HRM oplossing in Exact Synergy Enterprise – HR-Medewerkers

/in /door

De HRM oplossing van Exact Synergy Enterprise helpt de administratieve lasten van HR-medewerkers te vergemakkelijken door de HRM-processen te automatiseren en werknemers de toegang te geven tot de informatie die ze nodig hebben. In deze blogpost over het beheren van de dagelijkse HRM werkzaamheden zullen we bespreken hoe er kan worden bepaald wat medewerkers kunnen zien en doen in Synergy, hoe digitale personeelsbestanden onderhouden kunnen worden en hoe gebruik gemaakt kan worden van de Employee self service optie.

Wat kunnen medewerkers doen en zien in Exact Synergy Enterprise?

Op de medewerkerskaart kan aangegeven worden welk beveiligingsniveau bij deze specifieke medewerker hoort. Zo kun je per medewerker een ander beveiligingsniveau selecteren. De medewerker kan alleen informatie bekijken met een zelfde of een lager beveiligingsniveau dan de medewerker zelf.

Daarnaast werkt Exact Synergy Enterprise met rollen, wat samen gaat met de beveiligingsniveaus.
U kunt bijvoorbeeld instellen dat iedereen met een manager-rol beschikt over beveiligingsniveau 10 en iedereen met de rol consultant over niveau 5 etc. Aan een rol zijn weer functierechten gekoppeld die bepalen welke rechten een medewerker binnen Synergy heeft. Kortom, de rollen bepalen wat een medewerker in Exact Synergy Enterprise allemaal kan doen en zien.

Als aanvulling op de individuele rollen en rechten kun je ook per verzoek of document aangeven wie die betreffende informatie mag zien.

Voor meer informatie over beveiligingsniveaus, zie Beveiligingsniveaus in Exact Synergy Enterprise en voor meer informatie over rollen en rechten zie Functierechten koppelen aan rollen en de gerelateerde documenten.

Digitale personeelsbestanden onderhouden

Exact Synergy Enterprise is het perfecte platform voor het veilig onderhouden van personeelsbestanden.  De medewerkerskaart is dé plek voor alle informatie die betrekking heeft op die betreffende medewerker. Je kunt hierbij denken aan het werkrooster, de planning, familiegegevens, de werkstroom, persoonlijke documenten etc. Alle informatie is voorzien van een beveiligingsniveau, dus alleen medewerkers die de informatie zouden mogen zien kunnen deze ook daadwerkelijk zien.

Je kunt de medewerkerskaart benaderen door bovenaan in het zoekveld naar een specifieke medewerker te zoeken of door op Mijn medewerkers te klikken in het linker ☰ menu (indien dit is ingesteld in de sectie Snelle toegang op het tabblad Menu op de pagina Voorkeuren) en vervolgens op de naam van één van de medewerkers te klikken.

Employee Self Service

Met de Employee Self Service rol hebben medewerkers beperkte toegang tot de functionaliteiten en informatie in Exact Synergy Enterprise, maar kunnen daarmee wel de meeste dagelijkse HRM werkzaamheden zelf uitvoeren. Een aantal voorbeelden van acties die door een medewerker met de Employee Self Service rol uitgevoerd kunnen worden zijn:

  • Het bekijken en bewerken van de eigen medewerkerskaart
  • Het bekijken van de eigen kalender en planning
  • Medewerkers zoeken en bekijken
  • Het aanmaken van verzoektypen (maximaal 15)
  • Standaard verzoeken aanmaken (Vacation en Task)
  • Medewerker- en projectspecifieke documenten aanmaken, bewerken, zoeken en bekijken

Voor meer informatie over de Employee Self Service Rol, zie Employee Self Service rol.

