Actric Exact Software Support Blog

Help! De loonstrook mist regels

Deze vraag kunt u in januari van uw collega’s verwachten. De salarisslip over januari 2013 bevat minder onderdelen dan de loonstrook in december 2012. Dit komt door de invoering van de Wet uniformering loonbegrip (WUL) per 1 januari 2013.

De Wet uniformering loonbegrip zorgt ervoor dat de loonbelasting/premie volksverzekeringen, de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet en de premies werknemersverzekeringen voortaan dezelfde heffingsgrondslag gebruikt, het zogenoemde uniforme loonbegrip. Hierdoor wordt op de loonstrook de regel ‘Loon voor SVW’ niet meer in het berekeningsgedeelte getoond. De term ‘Fiscaal loon’ is op de loonstrook hernoemd naar ‘Heffingsloon’.

Een onderdeel van de Wet uniformering loonbegrip is ook een aanpassing in de Zorgverzekeringswet. De Zvw bijdrage van de medewerkers vervalt voor de grootste groep medewerkers en er komt een werkgeversheffing voor in de plaats. Als er sprake is van de werkgeversheffing voor Zvw, wordt het veld ‘Bijdrage ZVW’ ook niet op de loonstrook getoond.

Meer informatie over de Wet uniformering loonbegrip kunt u terugvinden in de volgende documenten:

Bron: Exact Support Blog

Jaaropgave aan de medewerker in PDF formaat

Elk jaar ontvangen medewerkers van hun werkgever een jaaropgave over het afgelopen jaar. Deze jaaropgave werknemer kan de medewerker gebruiken bij zijn aangifte Inkomstenbelasting. Via het menupad [Salaris, Aangiften, Jaarlijks, Jaaraangifte werknemer] kunt u de jaaropgave van de medewerker aanmaken in Exact Globe Next.

Eindejaarsversie 2012/2013
Veel salarisstroken worden via de e-mail aan de medewerkers verstrekt, in HTML of PDF formaat. Hierdoor was er ook veel vraag naar de mogelijkheid om de jaaropgave in PDF formaat te kunnen verstrekken. Vanaf de eindejaarsversie 2012/2013 is een nieuwe lay-out beschikbaar voor het afdrukken van de jaaraangifte werknemer.

Deze nieuwe lay-out is beschikbaar in PDF formaat en u kunt de jaaropgave met deze nieuwe lay-out afdrukken of e-mailen aan de medewerkers. Hiervoor hoeft u de module SE1706 e-Salaris pdf-stroken niet aan te schaffen.

Voordat u deze nieuwe lay-out kunt gebruiken, dient u eerst loonjaar 2013 te openen. Bij het openen van loonjaar 2013 worden de documentinstellingen voor de nieuwe lay-outs aangemaakt. U kunt deze lay-outs (PDF_MAIL en PDF_PRINT) onderhouden via het veld ‘Jaaropgaven’ in de documentinstellingen die u kunt openen via het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen].

Bij het e-mailen van de PDF jaaropgave wordt dezelfde wijze toegepast als bij het e-mailen van de salarisslips. Naar welk e-mailadres de PDF jaaropgave wordt verstuurd is afhankelijk van de instelling ‘E-mailadres’ uit de salarisgegevens van de medewerker. Wanneer de optie ‘Niet mailen’ is geselecteerd of wanneer er geen e-mailadres beschikbaar is, wordt de aangifte op het scherm getoond en kunt u deze afdrukken.

Deze nieuwe lay-out heeft de volgende extra functies die niet aanwezig zijn in de bestaande jaaropgave lay-outs:

  • Wanneer ‘Adres 2′ op de werkgeverskaart is gevuld wordt deze ook afgedrukt.
  • Wanneer de medewerker in het buitenland woont wordt tevens het land afgedrukt.

Bron: Exact Support Blog

Datum of rapportage datum?

In Exact Globe Next kunt u naast de datum tevens een rapportage datum vullen bij het invoeren van boekingen. Het vullen van een extra datum vergroot uw mogelijkheden op het gebied van verslaglegging. Bij het invoeren en verwerken van boekingen die betrekking hebben op (gesloten) perioden dienen reeds gerapporteerde waarden behouden te blijven. Dit wordt gerealiseerd door transactieregels te verrijken met een rapportage datum. U kunt de betreffende boeking dan toch in de juiste periode rapporteren, ondanks dat de periode feitelijk reeds is afgesloten.

