Actric Exact Support Blog

Hoe kan ik een notitie aan een boeking meegeven in Elvy DS?

Beschikbaarheid

De functionaliteit waarbij u een notitie aan een taak wilt meegeven vanuit Elvy DS en in ElvyWeb direct zichtbaar is, is in de volgende koppelingen(en) beschikbaar:

Alle koppelingen
Uitzondering: Plan-de-CAMpagne en iMuis

De functionaliteit waarbij de notitie vanuit Elvy DS ook bij de boeking in uw financieel boekhoudpakket zichtbaar is, is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

AccountView
Exact Globe

U kunt op twee verschillende plekken een notitie toevoegen:

  1. In de kopregel
  2. In de boekingsregel

In de kopregel

Selecteer het icoon wat hieronder is weergegeven in de kopregel van uw boeking.

Notitie_toevoegen_Elvy_DS_1.png

In de boekingsregel

Selecteer het icoon naast ‘Notities’ wat hieronder is weergegeven in de boekingsregel.

Notitie_toevoegen_Elvy_DS_2.png

In beide gevallen komt er een notitiescherm naar voren, waarin u uw notitie kunt toevoegen.

Notitie_toevoegen_Elvy_DS_3.png

Druk vervolgens op Bewaren.

Bron: Elvy

Hoe kan ik controleren wat Elvy wel of niet herkent op de factuur?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

Alle koppelingen

Inleiding

Elvy heeft Freeform OCR herkenning. Freeform OCR is een techniek om automatisch gegevens van een factuur te kunnen herkennen, ongeacht waar de gegevens op een factuur zich bevinden.

Verwerkingsverslag

Heeft u problemen bij het herkennen van gegevens op de factuur, dan kunt u via het verwerkingsverslag terugvinden wat door Elvy is herkent óf juist niet. Op deze manier kunt u eenvoudig terugzoeken of er wellicht gegevens verkeerd zijn ingesteld in de functie ‘Leer Elvy‘ of dat Elvy bepaalde gegevens op de factuur simpelweg niet herkent als een bepaalde waarde.

Let op 
Deze functionaliteit is alleen beschikbaar vanaf het tabblad ‘Auto’, waar u de facturen verwerkt.

U klikt in het scherm ‘Documenten digitaliseren’ op de scanner links bovenin uw scherm. U selecteert vervolgens ‘Verwerkingsverslag – Automatische herkenning’.

Verwerkingsverslag_tonen_1.png

Vervolgens komt er een scherm ‘Informatie’ naar voren met alle factuurgegevens wat door Elvy is herkent. Onder ‘Resultaten zoekopdracht’ staan alle gegevens waarop Elvy de crediteur heeft gezocht. Zie het voorbeeld hieronder.

Verwerkingsverslag_tonen_2.png

Elvy herkent een crediteur op 7 unieke kenmerken die gezocht worden in de stamgegevens van de administratie:

  1. KvK-nummer
  2. Btw-nummer
  3. Telefoonnummer
  4. Faxnummer
  5. E-mailadres
  6. Website
  7. IBAN-nummer

Wanneer u ‘Leer Elvy’ heeft ingesteld, wordt dit ook in het Verwerkingsverslag weergegeven. Zie het voorbeeld hieronder.

Verwerkingsverslag_tonen_3.png

Als op het verwerkingsverslag bepaalde gegevens van de factuur niet zijn aangegeven, dan heeft Elvy dit niet kunnen herkennen en moet u de gegevens zelf invullen. Dit kan door de kwaliteit van de factuur voorkomen. Wordt de waarde (bedrag, BTW etc.) verkeerd herkent als gegeven, kunt u ‘Leer Elvy‘ inzetten of opnieuw instellen.

Belangrijk
U kunt per crediteur één ‘Leer Elvy template’ instellen. Voor het herkennen van debiteuren kunt u meerdere templates aanmaken. Dit is vooral van toepassing indien u meerdere soorten verkoopfacturen heeft.