Bron: Exact Support Blog

Barcodes gebruiken op alle layouts van Exact Online

/in /door

Barcodes zijn afbeeldingen van data die door machines gelezen kunnen worden. Ze worden tegenwoordig aangebracht op vrijwel elk product and met de hulp van een barcodelezer geven ze ons inzicht in de prijs, garantietermijn, bestemming of vluchtnummer. Van oorsprong zijn er maar weinig velden beschikbaar als barcode op layouts van Exact Online. We gaan nu de mogelijkheid introduceren om elk veld op elke layout als barcode af te drukken.

Een klein achtergrondverhaal over barcodes

De originele barcode is een lijnenpatroon. Dit is een voorbeeld van een ééndimensionale barcode. Teneinde meer data per vierkante centimeter te bereiken is de tweedimensionale barcode ontwikkeld. We zien ze de laatste tijd wel vaker, zoals de vierkante patroontjes om een website op te zoeken, of op uw elektronische boardingpas. Hoewel 2D codes niet uit lijntjes bestaan noemen we ze ook barcodes.

Verschillende codes zijn ontwikkeld voor verschillende toepassingen. Sommige codes kunnen snel en accuraat gelezen worden, maar bevatten weinig data (zoals de EAN productcode in de supermarkt), en weer andere codes zijn goed in het dragen van veel data, maar ze moeten voorzichtiger gelezen worden (zoals de vierkante QR codes op een etalage). Standaardisatie binnen branches heeft ervoor gezorgd dat barcodes overal voor gebruikt worden. Alle producten in de detailhandel hebben EAN of UPC codes voor de scankassas. Maar bagagelabels op het vliegveld gebruiken Code 25. Meestal zijn codes niet uitwisselbaar dus moeten we de juiste code voor het juiste doel gebruiken.

Exact Online ondersteunt EAN-13, UPC, Code 39 en Code 128. Deze codes hebben een verschillend gebruik zoals we in het onderstaande diagram kunnen zien:

(Klik om te vergroten)

Hoe gebruiken we barcodes in Exact Online layouts?

Barcodes worden behandeld als fonts. Daaruit moeten we niet afleiden dat een barcode een font is: er zijn barcodes waar een extra controlekarakter wordt toegevoegd (om te controleren of de lezer een geldige code waarneemt), of een start- en stopkarakter (om te controleren of de volledige code gelezen is). Het omvormen van uw data in een geldige barcode gebeurt in Exact Online wanneer u een veld op een layout weergeeft als barcode.

In het layout onderhoud ([Stamdata] Layouts) kunt u Velden toevoegen en dan kunt u een barcode toekennen zoals u een font selecteert. U mag hetzelfde veld meermalen toevoegen, bijvoorbeeld de eerste keer als leesbare tekst (Arial) en de tweede keer als barcode. De grootte van de barcode wordt geregeld met de fontgrootte. Denk ook aan het gebruik van de eigenschap ‘kan groeien’ als de barcode niet volledig zichtbaar blijkt.

(Klik om te vergroten)

En nu gaan we zo ook gebruiken!

Het is natuurlijk zinloos om barcodes af te drukken als ze niet gebruikt worden. Barcodes kunnen in bestellingen en pakbonnen gebruikt worden omdat de leverancier of klant daar baat bij heeft. Er zijn partneroplossingen voor magazijnautomatisering of voor werkbonnen die gebruik kunnen maken van barcodes. We kunnen barcodes lezen in de Exact Online app om artikelen op te zoeken. En we kunnen barcodes lezen met Smart Shop Floor.

(Klik om te vergroten)

Deze verbeteringen komen binnenkort beschikbaar voor layouts in Exact voor Productie en daarna in Handel en uiteindelijk ook in andere oplossingen van Exact Online. We horen graag uw feedback over barcodes, en specifiek of er behoefte bestaat aan 2D barcodes. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Support Blog

Lokalisatie update – Juli 2017 Exact Globe

/in /door

In deze blogpost over lokalisaties laten we zien wat er allemaal is gewijzigd en wat er de komende tijd nog aan zit te komen. Tevens wordt één onderwerp verder toegelicht, maar we starten met een terugblik op de laatste lokalisatie update op dit support blog.

