Gebruik maken van de verbeterde zoekfunctie in Exact Synergy

/in /door

Met de doorlopende verbeteringen met betrekking tot de user interface, zijn er de laatste product updates ook verbeteringen doorgevoerd omtrent de zoekfunctie. De optie Alle in het zoekmenu boven in het scherm biedt u de mogelijkheid om snel te zoeken naar de beschikbare entiteiten in het drop-down menu. Vanaf Product Update 258 is dit van toepassing op de volgende entiteiten: Medewerkers, Relaties, Documenten, Artikelen, Projecten en Verzoeken.

esnl1

De zoekresultaten kunnen worden weergegeven in twee weergaven: uitgebreid en compact. De uitgebreide weergave toont details van ieder resultaat en biedt u de mogelijkheid om bepaalde acties uit te voeren. De compacte weergave toont minder details, waardoor u in één keer meer resultaten ziet ten opzichte van de uitgebreide weergave.

In het linkerpaneel kunt u de zoekresultaten filteren op basis van de geselecteerde entiteit. Standaard is Alle resultaten geselecteerd wanneer u bij het zoeken de optie Alle heeft gebruikt.

esnl2

Op dit moment is deze functie alléén beschikbaar voor klanten die deelnemen aan het controlled release traject voor deze oplossing.

Aan de slag met deze verbetering? Stuur dan een e-mail naar: productreadiness@exact.com.

Voor meer informatie, zie  Verbeteringen met betrekking tot de zoekfunctie en Verbetering met betrekking tot de zoekoptie ‘Alle’.

Meer informatie over het Controlled Release traject kunt u vinden in dit document.

Bron: Exact Support Blog

PSA – Projecten factureren invoeren in Exact Synergy Enterprise

/in /door

Wanneer alle uren zijn ingevoerd en goedgekeurd kan er gefactureerd worden. Hoe u dat kunt doen wordt uitgelegd in deze één na laatste blogpost over de PSA oplossing.

Nacalculatie projecten factureren

Om de gerealiseerde uren en kosten te factureren kunt u gaan naar [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Factuurvoorstellen]. Hier worden alle uren getoond die zijn gerealiseerd. De manager kan hier de uren eventueel nog aanpassen. Bijvoorbeeld wanneer hij besluit bepaalde uren niet te factureren of wanneer hij uren af wil ronden naar een halve of volledige dag als dit met de klant is afgesproken. Zodra alle uren correct in het voorstel staan kunt u alle betreffende uren selecteren door het selectievakje voor iedere regel of het vakje in de kop aan te vinken. Vervolgens klikt u bovenaan op de knop Factuur.

Screenshot1 (nog niet volledig!)

U kunt de gegenereerde factuur terugvinden via Facturen op de projectkaart. Door op het factuurnummer te klikken ziet u de details van de factuur.

Vaste prijs projecten factureren

Bij een vaste prijs project wordt er niet gefactureerd op basis van de gerealiseerde uren en kosten, maar op basis van project termijnen die met de klant zijn afgesproken. Om nieuwe termijnen in te voeren klikt u vanuit de projectkaart in de Monitor sectie op Vaste termijn facturen.

Screenshot2

Nadat u op Aanmaken heeft geklikt worden er automatisch werkstroom verzoeken aangemaakt voor de verschillende termijnen. Deze verzoeken komen in de werkstroom van de manager terecht. Zodra er een termijn klaar is om gefactureerd te worden dient het verzoek te worden gerealiseerd en kan de factuur gegenereerd worden via [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Factuurvoorstellen].

Volgende keer

De volgende blogpost in deze serie over de PSA oplossing is alweer de laatste en zal gaan over het rapporteren van de projecten.

Bron: Exact Support Blog

Exact voor Productie Ease of Use: Verbeteringen aan de werkorder afhandeling Exact Online

/in /door

Als we alle materialen hebben uitgegeven, het product ontvangen, de tijd hebben geregistreerd en de inkoopfacturen hebben geboekt kunnen we de werkorder afhandelen. Het afhandelen blokkeert de werkorder voor nieuwe transacties en maakt een boeking aan. Soms vindt het afhandelen in een periode plaats na de ontvangst, of hebben we een transactie vergeten. Twee verbeteringen maken het makkelijker om de werkorder correct af te handelen.