Als u wilt inzien wat u heeft ingesteld in ‘Leer Elvy’, dan moet u eerst de debiteur of crediteur kiezen en vervolgens het symbool van ‘Leer Elvy’ openen. Vervolgens ziet u welke template(s) er is/zijn aangemaakt.

Bron: Elvy

Exact Financials 7.24 GDPR/AVG versie algemeen beschikbaar

Vanaf 16 april 2018 is de GDPR/AVG versie Exact Financials 7.24 algemeen beschikbaar.

De aandachtpunten in 7.24

  • Versie 7.24 is de GDPR/AVG versie. Tools zijn gebouwd om velden uit stamgegevens als persoonlijk gegeven te labelen. Controle lijsten en rapporten op deze velden en mogelijkheden om de data te anonimiseren/samen te voegen zijn gebouwd.
  • In de document types kan een aantal dagen ingegeven worden waarmee de verloopdatum berekend wordt. Hiermee signaleert u of documenten (in bulk) verwijderd kunnen worden.
  • In de WebUI is de PDF editor verbeterd.
  • De systeemeisen zijn aangepast: Office 2010, MS SQL Server 2012, Progress OpenEdge 11.4 en 11.5 en wsisa.dll worden in 7.24 niet meer ondersteund.
  • Facturen kunnen uit de factuurhistorie aangemaakt worden en er is een controle toegevoegd waarmee gecontroleerd wordt of een creditfactuur niet al eerder aangemaakt is.

Meer informatie

Meer informatie kunt u vinden op de startpagina Exact Financials 7.24.

Bron: Exact Support Blog

Exact Spring ’18 Release komt eraan!

De Spring ’18 Release is de eerste editie van wat je voortaan vier keer per jaar van Exact kunt verwachten. Ieder seizoen brengt Exact  je op de hoogte van alle innovatie en ontwikkelingen in onze producten, zodat jij altijd het maximale uit je Exact software kunt halen.

Per uitgebrachte update laat Exact een beschrijving zien en eventueel een toegevoegde video met uitleg, op deze wijze word je elk kwartaal op de hoogte gebracht van de laatste wijzigingen.

Wil je meer weten over de Spring ’18 release, klik dan hier om naar de release pagina te gaan van Exact!

Hoe kan ik in Elvy de boekingsbevestiging aan-/of uitzetten?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

Alle koppelingen

In Elvy DS kunt u instellen of u een ‘Boekingsbevestiging’ wilt ontvangen bij elke boeking die u maakt, welke aangeeft dat de boeking correct is verwerkt.

Boekingsbevestiging_aan_of_uitzetten_2.png

Ga via het menu van Elvy DS naar Instellingen › Instellingen. Open het tabblad Geavanceerd en (de)selecteer het vinkje voor de functie ‘Boekingsbevestiging verbergen’.

Boekingsbevestiging_aan_of_uitzetten_1.png

Belangrijk
Deze instelling is op applicatieniveau van toepassing en geldt voor alle gebruikers.
Bron: Elvy

Nieuwe service packs Exact Globe & Synergy beschikbaar!

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor je klaar:

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kun je per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kun je in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. Je kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dien je een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteer je in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kun je onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact Support Blog

Wie wil er nou niet futureproof factureren met digitaal factureren of e-factureren!

Naar schatting 15% van de bedrijven past e-factureren toe. Mkb’ers aarzelen nog wat, terwijl de voordelen voor de verzender en de ontvanger groot zijn. “Het is sneller, goedkoper én minder foutgevoelig.”

De factuur. Je staat er misschien niet elke dag bij stil, maar dit eenvoudige documentje onderging de laatste jaren een flinke transformatie. Peter Dickhoff, Senior Financieel Medewerker van welzijnsorganisatie Medux, schetst de ontwikkeling die hij zag. “Vroeger kreeg je papieren facturen per post binnen, die je handmatig moest inboeken in het crediteureninkoopboek. Later – bij ons gebeurde dat in 2009 – werd het proces iets versneld dankzij het inscannen van deze papieren facturen. De volgende stap was om facturen als pdf-bestand per mail te sturen. En tegenwoordig gebruiken we een manier die heel veel voordelen biedt: XML.”

