Berichten

Exact Financials 7.21 algemeen beschikbaar

/in /door

Na een uitvoerige controlled release fase is Exact Financials 7.21 vanaf 28 december 2016 algemeen beschikbaar.

Enkele highlights:

Naast het feit dat er weer een behoorlijk aantal wensen van onze klanten zijn gerealiseerd is weer veel aandacht besteed aan de Web versie. Zo is het menu waarmee u navigeert compleet veranderd en zijn de favorieten vervangen door workspaces waarmee u een favorieten scherm centraal kunt beheren en distribueren.

Bij het automatisch afletteren van bankafschriften worden posten nu ook herkend op alleen het factuurnummer. Verder is een preview van documenten is toegevoegd aan diverse applicaties. U kunt een document koppelen aan een boekingen welke direct in het boekingscherm getoond kan worden.

Aan alle stamgegevens kunt u een thumbnail (miniatuur plaatje) koppelen waardoor het herkennen van een project of activum makkelijker wordt.

Facturen die per email verstuurd worden kunnen naast de PDF van de factuur nu ook een UBL (in het format UBL-SI) bevatten.

Meer informatie kunt u vinden op startpagina Exact Financials 7.21.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe meerdere facturen van verschillende debiteuren afletteren in het bankboek

/in /door

Stel, u ontvangt op de bank een batch betaling van meerdere openstaande posten van verschillende debiteuren. U wilt het bedrag afletteren, zodat de posten niet meer open staan. Daarentegen wilt u het batch bedrag niet splitsen.

Allereerst is het raadzaam in het debiteuren onderhoud een nieuwe debiteur aan te maken, bijvoorbeeld met de naam Pin debiteur, of Batch debiteur. Deze algemene debiteur komt van pas bij het afletteren. Hiervoor gaat u naar [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] en u klikt op ‘Nieuw’. U vult een naam en code in en bewaart de instellingen.

In uw bankboeking gaat u naar de enkele regel met de batch ontvangst en u klikt in het veld ‘Onze ref’ op F2. U krijgt een afletterscherm te zien. Rechts onder de knop ‘Zoeken’ klikt u op ‘Meerd.’  wat staat voor ‘Meerdere’. U krijgt nu een scherm te zien waarin u eventueel handmatig factuurnummers zou kunnen invoeren. Dat betreft de ‘onze ref.’ nummers van de facturen. Dat is handig wanneer u bijvoorbeeld een lijst met openstaande factuurnummers voor u heeft.

Maar u kunt ook kiezen voor de knop ‘Factuur zoeken’. U krijgt dan een nieuw scherm te zien waarin u bij ‘Relatie’ een debiteur invult. U krijgt daaronder de openstaande facturen te zien. U selecteert de juiste en klikt op ‘Selecteren’.

Zo herhaalt u dat voor alle relevante openstaande debiteuren. Daarna klikt u onder op ‘Sluiten’. U komt terug in het afletterscherm en klikt op de knop ‘Zoeken’. De facturen staan nu in het afletterscherm en deze kunt u afletteren.

Op dat moment krijgt u een dialoogvenster:

“Meerdere – Debiteuren
U dient eerst aan een debiteur/crediteur toe te wijzen”.

U selecteert een debiteur waaraan u de posten toekent, bijvoorbeeld de eerder aangemaakte ‘Batch debiteur’. De posten worden namelijk op één relatie afgeboekt: zowel de bankboeking als alle openstaande posten. U klikt op ‘Verwerken’. Zodoende is er één regel afgeboekt met alle betreffende verkoopfacturen en u kunt de boeking sluiten.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik in Exact Globe zien met welke facturen een ontvangst is afgeletterd?

/in /door

Als u facturen verstuurt naar uw klanten kan het voorkomen dat uw klanten meerdere facturen in één keer betalen. Een ontvangst die via de bank binnenkomt, kan dus betrekking hebben op meerdere verkoopfacturen. Naderhand kan het voorkomen dat u terug wilt kijken op welke facturen die ontvangst betrekking heeft. Er zijn een aantal manieren hoe u kunt zien met welke facturen de betreffende ontvangst is afgeletterd.

In de drie eerdere blog posts in de serie over dit onderwerp hebben we laten zien hoe u dit uit kunt zoeken aan de hand van het ‘Onze ref’ (transactiescherm), via het Afletterscherm en via het Cash flow scherm. Dit is de vierde en laatste blog post over dit onderwerp en laten we zien hoe u kunt zien met welke facturen een ontvangst is afgeletterd via de knop ‘Overeenstemmende transacties’ op de debiteurenkaart.

