Vanaf heden is Actric Consultancy AutoDoc HSE partner en kan hierdoor zowel de inkomende post en facturen automatiseren met behulp van Elvy Document Scanning en ImageCapture als ook de uitgaande documentstroom met behulp van AutoDoc HSE.
Verbeter uw documentenstroom, door deze volledig automatisch te maken, met AutoDoc HSE!
AutoDoc HSE zorgt voor een zorgeloze distributie van al uw documenten en zorgt voor een efficiënte en automatische verwerking hiervan. Dit voorkomt fouten en maakt automatische archivering mogelijk. E-mailen, faxen, archiveren, SMS en selectief afdrukken vanuit elk programma dat u al gebruikt.
AutoDoc HSE werkt met alle programma’s en systemen die kunnen printen naar een HP Laserjet of HP compatibel printer (direct of via TCP/IP, LPD/LPR), zoals Oracle, Exact Software, SAP, Unit4, Accountview, Microsoft Dynamics, Epicor, FileLinx. Daarnaast werkt AutoDoc HSE op de volgende besturingssystemen waaronder Windows, Dos, Linux, Unix, AS/400, iSeries en Apple Mac OS.
AutoDoc HSE – functionaliteiten
Creëren van PDF bestanden
- PDF bestanden worden volledig automatisch aangemaakt.
- Leest uit de tekst bijvoorbeeld het factuurnummer en geeft het document die naam.
- U kunt 99 verschillende document lay-outs definiëren.
- Het systeem ondersteunt Chinese, Japanse, Koreaanse, Russische, Griekse en alle gangbare Europese karaktersets.
- Maakt gebruik van grafische bestanden voor het maken van een briefhoofd met bedrijfslogo.
- Ondersteunt het maken van een PDF bestaand uit meerdere pagina’s. (voorblad / vervolgpagina’s)
Documenten verzenden per e-mail
- Automatische e-mail naar adres overgenomen uit het PDF document.
- Selecteerbare bijlagen als PDF, Excel XLS, XLT, XML-en TXT bestanden.
- HTML hoofdtekst met automatische inbedding van grafische bestanden.
- Selecteerbare CC en BCC.
- Volledig aanpasbare onderwerpregel.
- E-mail tekst kunt u definiëren in 15 verschillende talen.
- Automatisch leveringsvoorwaarden of bladen met productspecificaties meesturen.
Documenten archiveren
- Het archiveren van documenten kan op meerdere locaties gebeuren.
- Paden worden automatisch aangemaakt.
- Bestandsnamen worden automatisch gegenereerd.
- Systeemvariabelen als datum en tijd kunnen worden gebruikt om archiefgroepen te definiëren.
- Kies voor het opslaan van een individueel document of het samenvoegen van meerdere PDF bestanden in één PDF (bijvoorbeeld om één PDF te maken van alle documenten verstuurd naar een klant.).
Multi drop printen
- Met deze functie kunt u automatisch meerdere taken gelijktijdig uit laten voeren.
- U verzendt de originele pakbon per e-mail naar uw klant, verstuurt gelijktijdig een kopie naar de expeditie, samen met een adressticker met het afleveradres. Tot slot kunt u nog een sms’je laten versturen om uw klant te laten weten dat zijn bestelling is verzonden.
Documenten automatisch faxen
- Automatisch versturen van een fax via een fax server.
- Faxnummer wordt gelezen uit het document.
- Vrij te definiëren fax lay-out inclusief bedrijfslogo.
SMS berichten verzenden
- Door het versturen van een sms-bericht kunt u uw klant attenderen op een verzonden factuur of betalingsherinnering.
Data logging
- Alles wat door AutoDoc HSE wordt afgehandeld wordt geregistreerd in een log file. Zo kunt u altijd zien wanneer een document is verzonden, aan wie en of het succesvol verzonden is.
ODBC database connectiviteit
- Uitgebreide mogelijkheden om extra informatie rechtstreeks uit een database op te halen, b.v. voor contactpersoon gegevens.501
