Actric Exact Software Support Blog

Betaalbatches afletteren in Exact Online

/in /door

Als u bankafschriften importeert in Exact Online, dan wordt getracht de bedragen op die afschriften automatisch af te letteren (matchen) met de bijbehorende openstaande facturen.

Bij het automatisch afletteren wordt eerst geprobeerd de juiste relatie te bepalen, door bijvoorbeeld te kijken naar het bankrekeningnummer. Daarna wordt geprobeerd af te letteren met alleen de openstaande posten van de gevonden relatie. Als dat niet lukt wordt er gekeken naar alle openstaande posten die in Exact Online aanwezig zijn.

Het systeem analyseert opeenvolgend aan de hand van de volgende criteria of een betaling of ontvangst met een openstaande post kan worden afgeletterd:
1. De betalingsreferentie en het bijbehorende bedrag;
2. De ‘Onze Referentie’ en het bijbehorend bedrag;
3. De Boekingsdatum en het bijbehorende bedrag;

Echter, wanneer uw bank de betalingen als één bedrag (een batch) aanlevert, kan Exact Online helaas niet herkennen welke openstaande posten bij dit totaalbedrag horen. Zelfs niet als de betalingen vanuit Exact Online zijn verricht. U zult dus handmatig dit totaal bedrag moeten splitsen en per regel aan moeten geven wat het bedrag van de factuur is en welke factuur hier bij hoort (afletteren).

Hieronder leg ik u uit hoe u dit kunt doen.

Op het moment dat uw bankafschriften zijn geïmporteerd, wordt u automatisch doorgestuurd naar het overzicht ‘Afschriften | Af te handelen’. U kunt dit overzicht ook benaderen door te gaan naar [Financieel, Bank, Af te handelen]. Achteraan de regel van de betreffende betaalbatch klikt u op ‘Bewerken’. U komt nu in het volgende scherm terecht:

U dient dit totaal bedrag te splitsen door via het ‘+-icoon’ meerdere regels aan te maken.

Per regel voert u de juiste grootboekrekening, de relatie en het bedrag in. Door vervolgens met uw muis in het veld ‘Onze ref ‘ te gaan staan en op F2 op uw toetsenbord te drukken, kunt u de openstaande factuur erbij zoeken en deze vervolgens ‘Boeken’.

U gaat hiermee door tot dat het gehele bedrag is gesplitst en alle bijbehorende facturen zijn afgeletterd.

Wanneer er erg veel betalingen in één batch verwerkt zijn, kan dit een zeer tijdrovende klus zijn. Onze ontwikkelafdeling is dan ook bezig om naar een oplossing hiervoor te zoeken. Helaas is nog niet bekend wanneer dit wordt doorgevoerd in Exact Online.

Afhankelijk van welke bank u heeft, is het eventueel mogelijk om betaalbatches gedecomprimeerd (als losse betalingen) aan te laten leveren. Wanneer betalingen als losse regels worden aangeleverd, kan Exact Online deze weer automatisch afletteren en scheelt dit u een hoop werk.

Bij de Rabobank is het zelfs zo, dat als u werkt met SEPA (PAIN/XML) bestanden, deze bestanden altijd gedecomprimeerd worden aangeleverd.

Maakt u nog geen SEPA bestanden aan en wilt u weten hoe u dit kunt doen? Klik dan hier en volg het stappenplan.

Voor de overige banken raad ik u aan contact op te nemen met uw bank en bij hen na te vragen of het mogelijk is om de afschriften gedecomprimeerd aangeleverd te krijgen.

Heeft u nog vragen over dit onderwerp, laat dan een reactie achter onder deze blogpost of neem contact op met de afdeling Customer Support.

Bron: Exact Support Blog

Wie mag dat zien binnen Exact Synergy Enterprise?

/in /door

Wanneer u werkt aan een project kunt u alle aan dat project gerelateerde documenten koppelen aan dat project. Op die manier is alle informatie verzameld op één centrale plek. Vanuit de projectkaart kunt u eenvoudig de gekoppelde documenten bekijken via de link ‘Documenten’ in de monitor.