Via de knop ‘Overeenstemmende transacties’ op de debiteurenkaart
Een van de mogelijkheden om te bekijken met welke facturen de ontvangst is afgeletterd is middels de knop ‘Overeenstemmende transacties’ op de debiteurenkaart. Op de debiteurenkaart van de betreffende debiteur selecteert u de optie ‘Te vorderen’ en ‘Tonen: Afgeletterd en Niet afgeletterd’.

Vervolgens selecteert u de regel van de ontvangst en middels de knop ‘Overeenstemmende transacties’ ziet u vervolgens een overzicht van alle transacties die met die ontvangst zijn afgeletterd.

Bron: Exact Support Blog

Betaalbatches afletteren in Exact Online

/in /door

Als u bankafschriften importeert in Exact Online, dan wordt getracht de bedragen op die afschriften automatisch af te letteren (matchen) met de bijbehorende openstaande facturen.

Bij het automatisch afletteren wordt eerst geprobeerd de juiste relatie te bepalen, door bijvoorbeeld te kijken naar het bankrekeningnummer. Daarna wordt geprobeerd af te letteren met alleen de openstaande posten van de gevonden relatie. Als dat niet lukt wordt er gekeken naar alle openstaande posten die in Exact Online aanwezig zijn.

Het systeem analyseert opeenvolgend aan de hand van de volgende criteria of een betaling of ontvangst met een openstaande post kan worden afgeletterd:
1. De betalingsreferentie en het bijbehorende bedrag;
2. De ‘Onze Referentie’ en het bijbehorend bedrag;
3. De Boekingsdatum en het bijbehorende bedrag;

Echter, wanneer uw bank de betalingen als één bedrag (een batch) aanlevert, kan Exact Online helaas niet herkennen welke openstaande posten bij dit totaalbedrag horen. Zelfs niet als de betalingen vanuit Exact Online zijn verricht. U zult dus handmatig dit totaal bedrag moeten splitsen en per regel aan moeten geven wat het bedrag van de factuur is en welke factuur hier bij hoort (afletteren).

Hieronder leg ik u uit hoe u dit kunt doen.

Op het moment dat uw bankafschriften zijn geïmporteerd, wordt u automatisch doorgestuurd naar het overzicht ‘Afschriften | Af te handelen’. U kunt dit overzicht ook benaderen door te gaan naar [Financieel, Bank, Af te handelen]. Achteraan de regel van de betreffende betaalbatch klikt u op ‘Bewerken’. U komt nu in het volgende scherm terecht:

U dient dit totaal bedrag te splitsen door via het ‘+-icoon’ meerdere regels aan te maken.

Per regel voert u de juiste grootboekrekening, de relatie en het bedrag in. Door vervolgens met uw muis in het veld ‘Onze ref ‘ te gaan staan en op F2 op uw toetsenbord te drukken, kunt u de openstaande factuur erbij zoeken en deze vervolgens ‘Boeken’.

U gaat hiermee door tot dat het gehele bedrag is gesplitst en alle bijbehorende facturen zijn afgeletterd.

Wanneer er erg veel betalingen in één batch verwerkt zijn, kan dit een zeer tijdrovende klus zijn. Onze ontwikkelafdeling is dan ook bezig om naar een oplossing hiervoor te zoeken. Helaas is nog niet bekend wanneer dit wordt doorgevoerd in Exact Online.

Afhankelijk van welke bank u heeft, is het eventueel mogelijk om betaalbatches gedecomprimeerd (als losse betalingen) aan te laten leveren. Wanneer betalingen als losse regels worden aangeleverd, kan Exact Online deze weer automatisch afletteren en scheelt dit u een hoop werk.

Bij de Rabobank is het zelfs zo, dat als u werkt met SEPA (PAIN/XML) bestanden, deze bestanden altijd gedecomprimeerd worden aangeleverd.

Maakt u nog geen SEPA bestanden aan en wilt u weten hoe u dit kunt doen? Klik dan hier en volg het stappenplan.

Voor de overige banken raad ik u aan contact op te nemen met uw bank en bij hen na te vragen of het mogelijk is om de afschriften gedecomprimeerd aangeleverd te krijgen.

Heeft u nog vragen over dit onderwerp, laat dan een reactie achter onder deze blogpost of neem contact op met de afdeling Customer Support.

Bron: Exact Support Blog

Het afletteren van SEPA incasso batches in Exact Online

/in /door

Als het goed is bent u inmiddels helemaal over op SEPA.
Met deze overgang is er het één en ander gewijzigd in Exact Online, met name het verrichten van incasso’s.