Voor het gebruik van de rapportagedatum dient u te bepalen of u de controle op afgesloten perioden wilt laten plaatsvinden op datum of rapportagedatum. Deze instelling kunt u vinden in de algemene instellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen].

Perioden sluiten
Het is aan te bevelen om perioden waarin niet meer mag worden geboekt af te sluiten. Het is niet noodzakelijk, maar het vergroot de beheersbaarheid en helpt om vergissingen te voorkomen.

Op het moment dat u een periode heeft gesloten, dan kan er dus niet meer geboekt worden op een datum, dan wel rapportage datum welke in die periode valt. Tevens is deze instelling van invloed op het verwerken van het resultaat. Hier selecteert u een datumtraject waarvoor u het resultaat wilt verwerken. Als u deze instelling op ‘Datum’ zet, worden boekingen meegenomen in het resultaat die qua boekingsdatum binnen het traject vallen. Als u deze instelling op ‘Rapportagedatum’ zet, worden boekingen meegenomen in het resultaat die qua rapportagedatum binnen het traject vallen.

Verder is deze instelling van toepassing op de voorraadwaardering. Het aanpassen van deze instelling kan invloed hebben op de voorraadwaarde. De gevolgen hiervan kunnen vergeleken worden met het wijzigen van het waarderingssysteem.

Voorbeeld
In dit document vindt u een voorbeeld over het toekennen van een rapportage datum aan transactieregels. Het toekennen van een rapportagedatum kunt u in alle dagboeken uitvoeren. Het kan zo zijn, dat de kolom ‘Rapportage datum’  niet zichtbaar is in de boeking. U dient deze dan eerst via kolommen definiëren (klik met de rechtermuisknop in de kopregel van de kolom) te activeren.

Bron: Exact Support Blog

Tip: IBAN en BIC-code registreren binnen Exact Synergy Enterprise

Nederland gaat per 1 februari 2014 over op IBAN / SEPA. Wist u dat u binnen Exact Synergy Enterprise al de IBAN en BIC-code kunt registreren?

Relatiekaart
Binnen Exact Synergy Enterprise beschikt u over de velden IBAN en BIC code. Met deze velden heeft u de mogelijkheid om de IBAN en BIC-code informatie van relaties en medewerkers te bewaren via de kaart. De velden IBAN en BIC-code zijn beschikbaar onder de sectie Financieel van de relatiekaart. Standaard worden deze nog niet weergegeven. Om deze weer te geven klikt u op  Aanpassen en vervolgens kunt u de velden selecteren zoals in onderstaande afbeelding is weergegeven. Nadat u heeft gekozen voor Bewaren zijn de velden zichtbaar op de kaart.

Medewerkerskaart
Daarnaast worden de IBAN en BIC-code velden ook weergegeven op de medewerkerskaart. U kunt deze velden tonen door via de monitor van de medewerkerskaart te kiezen voor Bankrekeningen en vervolgens voor de knop Nieuw. Nu zal het onderstaande scherm verschijnen. Onder de sectie Details vindt u de velden.

Let op, bovengenoemde functionaliteit is beschikbaar vanaf product update 249.

Meer informatie

Bron: Exact Support Blog

Staan er nog facturen open?

In een saldilijst kunt u in één oogopslag het openstaande saldo per debiteur, crediteur en/of personeelslid nagaan, waarna u snel de nodige acties kunt ondernemen. Zo kunt u bijvoorbeeld openstaande posten incasseren of betalen via de saldilijst. Het totale saldo van de saldilijst zal altijd aan moeten sluiten op de grootboekrekeningen debiteuren/crediteuren, als de peildatum de datum van vandaag is.