Voor wie niet precies weet wat e-factureren is, want daar hebben we het over, legt Marco van Dijk, Senior Product Manager bij Exact, het nog even uit: “E-factureren is het sturen van een factuur in UBL-formaat. UBL staat voor Universal Business Language. Het houdt in dat je een gestructureerd XML-bestand stuurt, dat aan allerlei afspraken voldoet. Daardoor kan systeem A automatisch de factuur van systeem B uitlezen.” E-factureren is daarmee wezenlijk anders dan digitaal factureren, waarmee het mailen van een factuur in pdf-formaat wordt bedoeld – die dan alsnog door mensen moet worden ingevoerd in de administratie.

Stimulering op verzoek

De Rijksoverheid stelt e-factureren sinds 1 januari 2017 verplicht bij nieuwe inkoopovereenkomsten. Een woordvoerder van het ministerie van Binnenlandse Zaken laat weten: “Deze verplichtstelling is er mede gekomen op verzoek van een aantal grote branche- en werkgeversorganisaties. De Rijksoverheid stimuleert met de verplichtstelling het e-factureren in heel Nederland. Het blijkt dat leveranciers die hierop zijn overgegaan inmiddels zeer tevreden zijn.”

Dat is niet zo vreemd, want e-factureren biedt enorm veel voordelen. De woordvoerder somt er enkele op: “Allereerst is er het kostenvoordeel. E-factureren is goedkoper omdat je geen printen portokosten hoeft te betalen. En omdat de papierstroom achterwege blijft, is e-factureren ook sneller. Verder is het gemakkelijker; de verwerking gaat immers automatisch. Daardoor is een e-factuur ook te volgen en de herkomst altijd te herleiden. Track-and-trace dus.” Een ander voordeel is dat het proces duurzamer is, omdat je geen papier gebruikt. Ten slotte is e-factureren een stuk nauwkeuriger, aangezien er geen fouten door handmatige verwerking kunnen optreden.

Digitaal factureren of e-factureren?

Marco van Dijk benadrukt dat laatste voordeel: “Digitaal factureren – het versturen van een pdf dus – levert natuurlijk al een kostenbesparing op: er is geen postzegel nodig, er hoeft niet geprint te worden et cetera. Maar er moet nog steeds arbeid geleverd worden. De ontvanger moet de pdf namelijk verwerken, en soms dingen overtikken. Zo is ook de foutgevoeligheid groter, want gegevens moeten apart herkend en verwerkt worden. Die nadelen heeft e-factureren niet. E-factureren is daardoor sneller, goedkoper én minder foutgevoelig.”

Ook Peter Dickhoff ondervindt de genoemde voordelen in de praktijk. “Om je een beeld te geven: het aantal te verwerken handelsfacturen steeg bij Medux vorig jaar met 24 procent. Desondanks konden we die enorme stijging aan met hetzelfde aantal mensen. Doordat we facturen in XML sneller kunnen uitlezen, zijn er minder handjes nodig.”

“Jullie zijn de enigen die hier om vragen”

Toch is het niet alleen maar hosanna. Dickhoff ziet ook praktische hindernissen: zo merkt hij dat er interpretatieverschillen zijn tussen verschillende softwareleveranciers. XML is bij de ene partij net iets anders gecodeerd dan bij de andere, wat tot problemen leidt bij het inlezen van de facturen. Ook merkt hij dat zijn eigen leveranciers soms problemen hebben met het opstellen van het XML-bestand. “Ik vermoed dat dit vooral door onbekendheid met e-factureren komt. Sommige leveranciers zeggen: ‘Jullie zijn de enige klant die hierom vraagt’. We maken nu zo goed mogelijk duidelijk hoe we het XML-bestand aangeleverd willen krijgen, dus bijvoorbeeld waar ons ordernummer moet komen te staan.”

