Actric Exact Software Support Blog

Vernieuwde gebruikers interface in Exact Synergy Enterprise (update 255)

In product update 255 is de interface van Exact Synergy vernieuwd. Zodra u een update heeft uitgevoerd zult u zien dat de hele interface een transformatie heeft ondergaan en er innovatiever en visueel aantrekkelijker uitziet.

De menu’s zijn nu allemaal te vinden aan de bovenzijde. Via het voorkeuren menu, het tandwiel rechtsboven, kunt u de onderdelen zoals Startpagina, Nieuws, Favorieten of Mijn Documenten, HRM Module, etc toevoegen of verwijderen uit elk ‘Top’ menu.

De toolbar knoppen die eerst bovenop de menubalk stonden vind u nu onder het ‘Hamburger’ menu, in het Quick access gedeelte samen uw ‘Mijn menu’ opties.

001-NL

De zoekfunctie was voorheen te vinden aan linkerzijde. In de nieuwe situatie kunt u de zoekfunctie vinden aan de bovenzijde. Uw rollen bepalen binnen welke modules u kunt zoeken.

002-NL

Vergelijkbaar met de zoekfunctie is het menu +Aanmaken nu ook bovenaan te vinden. Dit menu biedt u de mogelijkheid om entiteiten aan te maken.

Aan de rechterzijde bij Modules, kunt u de modules terugvinden waarmee u naar de verschillende functies van de betreffende modules kunt navigeren.

Naast deze wijzigingen zijn ook verschillende andere onderdelen vernieuwd. Binnenkort kunt u hier meer over lezen op dit blog.

De controlled release fase voor Product update 255 start in mei 2015. Heeft u interesse om hieraan deel te nemen? Stuur dan een e-mail naar productreadiness@exact.com onder vermelding van ‘Interesse in deelname van de Controlled Release fase’.

Bron: Exact Support Blog

Het opschonen van debiteuren of crediteuren in Exact Globe Next

Het is mogelijk om een relatie te verwijderen via menupad [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] knop ‘Verwijderen’.  Het is alleen mogelijk om de debiteur of crediteur te verwijderen als de relatie nog nooit gebruikt is in een transactie. Indien u uw relatiebestand op wilt schonen, en de relatie wel reeds gebruikt is, dan zijn er verschillende opties.

Status wijzigen
Via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kunt u al uw relaties met de status ‘Actief’ tonen, door alleen het vinkje ‘Actief’ aan te zetten.

Via het onderhoud van de relatie, kan de optie ‘Non-actief’ worden gebruikt bij ‘Status’, zodat deze niet naar voren komt in de lijst van actieve relaties bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden]. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van de module E-CRM.

Wanneer u wel gebruik maakt van E-CRM, kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, CRM, Activiteitsoorten]. Hier kunt u een nieuwe activiteitsoort invoeren.
  • Vervolgens kunt u gaan naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] en het veld ‘Aanvraag inactief’ vult u met de zojuist aangemaakte activiteit.
  • Hierna kunt u via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] de debiteur of crediteur  openen en op  , naast de status, om de relatie inactief te maken. Het systeem zal hier een activiteit voor aanmaken.

Vernummeren/Samenvoegen
Via de knop ‘Vernummeren’ bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kan er in het veld ‘Nieuwe waarde’ een nieuwe waarde ingevuld worden om de relatie een ander nummer te geven.  Via het veld Samenvoegen kunt de relatie invullen waarmee er moet worden samengevoegd.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Financial een begeleidende tekst toevoegen bij het versturen van documenten via e-mail

Indien u in Exact Financials Enterprise een begeleidende tekst wenst toe te voegen aan een e-mailbericht met daaraan bijvoorbeeld een verkoopfactuur, betalingsherinnering, etc. gekoppeld, dan kunt u dit instellen in [System: Applicatie, Formulierenlay-outs, Onderhoud].

Open de betreffende lay-out en kies vervolgens links bovenin voor de onderste van de drie opties (deze optie kenmerkt zichzelf d.m.v. een pijl die naar beneden wijst). Deze kunt u uitklappen en dan dient u voor “HEADER” te kiezen. Klik vervolgens op de middelste van de drie opties, “Attributes”. Vervolgens kunt u het onderwerp van de e-mail selecteren, tezamen met een begeleidende tekst. Het aantal karakters voor het onderwerp is 40, voor de begeleidende tekst geldt hetzelfde aantal van 40.

Bron: Exact Support Blog

Ureninvoer app algemeen beschikbaar

Sinds afgelopen weekend is de ureninvoer app voor Exact Synergy PSA algemeen beschikbaar. Met deze app kunnen consultants overal hun geplande en ongeplande uren op een eenvoudige
manier via hun mobiel invoeren en hun planning bekijken. De app is geschikt voor Android en iOS.

U kunt de app downloaden via Google Play en iTunes.

