Eindejaarsverwerking Exact Financials

Met het einde van het jaar in zicht komt de jaarovergang in Exact Financials Enterprise ook dichterbij. Het proces van jaarafsluiting omvat binnen Exact Financials de volgende stappen:

  • Het oude boekjaar sluiten.
  • Een nieuw boekjaar openen.

Hoe je deze stappen uit dient te voeren binnen Exact Financials Enterprise kunt je lezen in dit document.
Mocht je het jaar nog afsluiten in Exact Financials dan lees je hier hoe je het jaar af kunt sluiten.

Bron: Exact Support Blog

Eindejaarsverwerking Exact Globe

De eindejaarsverwerking staat weer voor de deur. Voor veel bedrijven is het een drukke tijd waarbij er veel administratieve taken om de hoek komen kijken. Het einde van het jaar heeft binnen Exact Globe consequenties op verschillende gebieden.

Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan financieel, salaris of logistiek. Voor al deze gebieden is er een stappenplan beschikbaar. Deze kun je vinden via de startpagina voor de eindejaarsverwerking. Tevens kun je via onze website meer informatie en instructievideo’s vinden.

Verder is er speciale workspace voor de eindejaarsverwerking beschikbaar. Op deze workspace kun je alle informatie over de eindejaarsverwerking in Exact Globe en Exact Compact terugvinden. Je kunt de workspace bekijken door op deze link te klikken en je inloggegevens voor de customer portal in te vullen.

Bron: Exact Support Blog

CRM – Automatisering van de sales forecast (2/2) in Exact Synergy Enterprise

In de vorige blogpost over het automatiseren van de sales forecast heb je kunnen lezen hoe je verkoopkansen aan kunt maken en deze kunt beheren. In deze blogpost zullen we verder in gaan op de verschillende methoden om de verkoop forecast te monitoren.

Spilanalyse

Via [Modules, Klanten, Verkoopkans management, Spilanalyse] kun je  de spilanalyse opvragen om informatie over verkoopkansen te analyseren. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om te zien welke relatiemanager de meeste deals heeft gewonnen.

Verkoopprognose

Via [Modules, Klanten, Verkoopkans management, Verkoopprognose] kun je de verkoopprognose opvragen waarin je bijvoorbeeld kunt zien wat het verwachte inkomende bedrag per relatiemanager is.

Daarnaast is het bijvoorbeeld mogelijk om dit overzicht te groeperen op Gericht assortiment waarbij je goed kunt zien welk assortiment op dit moment populair is, en voor welk assortiment wellicht een extra marketingcampagne nodig is.

Verkooppijplijn

De verkooppijplijn geeft je een virtueel overzicht van de verkoopkansen en in welk stadium de verkoopkansen zich bevinden.

Door op de verschillende kleuren te klikken zie je de details van de verkoopkansen die zich in het betreffende stadium bevinden. Je kunt de verkooppijplijn bekijken via [Modules, Klanten, Verkoopkans management, Verkooppijplijn].

Verkoopkansen monitoren vanaf een workspace

Wanneer je bovenstaande overzichten vaak gebruikt is het aan te raden om hiervoor een speciale workspace aan te maken. Op deze manier kun je vanuit één ‘startpunt’ direct alle benodigde informatie zien of opvragen.

In de blogpost Workspaces – Widgets vind je meer informatie over het toevoegen van (koppeling) widgets.

Volgende keer

Dit was de laatste blogpost in de serie over CRM. De volgende serie blogposts over Exact Synergy zal gaan over BPM (Business Process Management).

Bron: Exact Support Blog

Het saldo van de verlofdagen bekijken in Exact Synergy

Naast het bekijken van de geplande afspraken kan de persoonlijke planning ook gebruikt worden om het saldo van de verlofdagen te bekijken.

In deze blogpost kunt u lezen hoe u dit kunt doen.

De persoonlijke planning

De persoonlijke planning kan worden opgevraagd via ☰ ➔ Mijn Planning.