Overigens is de lijn stijgend: was eind 2015 nog maar 37 procent van de aangeleverde facturen bij Medux helemaal goed in XML – dat wil zeggen inleesbaar door de software – eind 2016 was dit percentage al gestegen tot 49. En na het eerste kwartaal van 2017 was al 62,5 procent van alle e-facturen foutloos inleesbaar. Als deze kinderziektes uiteindelijk overwonnen zijn, blijven de voordelen over. Kortom, de toekomst is aan e-factureren.

Geen kosten, wel baten

In de praktijk blijken vooral kleine mkb’ers nog al eens terughoudend. Ze hebben wat minder facturen per maand en vinden het prima zoals het gaat. Het voordeel van e-factureren voor hen is echter dat het kosteloos is. Je hoeft helemaal niets te investeren, maar het levert je wel wat op. Binnen Exact ERP systemen is het aanmaken en exporteren van een XML-bestand gratis. Het loont dus de moeite om met e-factureren te beginnen.

“Mijn advies: begin klein”, zegt Van Dijk. “Vraag bijvoorbeeld aan bestaande klanten of ze XML-bestanden kunnen verwerken, mail ze dan eens zo’n bestand binnen de Exact-software en kijk hoe eenvoudig dit werkt.” Ook de overheid spoort kleine bedrijven aan, de proef op de som te nemen. De woordvoerder legt uit: “Elk bedrijf kan zelf bepalen via welk systeem de e-factuur wordt ingediend. Zo heeft de Rijksoverheid een speciaal e-factuurportaal, dat in gebruik gratis is. Afhankelijk van het aantal e-facturen kan een bedrijf er ook voor kiezen om e-factureren via een eigen boekhoud- of softwarepakket te laten verlopen.”

E-factureren zelf is ook nog volop in ontwikkeling. Extra voordelen kunnen volgens Van Dijk worden behaald door verdere automatisering. De volgende stap bij e-facturatie is no hands accounting, zegt hij. “Nu is het nog vaak zo dat je een e-mail met een UBL-bestand moet versturen. Maar via het netwerk worden steeds meer systemen aan elkaar gekoppeld. Dat betekent dat als jij je factuur bijvoorbeeld in Exact aanmaakt, deze automatisch via internet in het systeem van de klant komt te staan. Dan is dus ook e-mail overbodig. In de nog verdere toekomst kan ook het herinneringsproces rond factureren worden geautomatiseerd.”

Bron: www.exact.nl

Volg de gratis en online Orbis Integration Tools training op 30 maart

Gegevens heel eenvoudig van en naar uw ERP-systemen ophalen en wegschrijven? Onze integratie oplossingen bieden u de oplossing. U kunt eenvoudig integreren met bijvoorbeeld Exact Globe, Exact Online en Synergy, Unit4 Multivers, Visma.net en SAP Business One.

Tijdens deze gratis online training laten we u stap voor stap zien wat de mogelijkheden zijn en hoe u zelf de vele Integration Tools kunt inzetten binnen uw eigen organisatie. We begeleiden u in het installatieproces, maar ook hoe u de tools binnen Orbis TaskCentre kunt inzetten en wat de verschillende functionaliteiten zijn. We sluiten de training af met een aantal opdrachten waarmee u zelf aan de slag kunt gaan.

Schrijf u hier in.

Bron: Orbis

Hoe werk ik in Elvy de inkoopprijs van een artikel bij?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppelingen beschikbaar:

Exact Globe
Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf versie 1.1500Welke versie heb ik?
Let op
Voor deze functionaliteit is de Exact Globe-module E-XML Server Logistiek vereist.

Hoe boek ik in Elvy een factuur in een afwijkende periode?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppelingen beschikbaar:

AccountView
AFAS Profit
Exact Online
Unit4 Multivers
Unit4 Online

U kunt met Elvy een factuur boeken in een afwijkende periode. Dit kan handig zijn wanneer u de factuur ontvangt, waarvan de kosten geboekt moeten worden in de voorgaande periode.

Vanuit het Digitaliseren-scherm, op het tabblad Auto, kunt u de periode aanpassen.

Afwijkende_periode_1.png