Berichten

Exact AEC 1.46 Service pack 6 is nu beschikbaar

Op 8 mei en 21 juli jl zijn respectievelijk service pack 5 en 6 voor Exact AEC 1.46 beschikbaar gekomen. Hierin vindt u o.m. de volgende verbeteringen:

  • Via het verkoopdagboek kan ingesteld worden dat de rapportagedatum wordt gebruikt om te koppelen naar Exact Globe
  • Het inlezen van een inkoopfactuur op een niet projectgebonden contract is verbeterd
  • Het is nu mogelijk om bij een definitieve verkoopfactuur achteraf een factuurdocument te koppelen
  • Bij digitale facturering in het INSBOU003 of INSBOU004 formaat wordt bij factureren van werkbonnen het opdrachtnummer van de werkbon als inkoopordernummer weggeschreven

Zie voor een volledige overzicht van de aanpassingen in deze service packs: 27.179.791 – Exact AEC-releasenotes 1.46

Bron: Exact Support Blog

RMA- en RTV orders in Exact Globe Next (E-RMA)

Met de module E-RMA kun je snel en correct teruggekomen en teruggestuurde goederen registreren. Een RMA order (Return Merchandise Authorizations) biedt je de mogelijkheid om retour ontvangen goederen te registreren terwijl een RTV order (Return To Vendor) je de mogelijkheid biedt om de goederen die je zelf retour stuurt te registreren.

RMA orders aanmaken

Om een RMA order aan te maken ga je naar [Order, Invoer, RMA orders]. Hier kies je vervolgens voor Nieuw. Het invoeren van een RMA order is grotendeels gelijk aan het invoeren van een verkooporder. Het verschil is dat je bij het invoeren van een RMA order kunt aangeven of je de goederen opnieuw wilt leveren of dat je een creditnota op wilt stellen. Afhankelijk van deze keuze dienen deze retourgoederen weer bij de voorraad te worden geteld voor een juist voorraadaantal. De logistieke en financiële gevolgen hiervan worden automatisch doorberekend.

Redencodes

Bij het aanmaken van een RMA order dien je in de kolom Reden een redencode op te geven.

De redencodes kun je aanmaken en onderhouden via [Systeem, Logistiek, Redencodes]. Deze codes maken het mogelijk om op gestandaardiseerde wijze redenen van retouren vast te leggen. Hierbij kun je denken aan een redencode ‘defect’ of ‘verkeerde kleur’. Bij het aanmaken van een redencode kun je een unieke code en omschrijving opgeven. Daarnaast kun je aangeven of je de redencode alléén voor RMA orders of ook voor RTV orders wilt gebruiken.

Vervolgens kun je via [Order, Verslagen, RMA orders] de saldilijst voor RMA orders opvragen waarmee je selecties kunt maken op basis van deze redencodes, zodat je snel inzicht hebt in de redenen van retourzendingen. Hetzelfde geldt voor de saldilijst RTV orders via [Inkoop, Verslagen, RTV orders].
Voor meer informatie over het aanmaken van redencodes, zie Redencodes aanmaken en onderhouden.

RMA orders afhandelen

Nadat je een RMA order hebt ingevoerd dien je deze, afhankelijk van de orderinstellingen, te fiatteren via [Order, Invoer, Fiatteren]. Let er hierbij op dat je boven in het scherm de optie ‘RMA order’ selecteert zodat de RMA orders worden getoond.
Vervolgens kun je de RMA order via [Order, Invoer, Bevestigen] bevestigen. Ook hier dien je er op te letten dat boven in het scherm de optie RMA order is geselecteerd.
Wanneer de goederen van de RMA order zijn ontvangen kun je dit registreren via [Inkoop, Invoer, Ontvangsten]. Kies hier het magazijn waarin de goederen worden ontvangen en vink wederom boven in het scherm de optie RMA order aan. Selecteer vervolgens de betreffende order en kies voor Retouren om de ontvangst af te handelen.

RTV orders aanmaken en afhandelen

Via [Inkoop, Invoer, RTV orders] kun je RTV orders invoeren. Ook hier dien je een redencode op te geven. Afhankelijk van de inkoopinstellingen dient de RTV order vervolgens gefiatteerd te worden via [Inkoop, Invoer, Fiatteren]. Let er op dat je boven in het scherm de optie RTV order selecteert.

