Actric Exact Software Support Blog

Hoe gebruik ik de Snel Invoer in Elvy?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppelingen beschikbaar: Alle koppelingen voor AccountView, Exact Globe, Exact Online en SAP Business One bestaat er een nieuwe versie voor de Snel Invoer. Scroll naar beneden om de gebruikershandleiding voor deze koppelingen te lezen.  

Inleiding

Wanneer u voor bepaalde crediteuren de kosten steeds op een vaste manier boekt op verschillende grootboekrekeningen of kostenplaatsen, bijvoorbeeld bij facturen van een groothandel of voor tankpassen, kunt u vanuit de Snel Invoer sjablonen aanmaken per crediteur, zodat u deze facturen ook eenvoudig kan boeken.

Inrichting

Via de Snel Invoer kunt u per crediteur een sjabloon van maximaal 15 boekingsregels aanmaken die u eenvoudig kunt oproepen tijdens het boeken, via de Snel Invoer knop.

Zodra de grootboekrekening is ingevuld, wordt automatisch een nieuwe regel toegevoegd.

Snel_invoer_1.png

Tip
Wanneer u een specifieke sjabloon automatisch wilt openen wanneer u de Snel Invoer opent, dan kruist u de optie Automatisch openen.

Snel_invoer_2.png

Voer een beschrijving in (bijvoorbeeld de naam van de crediteur) en druk op Bewaren.

Wanneer u een sjabloon wilt wijzigen, dient u deze eerst te openen, door vanuit het Snel Invoer scherm op de voorkeuze te dubbelklikken, of door deze te selecteren en op Wijzigen te drukken. Nadat u de no­di­ge aanpassingen heeft doorgevoerd, drukt u op Bewaren.

Gebruik

Zodra de crediteur herkend is, of wanneer u deze handmatig selecteert, drukt u vanuit het tabblad Auto of het Boekingsregelscherm op Snel Invoer.

Snel_invoer_3.png

De invoer begint op de eerste regel, bij het veld Bedrag. U kunt hier nu het bedrag invoeren. Met Tab gaat u naar de regelomschrijving, rechts van Bedrag. Door nogmaals op Tab te drukken, gaat u naar Bedrag op de volgende regel. Op deze manier kunt u snel op de juiste regels alle bedragen invoeren.Let op
Wanneer u geen regelomschrijvingen invult, zal Elvy deze overnemen van de boekingsomschrijving die u op het tabblad Auto heeft ingevuld.

Zodra de juiste bedragen zijn ingevuld, drukt u links onderin op Bewaren.

Snel_invoer_4.png

Voor alle regels waarop een bedrag is ingevoerd, maakt Elvy vervolgens de boekingsregels aan.

Snel Invoer voor AccountView, Exact Globe, Exact Online en SAP Business OneDeze functionaliteit is beschikbaar vanaf Elvy versie 1.1800.161101.76Welke versie heb ik? 

Inrichting

Via de Snel Invoer kunt u per crediteur een boekingssjabloon aanmaken welke u eenvoudig kunt oproepen tijdens het boeken, via de knop Snel Invoer.

2017-08-28_09-15-30.png

Vervolgens opent het Snel Invoer scherm:

2017-08-28_09-12-41.png

Tip
Wanneer u een specifieke sjabloon automatisch wilt openen wanneer u de Snel Invoer opent, dan kruist u de optie Automatisch openen. 

Voer een beschrijving in (bijvoorbeeld de naam van de crediteur) en druk op Bewaren.

Wanneer u een sjabloon wilt wijzigen, dient u deze eerst te openen, door vanuit het Snel Invoer-scherm op de voorkeuze te dubbelklikken, of door deze te selecteren en op Wijzigen te drukken. Nadat u de no­di­ge aanpassingen heeft doorgevoerd, drukt u op Bewaren.

Veel gestelde vragen

  • Hoeveel regels kan ik inboeken via de Snel Invoer?

Het aantal regels wat kan worden geboekt is onbeperkt.

  • Welke velden zie ik in de Snel Invoer?

Alle velden die u op de boekingsregel beschikbaar heeft gemaakt zijn ook beschikbaar in de Snel Invoer.

  • Hoe voeg ik een nieuwe boekingsregel toe in de Snel Invoer?