Om het saldo van de vrije dagen te bekijken dient bovenaan de planning de optie Saldo aangevinkt te worden.

Vervolgens kan onderaan bij Verlof & Verzuim – Balans gezien worden wat het saldo is.

Hier ziet u de volgende kolommen:

  • Balans — Deze kolom toont het beginsaldo van het huidige jaar. Dit betreft niet opgenomen vrije dagen van het voorgaande jaar
  • Ongebruikt — Deze kolom toont het ongebruikte saldo van het vorige jaar. Deze waarde neemt af wanneer verlof wordt opgenomen voordat het vervalt.
  • Huidige balans – Deze kolom betreft een optelling van het ongebruikte saldo van het huidige jaar tot de huidige maand. De waarde wordt berekend op basis van het beginsaldo minus de opgenomen dagen.
  • Jaareinde balans – In deze kolom wordt het ongebruikte saldo aan het einde van het huidige jaar getoond.

Voorbeeld

In onderstaande afbeelding ziet u de persoonlijke planning met de Verlof & Verzuim – Balans van Antoine de Groot.

In dit voorbeeld wordt er vanuit gegaan dat het vandaag 5 oktober 2016 is.

 

Antoine had nog 8,33 vrije dagen over van het voorgaande jaar. Deze worden getoond bij Balans.
Voor het huidige jaar zijn er 7 vrije dagen ingediend en goedgekeurd, waarvan 1 vrije dag in de toekomst (30-12-2016).

Bij Ongebruikt() kunt u zien wat het

Bij Huidige balans kunt u het saldo per vandaag zien. Dit betreft een optelling van het ongebruikte saldo en het opgebouwde verlof tot en met vandaag, verminderd met de 7 dagen die dit jaar zijn ingediend. De vrije dag uit de toekomst wordt hierin meegeteld

Bij Jaareinde Balans kunt u het saldo aan het einde van het jaar zien. Hierin wordt ook het opgebouwde verlof meegenomen dat nog in de resterende maanden van het jaar wordt toegekend.

Bron: Exact Support Blog

CRM – Het automatiseren van de sales forecast in Exact Synergy Enterprise (1/2)

SFA (Sales force automation) software maakt het mogelijk om bedrijven hun verkoopactiviteiten te organiseren, volgen en automatiseren. SFA omvat activiteiten zoals het bijhouden van leads, het beheren van relaties en contactpersonen, het beheren van activiteiten en het bijhouden van verkoopkansen. De verkoopactiviteiten worden vaak per campagne gevolgd, waardoor het bedrijf het succes van de campagne kan meten op basis van het percentage klanten dat uiteindelijk de gewenste acties uitvoert. In deze eerste blogpost over het automatiseren van de sales forecast wordt besproken hoe verkoopkansen aangemaakt kunnen worden en hoe vervolgens de verschillende stadia hiervan kunnen worden doorlopen.

Verkoopkansen aanmaken

Nadat er leads zijn aangemaakt, kunnen voor deze leads verkoopkansen worden gecreëerd. Door het monitoren van verkoopkansen krijg je een goed overzicht van welke leads uiteindelijk klant zijn geworden en welke zijn afgehaakt met daarbij de bijbehorende redenen. Je kunt verkoopkansen aanmaken via [Modules, Klanten, Overzichten, Relaties, Zoeken]. Hier zoek je vervolgens de betreffende leads door bijvoorbeeld in de sectie Algemeen alleen het type Lead aan te vinken en vervolgens op Tonen te klikken.


Nadat alle leads worden getoond kun je door middel van de knop Verkoopkans een batch aan verkoopkansen aanmaken voor de betreffende relaties. Voor meer informatie over het aanmaken van verkoopkansen in een batch, zie Aanmaken van verkoopkansen in een batch.