Terugblik

In de laatste blogpost over lokalisaties heeft u kunnen lezen dat de AEAT (Spaanse Belastingdienst) een nieuw systeem heeft ontwikkeld voor het real-time bijhouden van BTW informatie. Tevens werd er vermeld dat we onder andere bezig waren met de introductie van een QR code voor directe facturen (Oostenrijk), de beschikbaarheid van elektronische factuurregistratie per kwartaal (Italië), en het doorvoeren van verbeteringen met betrekking tot de SAFT Electronic Audit file (Portugal).

Wat is er inmiddels aangepast?

In onderstaand overzicht kunt u zien wat er onder andere onlangs is aangepast en vanaf welke product update (en service pack) deze aanpassing beschikbaar is.

Wetgeving Omschrijving Beschikbaar vanaf
Spanje Implementatie van het nieuwe SII BTW-systeem – Fase 1* 412SP11 en 413SP6
Oostenrijk Introductie van een QR code voor directe facturen 412SP11, 413SP6 en 414
Portugal Versie 1.04 van SAF-T audit file geïntroduceerd 412SP12, 413SP7 en 414
Thailand Meerdere facturen per betaling kunnen selecteren om WHT boekingen te genereren 413SP6
Thailand Verbeteringen voor de BTW afronding en de BTW factuur functie 413 SP6
Duitsland Ondersteuning van de fiscale taxonomie versie 5.4 413SP1 en 414
Frankrijk Audit file aangepast m.b.t. groeperen per relatie 412SP10, 413SP6 en 414

*)  Deze functionaliteit zal in fases worden geïmplementeerd. Op dit moment ondersteunt de functionaliteit de volgende transacties:

  • Uitgegeven facturen (Verkoopfacturen, inclusief correcties)
  • Ontvangen facturen (Inkoopfacturen, inclusief correcties)
  • Specifieke intracommunautaire transacties
  • Ontvangen betalingen voor facturen met BTW op kasbasis
  • Verrichtte betalingen voor inkoopfacturen met BTW op kasbasis

De komende maanden zal de functionaliteit de volgende transacties gaan ondersteunen:

  • Grootboekrekening voor vaste activa (Inkoopfacturen voor vaste activa)
  • Inning in contanten (contante betalingen voor bedragen boven de EUR 6,000)
  • Verbeteringen in het gebruik en de standaardwaarden voor specifieke transacties

Uitgelicht – Implementatie van BTW binnen de GCC (Gulf Cooperation Council) landen

De vertegenwoordigers van de lidstaten van de GCC (Gulf Cooperation Council) hebben de invoering van een formeel BTW-stelsel bevestigd door de ondertekening van een BTW-kaderverdrag.

Naar aanleiding van het ondertekenen van dit verdrag zullen alle GCC-leden er naar streven om het nieuwe BTW-stelsel vanaf 1 januari 2018, of in ieder geval in het eerste kwartaal van 2018, te implementeren.

Momenteel is in de database van klanten die gebruik maken van de wetgeving in het Midden-Oosten de BTW functionaliteit uitgeschakeld. Naar aanleiding van de nieuwe wettelijke verplichting voor klanten in het Midden-Oosten om BTW-aangifte te doen, dient de mogelijkheid tot het gebruik van BTW nu ingeschakeld te worden.

Wanneer in uw instellingen ([Systeem, Algemeen, Instellingen, Grootboekinstellingen]) de optie BTW deactiveren aangevinkt staat en u start met het aanmaken van transacties, dan wordt de mogelijkheid om deze instelling te wijzigen uitgeschakeld. Wanneer deze instelling is ingeschakeld is het dus niet mogelijk om BTW boekingen te maken aangezien de kolom BTW code dan ook wordt verborgen. Deze instelling kan alleen weer worden aangepast wanneer er geen records meer aanwezig zijn in de database tabel AMUTAK. Deze tabel bevat de kopregels van de boekingen. Om de optie dus uit te kunnen schakelen dient u eerst de instelling Opschonen (Algemene instellingen) aan te passen naar Na verwerken boekingen en alle reeds ingevoerde boekingen te verwerken, waardoor de AMUTAK wordt opgeschoond.