Bron: Exact Support Blog

Meerdere artikelen in één keer aan een leverancier koppelen in Exact Globe

Door artikelen aan een leverancier te koppelen bepaalt u welke artikelen beschikbaar zijn bij het aanmaken van een bestelling voor die leverancier.

Via het tabblad ‘Inkoop/Verkoop’ van het artikel kunt u de leverancier aan het artikel koppelen. Wanneer u meerdere artikelen in één keer aan een leverancier wilt koppelen kunt u het volgende uitvoeren:

  • Ga naar het selectiescherm van het artikelonderhoud. Bijvoorbeeld via menupad [Inkoop, Artikelen, Onderhouden].
  • Klik op de knop ‘Batch-updates’.
  • Kies bovenin het scherm ‘Artikelen per leverancier’.
  • Bij ‘Traject’ kunt u een selectie maken op de artikelen waaraan u de leverancier wilt koppelen.
  • Bij ‘Wijziging’ vinkt u de optie ‘Toevoegen: Leverancier’ aan.
  • Achter dat veld selecteert u de leverancier die u aan de artikelen wilt koppelen.
  • Vervolgens klikt u op ‘Toon lijst…’.
  • De voorgestelde wijziging wordt nu getoond in Microsoft Excel.
  • In Microsoft Excel gaat u vervolgens naar het tabblad ‘Add-ins’.
  • Hier klikt u op het icoon met de gele ton .
  • Wanneer gevraagd wordt of u de wijzigingen wilt bewaren kiest u voor ‘Ja’.
  • De wijzigingen worden nu doorgevoerd in de betreffende administratie.

Bron: Exact Support Blog

Linker menu van Exact Synergy Enterprise handmatig inklappen

Het linker menu van Exact Synergy bestaat uit drie groepen. ‘Mijn Werk’, ‘Aanmaken’ en ‘Zoeken’. Wanneer u gebruik maakt van de tekstuele menu opbouw, klapt u het betreffende menu uit en klikt vervolgens op de actie die u wilt uitvoeren.

Standaard worden de groepen automatisch ingeklapt. Wanneer u bijvoorbeeld de groep ‘Mijn Werk’ uitklapt, worden de andere twee groepen automatisch ingeklapt.

Wanneer dit niet gewenst is, kunt u dit in de voorkeuren instellen.

  • Klik op de hyperlink ‘Voorkeuren’ rechtsboven in het scherm
  • Open het tabblad ‘Algemeen’
  • Vink de optie ‘Inklappen: Handmatig’ aan

Bron: Exact Support Blog

Het opschonen van debiteuren of crediteuren in Exact Globe Next

Het is mogelijk om een relatie te verwijderen via menupad [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] knop ‘Verwijderen’.  Het is alleen mogelijk om de debiteur of crediteur te verwijderen als de relatie nog nooit gebruikt is in een transactie. Indien u uw relatiebestand op wilt schonen, en de relatie wel reeds gebruikt is, dan zijn er verschillende opties.

Status wijzigen
Via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kunt u al uw relaties met de status ‘Actief’ tonen, door alleen het vinkje ‘Actief’ aan te zetten.

Via het onderhoud van de relatie, kan de optie ‘Non-actief’ worden gebruikt bij ‘Status’, zodat deze niet naar voren komt in de lijst van actieve relaties bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden]. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van de module E-CRM.

Wanneer u wel gebruik maakt van E-CRM, kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, CRM, Activiteitsoorten]. Hier kunt u een nieuwe activiteitsoort invoeren.
  • Vervolgens kunt u gaan naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] en het veld ‘Aanvraag inactief’ vult u met de zojuist aangemaakte activiteit.
  • Hierna kunt u via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] de debiteur of crediteur  openen en op  , naast de status, om de relatie inactief te maken. Het systeem zal hier een activiteit voor aanmaken.

Vernummeren/Samenvoegen
Via de knop ‘Vernummeren’ bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kan er in het veld ‘Nieuwe waarde’ een nieuwe waarde ingevuld worden om de relatie een ander nummer te geven.  Via het veld Samenvoegen kunt de relatie invullen waarmee er moet worden samengevoegd.

Bron: Exact Support Blog

Bepalen welke medewerkers worden getoond in het Service Management planbord in Synergy

Het plannen van medewerkers in het planbord van Service Management gebeurt op basis van plan groepen. In het planbord worden de medewerkers getoond die aan de geselecteerde plangroep gekoppeld zijn. Door middel het keuze menu rechts bovenin het planbord is het mogelijk om één van de plangroepen te selecteren, het planbord wordt vervolgens getoond voor die plangroep.

Deze plangroepen zijn samen te stellen en te onderhouden via planbord rechts bovenin het planbord.

Door hierop de klikken, opent u het menu voor het aanpassen van de plangroep. Aan de rechterzijde staan de medewerkers die lid zijn van de plangroep. Aan de linkerzijde kunt u medewerkers selecteren en via plangroep2 toevoegen als lid aan de plangroep.