Het kan echter voorkomen dat bepaalde informatie alleen inzichtelijk dient te zijn voor de leden van het project en niet voor de andere medewerkers in het bedrijf.

U kunt dit eenvoudig realiseren via het beveiligingsniveau van het document. Bij het aanmaken of bewerken van het document koppelt u het betreffende project en stelt het beveiligingsniveau in op ‘Project (Specifiek)’.

Op deze wijze kunnen alleen de mensen die lid zijn van het betreffende project het document zien.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik zien, in Exact Globe Next, wie de betaling of incasso heeft verwerkt?

/in /door

Het kan handig zijn om te weten welke gebruiker, welk betaalbestand of incassobestand heeft aangemaakt in uw administratie.  Deze bankbestanden worden aangemaakt op het moment dat  de geselecteerde betalingen  of incasso’s worden verwerkt via [Cash flow, Betalingen, Verwerken], [Cash flow, Incasso’s, Incasso] of [Cash flow, Incasso’s, Incassobatch beheren].

Om te kunnen zien wie welk bestand heeft aangemaakt, kunt u het overzicht ‘Aangemaakte bankbestanden’ raadplegen.  Dit overzicht kunt u opvragen via menupad [Cash flow, Betalingen, Aangemaakte bankbestanden].

In de kolom ‘Verricht door’ kunt u zien wie de betalingsrun of incasso run heeft verwerkt. In de kolom ‘Datum’ ziet u de datum waarop het bestand is verwerkt en de kolom ‘Eigen rekening’ geeft aan welk betaalmiddel is gebruikt. Tevens heeft u de mogelijkheid om dit overzicht te exporteren naar Microsoft Excel via de knop ‘Exporteren’.

Een andere manier om te bekijken welke gebruiker welk proces heeft uitgevoerd, is via het overzicht ‘Verwerkt door’, wat te benaderen is via het menupad [Cash flow, Statistieken, Verwerkt door]. Als dit overzicht op wordt gevraagd, gegroepeerd op ‘Details’, dan kunt u de muis boven één van de processen links onder in het scherm houden. Vervolgens kunt u dan zien wie welke stap heeft uitgevoerd.

Bron: Exact Support Blog

Een overzicht tonen in Exact Globe van de medewerkers met een e-mailadres

/in /door

In de blog post ‘Welke instellingen zijn van belang voor het e-mailen van salarisslips’ heeft u kunnen lezen wat er ingesteld dient te worden om salarisstroken te versturen via e-mail. Bij het verwerken van de salarisstroken, kan het handig zijn om een overzicht te kunnen tonen van de medewerkers die wel of geen e-mail adres hebben.

Via [Salaris, Invoer, Afdrukken/Verwerken] kunt u middels het klikken met de rechter muisknop op de kopregel, kiezen voor ‘Kolommen definiëren’.

Selecteer vervolgens de beschikbare kolom ‘E-mail’ en klik op de pijltjes die naar rechts wijzen, om de kolom zichtbaar te maken. Kies vervolgens voor ‘Verplaats naar boven’ om de kolom meer naar links te tonen in het overzicht.

Als u op ‘OK’ klik ziet u de nieuwe kolom in het overzicht. Eventueel kunt u dubbelklikken op de kolomnaam ‘E-mail’. Dan kunt u alle medewerkers met een e-mailadres groeperen. Zo kunt u de medewerkers waarbij u de strook per e-mail wilt versturen, gemakkelijker tegelijk selecteren en kiezen voor ‘Verwerken’.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy snel inzicht in Social Media berichten van uw klanten

/in /door

Steeds meer mensen maar ook bedrijven maken gebruik van Social Media. In Exact Synergy Enterprise kunt in de sectie ‘Externe referenties’ op de relatiekaart eenvoudig de externe referenties van uw relaties zoals Facebook, Twitter, Skype en LinkedIn vastleggen.