Verkoopkansen bekijken

Nadat de verkoopkansen zijn aangemaakt kun je deze op ieder gewenst moment bekijken via de sectie Monitor op de relatiekaart.


Nadat je op Verkoopkansen hebt geklikt krijg je een overzicht met alle verkoopkansen voor deze relatie. Door op de code of naam van de betreffende verkoopkans te klikken kom je in de verkoopkanskaart terecht.


In de sectie Verzoeken zie je alle verzoeken die voor deze verkoopkans zijn aangemaakt. Omdat deze verkoopkans zich nog in het eerste stadium bevindt, is er alleen nog maar het verzoek beschikbaar dat in de eerste stap van de verkoopcyclus is aangemaakt. Nadat dit verzoek is gerealiseerd zal automatisch een verzoek voor de volgende fase worden gecreëerd.

Lead stadium

Nadat de verkoopkansen zijn aangemaakt kun je aan de slag om je leads binnen te gaan halen. Wanneer er contact is geweest met de lead en dit bedrijf of deze persoon heeft aangegeven interesse te hebben in jullie producten of diensten kun je door middel van de knop Lead opgevolgd het Lead verzoek realiseren.

Prospect stadium

Nadat je op Lead opgevolgd hebt geklikt wordt er automatisch een Prospect verzoek aangemaakt voor deze verkoopkans. Dit verzoek is direct op de verkoopkanskaart te zien en kan vanuit daar ook worden geopend.

 

Vanuit het Prospect verzoek kan via de knop Opstellen offerte een offerte voor de betreffende relatie worden aangemaakt. Nadat op deze knop is gedrukt, wordt er direct een Offerte verzoek aangemaakt.

Offerte stadium

Wanneer de offerte is aangemaakt en verzonden kan deze worden gekoppeld aan het Offerte verzoek. Vervolgens klik je op de knop Offerte opgesteld. Het Offerte verzoek zal nu bij de verantwoordelijke persoon In de werkstroom terecht komen. Zodra de relatie de offerte heeft getekend kan de ontvangen order aan het verzoek worden gekoppeld en kan voor de optie Order ontvangen worden gekozen.

Hierna wordt automatisch het laatste verzoek, het order verzoek, aangemaakt. De verkoopkans krijgt vervolgens de status Gewonnen.

Verloren verkoopkansen

Het kan ook zijn dat de relatie aan het begin van het verkoopproces aangeeft geen interesse (meer) te hebben in je diensten of producten. In dit geval kun je op verkoopkanskaart op de knop Verloren klikken. Het bijbehorende verzoek wordt vervolgens automatisch afgekeurd.

Meer informatie

Voor meer informatie over de verkoopkanskaart en de bijbehorende acties, zie Bekijken van verkoopkanskaarten en de gerelateerde documenten.

Volgende keer

In de volgende blogpost over het automatiseren van de sales forecast wordt uitgelegd hoe je gedurende het verkoopproces de verkoopkansen optimaal kunt volgen met behulp van diverse overzichten.

Bron: Exact Support Blog

Productie – Visual Scheduler in Exact Globe Next

Vaak hebben productiebedrijven te maken met strakke productieplanningen en veel verschuivingen in leverdata. Goed inzicht in de planning is vaak een uitdaging en het maken van een goede overzichtelijke planning kost daardoor veel tijd. Exact heeft hiervoor Exact Visual Scheduler ontwikkeld. In deze laatste blogpost in de serie over productie wordt uitgelegd wat Exact Visual Scheduler precies is en hoe je hiermee kunt werken.

Visual Scheduler instellingen

Exact Visual Scheduler is alleen van toepassing wanneer je met bewerkingen werkt. In de productie instellingen via [Systeem, Algemeen, Instellingen, productie instellingen] dient de optie Bewerkingen aangevinkt te zijn.

Vervolgens kun je via [Productie, Inrichting, Ploegen] nieuwe ploegen aanmaken. Deze ploegen zijn nodig voor de capaciteitsbepaling.