Vervolgens is het mogelijk om verschillende plangroepen naast elkaar te onderhouden. Hiervoor kunt u in de sectie ‘Plangroep’ rechts bovenin een plangroep selecteren of een nieuwe plangroep aanmaken. Voor elke plangroep kunt u apart instellen welke medewerkers hierin opgenomen zijn.

Bron: Exact Support Blog

Gebruik extra artikelomschrijvingen in Exact Globe Next

Binnen uw logistieke administratie gebruikt u artikelcodes en omschrijvingen. Vaak is het voldoende om per artikelcode een omschrijving te hebben. In bepaalde gevallen kan het echter wenselijk zijn om per klantengroep een aparte omschrijving te gebruiken. Dit kunt u doen met behulp van een extra artikelomschrijving.

In deze blogpost vindt u een voorbeeld van het gebruik van extra artikelomschrijvingen. In dit voorbeeld gebruiken we de extra artikelomschrijvingen voor het tonen van de artikelomschrijving in een andere taal.

Om de extra artikelomschrijving toe te voegen opent u het onderhoud van het artikel. Via  achter het veld ‘Extra omschrijving’ kunt u extra artikelomschrijvingen toevoegen en bewerken. Om een extra artikelomschrijving toe te voegen klikt u op  ‘Nieuw’ aan de linkerzijde.

Bij ‘Extra artikelomschrijvingscode’ selecteert u de code waarvoor u de omschrijvingen wilt toevoegen. In dit voorbeeld hebben we reeds twee codes aangemaakt. Een code voor Engelse omschrijvingen (EN) en een code Duitse Omschrijvingen (DE). Wanneer u nog geen codes heeft aangemaakt klikt u op het vergrootglas om vervolgens de gewenste codes aan te maken.

Nadat u de gewenste code heeft geselecteerd geeft u bij omschrijving de extra artikelomschrijving op die u wilt gebruiken. Dit zelfde doet u voor de andere extra artikelomschrijvingscodes.

De extra artikelomschrijvingen zij nu gekoppeld aan het artikel.

Om deze te gebruiken dient de extra artikelomschrijvingscode ook gekoppeld te worden aan de order of factuur. Dit kunt u doen bij het veld ‘Extra omschrijving’ dat u kunt vinden onder de knop ‘Condities’ in de order/factuur.

Het is ook mogelijk om dit veld standaard te vullen in de order/factuur. In dat geval kunt u de extra artikelomschrijvingscode koppelen aan de debiteur. Dit kunt u doen bij het veld ‘Extra omschrijving’ op het tabblad ‘Logistiek’ van de debiteur. In dit voorbeeld kunt u bijvoorbeeld de extra artikelomschrijvingscode ‘DE’ koppelen aan uw Duitse debiteuren, terwijl u aan de Engelse debiteuren de extra artikelomschrijvingscode ‘EN koppelt.

Om de juiste omschrijving ook bij het afdrukken weer te geven, moet het veld ‘Extra artikelomschrijving’ worden opgenomen in het artikelblok van de lay-out.

In dit voorbeeld is de extra artikelomschrijving gebruikt voor het weergeven van de omschrijving in verschillende talen. U kunt dit echter ook in andere situaties toepassen. Bijvoorbeeld wanneer u voor klanten in een bepaalde sector andere omschrijvingen wilt gebruiken voor klanten in een andere sector. Of wanneer u verschillende omschrijvingen wilt gebruiken voor particuliere en zakelijke klanten. In dat geval maakt u aparte extra artikelomschrijvingscodes aan voor die sectoren, en koppelt deze aan de debiteuren in die sector.

Bron: Exact Support Blog

Overzicht van debiteuren waarbij getoond wordt of er betalingsherinneringen verstuurd worden?

In het onderhoud van een debiteur is er een aanvinkmogelijkheid voor ‘Stuur herinneringen’. Indien u een overzicht wilt creëren waarbij de informatie wordt getoond of deze instelling wel of niet geactiveerd is, dan kunt u dit volgens de onderstaande stappen uitvoeren:

  1. Navigeer naar [Financieel, Debiteuren, Etiketten], pas indien gewenst de criteria aan en kies voor ‘Tonen’.
  2. In het nieuw verschenen overzicht voegt u de kolom ‘Relaties.Bet.herinnering’ toe. Dit kunt u doen door met de rechter muisknop op de kopregel te klikken en te kiezen voor ‘Kolom toevoegen’.
  3. U kunt vervolgens in het overzicht dubbelklikken op deze kolomnaam om de regels hierop te sorteren.
  4. Indien gewenst kunt u nog andere kolommen toevoegen of juist verwijderen.

Kies vervolgens voor ‘Alles selecteren’ en hierna voor ‘Exporteren’ om dit overzicht naar bijvoorbeeld MS Excel te exporteren, waar u het overzicht, indien gewenst, nog verder kunt bewerken.

Bron: Exact Support Blog