Wat gebeurt er als we een werkorder afhandelen?

We moeten ons bedenken dat we een werkorder kunnen gereedmelden en kunnen afhandelen. Als we deze termen verwarrend vinden: Een werkorder wordt gereed gemeld als er product ontvangen wordt in de voorraad, of als er product gereed is om te verzenden. Gereedmelden is een taak voor de werkvloer. Als we een werkorder afhandelen dan betekent dat dat we alle goederenbewegingen (uitgaven, ontvangsten) geregistreerd hebben, alle tijdregistraties hebben goedgekeurd en alle inkoopfacturen voor die werkorder hebben ingeboekt. Het is nu het moment om het verschil tussen de voorcalculatie en de nacalculatie naar de winst en verlies rekening te boeken. Dit is een taak voor de productieboekhouder. We bevelen aan dat de rechten om een werkorder af te handelen alleen aan een boekhouder worden toegekend, en we bevelen aan om werkorders tijdig af te handelen. Werkorders kunnen worden afgehandeld met een knop op het werkorder scherm of via het menu [Productie] Werkorders, Afhandelen.

 

Werkorder datum van afhandeling

Als we een werkorder niet afhandelen dan blijft het resultaat (het verschil tussen de kostprijs van het product en de verwachte kostprijs van de werkorder) op de balans, in het onderhanden werk. Als we de werkorder afhandelen wordt het resultaat uit het onderhanden werk genomen en naar de productievariantie rekening op de winst en verlies rekening geboekt. Eerder werd deze boeking gemaakt op de dag dat de werkorder werd afgehandeld.  Een verbetering aan [Productie] Werkorder, Afhandelen maakt het nu mogelijk om een boekingsdatum voor het afhandelen in te voeren. Op deze manier kan het resultaat worden gerealiseerd in dezelfde periode (of financieel jaar) als de ontvangst van de werkorder. Als we afhandelen via de knop op het werkorder scherm kunnen we geen datum invoeren.

COMPLETE-001-NL

(Klik om te vergroten)

 

Afhandelen ongedaan maken

Soms handelen we de verkeerde werkorder af, of we vinden nog een factuur die we graag willen koppelen aan een werkorder. Tot nu toe was de status van afgehandeld voor eeuwig. Een verbetering maakt het nu mogelijk om de status van afhandelen ongedaan te maken.

COMPLETE-002-NL

(Klik om te vergroten)

 

Deze verbeteringen zijn beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Support Blog

PSA – Uren invoeren en goedkeuren in Exact Synergy Enterprise

/in /door

In de vorige blogpost in deze serie heeft u kunnen lezen hoe u een project op kunt zetten en de benodigde gegevens kunt definiëren. Nadat dat allemaal is gedaan kan er officieel aan het project worden gewerkt. De uren die aan een project worden gewerkt en de kosten die daarvoor worden gemaakt dienen geregistreerd te worden. In deze blogpost wordt verder uitgelegd hoe uren en kosten geregistreerd en goedgekeurd kunnen worden.

Nacalculatie of vaste prijs

Het correct invoeren van uren en kosten is van groot belang voor bedrijven die werken op basis van projecten. Bij Nacalculatie projecten vormen de ingevoerde tijd en kosten de basis van de factuur die naar de klant gestuurd zal worden. Wanneer de tijd en kosten niet goed of niet op tijd zijn ingevoerd, heeft dit consequenties voor de inkomsten van het bedrijf. Bij projecten met een Vaste prijs afspraak is de registratie van tijd en kosten van belang voor de kostenregistratie en de project rapportage. De klant betaalt niet extra wanneer er wel extra uren nodig zijn om het project te voltooien. De projectmanager dient dus nauwkeurig in de gaten te houden of het project daadwerkelijk afgerond kan worden met het aantal geplande uren. Het snel en correct invoeren van de uren is dus ook bij een project op basis van een vaste prijs van belang.