De aangemaakte ploegen dienen vervolgens aan de bewerkingen te worden gekoppeld. Bewerkingen zijn de stappen in het productieproces die noodzakelijk zijn om het eindproduct te produceren en kunnen worden aangemaakt via [Productie, Inrichting, Bewerkingen]. Op het tabblad Capaciteit/Planning kun je de ploegen (en kindbewerkingen) koppelen.

Voor meer informatie over het aanmaken van bewerkingen, zie Bewerkingen aanmaken en onderhouden.

Plannen

Nadat de capaciteit is opgegeven door middel van het aanmaken en koppelen van de ploegen en bewerkingen kun je productieorders gaan invoeren. Voor meer informatie hierover, zie Gebruik bewerkingen in productieorders.

Zodra de productieorders zijn aangemaakt kun je gaan plannen. Om de Visual Scheduler te openen en te starten met plannen kun je gaan naar [Productie, Planning, Visual Scheduler]. Hier kun je via [Instellingen, Voorkeuren] de voorkeuren bewerken. Vervolgens kun je door middel van de knop Plannen de productieorders in gaan plannen.

Planning bekijken

Nadat je op Schedule hebt geklikt, sluit je dit scherm en kom je in het Totaaloverzicht van de planning terecht. Door middel van de kleuren groen, geel en rood wordt de bezetting aangegeven. Door met je muis over de bewerking te zweven zie je direct meer informatie zoals de capaciteit of bezetting. Met de rechtermuisknop kun je doorzoomen naar de productieorder of bewerking. De planner kan eventueel meteen actie ondernemen door de bewerking te verplaatsen of de capaciteit te verhogen.

Naast het bekijken van de geplande productieorders kun je de planning ook aanpassen. In de schermen Prod. Zoom in en Bew. Zoom in kun je gebruik maken van de knop Verplaatsen of je kunt het geplande onderdeel verslepen. In beide situaties wordt het scherm Verplaats stap geopend waar je aan kunt geven hoe je de verplaatsing wilt uitvoeren. Bij het verplaatsen worden de gegevens meteen aangepast in Exact Globe Next (zonder import of exportslag).

Meer informatie

Voor meer uitgebreide informatie over het werken met Exact Visual Scheduler, zie Werken met Exact Visual Scheduler.

Bron: Exact Support Blog

Wijzigingen Pensioenuitvoerders per 1-1-2018

Wellicht heeft u hier ook al iets over gehoord via het Pensioenfonds waar u bij bent aangesloten. Het geldt niet voor alle pensioenuitvoerders, maar er gaat het één en ander veranderen bij bepaalde pensioenuitvoerders, vanaf 1 januari 2018.

Overstappen

Een aantal pensioenfondsen zullen overstappen naar een andere pensioenuitvoerder of ander berichtenformaat. Op dit moment zijn de details van sommige wijzigingen helaas nog niet bekend.

Graag willen wij u laten weten van welke wijzigingen wij al wel op de hoogte zijn. Dan hoeft u zich niet af te vragen, of wij dit al weten en kunt u er vanuit gaan dat wij, waar het nodig is, aanpassingen zullen doorvoeren in de software.

Overzicht bekende wijzigingen

In onderstaande lijst staan de wijzigingen vermeld, die bij ons bekend zijn en van toepassing zijn op de cao’s die wij ondersteunen.

Uniforme Pensioen Aangifte (UPA)

  • Slagersbedrijf (AGH) ➔ gaat UPA gebruiken
  • Kappersbedrijf (AGH) ➔ gaat UPA gebruiken
  • Groothandel in Bloemen en Planten (PGB) ➔ gaat UPA gebruiken

Andere pensioenuitvoerder

  • Jachtbouw/houtverwerkende industrie ➔ Delta Lloyd
  • Architecten ➔ APG
  • STIPP ➔ PGGM
  • VLEP, Levensmiddelenbedrijf, Gemaksvoedingindustrie ➔ AZL
  • Houthandel, Betonproducten industrie, Reisbranche, Meubelindustrie en meubileringsbedrijven ➔ Centric
  • Tandtechniek en Wonen ➔ details nog niet bekend

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe service packs beschikbaar! Exact Globe & Exact Synergy!

