Actric Exact Support Blog

Exact voor Handel & Exact voor Productie Ease of Use: Afbeeldingen op Lay-outs

Het is al een paar jaar mogelijk om artikelafbeeldingen op de offerte lay-out te tonen. We hebben het nu ook mogelijk gemaakt om de artikelafbeelding te tonen op de orderbevestiging, de picklijst, de pakbon en de bestelling. Visualiseren van artikelen reduceert pickfouten en laat klanten en leveranciers gemakkelijker een artikel identificeren.

 

Artikelafbeeldingen onderhouden

Op de artikelkaart onderhouden we de artikelafbeelding in de linkerbovenhoek. Er zijn partneroplossingen om artikelafbeeldingen in bulk te importeren:

 

PICLAYOUT 001 NL

(Click to enlarge)

 

Artikelafbeeldingen tonen op lay-outs

Via [Stamgegevens] Lay-outs, Onderhoud kunnen we artikelafbeeldingen invoegen in de regels van de offerte, verkooporders, picklijst, verzamelpicklijst, picklijst voor productie, verzamelpicklijst voor productie, pakbon en bestelling:

 

PICLAYOUT 002 NL
(Click to enlarge)

 

Deze verbeteringen zijn beschikbaar in alle edities van Exact voor Handel en Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact Online gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact Online beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Blog

Exact Online Innovatie: QR codes gebruiken op logistieke lay-outs

QR CODES 000

Met QR codes kunnen we veel data afbeelden op een kleine oppervlakte. Dat kan handig zijn bijvoorbeeld om te verwijzen naar een web pagina met productinformatie of werkinstructies. We hebben onlangs de mogelijkheid toegevoegd om QR codes te gebruiken voor elk veld in elke lay-out van Exact voor Productie en Exact voor Handel.

Een QR code toevoegen aan de lay-out

Via [Stamgegevens] Lay-outs, Onderhoud kunnen we een veld toevoegen aan de layout. Voor dat veld kiezen we als “font” een 2-D code zoals QR of DataMatrix. De laatste code wordt vaak gebruikt voor toepassingen in logistieke labels, terwijl QR populair is bij gebruikers van mobiele telefoons:

QR CODES 001

(Klik om te vergroten)

Merk op dat via de Eigenschappen een keuze kunnen maken tussen klein, middel of groot, en dat we dat niet via de fontgrootte instellen.

We kunnen 2-D codes invoegen in de header en in de regels van de lay-outs, desgewenst in verschillende types (QR en DataMatrix, maar ook klassieke bar codes) en formaten:

QR CODES 002

(Klik om te vergroten)

Deze innovatie is nu beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie en Exact voor Handel.

Bron: Exact Blog

Hoe activeer ik de Elvy App voor Elvy Online?

Elvy App downloaden

Ga naar de Google Playstore en zoek op ‘Elvy’. Zoek onderstaand icoon en selecteer vervolgens ‘Download’ of ‘Installeren’ om de App op uw telefoon te installeren.

app_activeren_0.png

Elvy App opstarten en verifiëren

Open de Elvy App op uw telefoon. Selecteer ‘Akkoord’ van de gebruikersvoorwaarden (EULA) om de App te kunnen gebruiken.

app_activeren_1_pixel_quite_black_portrait.png

Vervolgens moet u de API activeren. Selecteer één van onderstaande opties:

  1. Handmatig gegevens invoeren
  2. QR-code scannen

app_activeren_2_pixel_quite_black_portrait.png

Ga vervolgens naar het volgende scherm en klik op Start.

app_activeren_3_pixel_quite_black_portrait.png

Connectie maken met uw Elvy Web omgeving

Open uw Elvy Web omgeving en ga via gebruiker naar ‘Instellingen’. app_activeren_6.png

Ga vervolgens naar het tabblad WebAPI. Hier ziet u de gegevens welke u moet invoeren om de Elvy App met uw Elvy Web omgeving te kunnen koppelen. U kunt deze gegevens handmatig invoeren door beide URL gegevens in te voeren, of u kunt de QR-code scannen met uw telefoon.

app_activeren_7.png

Belangrijk
Deze gegevens zijn gebruikersgebonden en moeten per gebruiker ingesteld worden.

