Hoe verwerk ik Flora E-facturen in Elvy?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppelingen beschikbaar:

Alle koppelingen

Het verwerken van e-facturen van FloraHolland (van het type ‘FlorEcom Invoice Message’ of ‘XML Invoice Message’) is via Elvy erg eenvoudig. Op basis van de gegevens uit deze bestanden, bespaart u zichzelf de tijd die nodig is om alle boekingsregels handmatig in te voeren. U specificeert grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en btw-codes voor de verschillende artikelen: de bedragen hoeft u slechts te controleren.

Voor het boeken van UBL e-facturen, zie: Hoe boek ik UBL e-facturen?

Voorbereiding

Maak een map aan op het netwerk binnen de Elvy share: Florabestanden. Hierin komen de zipbestanden met de XML-bestanden van Flora.

Flora_e-factuur_1.png

In deze map kunt u handmatig de XML-bestanden plaatsen. De e-mail met de combinatie van PDF en XML kan naar de desbetreffende map in uw postvak gesleept worden. De e-mail wordt door Elvy service verwerkt zodat de factuur via de reguliere weg ingelezen kan worden.

Inlezen van e-facturen

Plaats de bestanden die u van FloraHolland ontvangt in een map die u vanuit Elvy kunt selecteren, zoals hierboven aangegeven.

Ga in Elvy DS naar het tabblad Auto en druk op de knop, Flora E-Factuur.

ds-fh-knop.png

Het volgende scherm wordt nu getoond.

Flora_e-factuur_2.png

Selecteer met de verrekijkerknop (1) de map waarin u de e-facturen hebt opgeslagen en druk vervolgens op de ‘bestanden’ (2) knop. Deze knop geeft aan hoeveel XML’s in deze map staan. Selecteer vervolgens de knop ‘verwerk’ (3). Hierna worden alle regels ingelezen en getoond onder het tabblad Te boeken.

Tip
De gekozen map wordt onthouden door Elvy. Wanneer u een volgende keer de bestanden in deze map hebt opgeslagen, zal Elvy de e-factuur herkennen die hoort bij de PDF-factuur die u heeft ontvangen; het bestand wordt vervolgens automatisch geladen.

Verwerken van e-facturen

Wanneer de e-factuur is ingelezen, worden de regels getoond, zoals in het onderstaande scherm.

ds-fh-scherm1.png

De eerste keer zult u de te boeken regels moeten benoemen voor:

  • Grootboekrekening (verplicht)
  • Kostenplaats (optioneel)
  • Kostendrager (optioneel)
  • BTW-code (verplicht)

Regels die correct zijn, worden wit. Alleen correcte regels worden na aanpassen doorgezet als losse boekingsregels in het Elvy boekingsvenster.

Voor de rode regels is nog geen koppeling gemaakt met de btw-code en grootboekrekening, kostenplaats of kostendrager, waarop deze artikelen geboekt moeten worden. Elvy onthoudt de combinatie van ‘Type’ en ‘Omschrijving’, zodat u bij volgende facturen niet opnieuw deze koppeling hoeft te maken. U kunt de boekingsgegevens van een regel wijzigen door op de regel te dubbelklikken.

ds-fh-scherm2.png

Tip
U kunt sjablonen aanmaken per type factuur. Denk aan handelsfacturen, klok facturen, connect facturen etc. Ga hiervoor naar ‘Sjablonen maken en wijzigen’ verder in dit artikel.

Wanneer u voor alle regels heeft aangegeven waarop deze geboekt moeten worden, druk u op Bewaren. Elvy maakt vervolgens de boekingsregels aan, waarna u de factuur kunt boeken in de administratie.

Flora_e-factuur_3.png

Na het boeken vraagt Elvy of de XML in de map met Florabestanden verwijderd mag worden.  Doorgaans zal het antwoord Ja zijn, tenzij u de XML nog in een back-up map wilt bewaren. Haal ze in elk geval weg uit de root van de map Flora documenten.

Flora_e-factuur_4.png

Belangrijk 
Standaard worden de facturen in het Inkoop dagboek ingeboekt en worden de bedragen negatief gemaakt. Het is ook mogelijk om te boeken op het Verkoop dagboek, bedragen worden dan positief gemaakt.

Extra instellingen

Wanneer u voor de verschillende FloraHolland vestigingen altijd e-facturen ontvangt, kunt u de optie, ‘Voor deze crediteur altijd Flora E-facturen verwerken’ aanvinken.

Flora_e-factuur_5.png

Zodra de crediteur herkend is, zal Elvy direct het Flora E-Factuur-verwerkingsscherm openen. Wanneer in de e-factuurmap een bestand staat wat hoort bij de herkende factuur, dan krijgt u de vraag of u deze wilt overnemen; kies hier Ja. De e-factuur wordt vervolgens ingelezen en is direct gereed voor verwerking.

Sjablonen maken en wijzigen

De eerste keer zal er nog geen sjabloon zijn voor het type factuur dat u wilt boeken. Maak deze bij de eerste boeking van dat type aan.

Per type factuur creëert u dus een sjabloon voor handelsfacturenklok facturenconnect facturen etc.

Benoem de velden, zodat er geen rode regels meer zijn en sla het sjabloon op. U kunt bij één van de sjablonen (de meest voorkomende) een vinkje zetten, zodat dit sjabloon automatisch wordt toegepast op de Flora factuur. Deze keuze is te wijzigen als het type factuur afwijkt van de standaard.

Flora_e-factuur_6.png

Bij het inlezen van de (eerstvolgende) factuur dubbelklikt u het gewenste sjabloon en worden de instellingen toegepast op de regels. Eventuele rood gemarkeerde regels dient u aan te passen en vervolgens in het geselecteerde sjabloon te bewaren.

Flora_e-factuur_7.png

Door op de knop Wijzigen te drukken kunt u het sjabloon tussentijds aanpassen. Oude sjablonen kunt u met de knop Verwijderen definitief wissen.

Flora_e-factuur_8.png

Bron: Elvy