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor je klaar:

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kun je per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kun je in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. Je kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dien je een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteer je in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klik je eerst op update naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kun je onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact Support Blog

Productie – Shop Floor Control in Exact Globe Next

Exact Shop Floor Control geeft productiemedewerkers eenvoudig inzicht in welk werk prioriteit heeft, zorgt voor real-time registratie op de werkplek, maakt snel productieorders aan en zorgt voor direct inzicht op gemaakte uren en verbruikte materialen. In deze blogpost wordt ingegaan op een aantal van deze handelingen:

Shop Floor Control gebruiken
Om Shop Floor Control te kunnen gebruiken dien je Exact Shop Floor Control te installeren en over de rol Shop Floor Control te beschikken. Daarnaast zijn er een aantal zaken vereist om toegang te kunnen krijgen tot het Shop Floor Control systeem. Zie hiervoor de sectie Licentie / Rollen Rechten in het document Werken met Shop Floor Control.

Om gebruik te maken van Shop Floor Control dien je Exact Synergy Enterprise te starten. Wanneer je over de rol Shop Floor Control beschikt wordt direct het volgende scherm getoond:

In dit scherm kan aangegeven worden of je het Shop Floor Control systeem wilt openen met een touch screen interface of met de Exact Synergy Enterprise user interface. Wanneer je kiest voor de touch screen interface (SFC Interface) dient er ook een Bewerking te worden geselecteerd. Er kunnen alleen bewerkingen geselecteerd worden uit de divisie van de gebruiker die op dat moment inlogt. Om te starten klik je op Login.

Touch screen interface
Wanneer je de optie SFC Interface hebt aangevinkt en een bewerking hebt gekozen, dan kom je na het inloggen in het Overzicht bewerkingen terecht.

Door op een bewerking te klikken worden de details van deze bewerking getoond. Hiermee kun je onder andere zien wát er geproduceerd dient te worden en wannéér dit geproduceerd dient te worden. Ook is het mogelijk om de stuklijst en de bewerkingsvolgorde van het betreffende artikel te bekijken via het scherm Bewerking details.

Door vervolgens op Start te klikken kom je op de pagina Tijdsregistratie terecht. Hier worden de arbeidsuren en machine-uren getoond die gerealiseerd dienen te worden in deze stap van de bewerking. Met de Start knop kun je de bewerking starten. Hierna zal deze knop veranderen in een Stop knop waarmee je de bewerking weer kunt stoppen.

Via Volgende kun je de pagina Materiaaluitgifte openen. Hier kun je de aantallen van het materiaal registreren welke zijn gebruikt voor de stappen van de geselecteerde bewerking. Wanneer er geen uit te geven materiaal aanwezig is zal je met deze knop op de pagina Aantal gereed terecht komen. Deze pagina kun je ook benaderen door vanuit de Materiaaluitgifte op Volgende te klikken.

Nadat het Aantal gereedgemeld is ingevuld kun je dit aantal bewaren door op één van de beschikbare knoppen te klikken.