U kunt een nieuwe regel toevoegen door de [Pijl naar beneden] toets in te drukken.

  • Hoe open ik de zoekvensters?

U kunt de zoekvensters openen door op [F2] te drukken, of door op het icoon te klikken in het veld waarvan u het zoekveld wilt openen: 

2017-08-28_09-18-58.png

Let op
Wanneer u geen regelomschrijvingen invult, zal Elvy deze overnemen van de boekingsomschrijving die u op het tabblad Auto heeft ingevuld. 

Bron: Elvy

De 1e versie van de Eindejaarshandleiding Salaris is beschikbaar!

De tijd gaat snel! Het is al weer november, dus de eindejaarsverwerking komt ook al weer in zicht.

Een goed begin is het halve werk. Daarom willen we u graag de mogelijkheid te geven om u alvast te kunnen voorbereiden. Hiervoor hebben we alvast een eerste versie van de Eindejaarshandleiding Salaris voor de jaarovergang 2018/2019 beschikbaar gemaakt.

Wat staat erin?

De handleiding bevat informatie over het afsluiten van loonjaar 2018 en het openen van loonjaar 2019. Ook worden de wetswijzigingen vermeld, zoals bekend is gemaakt in Nieuwsbrief Loonheffingen 2019 – Uitgave 1. Hoe deze wijzigingen van invloed zijn op de software, is echter nog niet in de handleiding opgenomen.

Productlijnen

De handleidingen zijn als stappenplan beschikbaar voor de volgende productlijnen:

Laatste info en tips

De definitieve versie van de Eindejaarshandleiding wordt in december verwacht. U kunt het Exact Support Blog in de gaten voor de beschikbaarheid hiervan.

Tip! Bekijk ook de nieuwe video’s voor eindejaarsverwerking salaris in Exact Globe Next.

U kunt de handleiding ook raadplegen via de Startpagina Salaris of via de Customer Portal (login benodigd), als u klikt op de banner ‘Haal het maximale uit uw eindejaarsverwerking’.

Bron: Exact

Belangrijk: Stap voor januari 2019 over naar ELIS voor optimale controle

Bij de volgende product update (417/262 in januari 2019) stopt Exact met de ondersteuning van een aantal integratieoplossingen. Dit heeft effect op jouw Exact omgeving wanneer je een of meer van deze oplossingen gebruikt:

  • Exact Integrator
  • Shop Floor Control Integration
  • Exact Word Merge Integrator
  • Exact CMDM
  • Exchange Synchronization
  • Exact Service Management

Ter vervanging van deze integratieoplossingen introduceren wij ELIS, Exact Lightweight Integration Server. Via dit platform zijn er opvolgers beschikbaar voor de oude integratieoplossingen zoals deze hierboven benoemd zijn. ELIS zorgt voor centrale en proactieve logging en is stabieler en betrouwbaarder dan zijn voorgangers. De introductie van ELIS heeft geen implicaties voor de integratie via ASImport en XML. Als je al gebruikt maakt van ELIS hoef je dus niet over te stappen. Als je nog geen gebruik maakt van ELIS neem dan contact op met onze support afdeling of met jouw Exact Partner.

Hoe weet ik of ik één van de oude integratieoplossingen gebruik?

Indien je gebruik maakt van een oude integratieoplossing ontvang je vanaf product update 415 een melding hiervan. Klik hier voor de product update release note voor Exact Globe en hier voor de release note van Exact Synergy. Als er een oudere versie in gebruik is, dus product update 414 en lager, ontvang je geen melding hiervan.

Het gebruik van Exact CMDM, Exact Service Management en Exact Shop Floor Control kun je eenvoudig in je licentie terugvinden. Bij twijfel adviseren we je contact op te nemen met onze support afdeling of met jouw Exact Partner.

Het gebruik van Exact Integrator, Exact Word Merge Integrator en Exchange Synchronization is niet terug te vinden in je licentie. Weet je niet zeker of je hier gebruik van maakt? Neem dan contact op met onze support afdeling of met jouw Exact Partner.

Kijk voor meer informatie op https://www.exact.com/nl/software/integratie-update

Bron: Exact

Nieuwe service packs beschikbaar Exact Globe & Synergy!

