Berichten

Hoe werkt Elvy integratie met de Verplichtingenadministratie in Exact Globe?

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Exact Globe

Een medewerker toegang geven tot de administratie in Exact Globe Next

Het kan voorkomen dat u een medewerker toegang wilt geven tot een administratie in Exact Globe Next. Hiervoor dient u de volgende stappen te doorlopen:

  1. Ten eerste dient de medewerker in de betreffende administratie aanwezig te zijn als gebruiker. Een gebruiker kan aangemaakt worden via [Systeem, HR, Beveiliging, Medewerkers] of via [HR/Salaris, Personeel onderhouden]. Klik op de button ‘Nieuw’ om een gebruiker aan te maken. In dit onderhoud van de medewerker, op tabblad ‘Algemeen’ dient u de velden in te vullen. Klik hier voor meer informatie hierover.
  2. Zet vervolgens een vinkje bij de optie ‘Toegangsrechten’ om de medewerker toegangsrechten te geven tot de administratie.
  3. Daarna dient u via het tabblad ‘Rechten’ ten minste één rol te koppelen aan de medewerker. Hiermee bepaalt u de gebruikersrechten van de medewerker. Klik hierom te zien welke rollen standaard aanwezig zijn in Exact Globe Next.

Bron: Exact Support Blog

Tip: De standaard betaalwijze van debiteuren/crediteuren instellen in de Exact Financials Enterprise WebUI

In Exact Financials Enterprise heeft u de mogelijkheid om de standaard betaalwijze van de debiteuren en crediteuren te definiëren.

In de WebUI kunt u dit als volgt instellen:

  • Ga in het Finance menu naar [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen].
  • Open het tabblad ‘Subadmin’.
  • Bij ‘Betaalwijze (Debiteuren)’en ‘Betaalwijze (Crediteuren)’ kunt u vervolgens de standaard betaalwijze selecteren.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe stamgegevens kopiëren naar een nieuwe administratie

Wanneer u een nieuwe administratie begint in Exact Globe Next, dan kan het handig zijn om bepaalde stamgegevens van een andere administratie over te nemen. Hiermee kan een hoop tijd bespaard worden. Met de volgende stappen kunt u een dergelijke administratie aanmaken:

1. Open de administratie waarvan de stamgegevens overgenomen dienen te worden
2. Ga vervolgens naar [Bestand, Nieuwe administratie]
3. Doorloop de Administratie aanmaken wizard
4. In het 4e scherm kiest u voor de optie ‘Administratie kopiëren’:

5. In het volgende scherm kunt u dan aanvinken wat u mee wilt nemen naar de nieuwe administratie:

U kunt de volgende opties aanvinken:

  • Personeel: bestaande gebruikers worden overgenomen.
  • Toegangsrechten: de rechten van de gebruikers worden overgenomen.
  • Grootboek: alle grootboekrekeningen in de bestaande administratie worden overgenomen, inclusief gerelateerde informatie als dagboeken en grootboekkoppelingen.
  • DebiteurenCrediteuren: hierbij worden zowel de debiteuren als crediteuren overgenomen.
  • Artikelen: bestaande artikelen worden overgenomen naar de nieuwe administratie. In Exact Globe Next zullen ook de variant stamgegevens per artikel overgenomen worden naar de nieuwe administratie.
  • Artikelen per leverancier: bestaande artikelkoppelingen met leveranciers worden overgenomen.

6. Loop de wizard verder door en kies voor ‘Klaar’
7. Nu zal er een geheel nieuwe administratie, zonder boekingen, maar met stamgegevens van de andere administratie, aangemaakt zijn.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next een administratie kopiëren!

In Exact Globe Next kunt u op verschillende manieren een administratie kopiëren.

Kopiëren van stamgegevens
U dient de bronadministratie (van waaruit u de gegevens wilt overnemen) te openen. Vervolgens start u via [Bestand, Nieuwe administratie], de administratie aanmaken wizard. U doorloopt de wizard en selecteert de optie ‘Administratie kopiëren’.

In het volgende scherm geeft u aan welke gegevens u mee wilt kopiëren.

Volledige kopieadministratie
Naast een kopieadministratie met stamgegevens is het ook mogelijk om een volledige kopie inclusief mutaties te maken. Via [Bestand, Back-up maken/teruglezen/Kopiëren… ], start u de Back-up maken/teruglezen/Kopiëren wizard. In de tweede stap kunt u kiezen voor de optie ‘Administratie kopiëren’. In het volgende scherm kunt u aangeven welk nummer en naam de kopie administratie dient te krijgen, en van welke administratie u een kopie wilt maken. Uiteraard dient er voldoende schrijfruimte aanwezig te zijn om succesvol een kopie aan te kunnen maken. Tevens dient Microsoft SQL Server lokaal te zijn geïnstalleerd. Wanneer u een volledige administratie wilt kopiëren op de server, dient u op de server een werkstationinstallatie uit te voeren, en vanuit daar het kopiëren op te starten.