Uren en kosten invoeren

De uren en kosten voor een bepaald project kunnen ingevoerd worden op de pagina Uren en Kosten. Deze pagina kunt u bereiken door vanuit de projectkaart op Invoer uren in de monitor sectie te klikken. Deze knop is ook beschikbaar vanuit de medewerkerskaart. Een andere optie is om het volgende menupad te volgen [Modules, Projecten, Invoer, PSA, Invoer uren]. Het invoer scherm biedt de medewerkers een gemakkelijke gebruikersinterface met verschillende opties om kosten en uren te registeren zonder dat dit erg tijdrovend is.

Screenshot1 NL

Indien de uren en/of kosten reeds waren gepland, kunt u deze realiseren door middel van de knop Kopieer gepland naar gerealiseerd. Wanneer er nog geen geplande uren en/of kosten aanwezig zijn óf er zijn extra uren en/of kosten gemaakt, dan kunt u deze op deze pagina toevoegen.

Zodra alle uren en kosten correct zijn ingevoerd klikt u op Indienen weekstaat. Wanneer u geen weekstaat heeft ingesteld in de PSA instellingen ([Modules, Projecten, Inrichting, PSA, Instellingen]) dan zal hier Indienen dagen staan. Voor meer informatie over de PSA instellingen, zie Instellingen PSA.

Uren en kosten goedkeuren

Voordat de ingevoerde uren gefactureerd kunnen worden dienen ze eerst te worden goedgekeurd. Dit kan gedaan worden door de projectmanager of door de lijnmanager. Dit is afhankelijk van hoe het verzoek is ingesteld. Om de uren goed te keuren kunt u als manager klikken op Uren en kosten goedkeuren in de monitor sectie op de projectkaart, of u kunt gaan naar [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Uren en kosten goedkeuren].

Screenshot 2 NL

Voor meer informatie over het goedkeuren van uren en kosten, zie Overzicht van uren welke goedgekeurd of afgekeurd moeten worden.

Volgende keer

In de volgende blogpost in deze serie wordt uitgelegd hoe u de goedgekeurde uren aan uw klant kunt factureren en wordt er informatie gegeven over de rapportage van uw projecten.

Bron: Exact Support Blog

Projecten – Planning en realisatie in Exact Globe Next

/in /door

Om een project goed uit te kunnen voeren dienen er taken gepland te worden. Nadat deze taken zijn ingepland en uitgevoerd dienen de medewerkers de daadwerkelijk gewerkte uren en gemaakte kosten te realiseren. In deze blogpost wordt uitgelegd hoe u taken in kunt plannen en aan de juiste medewerkers toe kunt wijzen en hoe de betreffende uren en kosten vervolgens gerealiseerd en gefiatteerd kunnen worden.

Taken plannen

Taken kunnen vanuit verschillende plekken worden gegenereerd, bijvoorbeeld vanuit een offerte, verkooporder, bestelling, productieorder, projectorder of interne orders. Tevens kan er op een later moment nog een taak aangemaakt worden vanuit een bestaand project.

In eerste instantie wordt er geen specifieke medewerker aan een taak gekoppeld, tenzij de medewerker reeds is gespecifieerd in één van de bovengenoemde invoerschermen. Aan iedere taak dient echter wel een medewerker gekoppeld te worden zodat er een goed inzicht ontstaat in de beschikbare capaciteit.

Om een overzicht te krijgen van taken die nog niet zijn toegewezen gaat u naar [Projecten, Planning, Werkzaamheden].

Screenshot 1 NL

U kunt de optie Lege medewerker selecteren om alle taken te tonen die nog niet zijn toegewezen.

Er zijn drie manieren om medewerkers aan een taak te koppelen:

  • Via de Medewerker planning in menu [Projecten, Planning, Medewerker planning], [HR, Planning, Persoonlijk] of [HR, Planning, Ondergeschikten].
  • Via de projectkaart in het menu [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden]. Via dit menupad kunnen alleen medewerkers met dezelfde divisie als de projectmanager worden toegewezen.
  • Door het invoeren van een Nieuwe taak in menu [Projecten, Planning, Werkzaamheden].