In de blogpost Hoe ga ik om met een geweigerde SEPA incasso? heeft u kunnen lezen wat er gebeurt als er een incasso geweigerd wordt en hoe u dit op kunt  lossen.

In deze blogpost zal ik u wat meer uitleg geven over het afletterproces van incassobatches.
Het is namelijk gebleken dat er nog wat onduidelijkheid is over wat er precies gebeurt op het moment dat er een incassobatch wordt aangemaakt.

Om een SEPA incasso te kunnen verrichten is er nu een grootboekrekening ‘Incasso batches af te letteren’ nodig.  Deze grootboekrekening kunt u instellen via [Administratienaam, Instellingen, (tabblad) Financieel, Grootboekrekeningen: Koppelingen].

Op het moment dat u een incasso vanuit Exact Online verricht, gebeurt er in principe nog helemaal niks met de openstaande posten.  De openstaande facturen blijven gewoon op de debiteuren rekening staan.

Wanneer er een incassobatch wordt aangemaakt (door de incasso’s te ‘verrichten’) wordt er en ID-nummer meegegeven aan de batch.

Zodra u het afschrift van uw bank via [Financieel, Bank, Importeren afschriften]  importeert, wordt aan de hand van dit ID (dat ook op het bankafschrift vermeld staat)herkend welke batch met openstaande facturen bij dit afschrift hoort.

Door deze herkenning worden het afschrift en de batch direct met elkaar afgeletterd op de grootboekrekening ‘Incasso batches af te letteren’, welke u eerder in uw instellingen heeft aangegeven.

Voor meer informatie over het verrichten van SEPA incasso’s, raad ik u aan het volgende Youtube filmpje te bekijken: http://exact.to/omcrm!

Bron: Exact Support Blog

Hoe ga ik om met een geweigerde SEPA incasso in Exact Online

/in /door

Incasso batches die u indient bij de banken kunnen worden geweigerd vanwege onjuiste debiteurgegevens, zoals de verkeerde bank of de verkeerde bankrekening, ontoereikend saldo op de bankrekening etc.

In deze blog leggen we uit wat u in zo’n geval kunt doen om de aflettering ongedaan te maken en eventueel de incasso’s opnieuw klaar te zetten.

Aflettering
Als u de incasso batches verwerkt en een bankafschrift ontvangt waarop die transacties staan vermeld, dan zullen de bedragen van het incassobestand en het bankafschrift automatisch worden afgeletterd in Exact Online. Dit gebeurt op het moment dat u via [Bedrijfsnaam, Instellingen] een grootboekrekening heeft ingevuld bij Incasso batches af te letteren.

Een geweigerde incasso verschijnt in een afzonderlijk afschrift. Afletteren is hierbij niet direct mogelijk, voor het originele afschrift moet de aflettering eerst ongedaan gemaakt worden. Hier leest u hoe dit werkt:

1. Ga naar [Financieel, Bank, Afschriften af te handelen]. Controleer of de post op Debiteuren staat. Is dit niet het geval, klik dan achterin de regel op Bewerken en kies de juiste relatie. Klik op Bewaren.

2. Ga naar [Verkoop, Klanten, Openstaande posten]. Vul de relatie in en klik op Afletteren.

3. Kies voor tonen: Afgeletterd

4. Vink onder de kop Cash Flow het originele bankafschrift aan, u ziet nu dat de post waarmee deze afgeletterd is automatisch ook aangevinkt wordt.

5. Klik op Ongedaan maken.

6. Kies nu voor tonen: Niet afgeletterd.

7. Vink het originele afschrift aan en de geweigerde incasso, klik op Afletteren. De originele openstaande post wordt opnieuw geopend en is in overeenkomst met het ontvangen afschrift.
Incasso opnieuw verrichten

Als het de bedoeling is om de incasso alsnog te verrichten, dan dient u ze te heropenen.

1. Ga hiervoor naar [Financieel, Bank, Alle optie, Incasso selecteren].

2. Filter op Status: Betalingen onderweg. Vink de posten aan klik op Heropenen.

3. Filter nu op Status: Open om de incasso’s opnieuw te kunnen verrichten.

Mocht u verdere vragen hebben over dit proces dan horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next oninbare debiteuren afboeken

/in /door

In bepaalde gevallen kan het voorkomen dat u een openstaande post niet meer kunt innen of hoeft te betalen. In Exact Globe Next kunnen deze openstaande posten op een eenvoudige wijze worden afgeschreven naar een winst of verlies rekening. U kunt de openstaande post van een debiteur of crediteur afschrijven via het menu [Financieel, Debiteuren, Kaarten] of [Financieel, Crediteuren, Kaarten] en te kiezen voor de knop ‘Afletteren’. In het scherm dat nu verschijnt staat aan de linkerkant de betalingen en aan de rechterkant de openstaande facturen. Selecteer aan de rechterkant de factuur waar geen betaling of credit nota tegenover staat. Kies nu voor de knop ‘Afletteren/Verwerken’. Het volgende scherm verschijnt:

In dit scherm kunt u bepalen wat u met de openstaande factuur wil doen.

