Actric Exact Software Support Blog

3 tips voor een klantvriendelijke salarisverwerking

Er zijn twee soorten kantoren die salarissen verwerken, blogt consultant salarisadministratie Vera Lenaerts. Het ene kantoor zegt dat het de klant centraal stelt. Kantoor 2 voegt de daad bij het woord. Bij welk kantoor hoor jij?

Niet verdienen op salarisadministratie

Onlangs ontmoette ik 2 salarisadministrateurs die samen 300 stroken verwerkten per maand. Ze kregen mutaties binnen via allerlei kanalen: e-mail, telefoon, fax, per post en zelfs via Whatsapp. Mutaties werden handmatig ingevoerd en verwerkt tot loonstrook. Sommige klanten kregen hun loonstroken per post, anderen per e-mail. Toen ik de partner vroeg hoe hij geld verdiende, gaf hij aan niet te verdienen op de salarisadministratie. Dit is een extra service was richting klanten. Daarom blijven ze bij ons, zo gaf hij aan.

Herstelwerk

Dat verhaal hoor ik vaker. Veel kleinere accountants- en administratiekantoren leveren salarisverwerking als extra dienst in het kader van de klant centraal stellen. Dus klanten mogen aanleveren zoals ze gewend zijn. Dit lijkt klantgericht maar deze vrije keus leidt tot een hoge foutmarge door het vele handmatige werk. Dat zorgt dikwijls voor boze klanten en bovendien veel herstelwerk voor de salarisadministrateurs. Daar herkende de partner zich in, maar hoe veranderen zonder klanten te verliezen? “Door klantgericht te werken”, antwoordde ik. Daarvoor heb ik drie tips:

  1. Categoriseer je klanten
    Inventariseer wat voor salarisadministraties je hebt: cao administratie of niet, zijn het vaste lonen of per uur betaald, hoe zit het met variabele mutaties, hoeveel dga-verloningen, hoeveel werk heb je aan elke klant. Door klanten te categoriseren, krijg je inzicht en kan je er eerlijke tarieven aan hangen. Aan de verloning van dga’s heb je haast geen werk terwijl uurloners meer aandacht vragen. Zo krijg je meer inzicht in wat je aan het doen bent en ontdek je bij welke klanten je efficiënter kunt gaan werken.
  2. Laat je klanten uniform hun mutaties aanleveren  
    Het is even wennen, maar je klanten ervaren snel dat aanleveren via een beveiligde omgeving makkelijk is. En jij voorkomt uitzoekwerk en fouten. Bovendien voldoe je aan de AVG. Gegevens staan klaar voor verwerking en je hoeft niets in te voeren. Willen je klanten de loonaangiften goedkeuren voordat je ze definitief maakt? Die goedkeuring kan gewoon via een beveiligde app. Alle info staat overzichtelijk bij elkaar zodat je klant direct kan checken of uren goed zijn verwerkt. Na zijn digitale goedkeuring worden stroken automatisch gegenereerd en gaat direct naar de uitvragende instanties. Dat scheelt je een hoop tijd.
  3. Geef je klanten inzicht
    Na verwerking van de salarissen stuur je de loonstrook eenvoudig naar medewerkers via een app. Hier vinden ze gelijk een overzicht van al hun stroken, jaaropgaven en vakantiedagen. Bovendien kunnen ze via de app verlofaanvragen en overwerk registreren. Super klantvriendelijk en scheelt salarisverwerkers een hoop tijd.

Weinig klantverlies

Ik kan me voorstellen dat je klanten die tegen hun pensioen aan zitten geen nieuwe werkwijze wilt opleggen. Maar de meeste klanten krijg je wel mee als je hen de voordelen uitlegt. En met het klantverlies valt het mee. Zo sprak ik laatst een kantoor dat aangaf door de nieuwe werkwijze 5 klanten te hebben verloren op een totaal van 200. Tegelijk is met de efficiencyslag is de klanttevredenheid toegenomen, vanwege het inzicht en gemak. En door de tijdwinst kon het kantoor de klantenstop opheffen.

Bron: Exact

Nieuwe Exact Globe en Exact Synergy service packs beschikbaar

Er zijn weer nieuwe Exact Globe en Exact Synergy service packs beschikbaar. 

De volgende service packs staan nu voor je klaar:

Voor het uitvoeren van een update is het altijd van belang om de release notes, changelogs en systeemeisen van de betreffende product update/service pack te raadplegen.