Vanaf 5/11/2018 zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor je klaar:

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kun je per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kun je in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. Je kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dien je een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteer je in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kun je onderstaande links raadplegen:

De 1e versie van de Eindejaarshandleiding Exact Globe Salaris is beschikbaar!

De tijd gaat snel! Het is al weer november, dus de eindejaarsverwerking komt ook al weer in zicht.

Een goed begin is het halve werk. Daarom willen we u graag de mogelijkheid te geven om u alvast te kunnen voorbereiden. Hiervoor hebben we alvast een eerste versie van de Eindejaarshandleiding Salaris voor de jaarovergang 2018/2019 beschikbaar gemaakt.

Wat staat erin?

De handleiding bevat informatie over het afsluiten van loonjaar 2018 en het openen van loonjaar 2019. Ook worden de wetswijzigingen vermeld, zoals bekend is gemaakt in Nieuwsbrief Loonheffingen 2019 – Uitgave 1. Hoe deze wijzigingen van invloed zijn op de software, is echter nog niet in de handleiding opgenomen.

Productlijnen

De handleidingen zijn als stappenplan beschikbaar voor de volgende productlijnen:

Laatste info en tips

De definitieve versie van de Eindejaarshandleiding wordt in december verwacht. U kunt het Exact Support Blog in de gaten voor de beschikbaarheid hiervan.

Tip! Bekijk ook de nieuwe video’s voor eindejaarsverwerking salaris in Exact Globe Next.

U kunt de handleiding ook raadplegen via de Startpagina Salaris of via de Customer Portal (login benodigd), als u klikt op de banner ‘Haal het maximale uit uw eindejaarsverwerking’.

Bron: Exact

Nieuwe adviescockpits in Exact Online voor Accountancy: nu algemeen beschikbaar!

Uit de MKB Barometer bleek dat accountants, om competitief te blijven qua serviceniveau, vooral dashboards willen hebben. Voor hen is er goed nieuws: de nieuwe adviescockpits zijn er!
Je stelt ze eenvoudig samen per klant(groep) – inclusief KPI’s (Key Performance Indicatoren) en rapportages op maat. Deze functionaliteit is beschikbaar in de Plus en Professional edities van Exact Online voor Accountancy. Voor ondernemers zijn ze beschikbaar in alle versies van Exact Online.

Advies: sneller, meer, breder!

Met de dashboards heb je noodzakelijke informatie snel inzichtelijk. Daarbij helpt het je advies te geven: financieel of breder. Met behulp van de adviescockpit kun je ook samen met je klant doelen stellen. Bijvoorbeeld het behouden van een optimale cashflow, voorraadhoogtes, orderdoorlooptijden of budgetoverschrijdingen. Het ligt er maar net aan met welke (branche)oplossing van Exact Online je klant werkt (Boekhouden, Groothandel, Productie of Zakelijke Dienstverlening).

Hoe werkt het?

Als accountant maak je in jouw Exact Online omgeving eenvoudig cockpit templates (via menu Cockpits/Templates voor Adviescockpit). Je klant kan (via menu Cockpits/Adviescockpit) de door jou samengestelde adviescockpit direct inzien vanuit de eigen Exact Online omgeving.

Widgets instellen

Met het verschijnen van de nieuwe adviescockpits wordt afscheid genomen van de voormalige Accountants cockpit. Mocht je hier gebruik van maken, dan betekent dit dat je daarin gebruikte widgets wél even opnieuw moet instellen in de nieuwe adviescockpit. Maar dan heb je ook heel wat moois voor je klanten en jezelf!

Cockpit op maat

Niet al je klanten zitten in dezelfde branche, en niet elk bedrijf is even groot. Daarom kun je voor verschillende klanten ook verschillende cockpits maken. Dat doe je makkelijk met onze voorgedefinieerde KPI widgets. Er zijn er veel – sterker nog, er is een uitgebreide bibliotheek! Daar zitten trouwens ook aanpasbare rapportagewidgets bij.

Rapportages delen

Met deze rapportagewidgets kun je rapportages die je zelf maakt (via menu Accountancy/Advies/Maatrapportages) delen in de adviescockpit. Dat kunnen zowel draaitabellen zijn als visueel aantrekkelijke rapportages op basis van grafieken. De rapportages zijn zeer flexibel in te stellen op basis van allerlei groepeer- en filtermogelijkheden, verschillende layouts en grafiekvormen. Zo kun je net dat extra stukje service aan je klant bieden.