Voor meer informatie, zie Werkzaamheden plannen en aanpassen en de Gerelateerde onderwerpen in dat document.

Realiseren

Gedurende de loop van een project dient de daadwerkelijke tijd en de daadwerkelijke kosten/materialen die aan een project zijn besteed geregistreerd te worden. U kunt de daadwerkelijke uren en kosten die aan een project zijn besteed realiseren via [Projecten, Invoer, Realisaties]. Standaard wordt uw eigen medewerkersnummer ingevuld, dit kunt u echter wijzigen in het geval u realisaties voor een andere medewerker in wilt voeren. Bij het invullen van de daadwerkelijke uren is het verplicht de volgende informatie te vermelden:

  • de daadwerkelijke hoeveelheid bij Realisatie
  • een omschrijving van de activiteit
  • de juiste (uren) artikelcode
  • het betreffende project

Voor meer informatie over het invoeren van realisaties, zie Realisaties invoeren per dag.

Fiatteren

De realisaties die zijn ingevoerd dienen te worden gecontroleerd via [Projecten, Invoer, Fiatteren]. In de meeste gevallen dient dit gedaan te worden door de projectmanager of de lijnmanager. De manager controleert of de ingevoerde gegevens correct zijn en of deze aan het juiste project of de juiste activiteit zijn gekoppeld.

Screenshot 2 NL

Als u een goedgekeurde realisatie ontdekt die toch verkeerd is ingevoerd kunt u de volgende stappen volgen om de correctie door te voeren.

  1. Ga naar [Projecten, Invoer, Realisaties]. U kunt ook kiezen voor [Projecten, Invoer, Arbeidsuren] of [Projecten, Invoer, Uren per kostenplaats].
  2. Typ of selecteer de medewerker waarvan de uren gecorrigeerd moeten worden in het veld Medewerker.
  3. Bij Realisatie datum typt of selecteert u de datum die behoort bij de uren die gecorrigeerd moeten worden en vervolgens drukt u op de Tab toets om de realisaties voor die datum te tonen.
  4. In de kolom Realisatie typt u het juiste aantal uren dat aan de taak is besteed. Klik vervolgens op Bewaren.
  5. Heropen [Projecten, Invoer, Realisaties] en herhaal stap 1, 2 en 3. U ziet dat een nieuwe regel voor het ene extra uur is toegevoegd als correctieregel. De extra regel moet gefiatteerd worden zodat deze gefactureerd kan worden aan de opdrachtgever.

Volgende keer

In de volgende blogpost in deze serie wordt uitgelegd hoe de gefiatteerde uren en kosten gefactureerd kunnen worden naar de klant.

Bron: Exact Support Blog

Exact Globe is gevalideerd voor de UPA!

/in /door

Zoals u in deze blog post heeft kunnen lezen, heeft het Pensioenfonds Zorg en Welzijn, de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA), geïmplementeerd per 1-1-2017. In samenwerking met een aantal van onze klanten en PFZW, hebben wij de afgelopen maanden gewerkt aan de implementatie van dit nieuwe berichtenformaat in onze software. Graag willen we u laten weten dat wij inmiddels zijn gevalideerd voor de UPA.

Controleer de versie van uw software

Om de aangifte helemaal correct te kunnen verzenden, hebben wij een aantal wijzigingen doorgevoerd in de software. Om te weten of u reeds beschikt over deze wijzigingen, raden wij u aan te controleren wanneer uw software voor het laatst is bijgewerkt. In Exact Globe kunt u dit zien via hamburger ➔ Over. Hier vindt u de laatste bijwerkdatum. Hier dient een datum van 23-1-2017 of later te staan. Tevens dient u ten minste te beschikken over product update 411SP16, 412SP6, of 413. Om te controleren welk service pack er is geïnstalleerd kunt u het bestand ‘ReadMe.txt’ in de bin map van de Exact Globe Next installatie raadplegen.