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kun je per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kun je in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. Je kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Release notes en Systeemeisen

Voor een overzicht van de release notes per product update en de systeemeisen, zie

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dien je een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteer je in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kun je onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact

Hoe kan ik in Elvy het boekingsregel-scherm aanpassen?

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

AccountView
eAccounting
Exact Online

In het boekingsregel-scherm kunt u diverse aanpassingen doen om het gebruik voor u te vereenvoudigen. Belangrijk
De aanpassingen die u nu maakt, worden per gebruiker opgeslagen. 

Standaard worden de volgende boekingsregels en kolommen weergegeven. 

Aanpassen_boekingsregels_1.png

Boekingsregels toevoegen of verwijderen

Door op het plus- of minteken te drukken kunt u eenvoudig boekingsregels toevoegen of verwijderen. Voegt u een nieuwe regel toe, zullen de gegevens welke in de eerste boekingsregel zijn ingevuld worden overgenomen, behalve voor het exclusief btw bedrag. Tip
U kunt door middel van de tab-toets of de pijl-toetsen op uw toetsenbord naar de volgende kolommen links en rechts manoeuvreren. Met de boven-en onder pijltoetsen kunt u een boekingsregel toevoegen of  eenvoudig tussen meerdere boekingsregels wisselen.   

Kolommen aanpassen

U kunt een kolom verplaatsen door er met uw muis op te gaan staan en uw linkermuisknop ingedrukt te houden om vervolgens de kolom naar voren of achteren te verslepen.  

Aanpassen_boekingsregels_4.png

U kunt de kolommen aanpassen naar uw eigen wensen door op het tandwiel-icoon te drukken links bovenin de boekingsregels. U selecteert de optie Verborgen kolommen

Aanpassen_boekingsregels_2.png

Vervolgens komt er een extra scherm naar voren waar u de boekingsregelvelden kunt selecteren welke u zichtbaar wilt hebben of niet. De verplichte velden worden niet in dit scherm getoond, enkel de velden waar optioneel op geboekt kan worden. Belangrijk
De mogelijkheden die in dit scherm worden aangegeven is afhankelijk van de integratie met uw financieel pakket. 

Aanpassen_boekingsregels_3.png

Selecteer Bewaren om de wijzigingen op te slaan.  

Boekingsregel-scherm wijzigen

U kunt het boekingsregel-scherm in zijn geheel inklappen of uitklappen. U gaat hiervoor met uw muis op het pijltje staan in het midden van de balk. Zodra u erop klikt, klapt het boekingsregel-scherm in (of weer uit). 

Aanpassen_boekingsregels_5.png

U kunt de hoogte wijzigen door met uw muis op de balk zelf te gaan staan en naar boven of onder te slepen tot hoe ver dat mogelijk is. 

Aanpassen_boekingsregels_6.png

Tip
U kunt in de boekingsregel een standaard grootboekrekening en standaard btw code opslaan bij de relatie, lees hiervoor het artikel: ‘Hoe kan ik een standaard grootboekrekening en/of btw code opslaan?

Lees ook het artikel ‘Hoe kan ik standaard boekingsregels voor een crediteur opslaan?’ om nog efficiënter uw standaard terugkomende facturen te verwerken. 

Bron: Elvy

Hoe werk je met betaaltermijnen in Exact Online voor Handel en Productie?

Een betaaltermijn is een afspraak tussen leverancier en klant om het totaalbedrag van een order in delen te betalen. Een voorbeeld van een betaaltermijn is 20% van het totaal bij het plaatsen van de order en 80% na levering. Hoewel Exact Online nog geen specifieke ondersteuning voor dit scenario aanbiedt, is het toch mogelijk om met een goede voorbereiding en procesinrichting met betaaltermijnen te werken.

Concept en voorbereiding

De inrichting is gebaseerd op het toevoegen van regels aan de verkooporder met het artikel “Betaaltermijn”. Die regels kun je “leveren”, en vervolgens factureren wat je geleverd hebt (de factuur voor de betreffend termijn dus). Wanneer je echter een echt product levert, maak je daarvan wel een pakbon (of pakbonnen), maar geen facturen voor die (echte) leveringen. Als je tenslotte alles geleverd hebt (producten en termijnen) maak je een laatste factuur die je niet aan de klant stuurt. Die factuur bevat natuurlijk de producten, maar ook een negatieve regel die je toevoegt zodat het bedrag van de termijnen opgeheven wordt. Op die manier verleg je omzet naar de echte artikelen, en haal je omzet bij de termijnen weg. Daardoor blijven de verkooprapporten kloppen. Je hebt hiervoor dus een artikel nodig dat Betaaltermijn heet.