Bron: Exact

Eindejaarsverwerking Salaris in Exact Globe: Tips

Ook dit jaar zijn er weer een aantal wijzigingen in aantocht die van invloed zijn op uw salarisadministratie. Denk bijvoorbeeld aan de wijziging waarbij het belastingdeel van de loonheffingskorting, vanaf 1 januari 2019, alleen nog geldt voor inwoners van Nederland en het vervallen van code 6 van de codes ‘Reden geen bijtelling auto (0% bijtelling)’ in de aangifte loonheffingen.

Wij zullen er weer voor zorgen dat de software aan zal sluiten op de veranderingen die voor uw administratie van belang zijn.

Handige tips

Graag willen wij u een aantal tips geven ter voorbereiding op deze drukke periode:

  • Beschikt u al tenminste over Product Update 415?
    Om over de nieuwe rekenregels en wettelijke wijzigingen voor het nieuwe loonjaar te beschikken, dient u ervoor te zorgen dat uw software up-to-date is. De beschikbaarheid van de eindejaarsupdate staat gepland voor de eerste week van januari 2019 en zal alléén worden uitgebracht als service pack van product update 415/260416/261 en 417/262.

    Belangrijk: Indien u nu nog gebruik maakt van een versie lager dan product update 415/260, raden wij u aan nu al een update uit te voeren naar het meest recente service pack van deze product updates. Hiermee bent u alvast voorbereid op een soepele overgang naar de eindejaarsversie.
  • Zijn er gewijzigde systeemeisen voor u van toepassing? 
    Controleer aan de hand van de systeemeisen van Exact Globe en Exact Synergy of uw systeem gereed is voor de nieuwe update.
  • Maakt u gebruik van een oude integratieoplossing? 
    Houd er rekening mee dat de ondersteuning van een aantal oude integratieoplossingen stopt vanaf product update 417/262, wat effect kan hebben op uw Exact omgeving. Klik hier voor meer informatie.
  • De cao’s wijzigen weer vanaf 1-1-2019 
    Elk jaar vinden er wijzigingen plaats in de verschillende cao’s die wij ondersteunen. Ook dit jaar gaan we in januari de aangepaste cao componenten standaard twee maal per week uitleveren, op woensdag en vrijdag. Voor de voorlopige planning en exacte beschikbaarheidsdatum kunt u de Customer Portal en het Exact Support Blog in de gaten houden. Hier wordt een bericht geplaatst zodra er nieuwe cao’s beschikbaar zijn.

Bron: Exact

Exact Online voor Productie: Hoe zet ik een stuklijst op?

De stuklijst is de basis van de werkorder voor een standaardproduct. Terwijl maatwerkproducten vooral worden gecalculeerd in het offerteproces worden standaardproducten gedefinieerd met een stuklijst(-versie) die aan het maakartikel wordt gekoppeld. In dit blog leggen we de belangrijkste stappen uit om een stuklijst op te zetten.

Bewerkingen inrichten

Vaak bestaat een stuklijst niet alleen uit de te gebruiken materialen maar ook uit de benodigde bewerkingen. We moeten de bewerkingen inrichten voordat we een stuklijst met bewerkingsvolgorde kunnen maken. Het stappenplan om bewerkingen in te richten kent drie stappen: ❶ We maken een Productieruimte via het pad [Stamgegevens] Productie, Productieruimtes. Denk bij een productieruimte aan een afdeling zoals spuitgieten of assemblage. We kunnen aan de productieruimte een aantal grootboekrekeningen koppelen. Zonder deze worden er geen productiekosten geboekt! De meeste productiebedrijven vullen alleen de rekeningen voor Arbeid toegerekend en Machinelast toegerekend in. Arbeid toegerekend is de dekking voor kosten van arbeid, en Machinelast toegerekend is de dekking voor de kosten van afschrijving, onderhoud en energiegebruik van machines. ❷ Nu kunnen we een of meer Bewerkingsstations aanmaken via [Stamgegevens] Productie, Bewerkingsstations. Een bewerkingsstation is een machine of productielijn zoals een CNC machine, een spuitgietmachine of een montage cel. We koppelen het Bewerkingsstation aan de/een Productieruimte, en we vullen de kosten per uur in. Bij arbeid kunnen we een onderscheid maken tussen Instelarbeid en Runarbeid, bij Machinelast wordt het uurtarief voor zowel instel- als runactiviteit gebruikt. De tarieven zijn belangrijk voor de voor- en nacalculatie. ❸ Tenslotte kunnen we één of meerdere Bewerkingen inrichten die we koppelen aan de Bewerkingsstations. Bij bewerkingen kunnen we denken aan het boren van een gat, het snijden van een plaat of een activiteit als kwaliteitscontrole. We kunnen eventueel een standaard duur (tijd) inrichten, en een tekst met instructies voor de werkbon voorbereiden.

