Service Management – Contracten in Exact Synergy Enterprise

Serviceorganisaties dienen over het algemeen afspraken te maken met de klant over de betaling van de service-activiteiten. Met de Service management oplossing is het mogelijk om contracten te genereren waarin de afspraken met de klant vermeld staan. In deze blogpost wordt deze functionaliteit verder besproken.

Servicecontracten aanmaken

Voor het aanmaken van servicecontracten kunt u gaan naar [Modules, Service management, Invoer , Contracten, Contracten (Nieuw)].

Voordat u daadwerkelijk servicecontracten aan kunt gaan maken, dient u de stamgegevens in te richten onder het kopje Inrichting.

Contract typen

Bij het aanmaken van een contract kunt u een contracttype meegeven. Contract typen worden puur gebruikt om verschillende soorten contracten te groeperen. U kunt bijvoorbeeld voor iedere service level een apart contracttype aanmaken. Zo kunt u voor basis service een bronzen contract maken, voor medium service een zilveren, voor uitgebreide service goud en voor service op maat platina.

Afspraakverzamelingen

Een contract bestaat o.a. uit een aantal afspraken. Het kan zijn dat er regelmatig afspraken toegevoegd dienen te worden. Afspraakverzamelingen maken het mogelijk om snel en eenvoudig een groep afspraken toe te voegen aan een contract of contracttemplate. Zodra de afspraken aan een contract zijn gekoppeld kunnen deze indien nodig nog worden aangepast.

Contracttemplates

Contracttemplates gaan nog een stapje verder en maken het mogelijk om afspraakverzamelingen en/of regels met andere contract variabelen die gegroepeerd zijn te combineren. Voor meer informatie over contracttemplates, zie Aanmaken en bewerken van contract templates voor Service management.

Factureren

Het is geen verplichting om met contracten te werken om te kunnen factureren. Er zijn ook service bedrijven die services verrichten en factureren zonder contract. Echter werken de meeste service organisaties met contracten en het contract bepaalt daardoor een aantal zaken met betrekking tot het factureren: de frequentie waarin er gefactureerd wordt, de prijs die in de afspraakverzameling staat vermeld en wanneer de factuur precies wordt gegeneerd (bijvoorbeeld op een vaste dag of via een bepaalde berekening gebaseerd op de startdatum van het contract).

Prolongatie en indexatie

Over het algemeen wordt er bij het opstellen van een contract een bepaalde looptijd afgesproken. Wanneer de einddatum bijna in zicht is kunt u het contract automatisch of handmatig (laten) verlengen (prolongeren) . Tevens kan het noodzakelijk zijn om één of meerdere contracten te indexeren. De Service management oplossing maakt het dan ook mogelijk om contracten te prolongeren en te indexeren.

Meer informatie

Voor meer informatie over het aanmaken en inrichten van de servicecontracten, zie Aanmaken en bewerken van servicecontracten voor Service managementen de gerelateerde documenten.

Volgende keer

In de volgende en laatste blogpost in de serie over de Service management oplossing bespreken we het realiseren van de service management activiteiten.

Bron: Exact Support Blog