Hoe kan ik controleren wat Elvy wel of niet herkent op de factuur?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

Alle koppelingen

Inleiding

Elvy heeft Freeform OCR herkenning. Freeform OCR is een techniek om automatisch gegevens van een factuur te kunnen herkennen, ongeacht waar de gegevens op een factuur zich bevinden.

Verwerkingsverslag

Heeft u problemen bij het herkennen van gegevens op de factuur, dan kunt u via het verwerkingsverslag terugvinden wat door Elvy is herkent óf juist niet. Op deze manier kunt u eenvoudig terugzoeken of er wellicht gegevens verkeerd zijn ingesteld in de functie ‘Leer Elvy‘ of dat Elvy bepaalde gegevens op de factuur simpelweg niet herkent als een bepaalde waarde.

Let op 
Deze functionaliteit is alleen beschikbaar vanaf het tabblad ‘Auto’, waar u de facturen verwerkt.

U klikt in het scherm ‘Documenten digitaliseren’ op de scanner links bovenin uw scherm. U selecteert vervolgens ‘Verwerkingsverslag – Automatische herkenning’.

Verwerkingsverslag_tonen_1.png

Vervolgens komt er een scherm ‘Informatie’ naar voren met alle factuurgegevens wat door Elvy is herkent. Onder ‘Resultaten zoekopdracht’ staan alle gegevens waarop Elvy de crediteur heeft gezocht. Zie het voorbeeld hieronder.

Verwerkingsverslag_tonen_2.png

Elvy herkent een crediteur op 7 unieke kenmerken die gezocht worden in de stamgegevens van de administratie:

  1. KvK-nummer
  2. Btw-nummer
  3. Telefoonnummer
  4. Faxnummer
  5. E-mailadres
  6. Website
  7. IBAN-nummer

Wanneer u ‘Leer Elvy’ heeft ingesteld, wordt dit ook in het Verwerkingsverslag weergegeven. Zie het voorbeeld hieronder.

Verwerkingsverslag_tonen_3.png

Als op het verwerkingsverslag bepaalde gegevens van de factuur niet zijn aangegeven, dan heeft Elvy dit niet kunnen herkennen en moet u de gegevens zelf invullen. Dit kan door de kwaliteit van de factuur voorkomen. Wordt de waarde (bedrag, BTW etc.) verkeerd herkent als gegeven, kunt u ‘Leer Elvy‘ inzetten of opnieuw instellen.

Belangrijk
U kunt per crediteur één ‘Leer Elvy template’ instellen. Voor het herkennen van debiteuren kunt u meerdere templates aanmaken. Dit is vooral van toepassing indien u meerdere soorten verkoopfacturen heeft.

Als u wilt inzien wat u heeft ingesteld in ‘Leer Elvy’, dan moet u eerst de debiteur of crediteur kiezen en vervolgens het symbool van ‘Leer Elvy’ openen. Vervolgens ziet u welke template(s) er is/zijn aangemaakt.

Bron: Elvy