BOM 001

Een stuklijstversie opzetten

In Exact voor Productie kunnen we meerdere stuklijsten per maakartikel opzetten. We noemen ze dan ook Stuklijstversies. De stuklijstversies kunnen historische, huidige en toekomstige stuklijsten representeren, maar ook varianten zoals rode, blauwe en groene fietsen. Elke stuklijstversie kan uit andere materialen en bewerkingen bestaan en kan dus ook een andere Berekende kostprijs hebben. De stappen om een nieuwe stuklijstversie op te zetten zijn: ❶ Er moet (natuurlijk) een artikel worden aangemaakt voor het te vervaardigen product. Dat kan bijvoorbeeld via [Aanmaken] Artikel. ❷ Daarna kunnen we een Stuklijstversie aanmaken via (bijvoorbeeld) [Aanmaken] Stuklijst. Een belangrijk gegeven bij de stuklijstversie is de Seriegrootte. Aangezien het meestal zo is dat het vervaardigen van een enkelstuk veel duurder is (per stuk) dan bij een groter aantal, en de stuklijst kan worden gebruikt voor de kostprijsberekening, doet het er veel toe wat we invullen bij Seriegrootte. ❸ Als we de stuklijstversie bewaren kunnen we via de tabjes aan de linkerzijde gaan invullen welke materialen en bewerkingen benodigd zijn, en welke bijproducten er bij het productieproces vrijkomen.

BOM 002

De bewerkingsvolgorde inrichten

Via het tabje Bewerkingsvolgorde kunnen we bewerkingen toevoegen. Dat is relatief eenvoudig: ❶ We kiezen een Bewerking (we kunnen zoeken met F2), en ❷ We vullen in hoe lang de bewerking duurt per stuk. Zonodig geven we meer tekst en uitleg via het veld Notities of koppelen we documenten aan de bewerking. Ook uitbesteed werk kunnen we in de bewerkingsvolgorde toevoegen. Zie voor het opzetten van uitbesteed werk hier: https://www.exact.com/nl/support-blog/exact-online/exact-voor-productie-hoe-zet-ik-uitbesteed-werk-op/

BOM 003

De materialen inrichten

Via het tabje Materialen kunnen we materialen toevoegen. Ook dat is relatief eenvoudig: ❶ We kiezen een Artikel (we kunnen zoeken met F2), en ❷ We vullen een hoeveelheid in. Let op dat het product (Artikel) een voorraadeenheid heeft, zoals Doos, Stuk of Liter, en dat we de materialen definiëren voor het maken van 1 Doos, 1 Stuk of 1 Liter. Daarbij wordt voor de materialen ook als eenheid de voorraadeenheid van het artikel gebruikt. Let op dat we een drop down lijstje hebben genaamd Calculator type. Normaal hebben we daar de keuze Materialen per stuk nodig. Maar we kunnen bijvoorbeeld ook 8 Stuks per materiaal rekenen, als we willen dat we 1 doos voor 8 stuks product nodig hebben. (Anders zouden we als hoeveelheid 0,125 moeten invullen, wat niet alleen niet kan met de decimalen, maar wat ook onduidelijk is. Wat bedoelen we eigenlijk?)

BOM 004

Bijproducten inrichten.