De App is geverifieerd en gekoppeld.

Inloggen Elvy App

Voer uw Elvy Web Login gegevens in en selecteer ‘Remember My Login’ alvorens u op Login drukt.

app_activeren_4_pixel_quite_black_portrait.png

Geef toegang tot alle gegevens zoals in onderstaand voorbeeld is aangegeven. Selecteer vervolgens ‘Yes, Allow’.

app_activeren_5_blur_pixel_quite_black_portrait.png

Uw taken worden geladen in de Elvy App, dit kan enkele minuten duren. Zodra de taken geladen zijn, kunt u gebruik maken van de Elvy App.

app_activeren_8_pixel_quite_black_portrait.png

Bron: Elvy

Nieuwe service packs Exact Globe & Synergy beschikbaar!

Vanaf 17/7/2018 zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor je klaar:

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kun je per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kun je in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. Je kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dien je een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteer je in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kun je onderstaande links raadplegen:

Elvy Automatisch fiattering inkoopfacturen i.c.m. matching aan inkooporders

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

AccountView
Exact Globe
KING
Plan-de-CAMpagne
SAP Business One
Unit4 Multivers Extended
Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf versie 1.1800.130Welke versie heb ik?

Inleiding

Het is mogelijk om automatische fiattering in te stellen voor inkoopfacturen die worden afgestemd aan een inkooporder. Oftewel: een inkoopfactuur kunnen matchen met uw bestelling. Met deze functionaliteit kunt u inkoopfacturen die voldoen aan de in Elvy ingegeven marges automatisch laten fiatteren. Bijvoorbeeld in gevallen dat een inkoopfactuur één op één matcht met de inkooporder.

Aan de hand van de in Elvy opgegeven marges worden er tijdens het verwerken van een inkoopfactuur diverse controles uitgevoerd, om te controleren of de boekingsregels afwijken van de inkooporderregels waaraan de inkoopfactuur is afgestemd. Wanneer de eventuele verschillen binnen de opgegeven marges vallen wordt de inkoopfactuur automatisch gefiatteerd. Tevens wordt er een notitie aan de inkoopfactuur in het Inkomend Factuur Register toegevoegd, zodat altijd te herleiden is op basis van welke berekening en marges de inkoopfactuur automatisch is gefiatteerd.

Inrichting

U dient zelf de marges in te stellen voor het automatisch fiatteren van inkoopfacturen. Deze marges kunt u instellen onder de menu optie [IFR / Automatische fiattering]:

automatisch-fiatteren-1.png

Om de marges in te stellen kiest u voor de knop ‘Toevoegen’. Vervolgens opent zich een nieuw scherm waar u een nieuwe set aan marges in kunt geven:

<automatisch-fiatteren-2.png

Bij het instellen van de marges heeft u de beschikking over de volgende velden:

  • Volgnummer: Automatisch ingesteld volgnummer voor de ingestelde marge template.
  • Omschrijving: Omschrijving die de marge template beschrijft.
  • Administratie: De administratie(s) waar de marges voor van toepassing zijn.
  • Crediteurcode: De crediteurcode(s) waar de marges voor van toepassing zijn
  • Rek.nr’s uitsluiten: Hier geeft u grootboekrekeningen op die niet moeten worden meegenomen in de controles bij het bepalen of de inkoopfactuur automatisch gefiatteerd dient te worden.
  • Rek.nr’s verschillen: Hier geeft u grootboekrekeningen op die gebruikt worden om verschillen op te boeken. De boekingsregels met deze grootboekrekeningen worden bij elkaar opgeteld en als één bedrag betrokken in de controle bij het bepalen of de inkoopfactuur automatisch gefiatteerd dient te worden.
  • Bedrag positief overschreiding bedrag: Het bedrag waarmee de inkooporderregel maximaal positief overschreden mag worden.
  • Bedrag positief overscheiding percentage: Het percentage waarmee de inkooporderregel maximaal positief overschreden mag worden.
  • Bedrag negatief overschreiding bedrag: Het bedrag waarmee de inkooporderregel maximaal negatief overschreden mag worden.
  • Bedrag negatief overschreiding percentage: Het percentage waarmee de inkooporderregel maximaal negatief overschreden mag worden.
  • Aantal positief overschreiding Aantal: Aantal waarmee de inkooporderregel maximaal positief overschreden mag worden.
  • Aantal positief overschreiding percentage: Percentage waarmee de inkooporderregel maximaal positief overschreden mag worden.