Wanneer u de referenties heeft vastgelegd kunt u dit snel bekijken door op de betreffende koppeling op de relatie kaart te klikken. Niet alleen via Exact Synergy Enterprise, maar ook via de CRM app kunt u op deze manier snel de laatste Social Media berichten van uw klanten bekijken.

Bron: Exact Support Blog

Supply Chain Event 2014: Smart Industry

/in /door

Op 12 juni organiseert Exact in De Fabrique in Maarssen het Supply Chain Event. Het Supply Chain Event 2014 biedt een middag boordevol trends, kennis, inspiratie en innovatie voor onze klanten, die werkzaam zijn binnen de groothandel of productie branche. Tijdens dit inspiratie-evenement, maakt u in één middag kennis met “Smart Industry”, zodat ook u goed voorbereid bent op deze vierde industriële revolutie! Bent u ook benieuwd naar de visie van Erik ten Ham van TNO en Willem Vermeendover Smart Industry? En hoe diverse vooraanstaande bedrijven inspelen op deze industriële revolutie?

Exact zorgt ervoor dat u in één middag wordt bijgepraat. Op het Innovatieplaza staan onze partners met hun innovatieve oplossingen en er zijn diverse inloopsessies waar bedrijven hun slimme oplossingen laten zien.

(Benieuwd hoe u er in 3D uitziet? Laat uzelf scannen en printen!). Uiteraard is er de mogelijkheid om te netwerken en kennis te maken met branchegenoten onder het genot van een borrel.

Het programma inloopsessies bevat allerlei presentaties over slimme oplossingen in de logistiek. Denk bijvoorbeeld aan:

–           Mobiel werken

–           Scan oplossingen

–           3D printen

–           Slimme communicatie in de supply chain

–           Grafische planboards

–           Business Intelligence

–           Slimme WMS oplossingen

Bekijk het volledige programma of schrijf u direct in.

We ontmoeten u graag op donderdag 12 juni in De Fabrique.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Lopende uren bekijken in Exact Synergy Shop Floor Control

/in /door

In Shop Floor Control heeft u de mogelijkheid om eenvoudig tijd te registreren via ‘Start’ en ‘Stop’ op deTijdregistratie pagina. Om de bewerking te starten klikt u op ‘Start’ achter het betreffende arbeids- of machine uur. Nadat u op ‘Start’ heeft geklikt is de knop ‘Stop’ beschikbaar waarop u kunt klikken om de bewerking te stoppen.

U dient er rekening mee te houden dat de lopende uren aan het einde van de dag niet automatisch worden gestopt. Omdat het mogelijk is dat de medewerker overwerkt wordt dit niet automatisch uitgevoerd op basis van het medewerkerschema. De operator dient dit daarom zelf aan te geven door op ‘Stop’ te klikken.

Het is belangrijk dat de medewerker niet vergeet om uit te klokken (de tijd te stoppen). Om eenvoudig inzicht te krijgen in welke uren er nog lopen kan het Tijdregistratie overzichtgeraadpleegd worden. U kunt het Tijdregistratie overzicht openen via de knop ‘Registratie overzicht’ op de Tijdregistratie, Aantal gereed of Ontvangst Productie pagina, of door rechtstreeks de volgende url te openen: “http://server/virtualdirectory/docs/SFCRealizationsOverview.aspx?BODivision=XXX&UIMode=1&SCAction=15&Status=0&CollapseCriteria=0&BRS_RadWindow=1“.

In dit overzicht kunt u eenvoudig zien welke uren nog lopen en gestopt dienen te worden. Met / ‘Inklappen/Uitklappen’ kunt u de sectie ‘Criteria’ uitklappen of inklappen waarin u op basis van een aantal criteria een selectie kunt maken op de uren die u wilt tonen.

Bron: Exact Support Blog

Vakantiegeld uitbetaling in Exact Globe en Online

/in /door

In Nederland is het gebruikelijk om 1 keer per jaar vakantiegeld uit te betalen, meestal gebeurt dit bij het betalen van het salaris van de maand mei. Deze vakantietoeslag wordt het hele jaar door gereserveerd en bedraagt veelal 8% van het brutoloon.