Bijproducten zijn bijvoorbeeld afvalartikelen zoals metaalresten of uitvalartikelen zoals afkeur van een product. Alleen in Exact voor Productie Geavanceerd of Premium kunnen we met bijproducten werken. Bijproducten kunnen een kostprijs hebben (waarde van restmetaal) of we kunnen er voor kiezen dat we ze niet waarderen in de voorraad (kostprijs nul). Via het tabje Bijproducten kunnen we bijproducten toevoegen: ❶ We kiezen een Artikel (we kunnen zoeken met F2), en ❷ We vullen een hoeveelheid in.

BOM 005

De kostprijs bijwerken

Als we alle bewerkingen, materialen en bijproducten hebben ingericht kunnen we op het tabje Algemeen een opbouw van de kostprijs vinden. De Bewerkingsvolgorde: Binnen zijn de kosten bewerkingen die we hebben ingericht die plaats vinden op onze eigen bewerkingsstations. De Bewerkingsvolgorde: Buiten zijn de kosten van het uitbesteed werk. Ook de kosten van het Materiaal worden bij de bewerkingskosten opgeteld, maar de kosten van Bijproducten worden afgetrokken van de kostprijs aangezien ze een opbrengst zijn. Als de Kostprijs van het (product) artikel afwijkt van de Berekende kostprijs van de stuklijstversie kunnen we via de link Bijwerken de kostprijs van het artikel gelijk maken aan de ingerichte stuklijst. (Als we een groot aantal stuklijsten willen bijwerken hebben we daar andere processen voor, zoals [Productie] Analyse en resultaten, Kostprijsberekeningen).

BOM 006

Meer informatie bij https://support.exactonline.com/community/s/contactsupport

Wensen ten aanzien van functionaliteit kunt u indienen via https://support.exactonline.com/community/s/ideas

Bron: Exact

Tijd voor de grote financiële schoonmaak

Vier financiële processen die nog vaak leunen op lossen systemen of spreadsheets

Digitalisering en automatisering zijn binnen financiële afdelingen in rap tempo de norm aan het worden. Veel automatiseringsprojecten binnen ondernemingen worden geïnitieerd vanuit de CFO of Financiële Manager.

Toch komt het nog regelmatig voor dat financiële afdelingen werken met Word- en Excel-bestanden, of gegevens uit verschillende systemen handmatig aan elkaar knopen. Dat geldt niet alleen voor kleinere organisaties; zelfs bij grote bedrijven komt het regelmatig voor.

Tijd om de bezem te halen door het woud van losse tools, systemen en bestanden. Maar waar begin je? Start eens met het bekijken van de volgende vier processen. Zijn ze herkenbaar? Dan loop je onnodig risico en is het beter de schoonmaak-handen uit de mouwen te gaan steken.

1. Rapportages in Excel

De autofill-functie van Google verraadt dat Excel nog vaak wordt gebruikt in het financiële proces:

Spreadsheets worden regelmatig gebruikt om rapportages mee te maken of voor consolidatie. En dat terwijl je hier een behoorlijk risico mee loopt. Eén klein typefoutje in een Excel-formule kan er al voor zorgen dat het management totaal verkeerde cijfers krijgt voorgeschoteld.

Daar weten ze bij het Britse pensioenfonds Mouchel alles van: de ontdekking van een rekenfout in een spreadsheet zorgde voor tot een neerwaartse bijstelling van het resultaat van 8,6 miljoen Britse pond. De aandelenkoers daalde na de bekendmaking daarvan met ruim 30 procent en de CEO werd gedwongen af te treden.

En dit is geen uitzondering. Felienne Hermans van de TU Delft onderzocht 15.000 spreadsheets en kwam tot de conclusie dat ruim 750 bestanden (dat is 5 procent) méér dan 100 fouten bevatten. De voornaamste oorzaak: spreadsheets worden binnen bedrijven heen en weer gestuurd en iedereen kan naar eigen inzicht wijzigingen aanbrengen, zonder dat duidelijk is afgesproken wie waarvoor verantwoordelijk is.

Een ander risico is dat dit soort rapportage-spreadsheets zo ingewikkeld zijn, dat er vaak maar één persoon binnen de organisatie is die weet hoe ze zijn opgebouwd (en dus kunnen worden aangepast). Als deze spreadsheet-koning(in) niet aanwezig is of nog erger, de organisatie verlaat, dan heb je een probleem.