Bij het invullen van de velden kunt u gebruik maken van zogenaamde wildcards. Hiermee kunt u meerdere waardes opgeven en/of reeksen van waardes:

  • Door gebruik te maken van het * teken kunt u aangeven dat u een bepaalde reeks wilt filteren. Bijvoorbeeld: Wanneer u 79* als grootboekrekening invult om uit te sluiten, worden alle grootboekrekeningen die beginnen met 79 uitgesloten.
  • Door gebruik te maken van het , teken kunt u meerdere waardes opgeven die u wilt filteren. Bijvoorbeeld: Wanneer u 3000,3010,3020 als crediteurcodes invult, zullen de marges alleen van toepassing zijn op crediteuren met de codes 3000, 3010 of 3020.
  • ? teken kunt u ervoor zorgen dat bepaalde posities van een waarde uit een reeks mogen bestaan: Bijvoorbeeld: Wanneer u 79?0 als grootboekrekening invult om uit te sluiten, worden de grootboekrekeningen van vier posities lang die beginnen met 79 en eindigen op 0 uitgesloten.

Voorbeeld

In het volgende voorbeeld zijn er marges ingesteld onder de menu optie [IFR / Automatische fiattering]:

automatisch-fiatteren-3.png

  • Volgnummer: Automatisch ingesteld volgnummer voor de ingestelde marge template.
  • Omschrijving: Omschrijving die de marge template beschrijft.
  • Administratie: Deze marges zijn alleen van toepassing voor administratie 100.
  • Crediteurcode: Deze marges gelden voor alle crediteuren binnen de administratie.
  • Rek.nr’s uitsluiten: Rekening 7090 en alle grootboekrekeningen die beginnen met 71 worden uitgesloten bij de controles.
  • Rek.nr’s verschillen: In onze administratie is grootboekrekening 9430 de verschillen rekening. Alle kosten die hierop worden geboekt worden samengevoegd tot één bedrag en gecontroleerd.
  • Bedrag positief overschreiding bedrag: Het bedrag van de boekingsregel mag maximaal 100 euro groter zijn dan het bedrag van de inkooporderregel.
  • Bedrag positief overscheiding percentage: Het bedrag van de boekingsregel mag maximaal 2% hoger zijn dan het bedrag van de inkooporderregel.
  • Bedrag negatief overschreiding bedrag: Het bedrag van de boekingsregel mag maximaal 90 euro lager zijn dan het bedrag van de inkooporderregel.
  • Bedrag negatief overschreiding percentage:  Het bedrag van de boekingsregel mag maximaal 5% lager zijn dan het bedrag van de inkooporderregel.
  • Aantal positief overschreiding Aantal: Het aantal van de boekingsregel mag maximaal 5 groter zijn dan het aantal van de inkooporderregel.
  • Aantal positief overschreiding percentage: Het aantal van de boekingsregel mag maximaal 2% groter zijn dan het aantal van de inkooporderregel.

Wij gaan een inkoopfactuur inboeken die afgestemd moet worden aan een inkooporder. De nettoprijs die op de inkoopfactuur aanwezig is (€132,-) wijkt af van de oorspronkelijke prijs van de inkooporder (€135,-), dit passen we aan:

automatisch-fiatteren-4.png

automatisch-fiatteren-5.png

Het restant van de inkoopfactuur wordt geboekt op de verschillen rekening:

automatisch-fiatteren-6.png

Vervolgens gaan we de inkoopfacturen verwerken en gaat Elvy controleren of het verschil tussen de inkooporderregel en de geboekte regels binnen de marges valt:

Inkooporderregel artikel ‘Reinigingspoeder’:

Aantal

  • Aantal in inkooporderregel: 5.
  • Aantal in boekingsregel: 5.
  • Verschil: 0 (percentage van 0%).
  • Resultaat:
    • Verschil in aantal valt binnen marge van 5;
    • Verschil in aantal binnen marge van 2%.