BETAALTERMIJN 001

Dit artikel heeft kostprijs en verkoopprijs nul, en is in het voorbeeld gekoppeld aan een artikelgroep met een echte omzetrekening. Desgewenst kun je een artikelgroep creëren waar de omzetrekening aan een balansrekening gekoppeld is. De facturering leidt dan tot een verplichting op de balans die je natuurlijk weer opheffen met de laatste factuur.

Stap 1: De verkooporder (of offerte)

Je verkoopt twee voertuigen voor een totaalbedrag van € 42.000. De termijnen zijn 20% bij orderbevestiging (€ 8.400) en 80% na levering (€ 33.600). De orderregels zijn dan als volgt:

BETAALTERMIJN 002

Let op dat je in de (handmatige) omschrijving de woorden Aanbetaling en Restant gebruikt hebt. Desgewenst kunnen we ook in het notitieveld nog verduidelijking toevoegen. Let op dat je de bedragen van de betaaltermijnen niet invult (ze blijven nul). In de orderbevestiging (of offerte!) zien je dan:

BETAALTERMIJN 003

Stap 2: Een betaaltermijn factureren

De betaaltermijn ga je “leveren” en natuurlijk geen pakbon afdrukken.

BETAALTERMIJN 004

Er is nu een orderregel gecreëerd die je kunt factureren via de optie “Factureren: Aantal geleverd”.

BETAALTERMIJN 005

Let nu op. Het factuurvoorstel is om de betaaltermijn voor een bedrag nul te factureren. Dat staat immers in de order. Maar voer je het betreffende bedrag in, bijvoorbeeld € 8.400 voor de aanbetaling.

BETAALTERMIJN 006

Deze factuur verzend je natuurlijk wel naar de klant. De factuur ziet er ongeveer zo uit:

BETAALTERMIJN 007

Stap 3: Het leveren van producten

Het leveren van producten is een voor de hand liggend proces: kies de aantallen en druk de pakbon af. Maak in een grotere organisatie wel goede afspraken dat logistiek geen “betaaltermijnen” uitlevert, want dan kun je ze niet meer handig factureren.

BETAALTERMIJN 008

Stap 4: Het corrigeren van de omzet

Om nu de omzet te verleggen van betaaltermijnen naar de werkelijk verkochte producten, maak je nu een laatste factuur aan (die je niet verzendt naar de klant). Kiezen voor een factuurvoorstel gebaseerd op het “Aantal besteld” en voeg een regel toe met het artikel Betaaltermijn, het aantal -1 en het bedrag (positief) ter waarde van de totale order (in dit geval € 42.000). Vergeet niet om goed te kijken naar de btw en eventueel het projectveld. De factuur moet nu in totaal nul zijn. Je moet de factuur wel definitief “afdrukken”.

BETAALTERMIJN 009

Rapportage

Het resultaat is dat we omzet geboekt hebben op de verkochte artikelen (dat zien we in de verkooprapportage) en dat we de klant niet hebben over- of ondergefactureerd.

Bron: Exact

Exact Financials 7.25 algemeen beschikbaar

Vanaf 28 januari 2019 is versie Exact Financials 7.25 algemeen beschikbaar.

De aandachtpunten in 7.25:

In versie 7.25 is een voortgangsindicator toegevoegd bij verwerkingsfuncties en rapportages om een idee te geven van de tijdsduur van een actie. Alle afgedrukte formulieren zoals verkoopfacturen of herinneringen kunnen net als de formulieren die per email verstuurd zijn, worden opgeslagen in de database.
Het afletteren van openstaande posten is vernieuwd. Er zijn meer mogelijkheden om reeksen openstaande posten af te letteren. En versie 7.25 ondersteund de codepage UTF-8 zodat u namen van uw relaties kunt vastleggen met vreemde tekens zoals ®, Ü en Ç.