2. Factureren in Word

Je staat er misschien niet elke dag bij stil, maar als er één document is binnen de financiële afdeling die de afgelopen decennia een flinke transformatie heeft doorgemaakt, dan is het wel de factuur.

Ga maar na. Vroeger kreeg je papieren facturen per post binnen, die je handmatig moest inboeken in het crediteureninkoopboek. De eerste stapjes op het gebied van digitalisering werden gezet door het inscannen van deze papieren facturen. De volgende stap (de meeste bedrijven hebben deze inmiddels wel gemaakt) is het versturen van facturen als pdf-bestand via e-mail. Dat levert al een kostenbesparing op: facturen hoeven niet meer te worden geprint of gefrankeerd. Maar deze manier van werken is nog altijd behoorlijk arbeidsintensief; facturen worden nog handmatig (meestal in Word) gemaakt, de ontvanger moet de pdf vervolgens weer verwerken, en soms zelfs informatie handmatig overtikken. Ook hier komt foutgevoeligheid weer om de hoek kijken.

Als je deze zomer toch de bezem door je financiële processen haalt, waarom zou je dan niet de volgende stap nemen door volledig elektronisch te gaan factureren via UBL? UBL (Universal Business Language) is een standaard format voor elektronisch factureren. Een UBL-factuur maakt het daarom ook mogelijk om factuurdata van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B te sturen. Zo’n factuur kan direct worden ingelezen, zonder dat daar handmatige invoering aan te pas hoeft te komen. Dat is niet alleen een stuk efficiënter, je krijgt ook meer grip op je cashflow omdat je klanten sneller betalen.

3. Expense management

Declaraties indienen en verwerken is ook typisch zo’n typisch proces dat wordt bijgehouden in losse systemen of spreadsheets. En laten we eerlijk zijn; invoeren van declaraties staat al niet bovenaan het favorietenlijstje van de gemiddelde werknemer. Het onhandige geklooi met bonnetjes (je raakt er altijd wel een paar kwijt), het onthouden welk Btw-tarief ook alweer hoort bij treinkaartjes; het is al geen feest, laat staan dat je declaraties moet indienen via een Excel-bestandje.

Voor de finance-afdeling is het werken met Excel-spreadsheets voor declaraties vooral onhandig wanneer er verantwoording moet worden afgelegd bij de Belastingdienst. Probeer immers maar eens een bonnetje snel terug te vinden als daar naar gevraagd wordt.

Hoewel papieren bonnetjes voorlopig nog niet zullen verdwijnen, is het met financiële software inmiddels een stuk eenvoudiger geworden om bonnetjes te scannen en automatisch te verwerken. Dat maakt declareren niet alleen minder frustrerend voor werknemers, maar ook minder foutgevoelig. Een bijkomend voordeel is dat alle onkostendeclaraties in een centraal systeem bijgehouden worden – wel zo handig als de fiscus aanklopt.

4. Verlof en verzuim

Misschien komt dit bekend voor; je bent druk bezig om de laatste hand te leggen aan de maandafsluiting, als de HR-manager om half zes binnenkomt om nog wat wijzigingen door te geven in de verlof- en verzuimadministratie. Aangezien alle nog openstaande vakantiedagen op de juiste manier moeten worden verwerkt op de balans, betekent dit ook een last-minute wijziging voor de maandafsluiting. Dat is nog maar half zo erg, maar wanneer verlof en verzuim ook nog eens worden geregistreerd in losse systemen of Excel-bestanden, dan is het helemaal frustrerend. En het komt nog regelmatig voor dat grotere organisaties dit nog steeds in een apart bestandje administreren, waardoor er veel data handmatig moeten worden uitgedraaid en overgedragen van HR naar finance.

Kortom: het gebruik van losse systemen, Word-bestanden en Excel-spreadsheets is iets wat vaak historisch zo gegroeid is, maar er komt altijd het moment waarop deze manier van werken zorgt voor inefficiënties – en zelfs voor fouten. De herfstmaanden zijn uitermate geschikt om de huidige systemen en processen eens tegen het licht te houden – al was het maar om op tijd klaar te zijn met de opruiming voor de start van het nieuwe financiële jaar.

Bron: Exact

Exact voor Handel Premium / Exact voor Productie Premium: Wat is een veiligheidsvoorraad?