Het uitbetalen van vakantiegeld kan vragen oproepen. Om de uitbetaling van vakantiegeld soepel te laten verlopen, kunt u de volgende documenten raadplegen. Deze bevatten naast de veelgestelde vragen ook tips en trucs voor uw softwarepakket met betrekking tot de uitbetaling van het vakantiegeld.

Exact Globe Next:

Exact Online Salaris:

Bron: Exact Support Blog

Tip: Lopende uren bekijken in Shop Floor Control

/in /door

In Shop Floor Control heeft u de mogelijkheid om eenvoudig tijd te registreren via ‘Start’ en ‘Stop’ op deTijdregistratie pagina. Om de bewerking te starten klikt u op ‘Start’ achter het betreffende arbeids- of machine uur. Nadat u op ‘Start’ heeft geklikt is de knop ‘Stop’ beschikbaar waarop u kunt klikken om de bewerking te stoppen.

U dient er rekening mee te houden dat de lopende uren aan het einde van de dag niet automatisch worden gestopt. Omdat het mogelijk is dat de medewerker overwerkt wordt dit niet automatisch uitgevoerd op basis van het medewerkerschema. De operator dient dit daarom zelf aan te geven door op ‘Stop’ te klikken.

Het is belangrijk dat de medewerker niet vergeet om uit te klokken (de tijd te stoppen). Om eenvoudig inzicht te krijgen in welke uren er nog lopen kan het Tijdregistratie overzichtgeraadpleegd worden. U kunt het Tijdregistratie overzicht openen via de knop ‘Registratie overzicht’ op de Tijdregistratie, Aantal gereed of Ontvangst Productie pagina, of door rechtstreeks de volgende url te openen: “http://server/virtualdirectory/docs/SFCRealizationsOverview.aspx?BODivision=XXX&UIMode=1&SCAction=15&Status=0&CollapseCriteria=0&BRS_RadWindow=1“.

In dit overzicht kunt u eenvoudig zien welke uren nog lopen en gestopt dienen te worden. Met / ‘Inklappen/Uitklappen’ kunt u de sectie ‘Criteria’ uitklappen of inklappen waarin u op basis van een aantal criteria een selectie kunt maken op de uren die u wilt tonen.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy een verzoek aanmaken met direct de relatie en contactpersoon gevuld

/in /door

Wanneer u contact heeft met een relatie kunt u de gemaakte afspraken registreren in een verzoek. Om inzicht te hebben in de afspraken die zijn gemaakt en met wie, is het van belang dat u de juiste gegevens koppelt in het verzoek. In dit geval betreft dit de relatie en de contactpersoon. Op deze wijze kunt u het verzoek later eenvoudig terugvinden op de kaart van de relatie, maar ook op de kaart van de contactpersoon.

Er zijn verschillende manieren om een verzoek te registreren in Exact Synergy Enterprise. U kunt het verzoek bijvoorbeeld aanmaken door in het linkermenu op [Aanmaken, Verzoek] te klikken. Vervolgens kunt u de relatie koppelen en daarna de betreffende contactpersoon. Maar wanneer u het verzoek aanmaakt via de kaart van de contactpersoon kunt u de relatie en de contactpersoon automatisch koppelen. Dit kunt u als volgt doen:

  • Open de kaart van de contactpersoon. Dit kunt u doen door vanuit de relatiekaart op de betreffende contactpersoon te klikken.
  • Op de kaart van de contactpersoon klikt u boven in het scherm op de knop ‘Nieuw: Verzoek’.
  • Vervolgens geeft u aan welk type verzoek aangemaakt dient te worden.
  • In het volgende scherm wordt gevraagd welke velden gekopieerd moeten worden naar het verzoek. Hier selecteert u ‘Relatie’ en ‘Contactpersoon’ en klikt op ‘Nieuw’.
  • In het verzoek zijn nu de relatie en de contactpersoon al gevuld.

Bron: Exact Support Blog