Hierna kun je de pagina Ontvangst productie openen om de maak-artikelen van productieorders te ontvangen (met tenminste de status Afgedrukt). Het artikel kan ontvangen worden wanneer de geselecteerde bewerking de laatste bewerking van de productieorder is. De Ontvangst productie pagina kan op verschillende manieren worden geopend:

Na het klikken op Volgende in de Materiaaluitgifte pagina (wanneer de bewerking de laatste bewerking in de productieorder is)
Na het klikken op Volgende in de Tijdregistratie pagina (wanneer er geen uit te geven materiaal is, en de bewerking de laatste bewerking in de productieorder is)
Na het klikken op Start in de Bewerking details pagina (wanneer er geen te realiseren arbeids- of machine-uren zijn, er geen uit te geven materiaal is en de bewerking de laatste bewerking in de productieorder is)
Naast bovenstaande opties is het ook nog mogelijk om in het Shop Floor Control systeem bijproducten te registeren en Kanban orders aan te maken. Voor meer informatie hierover én voor alle details met betrekking tot alle bovengenoemde handelingen, zie Werken met Shop Floor Control en de gerelateerde documenten

Exact Synergy Enterprise interface
Naast het gebruik van de Touch screen interface is het ook mogelijk om het overzicht van de bewerkingen en de uitgiftes te bekijken via het menu Productie in Exact Synergy Enterprise. Dit menu is alleen zichtbaar voor gebruikers met de rol Shop Floor Control of Administrator.

Volgende keer
In de laatste blogpost in de serie over productie zal aandacht worden besteed aan Visual Scheduler.

Bron: Exact Support Blog

Exact voor Productie Innovatie: Material Requirements Planning (MRP) voor werkorders

In Exact voor Productie vinden we al een solide materiaalbehoefte planning voor werkorders. Als deze materialen een lange levertijd hebben willen we soms bestellingen kunnen doen voordat we werkorders hebben aangemaakt, bijvoorbeeld op basis van een verkoopprognose. Met Material Requirements Planning (MRP) kunnen we inkopen voor geplande werkorders, en kunnen we werkorders aanmaken vanuit een verkoopprognose (vooralsnog voor producten met een eenlaagse stuklijst).

Werken met een verkoopprognose voor producten met een productiestuklijst

We richten ons nu op producten die een productiestuklijst hebben (voor producten met een assemblagestuklijst zijn de navolgende eigenschappen reeds langer beschikbaar). We maken één of meer (wekelijkse of maandelijkse) verkoopprognoses aan via [Voorraad] Artikelen, Verkoopprognoses en koppelen deze met een selectie van producten:

Voor elk van deze producten onderhouden we een geprognosticeerde hoeveelheid per week of maand:

Berekenen van de MRP en werkorders aanmaken

Onder [Voorraad] Artikelen, MRP Overzicht selecteren we een productielocatie (Magazijn) en welke verkoopprognose we gebruiken. Met Bereken MRP genereren we geplande werkorders en geplande bestellingen op basis van die verkoopprognose (het huidige voorraadniveau, veiligheidsvoorraad en bestaande werkorders en bestellingen worden meegenomen in de berekening). Deze berekening is (slechts) voor het eerste niveau van producten met een meerlaagse stuklijst, oftewel er is geen sprake van geplande halffabrikaten! We laten op het MRP Overzicht de verwachtte voorraad van de producten zien:

Het voorgaande scherm heeft een knop Werkorderadvies. Met deze knop worden eerst de geplande werkorders getoond, en deze kunnen we selecteren om de werkorders aan te maken. In dit proces worden overigens suborders voor ordergestuurde halffabrikaten aangemaakt.

Bestellingen aanmaken uit de MRP

De materiaalbehoefte voor de geplande producten is ook berekend in de MRP en we kunnen hiervoor bestellingen aanmaken (ook als de werkorder nog niet is aangemaakt!):

Door op Besteladvies te drukken krijgen we de geplande bestellingen te zien (“wat moet ik bestellen in de komende 3 weken”) en kunnen de bestellingen worden aangemaakt:

Deze innovaties komen beschikbaar voor Exact voor Productie Premium editie in de volgende weken. Exact voor Productie Premium is in Controlled Release. Als U MRP voor werkorders wilt uitproberen kunt U contact opnemen met Exact support voor deelname aan de controlled release. Uw feedback gedurende de controlled release wordt gebruikt om Exact voor Productie nog verder te verbeteren.

Bron: Exact Support Blog