact Globe en Exact Compact stopt de ondersteuning van Microsoft SQL Server 2005. Wanneer u werkt met Microsoft SQL Server 2005 dient u een upgrade uit te voeren van uw Microsoft SQL Server. Het is belangrijk dat u dit doet voordat u de update naar product update 413 uitvoert.

Let op: Het is belangrijk dat u eerst een back-up maakt van de administratie(s) voordat u een update gaat uitvoeren.

Exact Synergy

Vanaf product update 413 van Exact Synergy stopt de ondersteuning van Microsoft SQL Server 2005. Wanneer u werkt met Microsoft SQL Server 2005 dient u een upgrade uit te voeren van uw Microsoft SQL Server voordat u een update uitvoert van Exact Synergy.

Hou er rekening mee dat Exact Synergy niet wordt ondersteund op Microsoft SQL Server 2012 of hoger.

Let op: Het is belangrijk dat u eerst een back-up maakt van de administratie(s) voordat u een update gaat uitvoeren.

Exact Synergy Enterprise
Vanaf product update 258 van Exact Synergy Enterprise stopt de ondersteuning van Microsoft SQL Server 2005. Wanneer u werkt met Microsoft SQL Server 2005 dient u een upgrade uit te voeren van uw Microsoft SQL Server voordat u een update uitvoert van Exact Synergy Enterprise

Let op: Het is belangrijk dat u eerst een back-up maakt van de administratie(s) voordat u een update gaat uitvoeren.

Upgraden

Wanneer u deelneemt aan het Microsoft Software Assurance programma dan heeft u recht op een kosteloze upgrade van uw Microsoft SQL Server. Raadpleeg de Microsoft website voor meer informatie. Wanneer u gebruik maakt van de Express editie van Microsoft SQL Server 2005 kunt u een kosteloze upgrade uitvoeren naar de Express editie van Microsoft SQL Server 2008/2008R2/2012/2014. Meer informatie over de installatie van Microsoft SQL Server kunt u vinden in document 04.469.873 op onze customer portal.

Bron Exact Support Blog