Een nieuwe ERP software pakket selecteren is iets wat bedrijven eens in de 10 tot 15 jaar doen. Hierdoor is een ERP pakketselectie ook nooit een standaard proces en is kennis van een ICT adviseur aan te bevelen. Processen als het opstellen van eisen en wensen, shortlist opstellen van pakketten en demonstraties beoordelen zijn geen routinematige werkzaamheden.
Onze Business Consultants en ICT adviseurs hebben jarenlange ervaring in deze processen en kennen de ERP software en kunnen deze op waarde beoordelen. Door de juiste stappen te volgen is de kans op een succesvolle pakketselectietraject aanzienlijk groter geworden.
Wij gaan bij een pakketselectie dan ook volgens onderstaand schema te werk:
Analyseer de organisatie
Het selecteren en implementeren van een nieuw pakket kan een moment zijn om de werkwijze van de afdeling te optimaliseren. Dat voorkomt dat u knelpunten herautomatiseert. De toekomstige processen moeten de eisen bepalen die u aan een nieuw pakket stelt. Belangrijk is dus uw bedrijfsmodel bij de hand te pakken. Wat zijn de kritieke succesfactoren? De missie en de strategie geven richting aan de doelstellingen en beslissingen, zoals een nieuw pakket.
Knel- en verbeterpunten vaststellen
Voor het verbeteren van de huidige situatie moet u eerst weten wat de knel- en de verbeterpunten zijn. Welke onderdelen vormen nu een probleem? En zijn er ook knelpunten in de huidige geautomatiseerde ondersteuning? De medewerkers van de afdeling kunnen het makkelijkst achterhalen wat de knelpunten zijn en weten vaak heel goed wat verbeterpunten kunnen zijn. Actric organiseert bijvoorbeeld workshops. Dan vangt u twee vliegen in één klap. U krijgt de knelpunten op een rij en u betrekt medewerkers in een vroeg stadium bij de ERP pakketselectie zodat zij een nieuw pakket gemakkelijker zullen accepteren.
Maak een toekomstplan
In een toekomstplan elimineert u de knelpunten. Dat kan door een complete procesverbetering en/of een nieuw systeem. Wilt u bijvoorbeeld self service voor managers en medewerkers mogelijk maken?
Maak een informatieplan
Een informatieplan beschrijft de ICT-strategie van de organisatie en de doelen die zij de komende jaren wil bereiken. Een nieuw pakket moet aansluiten bij die doelstellingen. Een wens voor employee self service stelt bijvoorbeeld eisen aan de bestaande ICT-architectuur. De toegevoegde waarden van een informatieplan is dat u gedegen nadenkt over welke investeringen u moet doen, de fasering ervan en wat de impact is op de bestaande ICT-infrastructuur en de organisatie in haar geheel. Er is nu een hausse aan webbased pakketten. Medewerkers kunnen daarbij zelf een aantal gegevens en mutaties invullen. Kiest u daarvoor, dan moet dat goed kunnen werken met het intranet systeem.
Eisen en wensen
Uit de verzamelde gegevens destilleert Actric de eisen en wensen voor het nieuwe systeem. De belangrijkste eisen zijn de key-criteria of randvoorwaarden op basis waarvan u een ERP pakketselectie maakt. Die criteria moeten onderscheidend zijn. Het kunnen vastleggen van de naw-gegevens van medewerkers is bijvoorbeeld geen onderscheidend criterium; elk HRM-pakket kan dat.
Die eisen en wensen zijn zowel functioneel als technisch. Daarnaast moet een pakket uiteraard binnen uw budget liggen en u moet weten wat u van een leverancier verwacht. Bepaal ook al vast hoe zwaar u de criteria wilt laten wegen (stel een scoringsmechanise vast).
Functionele eisen
Bepaal welke functionaliteiten essentieel zijn voor u en/of waarop de nadruk moet liggen. Bent u van plan veel reorganisaties met gedwongen ontslagen door te voeren? Focus dan op een pakket met sterke uitstroomopties. Bent u juist een groeiend bedrijf dat binnen nu en een aantal jaren veel nieuwe mensen moet aannemen? Dan is een focus op instroom juist van belang. Modernere pakketten ondersteunen ook managementbeslissingen en bieden een volledige integratie van informatievoorziening over bijvoorbeeld loopbaanplanning. Gaat uw bedrijf toevallig fuseren en moet een nieuw systeem twee oude systemen vervangen? Wie vormen de gebruikers? Zijn dat primair de hoofdgebruikers of moeten ook medewerkers en managers erbij kunnen?
Technische eisen
Het gaat hier bijvoorbeeld om de mogelijkheden tot schaalvergroting, de benodigde hardware- en de databaseomgeving. In hoeverre moet een nieuw pakket worden geïntegreerd met andere ICT-systemen in de organisatie? Wilt u bijvoorbeeld de HRM outsourcen, gaat u met een ASP-leverancier in zee en wilt u een maatwerkoplossing of een stand-alone pakket?
Begroting
Een begroting moet richtinggevend zijn. Een groot deel van ICT-implementaties is budgetoverschrijdend. Het is immers moeilijk in te schatten hoeveel alles bij elkaar gaat kosten. Stel de begroting steeds bij als informatie concreter wordt.
Leverancierseisen
Die kunnen slaan op bijvoorbeeld de ervaring in de branche, continuïteitsaspecten en versiebeheer. Ook bepalend is de ondersteuning die een leverancier kan bieden bij de implementatie en de after-service.
Actric heeft een jarenlange ervaring in het uitzetten en beheren van vooronderzoeken, zowel bij de profit als non-profit organisaties.