Dit zijn niet alle aanpassingen. Meer informatie kunt u vinden op startpagina Exact Financials 7.25

Bron: Exact

Naar boven afronden op seriegrootte in MRP werkorder advies in Exact Online

De seriegrootte van een stuklijst is de ideale grootte van een werkorder. Die ideale grootte hangt af van insteltijd, de hoeveelheid die per werkdag geproduceerd kan worden (500 stuks) of bijvoorbeeld van de capaciteit van de machines (1.000 liter per keer). Als de MRP berekening een bruto behoefte toont van 475 stuks dan kan het efficiënter zijn om een serie van 500 stuks te produceren. Als de seriegrootte 200 liter is en de bruto behoefte 450 liter, kan het advies zijn om 600 liter (3 batches) te produceren. We hebben nu (februari 2019) functionaliteit toegevoegd om ‘naar boven af te ronden op seriegrootte’.

Bruto behoefte en afronden op seriegrootte

Op het scherm Werkorderadvies (MRP, Exact voor Productie Premium) wordt de bruto behoefte aan werkorders getoond met de afzonderlijke behoefte datums. We kunnen op dit scherm aanvinken ‘naar boven afronden op seriegrootte’ en vervolgens werkorder aanmaken. Op het volgende scherm wordt een behoefte aan 4 stuks (over afzonderlijke periodes) getoond:

SERIEGROOTTE 001

Werkorder op seriegrootte

De resulterende werkorder(s) zijn geportioneerd in (hele) meervouden van de seriegrootte. Gebaseerd op het voorgaande voorbeeld is een werkorder voor 5 stuks aangemaakt:

SERIEGROOTTE 002

Zichtbaarheid in het MRP detail scherm

Op het scherm MRP details van het betreffende artikel zien we zowel de bruto behoefte als de aangemaakte werkorder:

SERIEGROOTTE 003

Bron: Exact

Alle CAO’s voor 2019 zijn beschikbaar in Exact Globe!

Zoals beschreven in deze blogpost, leveren we dit jaar de aangepaste cao componenten standaard twee maal per week uit in de bestaande service packs, en soms vaker. Door het uitvoeren van een update, kunt u beschikken over de nieuwe cao componenten voor loonjaar 2019.

Beschikbaar vanaf vandaag

Tot nu toe waren de nieuwe componenten voor 106 cao’s beschikbaar gemaakt. Vandaag zijn hier 20cao’s bij gekomen en zijn dus alle 126 cao’s bijgewerkt!

Tevens is er nog 1 wijziging doorgevoerd:

  • Sector 12: WIA Werknemersverzekering verlaagd tarief is aangepast per 18-01-2019 i.v.m. een rectificatie

Via dit document kunt u de volledige lijst met cao’s die wij ondersteunen, raadplegen. In deze lijst wordt vermeld welke cao op welke datum beschikbaar is gekomen.

Bron: Exact

Product updates 417/262 algemeen beschikbaar

De nieuwe product updates 417SP2 en 262SP2 zijn nu beschikbaar voor de laatste groep klanten. Hiermee zijn de product updates beschikbaar voor alle klanten*.

* Wanneer jouw licentie maatwerk of bouwstenen bevat is de update procedure hetzelfde als bij voorgaande product updates en kun je bij de supportafdeling informeren of de product updates voor jou beschikbaar zijn.

Belangrijk: Ondersteuning oude integratie oplossingen stopt vanaf product update 417/262

Houd er rekening mee dat de ondersteuning van een aantal oude integratieoplossingen stopt vanaf product update 417/262, wat effect kan hebben op je Exact omgeving. Klik hier voor meer informatie.

Wat is er nieuw?

Exact Compact

In Exact Compact zijn verschillende verbeteringen beschikbaar. Meer informatie is te lezen in de volledige release notes van product update 417 voor Exact Compact.

Exact Synergy

In Exact Synergy zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot Social Collaboration zoals onder andere:

  • Verbeteringen op de projectkaart
  • Verbeteringen op de medewerkerkaart
  • Verbeteringen met betrekking tot nieuwsberichten en aankondigingen
  • Verbeteringen met betrekking tot het delen van berichten
  • De mogelijkheid om meerdere entiteiten te koppelen aan berichten
  • HTML modus beschikbaar bij het plaatsen van berichten, nieuwsberichten en aankondigingen

Verder is het verzoekenlijst widget geïntroduceerd en kun je nu eenvoudig artikelen kopiëren, zijn er verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot de AVG-functionaliteit en de back office connectie. Voor meer informatie over deze wijzigingen en andere verbeteringen in deze product update kun je de release notes van product update 262 en de release notes van de service packs raadplegen.

