Hoe verwerk ik UBL-facturen (e-facturen) met Elvy?

Wanneer u een UBL-factuur (of ‘e-factuur’) wilt verwerken in Elvy, kunt u deze op dezelfde manier inlezen als een reguliere factuur: plaats het UBL-bestand in de map waarin uw gescande (of via e-mail uitgelezen) documenten staan.

Verwerken van de factuur

Let op
Wanneer u een UBL-factuur inleest zonder bijbehorende PDF-factuur, genereert Elvy de PDF-factuur in een vooraf bepaalde lay-out. U kunt deze naderhand niet wijzigen.

ds-ubl-factuur

Zodra de factuur is ingelezen (of gegenereerd, op basis van de UBL-factuur) voert u de Automatische Herkenning uit. Als hierna het Boekingsregel-scherm getoond of geopend wordt, ziet u bovenin ‘UBL regel 1 van 1′. Het bedrag, de btw en de regelomschrijving worden overgenomen uit de UBL-factuur.

ds-ubl-boekingsregel

De verdere verwerking gaat op dezelfde manier als een reguliere factuur. Het grote voordeel van UBL, is dat u hiermee alle afzonderlijke bedragen eenvoudiger kunt boeken, op basis van de groeperingsinstellingen die hierna besproken worden.

Instellingen voor de verwerking

Volgens de standaardinstellingen voor UBL in Elvy, worden alle regels in de UBL-factuur samengevoegt tot een enkele boekingsregel. U kunt via de kolomweergave van boekingsregels instellen, hoe deze facturen verwerkt moeten worden.

ds-ubl-verwerking

Hiervoor kunt u uit de volgende opties kiezen.

  • Automatisch. Voor administraties en crediteuren neemt deze optie de instelling van ‘Algemeen’ over. Indien u daar ook ‘Automatisch’ heeft gekozen, werkt dit hetzelfde als ‘Per regel’.
  • Geen invoer. De gegevens uit het UBL-bestand worden niet gebruikt door Elvy; het bedrag wordt wel herkend.
  • Per BTW-code. De regels worden gegroepeerd op btw-code, met een boekingsregel per code.
  • Per regel. Alle regels worden samengevoegt tot een enkele boekingsregel.

Deze instellingen kunt u vervolgens op drie niveau’s instellen:

  1. globaal;
  2. per administratie en;
  3. per crediteur

Iedere opvolgende instelling vervangt de voorgaande. Ofwel: wanneer u op globaal niveau instelt dat UBL-regels per regel verwerkt moeten worden, maar vervolgens voor de administratie instelt dat deze per btw-code gegroepeerd moeten worden, dan zal deze laatste instelling (groeperen per btw-code) voorrang krijgen. Stelt u voor de gekozen crediteur de optie, ‘Geen invoer’ in, dan vervangt deze de instelling voor de administratie.

Bron: Elvy