De boekingsgegevens worden verwijderd uit de tabel, maar de mutaties blijven nog wel aanwezig in uw administratie. Dit heeft dus geen gevolgen voor de bedragen op de balans en kaarten, e.d.

Hieronder vindt u het volledige stappenplan (van toepassing op alle product updates) om de BTW functionaliteit in te schakelen. We raden u aan dit eerst  in een testomgeving uit te voeren vóórdat u dit proces in de live-omgeving uitvoert.

  1. Ga naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen].
  2. Zorg ervoor dat in het veld achter Boekingsbestanden in de sectie Opschonen de optie Na verwerken boekingen is geselecteerd (en onthoud de oorspronkelijke instelling).
  3. Verwerk alle boekingen.
  4. Ga naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Grootboekinstellingen]
  5. Zorg ervoor dat de optie BTW deactiveren is UITgevinkt.
  6. Ga in hetzelfde scherm opnieuw naar de Algemene instellingen en zet het veld Boekingsbestanden terug naar de oorspronkelijke instelling.
  7. Klik op Bewaren.

Opmerking:
Nadat de AMUTAK is opgeschoond is het niet meer mogelijk om deze boekingen te openen en/of te wijzigen via de knop Boeking op bijvoorbeeld de grootboekkaart. U kunt de boekingen echter nog wel gewoon bekijken via bijvoorbeeld [Financieel, Grootboek, Selecteren/Zoeken]. Voor meer informatie, zie de sectie Opschonen in document Instellingen: Algemeen (Algemene instellingen).

Wanneer u start met het werken met BTW, heeft u BTW-codes nodig die u zelf aan kunt maken in Exact Globe. Tevens dient u hierbij BTW-vakken aan te maken. Voor meer informatie hierover, zie BTW-codes aanmaken en onderhouden en de gerelateerde documenten.

Wat komt er nog aan?

De komende tijd kunt u het volgende nog verwachten:

  • Verbeteringen in de Portugese SAFT Electronic Audit file – Portugese wetgeving
  • Introductie van een lege uitvoer voor het JPK deel van de Poolse Audit file – Poolse wetgeving
  • Beschikbaarheid van het elektronisch factuurregister per kwartaal – Italiaanse wetgeving
  • De mogelijkheid voor het automatisch per kwartaal indienen van het factuurregister – Hongaarse wetgeving
  • Algemene introductie van Niet-Europese SEPA overschrijvingen – Alle wetgevingen
  • ERiC MSI bestand in Exact Globe installatie – Duitse wetgeving
  • Verbeteringen in de BTW functionaliteit – Thaise wetgeving

Bron: Exact Support Blog

Logistiek Toeslagen en kortingen in Exact Globe

/in /door

De module (SE1225 E-)Toeslagen & Kortingen helpt je om een goed inzicht te krijgen in de verkoopbedragen van de verschillende verkooptransacties. De toeslagen of kortingen die je toepast op verkooptransacties worden met behulp van deze oplossing apart geregistreerd waardoor het inzichtelijk is wat de verkoopbedragen zijn en wat de toeslag-/kortingsbedragen zijn. In deze blogpost wordt uitgelegd hoe je met toeslagen en/of kortingen kunt werken.

Toeslagen en kortingen aanmaken

Via [Systeem, Logistiek, Toeslagen/Kortingen] kun je de toeslagen en kortingen aanmaken.

Bij het aanmaken van de korting/toeslag dien je een aantal algemene zaken op te geven. Dit betreft een code en een omschrijving, maar ook een valutacode en artikelgroep. De artikelgroep bepaalt welke grootboekrekeningen worden gebruikt om de toeslag of korting op te registeren.