Is er tijdig betaald?
Vaak is het van belang om te weten of uw debiteuren wel tijdig betalen, met de Saldilijst heeft u de mogelijkheid om hier een rapportage van te maken. Dit kunt u op de volgende manier in Exact Globe Next doen:

  • Ga naar het menupad [Financieel, Debiteuren, Saldilijst].
  • Selecteer boven in het selectiescherm de optie ‘Factuurlijst’.
  • Indien u één relatie wilt bekijken, vult u onderin het scherm de relatie in. Wanneer u dit niet doet, wordt de factuurlijst gemaakt voor alle debiteuren.
  • Klik vervolgens op Tonen.
  • Klik nu in het getoonde overzicht met de rechtermuisknop op een willekeurige kolomnaam en selecteer ‘Kolommen definiëren’.
  • Voeg nu de volgende twee kolommen toe: ‘Ontvangst/Betaald’ en ‘Dagen’.

Onder de kolom ‘Dagen’ kunt u zien na hoeveel dagen de betaling van een debiteur is ingeboekt in Exact Globe Next. In de kolom ‘Ontvangst/Betaald’ kan nagegaan worden of de openstaande factuur ook daadwerkelijk al is afgeletterd met een ontvangen betalingen van de betreffende debiteur.

Eventueel kunt u ervoor kiezen om het overzicht via de knop ‘Exporteren’, naar Microsoft Excel te exporteren. Hier kunt u vervolgens eenvoudig gemiddelden berekenen.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Een lay-out in de Landscape indeling

Wanneer u een lay-out wilt aanmaken, dan is het belangrijk om te weten of u deze in Portrait (staand) of Landscape (liggend) indeling wilt aanmaken. Bij het aanmaken van een lay-out via het menu [Systeem, Algemeen, Instellingen, Document instellingen], bepalen namelijk de instellingen in het menu [Bestand, Formulierenprinter] of u hier een lay-out met de Portrait of Landscape indeling kunt aanmaken.

Standaard staat er bijvoorbeeld voor de Bestelbon/ Bestelling lay-out in de Formulieren Printer ingesteld dat dit de Portrait indeling moet zijn. In dit geval wordt het ‘printkader’ of ‘pagina raster’ met grijze lijnen dus ‘staand’ getoond bij het onderhouden van de lay-out via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Document instellingen]. Zet u de instellingen in de formulieren printer op ‘Landscape’, dan wordt de lay-out liggend getoond. U kunt dan vervolgens de database velden op de lay-out gaan inrichten binnen het ‘print’ kader.

Om uiteindelijk dit op de juiste wijze af te laten drukken zijn er twee voorwaarden van toepassing:

  • In de lay-out zelf dient u bij de inrichting ervoor te zorgen dat de velden binnen het Landscape kader staan.
  • Via het menu [Bestand, Formulieren printer, Instellingen] moet worden ingesteld dat u de lay-out in de Landscape indeling wilt afdrukken.

Let op: Aangezien de Formulieren printer instellingen per gebruiker gelden, dient iedere gebruiker dit afzonderlijk in te stellen in de formulieren printer instellingen. Is de lay-out ‘Landscape’ ingericht, maar staan de formulieren printer instellingen nog op ‘Portrait’ bij medewerker X dan zal de afdruk niet correct zijn.

Bron: Exact Support Blog

Een financieel contactpersoon

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om betalingsherinneringen en debiteurenafschriften af te drukken en per e-mail te versturen naar uw debiteuren. De betalingsherinneringen worden verstuurd naar de contactpersoon die aan het factuuradres van de debiteur is gekoppeld. Om u meer flexibiliteit te bieden naar welke contactpersoon u de betalingsherinneringen of debiteurenafschriften verstuurd, is het ook mogelijk om een financieel contactpersoon te definiëren.

Een financieel contactpersoon definiëren
Bij het onderhoud van de contactpersonen is hiervoor de optie ‘Financiële contactpersoon’ beschikbaar. Met deze optie kunt u aangeven dat de betreffende contactpersoon als financiële contactpersoon wordt gezien. U kunt slechts één contactpersoon per debiteur als financiële contactpersoon kenmerken. De hoofdcontactpersoon en de financiële contactpersoon kunnen dezelfde contactpersoon zijn, maar dit is niet noodzakelijk. Om een nieuw contactpersoon aan te maken of een reeds bestaande te bewerken, kunt u gaan naar het menu [Financieel, Debiteuren, Onderhouden], hier opent u de desbetreffende debiteur en vervolgens klikt u op het tabblad Contact.