In een handel premium of productie premium abonnement kunnen we voor ieder artikel per magazijn een drietal voorraadniveaus instellen: veiligheidsvoorraad, bestelniveau en maximum voorraad. Waar zijn die niveaus voor bedoeld?

Voorraadniveaus

Als we een nieuw artikel aanmaken, dan kunnen we een veiligheidsvoorraad, een bestelniveau en een maximum voorraad invullen. Afhankelijk van hoe we het artikel willen bestellen vullen we hier (a) niets in, (b) alleen het bestelniveau en eventueel de maximum voorraad in, of (c) alleen de veiligheidsvoorraad in:

BESTELNIVEAU 001 0

Niets invullen

Voor artikelen waarin we absoluut niet voorraadhoudend willen zijn laten we overal nullen staan. We bestellen of produceren dit artikel als een verkooporder of werkorder een behoefte heeft, en vaak koppelen we dan de bestelling aan de order (orderinkoop, of bestellen vanuit een werkorder). Op die manier hebben we nooit voorraad waarvoor al niet een behoefte bestaat.

Bestellen op basis van de verwachte voorraad

We zijn voorraadhoudend van het artikel en er is dus een bepaalde hoeveelheid aanwezig in het magazijn. Ook hebben we orders voor dit artikel en eventueel bestellingen die nog niet ontvangen zijn. Op basis van de eenvoudige formule Verwachte voorraad = Op voorraad + Planning inkomend – Planning uitgaand hebben we een hoeveelheid bepaald die we op enig moment in de toekomst in voorraad hebben. De vraag nu is wanneer we moeten bestellen, en hoeveel moet dat zijn? Met het bestelniveau geven we aan dat als de verwachte voorraad onder dat niveau komt, dan is het moment aangebroken om een bestelling te doen. We kunnen een besteladvies genereren van precies die hoeveelheid, of van een hoeveelheid die onze voorraad brengt naar het gewenste niveau (de Maximum voorraad). De Veiligheidsvoorraad speelt daar dus geen rol in! De bestelling zelf genereert u via het pad [Voorraad] Analyse & resultaten, Voorraadposities:

BESTELNIVEAU 001

Produceren op basis van de verwachte voorraad

Nu zijn we voorraadhoudend van een maakartikel. Hier kunnen we een werkorder genereren op het moment dat de voorraad onder het ‘bestelniveau’ komt, en we kunnen kiezen of we precies produceren wat de behoefte is, of dat we de voorraad naar het gewenste niveau (de Maximum voorraad) willen brengen. Ook hier maken we dus een gebruik van de veiligheidsvoorraad. De werkorder genereert u via het pad [Productie] Planning, Voorraadplanning:

BESTELNIVEAU 002

Bestellen op basis van de MRP berekening

Als we voorraadhoudend zijn van een artikel, maar we willen uitsluitend bestellen in de huidige periode (week, maand) en eventuele bestellingen die we ook nog in een verdere periode kunnen doen uitstellen tot die periode, dan gebruiken we MRP. We maken nog steeds gebruik van het basisprincipe dat de verwachte voorraad = Op voorraad + Planning inkomend – Planning uitgaand, maar we rekenen dat per periode uit. Bovendien kunnen we rekening houden met een Veiligheidsvoorraad, wat een hoeveelheid is waarmee we onverwachte vraagfluctuaties willen opvangen. Merk op dat we geen gebruik maken van een bestelniveau of maximum voorraad! De bestelling genereert u door eerst de MRP te berekenen, en vervolgens het besteladvies te tonen via het pad [Voorraad] Artikelen, MRP Overzicht, of [Productie] Planning, MRP Overzicht:

BESTELNIVEAU 003

Produceren op basis van de MRP berekening

Als we voorraadhoudend zijn van een maakartikel, maar we willen uitsluitend produceren in de huidige periode (week, maand) en eventuele werkorders die we ook nog in een verdere periode kunnen doen uitstellen tot die periode, dan gebruiken we ook MRP. De werkorder genereert u door eerst de MRP te berekenen, en vervolgens het werkorderadvies te tonen via het pad [Voorraad] Artikelen, MRP Overzicht, of [Productie] Planning, MRP Overzicht:

BESTELNIVEAU 004

Bron: Exact