De Inspectie, Analyse en Audit software oplossing, is dé slimme oplossing voor organisaties die diensten leveren m.b.t. inspecteren, analyseren en auditen van locaties, binnen branches zoals bijvoorbeeld de bouw, ‘food’, transport, onderwijs, schoonmaak, hygiëne van sportfaciliteiten. Het achteraf offline registreren door de inspecteurs/medewerkers in de buitendienst is hiermee verledentijd.
Audit & Inspectiebedrijven hebben vaak te maken met een complex proces van het samenstellen van vragenlijsten, het inplannen van inspecteurs en het inspecteren op locaties bij de klant. Daarna dient ook nog de inspectie te worden gewogen en dient de klant op de hoogte te worden gesteld van het behaalde resultaat! Bij de beoordeling dient tevens rekening te worden gehouden met diverse antwoorddomeinen, wegingsfactoren en andere individuele afspraken.
Het proces van het inplannen, het uitvoeren van de inspecties tot en met het resultaat voorleggen aan de klant, kan veel tijd in beslag nemen. Het kan dus voorkomen dat er een paar dagen tot een week tussen inspectie en resultaat gaat zitten.
De geavanceerde audit & inspectie oplossing via Exact Globe/Synergy zorgt ervoor dat zodra de inspecteur de deur uitloopt bij de klant, het eerste resultaat al in de mailbox zit bij zowel de klant als de eigen binnendienst!
De oplossing is reeds succesvol bij een aantal organisaties ingezet en bestaat uit de volgende producten:
- Exact Globe Next, Synergy & Orbis TaskCentre
- Tablet App voor het inzien van de dagplanning en het online (of offline) invoeren van inspecties
- Eventueel koppeling met bijvoorbeeld OSP van ORTEC of FLS Visitour van Fast Lean Smart (planprogramma)
Belangrijke punten van onze oplossing:
- Inspecties samenstellen vanuit een “masterformulier” (bijvoorbeeld inspectielijsten zoals HACCP, IFS of BRC lijsten) in Exact Synergy
- Eigen applicatie voor het samenstellen en beheren van inspectievraaglijsten, antwoorddomeinen en wegingsfactoren binnen Exact Synergy Enterprise
- Mogelijke koppeling met planapplicatie OSP van ORTEC of andere planprogramma’s
- Koppeling via web services naar mobiele applicatie voor PDA, tablet en smartphones voor online registreren van inspecties
- Automatisch genereren van inspectieresultaten via bijvoorbeeld mail
- Automatisch versturen van documenten via mail
- Automatisch genereren van mogelijke her-inspecties
- Microsoft Office integratie
Productbeschrijving:
De oplossing bestaat concreet uit een aantal stappen die genomen worden om de inspectie, analyse en audit goed te laten verlopen.
- Van de inspectie wordt een project in Synergy gemaakt en tevens wordt er in Synergy vragenlijsten met verplichte en niet verplichte velden opgesteld. Hierin worden de mogelijke antwoorden vastgelegd en de wegingsfactor voor het uiteindelijke resultaat. Hierbij kan ook ingegeven worden welke score de klant minimaal wil behalen. De inspectie kan hiermee volgens wet- en regelgeving voldoende zijn maar een mogelijke klant kan een hoger resultaat eisen van haar medewerkers.
- Plannen van inspecties in Synergy. Klant ontvangt hier automatisch een mail van na inplannen.
- Het plannen van de medewerkers in een extern pakket als OSP van ORTEC is ook mogelijk. Deze koppeling die wij kunnen leveren is tweeledig, want de klant- en medewerkersgegevens als ook de klant/inspectiespecifieke gegevens worden overgezet van Synergy naar Ortec. En de uiteindelijke planning wordt overgezet van Ortec naar Synergy. Koppelingen met andere gebruikte planprogramma’s kunnen worden gemaakt.
- Planningen worden in Synergy geplaatst en de ingeplande inspecteur krijgt ‘s morgens automatisch op zijn mobiele App de planning van de dag te zien. Hierin staat o.a. aangegeven: het adres, de inspectielijst en bij wie hij zich moet melden. Alle relevante informatie wordt voor hem weergegeven. Hij kan de inspectielijsten offline en online invullen. Als deze online worden ingevuld is de informatie per direct beschikbaar op het hoofdkantoor.
- Direct na het uploaden van de ingevulde inspectielijst wordt er een definitieve lijst, met de layout zoals de klant dit wenst via mail naar de klant gestuurd. Het kan dus zijn dat op het moment dat de inspecteur de deur uitloopt de klant zijn uitslag al in de mail heeft staan. De weging van de behaalde resultaten zijn hier nog niet aan toegevoegd.
- Uw binnendienst medewerker beoordeelt de lijsten die door de inspecteur zijn ingevoerd. De weging wordt hier vervolgens aan toegevoegd en het resultaat wordt automatisch naar de klant gestuurd.
- Indien er een her-inspectie nodig is, bij bijvoorbeeld onvoldoende resultaat, dan zal het systeem deze automatisch inplannen.
Voordelen voor uw organisatie:
- Veel handelingen worden automatisch uitgevoerd, met minder mensen meer werk verrichten (efficiency)
- AOIC wordt naar een hoger platvorm gebracht
- Correct uitgevoerde inspecties
- Inspecteur, die onderweg is, heeft altijd alle correcte en actuele informatie bij de hand
- Klant krijgt direct inzage in resultaten en hoeft hier geen weken op te wachten
- Geen papieren afhandeling meer, alle informatie wordt direct online bijgewerkt en is inzichtelijk voor de relevante medewerkers