Financieelcontactpersoon

Betalingsherinneringen
Bij het afdrukken van betalingsherinneringen vindt u het veld ‘Contactpersoon’. In dit veld kunt u een keuze maken uit de opties ‘Financieel’ en ‘Factuur’. Standaard is de optie ‘Factuur’ geselecteerd en wordt de betalingsherinnering verstuurd naar de contactpersoon die aan het factuuradres is gekoppeld. Wanneer u de optie ‘Financieel’ selecteert wordt de herinnering verstuurd naar de contactpersoon waarbij de optie ‘Financiële contactpersoon’ is aangevinkt.

Op de lay-out van de herinneringen hoeft u hiervoor niets te wijzigen. De naam van de contactpersoon die als geadresseerde wordt gebruikt, wordt afgedrukt in het veld ‘Contactpersoon’ ongeacht welke optie u bij het afdrukken selecteert.

Debiteurenafschriften
Deze functionaliteit is tevens van toepassing op het afdrukken van debiteurenafschriften. Hier is het veld ‘Contactpersoon’ beschikbaar waarbij u ook kunt kiezen voor de optie ‘Financieel’, het debiteurenafschrift wordt dan verstuurd naar de contactpersoon waarbij de optie ‘Financiële contactpersoon’ is aangevinkt.

Op de lay-out van de debiteurenafschriften hoeft u hiervoor niets te wijzigen. De naam van de contactpersoon die als geadresseerde wordt gebruikt, wordt afgedrukt in het veld ‘Contactpersoon debiteur’ ongeacht welke optie u bij het afdrukken selecteert.

Let op, bovenstaande functionaliteit is beschikbaar vanaf product update 405.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Een loonstrook opnieuw versturen

Binnen de salarisinstellingen van Exact Online Salaris kunt u aangeven of u de salarisstroken wilt e-mailen naar uw medewerkers bij het definitief maken van de verloning. Het is ook mogelijk om de salarisstrook na de loonverwerking los naar een medewerker te e-mailen, bijvoorbeeld omdat de medewerker de loonstrook kwijt is.

Opnieuw versturen
Het opnieuw e-mailen van de loonstrook, kunt u uitvoeren door de medewerker te openen via het menupad Medewerker >  Medewerkers > Onderhoud. In het gedeelte Monitor klikt u op de link Documenten. Vervolgens klikt u op het document met de betreffende loonstrook en daarna klikt u op de knop E-mail. Op het tabblad E-mail (Aan) kunt u het e-mailadres selecteren of een ander e-mailadres opgeven.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een pre-notificatie toevoegen op de factuur?

Een pre-notificatie of een vooraankondiging is een bericht dat u verplicht dient te versturen naar de debiteur voordat u de incasso uitvoert. De pre-notificatie dient minimaal 14 dagen van tevoren te worden verstuurd. Er kan echter overeengekomen worden met de debiteur dat een kortere periode volstaat. U kunt bijvoorbeeld bestaande documentatie zoals de factuur hiervoor gebruiken. In dat geval plaatst u op de factuur de opmerking dat op de betreffende datum het betreffende bedrag geïncasseerd zal worden.

Dit kunt u bijvoorbeeld als volgt inrichten:
In de bankinstellingen van Exact Globe Next kunt u aangeven of de ‘Gevraagde incassodatum berekening’ gelijk is aan de vervaldatum of de betalingsdatum. Wanneer u hier de optie ‘Vervaldatum’ selecteert kunt u het databaseveld ‘Vervaldatum’ toevoegen in het kopregelblok van de lay-out met daarbij de opmerking dat het bedrag op die datum geïncasseerd zal worden.

Wanneer u hier de optie ‘Betalingsdatum’ selecteert kunt u het databaseveld ‘Termijn : Verwerkingsdatum’ toevoegen in het kopregelblok van de lay-out met daarbij de opmerking dat het bedrag op die datum geïncasseerd zal worden.

Bron: Exact Support Blog