Vervolgens kun je voor de toeslag/korting de condities bepalen op het tabblad Condities. Middels de condities kun je aangeven wanneer de korting of toeslag toegepast dient te worden. Op basis van deze condities wordt tijdens de invoer van de offerte, order of factuur bepaald of de betreffende toeslag/korting van toepassing is. Middels deze condities kun je bijvoorbeeld aangeven dat de toeslag/of korting alleen toegepast dient te worden wanneer een order binnen een bepaalt datumtraject valt, of bijvoorbeeld wanneer het netto orderbedrag groter is dan een bepaald bedrag.

Op het tabblad Toeslagen/Kortingen van de toeslag/korting kun je aangeven of het een toeslag of een korting betreft. Tevens kun je aangeven of deze betrekking heeft op de kopregel van de offerte/order/factuur, of op de regels. Verder is het mogelijk om een methode te selecteren waarmee je aangeeft of de toeslag/korting een vast bedrag of een percentage betreft, welk bedrag/percentage dit is, welke BTW-code gebruikt dient te worden, etc.

Vanaf product update 414 is deze functionaliteit echter verder uitgebreid waarbij het mogelijk is gemaakt om aan te geven of je de kortingen en toeslagen pro rata, of als volledig bedrag bij de eerste levering of factuur, wilt toepassen. Voor meer informatie hierover, zie de release notes.

Toeslagen/Kortingen toepassen

Nadat je de toeslagen en/of kortingen hebt aangemaakt worden deze toegepast bij het invoeren van offertes, orders en facturen. In de verschillende schermen kun je in de kolominstellingen aangeven of de kolommen voor de toeslagen/kortingen getoond dienen te worden. Dit betreft de kolommen Regeltoeslagen en Toeslagen (in de instellingen wordt deze laatste kolom ook wel Toeslagdetails genoemd).

Deze twee kolommen tonen informatie over de regeltoeslagen die van toepassing zijn op de betreffende offerte/order/factuurregel. De kolom Regeltoeslagen, toont het totaalbedrag (in de valuta van de factuur) aan regeltoeslagen dat van toepassing is voor deze regel. De regeltoeslagen worden berekend op het moment dat je de regel hebt ingevuld en de regel verlaat. Wanneer er toeslagen van toepassing zijn wordt in de kolom Toeslagen een icoon getoond. Door erop de klikken kun je de detailgegevens van de voor die regel toegepaste toeslagen bekijken.

De kopregeltoeslagen die van toepassing zijn kun je bekijken in het kortingen/opslagenscherm dat je kunt openen via de knop ‘Specifiek’ onderin de offerte, order of factuur. In dit scherm worden tevens de regeltoeslagen, gegroepeerd per toeslagcode en BTW-code, getoond.

De gegevens van de regeltoeslagen kun je niet aanpassen in dit scherm. Je kunt ze alleen bekijken. Voor de kopregeltoeslagen kun je in dit scherm alleen de verkoopprijs en de BTW-code aanpassen. Tevens kun je nieuwe kopregeltoeslagen toevoegen.

Meer informatie

Zie voor meer informatie over het werken met toeslagen en kortingen het document Het werken met toeslagen en kortingen en de gerelateerde onderwerpen.

Bron: Exact Support Blog

UPA aangifte melding ‘Validatieschema niet gevonden’ is opgelost

/in /door

Vanaf loonjaar 2017 kunt u gebruik maken van het nieuwe menupad Salaris ➔ Aangiften ➔ Periodiek ➔ UPA, om een pensioenaangifte aan te maken volgens het UPA berichtformaat en rechtstreeks te kunnen verzenden naar PFZW.

Bij het verwerken van een UPA aangifte voor periode 7, kan het voorkomen dat de melding ‘Validatieschema niet gevonden’ wordt getoond. Graag willen we u laten weten dat als u vandaag een update uitvoert binnen 412SP12 of 413SP7, de melding verholpen zal zijn en u de aangifte succesvol kunt verwerken en verzenden naar PFZW.

Bron: Exact Support Blog