Indien u uw UPA aangifte reeds heeft ingestuurd terwijl u over een eerdere bijwerkdatum en/of product update beschikt, dan zou PFZW de aangifte graag nogmaals ontvangen. U kunt de aangifte verwijderen via knop ‘Historie’ in menupad Salaris ➔ Aangiften ➔ Periodiek ➔ UPA, een update uitvoeren en dan nogmaals verwerken en versturen.

Aanvullende verbeteringen

Indien uw geïnstalleerde software beschikt over bovenstaande eigenschappen, is het reeds mogelijk om de UPA aangifte correct te kunnen verzenden. Na bovengenoemde datum zijn wij doorgegaan met het doorvoeren van een aantal aanvullende verbeteringen:

  • Handmatig aangemaakt componenttypes 2161/2160 PGGM AP premie werknemer/werkgever worden nu ook meegenomen in de UPA aangifte als de medewerker ouder dan 65 jaar is
  • In het voorloopscherm van de UPA aangifte zijn er bij 4 wekelijke verloning geen perioden uit 2016 meer zichtbaar
  • Het veld ‘Naam leverancier’ kan maximaal 35 tekens bevatten
  • Verbetering in de waarde ‘AantVerlUPens’ bij het gebruik van loonboekingstype ‘regulier en bijzonder’ bij componenten 35351201 t/m 35351204
  • De Gebruikersnaam van de Webservice kan meer dan 10 tekens bevatten

Indien u ook wilt beschikken over deze verbeteringen, dan dient u ten minste te beschikken over de bijwerkdatum van 3-3-2017.

Voor meer informatie over de UPA kunt u de documenten in de sectie ‘Uniforme Pensioen Aangifte (UPA)’ van de Startpagina Salaris raadplegen.

Bron: Exact Support Blog

Snel toegang tot het juiste menu met workspaces in Exact Financials Enterprise

/in /door

In Exact Financials Enterprise zijn veel verschillende menu’s. Een aantal daarvan zullen zeer veel worden toegepast, sommige sporadisch. Uiteraard verschilt dit ook per gebruiker. Om het aantal muisklikken te beperken en e.e.a. in de voor de gebruiker handige volgorde weer te geven, kunnen Workspaces worden aangemaakt. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een Workspace aan te maken voor een groep van gebruikers, maar elke gebruiker kan ook zijn eigen Workspace aanmaken.

Het creëren van een Workspace bestaat uit een aantal stappen:

1. Maak een Workspace aan

Klik in het startscherm van Exact Financials op de +, net onder de menubalk:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 1

En kies vervolgens voor ‘Nieuw’. Het volgende scherm verschijnt:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 2

Geef vervolgens een Workspace code op en een omschrijving en kies voor ‘Bewaren’.

Opmerking: op de tabbladen ‘Gebruikers’ en ‘Gebruikersgroepen’ kunt u direct gebruikers of gebruikersgroepen koppelen aan deze Workspace. Op deze manier kunt u dus direct de aangemaakte Workspace delen met andere gebruikers.

 

2. Ga naar het menu die u aan de Workspace wilt koppelen

Klik binnen de normale menustructuur naar het menu waar u een icoon voor wilt maken, bijvoorbeeld Financemenu [Grootboek, Boeken, Boekingsverslag]. Klik als het gewenste menu op uw scherm staat, op het Favoriet icoontje Exact Financials icoontje rechts bovenin:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 3

 

3. Kies de Workspace en geef een naam aan de knop

Na het klikken op het Favoriet icoontje Exact Financials icoontje , verschijnt het volgende scherm:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 4

Kies hier de Workspace door op het loopje te klikken. Klik na het kiezen van de Workspace voor ‘Bewaren’ en geeft vervolgens in het veld omschrijving de gewenste omschrijving die die knop moet krijgen. Kies vervolgens nogmaals op ‘bewaren’ en ‘Einde’.

 

4. Maak zoveel knoppen aan als u wilt

Herhaal stappen 2 en 3 voor elk menu waar u een Workspace icoon voor wilt aanmaken.