Prijs

  • Prijs in inkooporderregel: €135,-.
  • Prijs in boekingsregel: €132,-.
  • Verschil: €3,- (percentage van 2,22%).
  • Resultaat:
    • Verschil in bedrag valt binnen marge van €90,-;
    • Verschil in percentage valt binnen marge van 5%.

Inkooporderregel artikel ‘Bart kop espresso 12 st’:

Aantal

  • Aantal in inkooporderregel: 2.
  • Aantal in boekingsregel: 2.
  • Verschil: 0 (percentage van 0%).
  • Resultaat:
    • Verschil in aantal valt binnen marge van 5;
    • Verschil in aantal binnen marge van 2%.

Prijs

  • Prijs in inkooporderregel: €15,40.
  • Prijs in boekingsregel: €15,40.
  • Verschil: €0,- (percentage van 0%).
  • Resultaat:
    • Verschil in bedrag valt binnen marge van €90,-;
    • Verschil in percentage valt binnen marge van 5%.

Verschillen regel:

Prijs

  • Prijs van verschillenregel: €15,40.
  • Verschil: €15,40.
  • Resultaat:
    • Verschil in bedrag valt binnen marge van €100,-.

De inkoopfactuur voldoet aan alle marges en wordt in het Elvy Inkomend Factuur Register als volledig gefiatteerd aangemaakt. Er wordt een notitie toegevoegd dat de factuur automatisch is gefiatteerd en op basis van welke marges dit is besloten:

automatisch-fiatteren-7.png

Bron: Elvy

Hoe open ik een taak in een nieuw tabblad in ElvyWeb?

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Alle koppelingen
Uitzondering: iMuis
Let op
Om deze instelling te wijzigen, dient u beheerder van ElvyWeb te zijn.

Standaard wordt een taak die u vanuit de Takenlijst opent, in hetzelfde tabblad getoond. Om deze te laten openen in een nieuw tabblad, gaat u via het gebruikersmenu naar Beheer.

Open het tabblad Geavanceerd.

taak_openen_nieuw_tabblad_1.png

Summer ’18 Release

De Summer ‘18 Release is onze tweede grote product release van dit jaar. Software van Exact is constant in beweging, zodat we jou altijd optimaal kunnen ondersteunen. Op de speciale Summer ’18 release website zie je in vogelvlucht de belangrijkste vernieuwingen van Exact Synergy, Exact Globe, Exact Online en Exact AEC.

Klik op onderstaande banner om meer te lezen.

summer18

Bron: Exact

Nieuwe service packs beschikbaar!

Vanaf 3/7/2018 zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor je klaar:

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kun je per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kun je in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. Je kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dien je een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteer je in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kun je onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact

Product updates 416/261 algemeen beschikbaar Exact Globe, Exact Synergy & Exact Compact

Vanaf 3 juli 2018 zijn de nieuwe product updates 416SP3 en 261SP3 beschikbaar voor de laatste groep klanten. Hiermee zijn de product updates beschikbaar voor alle klanten*.

* Wanneer jouw licentie maatwerk of bouwstenen bevat is de update procedure hetzelfde als bij voorgaande product updates en kun je bij de supportafdeling informeren of de product updates voor jou beschikbaar zijn.

Belangrijk: Aanpassing systeemeisen

Exact Globe, Exact Synergy en Exact Compact maken gebruik van de laatste versie van Microsoft .Net framework. Vanaf product update 416/261 dient Microsoft .Net framework 4.7 geïnstalleerd te zijn, en als een gevolg hiervan ondersteunen Exact Compact, Exact Globe en Exact Synergy alleen de besturingssystemen die deze versie van Microsoft .Net framework ondersteunen. Voor meer informatie, zie Exact Compact ondersteunt alléén Microsoft .NET framework 4.7,  Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise ondersteunen alléén Microsoft .NET framework versie 4.7 , Systeemeisen Exact CompactSysteemeisen Exact Globe en Systeemeisen Exact Synergy.

Wat is er nieuw?

Exact Compact

In Exact Compact zijn verschillende verbeteringen beschikbaar. Meer informatie is te lezen in de volledige release notes van product update 416 voor Exact Compact.

