Organisaties maken procesbeschrijvingen, dit doen ze vaak heel zorgvuldig en het liefst zo uitgebreid mogelijk. Want zeg nu zelf, elk proces en detail moet er natuurlijk instaan. Het grote nadeel van deze uitgebreide procesbeschrijvingen is vaak dat ze resulteren in enorme handboeken met formeel taalgebruik, daarnaast belanden ze vaak in de kast en worden ze niet daadwerkelijk gebruikt. Dit is natuurlijk zonde van de tijd, energie en kapitaal dat er is ingestoken. Wij vinden dan ook dat het vastleggen van processen (procedures, AO/IC) in de meeste gevallen wel noodzakelijk is, maar dat dit nooit een doel op zich is!
Actric Consultancy kan uw bedrijfsprocessen op een pragmatische manier vastleggen. Dit doen wij op een manier die direct leidt tot een effectieve verbetering van uw bedrijfsprocessen. Wij noemen deze wijze van pragmatisch processen vastleggen Proces In Control.
In het kort komt het neer op de volgende punten:
- leg alleen vast wat daadwerkelijk moet worden vastgelegd;
- liever weinig activiteiten dan teveel activiteiten vastleggen in een proces;
- luister gericht naar de betrokken medewerkers, geef medewerkers het gevoel dat er naar ze wordt geluisterd;
- laat processen voor de medewerkers werken i.p.v. tegen werken;
- zorg dat medewerkers op eenvoudige wijze inzage hebben in de processen en integreer de processen in uw informatiesysteem zodat medewerkers niet anders kunnen dan gebruik maken van de juiste processen, via Proces in Control ©;
- evalueer regelmatig en pas processen aan, aan de actuele situatie.
Wijze van procesbeschrijving:
Er bestaan vele mogelijkheden om processen te beschrijven. Actric Consultancy maaktgebruik van de volgende aanpak:
- instellen van een werkgroep met betrokken gebruikers die een belang hebben bij en/of een rol (gaan) spelen in het betreffende proces;
- met deze werkgroepen gaan we hierna de huidige en de toekomstige processen bespreken;
- wij gaan daarna de verkregen processen beschrijven en samenvoegen,deze wordt vervolgens voorgelegd aan de proceseigenaar;
- de proceseigenaar kan hierna de processen met de proceswerkgroep doornemen en van aanvullingen voorzien;
- na de goedkeuring wordt er een voorstel gemaakt voor het invoeren van de nieuwe processen (inrichtingsactiviteiten, communicatie en monitoring);
- het voorstel zal besproken worden met de betrokken medewerkers en eventueel voorzien worden van aanvullend commentaar, waarna deze verwerkt worden.
Processen bruikbaar aanleveren in de organisatie – Proces in Control
Processen vastleggen is één, zorgen dat de betrokken medewerkers ook daadwerkelijk volgens de processen gaan werken is een tweede. Actric Consultancy kan er voor zorgen dat gebruikers automatisch gebruik gaan maken van de juiste procedures zoals deze zijn vastgelegd.
Om dit intuïtief te laten verlopen dient er een koppeling te ontstaan tussen uw proceshandboeken, de praktijk en de applicatie waarin deze processen dienen te worden afgehandeld. Met andere woorden, het moet voor de medewerker een genot worden (win-win) om gebruik te maken van de beschreven processen. Dit kan bewerkstelligd worden door de processen digitaal vast te leggen, zodat deze digitaal kunnen worden geraadpleegd. Naast het digitaal raadplegen kan Actric nog een stap verder gaan door ervoor te zorgen dat ook de vervolgstappen achter de monitor in werking kunnen worden gezet. Welke medewerker wil dit nu niet? Gemak dient de mens….en het proces is in control (AO).
Zodra de medewerker een proces heeft opgezocht in het digitale handboek, kan met één druk op de knop het proces worden gestart waarna het proces in één werkstroom door uw organisatie stroomt. Op deze wijze is het voor de betrokken medewerker een natuurlijk proces om eerst het proces op te zoeken in het digitale handboek, waarna op een snelle en efficiënte wijze het proces in een werkstroom gestart wordt. In plaats van een papieren proceshandboek en papieren formulieren wordt nu alles direct vanaf het computerscherm gelezen en gestart.
De benodigde tijd en kosten voor het coördineren en afhandelen van bedrijfsprocessen kunnen worden gereduceerd door deze te vertalen naar geautomatiseerd werkstromen. Ook zal de kwaliteit en de interne controle van de processen. De status van taken en acties zijn nu op ieder moment inzichtelijk voor het management, naast de werkstroom te starten is het bijvoorbeeld ook mogelijk om medewerkers aanvullend een e-mail bericht te sturen over de uit te voeren taken of wijzigingen in het procesverloop. Dit alles gebeurd automatisch vanuit het digitale systeem.
De voordelen voor de organisatie zijn o.a. de volgende:
- meer tijd voor primaire taken;
- medewerkers kunnen achter hun PC blijven zitten en hoeven niet opzoek te gaan naar het handboek;
- processen kunnen vanuit het digitale handboek worden gestart, zonder dat men opzoek hoeft te gaan naar de juiste formulieren en dergelijke;
- door de eenvoud van de werkwijze is de acceptatie door de gebruikers groot;
- processen worden op de juiste wijze afgehandeld;
- processen worden vanaf het startpunt eenduidig vastgelegd;
- meer grip op processen (verbeteren van AO/IC);
- minder administratieve lasten.
(Voorbeeld werkstroomafhandeling vanuit het proceshandboek)