 

5. Bekijk uw Workspace

De Workspace wordt getoond vanuit uw startscherm. De Workspace kan er als volgt uitzien:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 5

Door middel van ‘drag en drop’ kunnen de ‘tegels’ desgewenst naar een andere positie gesleept worden. Op die manier kunnen bijvoorbeeld stappen uit één proces bij elkaar gepositioneerd worden, zoals in bovenstaand voorbeeld.

Door te klikken op het Radar icoontje Exact Financials-icoontje in de linkerbovenhoek van een tegel, zijn er opties beschikbaar om de grootte en de afbeelding van de tegel aan te passen. Voor verwerkingsfuncties is hier ook de optie ‘getal’ beschikbaar. Zo kunt u bijvoorbeeld direct zien hoeveel bankafschriften er nog gejournaliseerd moeten worden, of hoeveel boekingen er nog verwerkt moeten worden.
Het is tevens mogelijk om meerdere Workspaces te koppelen aan een gebruiker of gebruikersgroep. Herhaal dan stap 1 t/m 4. De verschillende Workspaces worden dan getoond als tabbladen, waar u tussen kunt switchen:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 6

Tenslotte is het mogelijk om een icoon toe te voegen naar een externe pagina. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om direct naar een externe rapportage door te klikken vanuit uw Workspace. Door in de Workspace met de rechtermuis te klikken, kunt u kiezen voor de optie ‘Aanmaken: URL-icoon’ om een externe link toe te voegen.

De functionaliteit zoals beschreven, is beschikbaar vanaf release 7.21

Bron: Exact Support Blog

Let op de ‘Status’ van uw Loonaangifte in Exact Globe

/in /door

In sommige gevallen kan het voorkomen dat de verzendstatus van uw loonaangifte niet wordt bijgewerkt, nadat u uw loonaangifte heeft verzonden. Normaal gesproken wordt de status op het tabblad ‘Aangiften’ bijgewerkt op basis van de statuscodes die Digipoort terugstuurt.

Afgelopen weken is gebleken dat de status in kolom ‘Status’ in sommige gevallen op ‘Verzonden’ is blijven staan. Op dit moment wordt de oorzaak hiervan nog onderzocht.

Handmatig de status ophalen

Wat u in tussentijd kunt proberen om de status te achterhalen, is door op het Actualiseren -icoon (Actualiseren) te klikken, via het tabblad ‘Berichten’, te benaderen via Systeem ➔Algemeen ➔ Aangiftebeheer ➔ Verzenden via Digipoort. In sommige gevallen wordt de status dan wel bijgewerkt. Indien dit niet helpt, dan kunt u kijken of de status wel verandert als u de aangifte nogmaals inzendt, mits het aangiftetijdvak nog niet is verstreken. Wij raden u aan contact op te nemen met de Belastingdienst indien u twijfelt of uw aangifte correct is aangekomen.

Wij laten het u weten zodra de oorzaak van dit punt is achterhaald.

Bron: Exact Support Blog

Herinnering! Belangrijk bericht met betrekking tot het versturen van de btw-aangifte, icp-aangifte en loonaangifte via Digipoort

/in /door

In Exact Globe en Exact Compact heeft u de mogelijkheid om uw aangiften (btw, icp en loonaangifte) elektronisch via Digipoort te versturen naar de Belastingdienst.

Verhoogd beveiligingsniveau van Digipoort
In April 2017 verhoogt Digipoort het beveiligingsniveau van de communicatie. De recente product updates van Exact Globe en Exact Compact zijn hier reeds gereed voor, maar mogelijk dient u aanvullende stappen uit te voeren. De uit te voeren stappen zijn afhankelijk van uw situatie en het besturingssysteem dat u gebruikt. Het gaat hierbij om het besturingssysteem dat aanwezig is op het systeem waarvandaan u de aangifte verstuurt.

Windows 7 of nieuwer
Windows Vista of Windows Server 2008
Meer technische achtergrondinformatie over deze wijziging van Logius, kunt u via deze link raadplegen.

Bron: Exact Support Blog