Exact Synergy

In Exact Synergy zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot Social Collaboration zoals onder andere:

  • Aankondigingen aanmaken
  • Introductie Persoons tijdlijn
  • Introductie Mijn tijdlijn
  • Introductie nieuws functie

Verder is de Exact Professional Services oplossing in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) is verbeterd voor het ondersteunen van intercompany en onderhanden werk (OHW) transacties, en is de beveiliging voor het aanpassen van de zoekpagina voor medewerkers verbeterd. Daarnaast zijn er verschillende verbeteringen beschikbaar met betrekking tot de workspaces, widgets, gebruikersinterface en de word merge functie. Voor meer informatie over deze wijzigingen en andere verbeteringen in deze product update kun je de release notes van product update 261 raadplegen.

Exact Globe

In Exact Globe is een nieuwe instelling beschikbaar waarmee je kunt aangeven dat de regels in verkooporders worden niet meer gesplitst bij het toewijzen van vrije voorraad die uit meerdere tellingtransacties bestaat en bij het uitvoeren van een gedeeltelijke toewijzing Verder zijn er verschillende verbeteringen beschikbaar in de functionaliteit voor het beheren van persoonsgegevens. U kunt nu een word merge uitvoeren waarmee u de persoonsgegevens kunt afdrukken in een Microsoft Word document. Voor meer informatie over deze wijzigingen en andere verbeteringen in deze product update kun je de release notes van product update 416 raadplegen.

Service packs

Voor de verbeteringen in de service packs kun je de onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact

Vijf tips om van je salarisadministratie een zelfrijdende auto te maken

We kunnen tegenwoordig auto’s (voor een groot deel) zelfstandig laten rijden en smartphones door een elektromagnetisch veld draadloos opladen. Alle beslissingen die wij normaal nemen, worden in een splitsecond genomen door een van de aanwezige computersystemen. Als dat allemaal mogelijk is, dan moet je salaris- en personeelsadministratie toch ook veel eenvoudiger kunnen? Waarom zou je administratieve taken dubbel uit moeten voeren?

Door applicaties aan elkaar te koppelen, verbeter en vereenvoudig je de personeelsprocessen , waardoor je onder andere meer tijd over houdt voor andere dingen. Benieuwd waarom het koppelen van applicaties nog meer zo handig is? Wij zetten de voordelen op een rij.

1. Het dubbel invoeren van gegevens is verleden tijd

Leidt het bij jou ook wel eens tot frustraties; het dubbel invoeren van gegevens? Nergens voor nodig. Door systemen aan elkaar te koppelen, worden gegevens automatisch met elkaar uitgewisseld. Handmatig de gewerkte uren vastleggen in zowel het tijdregistratiesysteem als de salarisadministratie? Dat is echt verleden tijd.

2. Tijdsbesparing

Als gegevens niet meer dubbel ingevoerd hoeven worden, is de kans groot dat je tijd over houdt. Tijd die je vast goed kunt gebruiken voor andere zaken.

3. Minimale foutkans

Niet alleen tijdsbesparing is een heel groot voordeel van het koppelen van systemen, ook de kans op verkeerd ingevoerde data wordt minimaal. Als gegevens slechts één keer ingevoerd hoeven worden, is de kans op fouten namelijk kleiner dan wanneer dit meerdere keren in verschillende systemen handmatig ingevoerd moet worden.

4. Kiezen met welke systemen je werkt

Wil je dat de journaalposten automatisch worden ingelezen in het financiële systeem? Of wil je dat de gewerkte uren automatisch worden ingelezen in de salarisadministratie? Het is allemaal mogelijk en het mooie is dat je zelf kunt kiezen met welke systemen je werkt. Je hebt namelijk geen all-in-one oplossing voor de gehele administratie, maar kunt van alle software de beste kiezen.

5. Data wordt uitgewisseld op een veilige manier

Met het oog op de privacy van persoonsgegevens, is het koppelen van beveiligde systemen een goede oplossing. Dit voorkomt dat je data ergens laat ‘slingeren’, want alle gegevens worden automatisch via een beveiligde verbinding tussen de systemen uitgewisseld. Daar heb je geen omkijken naar.

Bron: Exact Blog