Bron: Exact Support Blog

Debiteur of crediteur selecteren op naam binnen Exact Globe Next

Bij diverse functies wordt een debiteur of crediteur geselecteerd. Dit komt bijvoorbeeld voor bij de invoer van boekingen [Financieel, Invoer, Boeken]. In deze velden wordt het nummer van de debiteur of crediteur ingegeven. Het is mogelijk om in deze velden de naam van de debiteur of crediteur in te geven in plaats van het nummer. Exact Globe Next zal automatisch deze naam vervangen door het nummer van de debiteur of crediteur.

Naam en nummer
In een boekingsregel kunt u in de kolommen debiteur en crediteur zowel de naam als het nummer ingeven. Exact Globe Next vervangt de naam door het nummer zodra u doorentert of doortabt. Het kan zijn dat op de (gedeeltelijke) naam meerdere debiteuren of crediteuren mogelijk zijn. Indien dit het geval is wordt een selectiescherm geopend waarin u de juiste debiteur of crediteur kunt selecteren.

De manier waarop Exact Globe Next zoekt naar mogelijke debiteur- of crediteurnummers is afhankelijk van de gebruikersinstellingen. Hier is van belang wat u heeft aangegeven in het veld ‘Automatische selectie’.

Stel u heeft de volgende debiteuren in uw administratie en in uw gebruikersinstellingen is gekozen voor ‘begint met’:

Debiteur

Indien u in de boekingsregel “groothandel de” ingeeft en een TAB of ENTER geeft, wordt automatisch deze tekst vervangen door het debiteurnummer 1000. Dit komt doordat de gedeeltelijke naam éénmaal voorkomt in uw debiteurenbestand, namelijk in combinatie met nummer 1000.

Wanneer u in de boekingsregel “groothandel” ingeeft en een TAB of ENTER geeft, wordt een selectiescherm geopend. In dit scherm worden alleen debiteuren getoond, die voldoen aan de ingegeven naam. U kunt vervolgens de juiste debiteur aanklikken en drukken op ‘Selecteren’. Dit komt doordat bij de gedeeltelijke naam meer dan één nummer kan horen, namelijk 1000 en 1010.

Indien u in de boekingsregel “M” ingeeft en een TAB of ENTER geeft, wordt automatisch deze tekst vervangen door het debiteurnummer 1020. Dit komt doordat de gedeeltelijke naam éénmaal voorkomt in uw debiteurenbestand, namelijk in combinatie met nummer 1020.

Bron: Exact Support Blog

Werkwijze van de IBAN BIC service in Exact Online

In de blogpost Bestaande bankrekeningnummers in Exact Online verrijken met IBAN en BIC heeft u al kunnen lezen dat u via het menu Administratienaam > Stamgegevens >Import/Export >IBAN BIC Service > Activeren, gebruik kunt maken van de IBAN BIC Service. In deze blog ziet u hoe deze service werkt.

Om gebruik te kunnen maken van de functies dient u eerst te klikken op Activeren. Let op: Alleen een gebruiker met het recht Licentie beheren kan de activatie regelen. Als u een melding krijgt dat u onvoldoende rechten heeft dan kunt u de hoofdgebruiker/een gebruiker met het juiste recht vragen dit te doen.

Als u de juiste rechten heeft dan kunt u aanvinken dat u akkoord gaat met de voorwaarden. Vervolgens ziet u dit staan onder IBAN BIC Service:

IBAN

Activeren
Onder het kopje Activeren ziet u nogmaals wat er eerder geaccepteerd is. U heeft hier de volgende opties:

  • Ik wil gebruik maken van de export van bankrekeninggegevens en de import van deze zelfde bankrekeninggegevens, verrijkt met de IBAN en BIC codes door de IBAN BIC Service.
  • Ik wil gebruik maken van de calculator in het onderhoud van bankrekeningen, waarmee BIC en IBAN codes behorende bij een bankrekening kunnen worden gegenereerd.

Als u in eerste instantie alleen de eerste optie markeert en later toch ook besluit de calculator te willen gebruiken dan kunt u dat in dit scherm aangeven.

Exporteren
Via deze functie maakt u de export aan van uw relatiebestand. U heeft de keuze om dit per administratie te doen of voor meerdere administraties tegelijkertijd.
Daarnaast kunt u kiezen of u alle bankrekeningen wilt exporteren, of alleen degene waarbij nog geen IBAN/BIC is ingevuld.
Vervolgens klikt u op de knop Exporteren onderin het scherm.

In onderstaande afbeelding kunt u een voorbeeld zien van het resultaat:

IBAN
In dit geval zijn er bijvoorbeeld 14 bankrekeningen gevonden die nog uitgebreid moeten worden met een IBAN/BIC nummer. U kunt nu dit bestand downloaden. Daarna kunt u inloggen op de site van www.ibanbicservice.nl om deze bankrekeningen te verrijken.

Importeren
De volgende dag zal het bestand van de IBAN BIC service aangeleverd worden, hierin zitten de IBAN/BIC nummers nu verwerkt. Bewaar dit bestand. Ga vervolgens naar Importeren en kies voor Accepteren nadat u de tekst heeft gelezen.

Klik daarna op de knop Bladeren, selecteer het aangevulde bestand en kies voor Volgende en tenslotte voor Importeren.

Import Resultaten
Na de import kunt u precies zien welke gegevens er zijn geïmporteerd.

Bron: Exact Support Blog