Exact Globe

In Exact Globe kun je nu snel zoeken naar medewerkers, debiteuren, artikelen en projecten via een nieuwe zoekoptie in de administratie-tab. Ook is het nu mogelijk om boekingen automatisch te verwerken via een opdrachtregel en is in het favorieten menu een optie toegevoegd om alleen de favorieten van de huidige administratie te tonen, of de favorieten van alle administraties. 

Voor meer informatie over deze wijzigingen en andere verbeteringen in deze product update kun je de release notes van product update 417 en de release notes van de service packs raadplegen.

BTW-verhoging

Per 1 januari 2019 vindt er in Nederland een belangrijke btw-wijziging plaats. Het lage btw-tarief zal per 1 januari 2019 gewijzigd worden van 6% naar 9%.

In Exact Globe en Exact Compact is een btw-conversie aanwezig waarmee je het btw-percentage van 6% kunt converteren naar 9%.

Voor meer informatie zie, Btw-conversie Exact Globe en Btw-conversie Exact Compact.

Bron: Exact

Gratis PKI-certificaat voor accountants- en administratiekantoren

Accountants- en administratiekantoren kunnen nu gratis gebruikmaken van het PKI-Cerificaat van Exact voor het digitaal indienen van de aangiften van hun klanten.

Doe jij je btw-, icp-, en loonaangifte voor je klanten nog niet via Exact Online? Dan is nu het ideale moment om dat te doen. Het enige wat jij of je klanten hiervoor hoeven te doen, is per administratie de nieuwe verzendmethode te selecteren (Instellingen > tab Elektronische aangifte, zie schermafbeelding).

Waarom een PKI-certificaat via Exact?

Btw-aangifte doen kan altijd nog makkelijker en beter. Exact wil je hierbij helpen door continu te verbeteren en te innoveren. Recente voorbeelden hiervan zijn de ondersteuning van btw suppletie aangiften, Vinden en corrigeren (ook na btw-aangifte), digitale goedkeuring door klant via Mijn[Kantoor]. En nu kun je de btw-, icp-, en loonaangiftes via een PKI-certificaat van Exact verzenden vanuit Exact Online. Dit certificaat hoef je dus niet meer zelf aan te schaffen. Dat is makkelijk en scheelt je al gauw €400 per 2 jaar (afhankelijk van je huidige provider van dit certificaat). Goed om te weten is dat de twee bestaande opties (eigen certificaat en certificaat van accountant) gewoon blijven bestaan. Er is nu dus een extra keuzemogelijkheid bijgekomen (certificaat van Exact).

Klant zelf aangifte doen

Wil je dat ook je klant aangifte kan doen in zijn eigen Exact Online abonnement, dan is de nieuwe verzendmethode via het PKI-certificaat van Exact daar uitermate geschikt voor. Je behoudt beiden het recht tot aanmaken en versturen van de aangifte. Ideaal als jij bijvoorbeeld de aangifte aanmaakt, maar je klant controle wilt houden over de uiteindelijke verzending. Kortom, ga gebruik maken van het PKI-certificaat van Exact voor extra gemak en lagere kosten (scheelt al gauw €400 per 2 jaar). Aangiftes doen via het PKI-certificaat van Exact is nu algemeen beschikbaar.

Bron: Exact

Cao wijzigingen vanaf vandaag & informatie

Vanaf vandaag zijn er een aantal wijzigingen aangebracht in reeds uitgeleverde cao’s. Via dit document kunt u onderaan het document zien op welke cao’s deze wijzigingen betrekking hebben. Tevens is er extra informatie bekend over andere cao’s.

  • Voor de cao’s met de vermelding 1 geldt dat nog niet alle premies definitief zijn i.v.m. nog niet afgeronde cao-onderhandelingen.
  • Voor de cao’s met de vermelding 2 geldt dat de franchise van het BPL pensioen is gewijzigd per 02-01-2019 en het maximum Fonds Arbeidsmarktbeleid is aangepast per 09-01-2019 i.v.m. een rectificatie.
  • Voor de cao’s met de vermelding 3 geldt dat de premies voor de Detailhandel eind januari worden verwacht. (bron: https://pensioendetail.nl/hogere-werkgeverspremie-en-lagere-pensioenopbouw-in-2019/). 

Tot nu toe zijn er 105 cao’s. bijgewerkt. Via dit document kunt u de volledige lijst met cao’s die wij ondersteunen, raadplegen. In deze lijst wordt vermeld welke cao op welke datum beschikbaar is gekomen. U kunt het Support Blog in de gaten houden om op de hoogte te blijven van de beschikbaarheid van meer cao’s.

Bron: Exact