– Saldo/Verdichten: hier kunt u twee of meerdere facturen verdichten naar één factuur.
– Betalingsverschil: hier kunt u een betalingsverschil wegboeken naar de betalingsverschillenrekening.
– Kortingen: hier kunt u een korting op de factuur wegboeken naar een kortingsrekening.
– Korting (Inclusief: Bel): hier kunt u een korting inclusief belasting wegboeken.
– Overige: hier kunt een niet te innen factuur afboeken naar een te selecteren grootboekrekening.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een teveel betaald bedrag terugbetalen binnen Exact Globe Next?

/in /door

Het kan voorkomen dat een debiteur een factuur dubbel betaalt, bijvoorbeeld omdat de factuur zowel geïncasseerd is, als handmatig door de debiteur betaald. Ook kan het gebeuren dat er per ongeluk een te hoog bedrag is overgemaakt. In deze blogpost wordt aangegeven hoe het teveel betaalde bedrag terugbetaald kan worden.

Afletteren
Met de functie ‘Afletteren’ koppelt u betalingen aan facturen, door beide te selecteren en te kiezen voor ‘Afletteren’. U kunt het afletteren starten via het menupad [Cash flow, Invoer, Cash flow], [Cash flow, Invoer, Toe te wijzen], of [Cash flow, Invoer, Af te letteren]. Daarnaast kunt u via [Financieel, Invoer, Bank] openstaande posten selecteren en deze afletteren met de betaling/ontvangst die u boekt, en kunt u via de debiteuren / crediteurenkaart het afletterscherm openen.

In het afletterscherm zijn twee kolommen zichtbaar, de linkse kolom betreft bij debiteuren de ontvangsten. Selecteer in deze kolom het teveel betaalde bedrag. Bij ontvangst van twee verschillende betalingen voor dezelfde factuur, wordt de eerste betaling automatisch afgeletterd. De tweede betaling kunt u dan direct selecteren. Als een deel teveel betaald is, moet de ontvangst afgeletterd worden met de factuur in de rechterkolom.

Als vervolgens op ‘Afletteren / verwerken’ wordt gedrukt, verschijnt het verwerken scherm waarin verschillende mogelijkheden worden getoond. De optie ‘Terugbetalen’ is alleen zichtbaar als het ontvangen bedrag groter is dan het bedrag van de factuur. Dat is in dit voorbeeld van toepassing.

Door voor deze optie te kiezen heeft u nu een negatieve openstaande post. Via [Cashflow, Diversen, Terugbetalen] kan deze post vervolgens verwerkt worden.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een afboeking naar betalingsverschillen terugdraaien?

/in /door

Via de relatiekaart is het mogelijk om een factuur of deel van een factuur af te boeken naar de grootboekrekening voor betalingsverschillen. In dat geval selecteert u in het afletterscherm de openstaande factuur en kiest u voor de knop ‘Afletteren/Verwerken’. Er komt vervolgens een scherm naar voren waarin u kunt aangeven of u het bedrag naar een bepaalde grootboekrekening wilt afboeken’, bijvoorbeeld de grootboekrekening welke ingesteld staat voor betalingsverschillen. Het afletterscherm kunt u benaderen vanaf de debiteuren- of crediteurenkaart via het menu [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Kaarten].

Betalingsverschil

Ongedaan maken?
Indien u de bovenstaande optie heeft uitgevoerd, dan zult u ook op de grootboekkaart van de betalingsverschillen het afgeboekte saldo als regel terugvinden. Stel dat u een fout heeft gemaakt en u wilt dit terugdraaien, dan kan dit door wederom naar de relatiekaart te gaan en dan het afletterscherm te openen. Kies vervolgens bij Tonen (links bovenin) voor ‘Alle’, selecteer de betreffende afboeking en kies voor de knop ‘Afletteren ongedaan maken’.

Betalingsverschil

Op de grootboekkaart voor betalingsverschillen zal hierna de regel van de afboeking verdwenen zijn en uw factuur staat weer open in het afletterscherm met de status ‘niet afgeletterd’.

Bron: Exact Support Blog