Vervolgens dien je de RTV order via [Order, Invoer, Leveringen] te leveren. Selecteer hier het magazijn, de optie RTV order en de betreffende RTV order en klik op de knop Retouren om het leveringsvoorstel te openen en de levering verder te Verwerken.

Voor meer informatie over RMA- en RTV orders, zie de Startpagina E-RMA / E-RTV.

Bron: Exact Support Blog

Logistiek – Drop shipment in Exact Globe Next

Als je artikelen verkoopt welke je niet zelf op voorraad houdt, dan is het efficiënter om die artikelen direct te (laten) leveren aan de klant. Op die manier bespaar je onder andere transport- en opslagkosten. Je bestelt de artikelen bij je leverancier/producent en in plaats van de artikelen eerst aan jezelf te leveren, wordt rechtstreeks geleverd aan de klant. De (inkoop-)factuur van de producent/leverancier gaat naar jezelf en daarna factureer je de klant. Deze methode wordt Drop ship  genoemd. In deze blogpost leggen we uit hoe je hiermee kunt werken in Exact Globe.

Instellingen

Wanneer je met de methode Drop ship wilt werken, dien je in de orderinstellingen de optie Drop ship aan te vinken. Om dit te controleren en/of aan te passen kun je gaan naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Orderinstellingen]. In de sectie Invoer staat de optie Drop ship. Vink deze optie aan en klik op Bewaren.

Vervolgens dien je de kolom Drop ship aan de verkooporder toe te voegen via de kolominstellingen. Zo kun je per orderregel aangeven of dat artikel voor drop shipping in aanmerking dient te komen.

Magazijnen

Via [Voorraad, Magazijnbeheer, Magazijnen] kun je een drop ship magazijn aanmaken door de optie Drop ship aan te vinken. Wanneer deze optie eenmaal is aangevinkt kan dit niet meer worden gewijzigd.


Artikelen

Bij het onderhoud van de artikelen, te benaderen via bijvoorbeeld [Voorraad, Artikelen, Onderhouden], kun je op het tabblad Voorraad een of meerdere magazijnen koppelen aan een artikel. In de sectie Magazijnen kun je de kolom Drop ship toevoegen, zodat je snel kunt zien welke van de magazijnen die aan het artikel zijn gekoppeld Drop ship magazijnen zijn.

Opmerking: Arbeidsuren, machine uren, activa artikelen en kosten artikelen kunnen niet worden toegewezen aan een Drop ship magazijn.

Artikelen per leverancier

Het is tevens mogelijk om via het artikelonderhoud aan te geven welke leverancier het artikel via Drop ship kan leveren. Hiervoor open je het tabbladInkoop/Verkoop en selecteer je in de sectie Leveranciers de betreffende leverancier. Vervolgens klik je op het Bewerken icoon aan de linkerkant waarna het scherm Artikelen per leverancier wordt geopend. Hier kan de optie Drop ship worden aangevinkt.

Vervolgens kun je in het artikelonderhoud, in de sectie Leveranciers op het tabblad Inkoop/Verkoop, de kolom Drop ship toevoegen zodat je kunt zien welke leverancier via Drop ship kan leveren.

Verkooporder

Bij het invoeren van de verkooporder kun je de kolom Drop ship toevoegen zodat je aan kunt geven welke regel(s) van de verkooporder via drop ship geleverd dienen te worden.

Wanneer je vervolgens een bestelling genereert voor de Drop ship order, dan wordt de leverdebiteur van de verkooporder als afleverdebiteur voor de bestelling ingevuld. De leverancier levert de bestelling dan rechtstreeks uit aan de klant.

Meer informatie over de werkwijze
Voor een uitgebreide uitleg over het aanmaken van een verkooporder, het genereren van bestellingen, het leveren van een verkooporder en het ontvangen van een bestelling waarbij gebruik gemaakt wordt van drop shipping, zie de sectie Werkwijze in de blogpost How to: Werken met Drop ship.

Bron: Exact Support Blog

Exact voor Productie Ease of Use: Batches toewijzen met de werkorderuitgiftebon

Er zijn verschillende layouts waarop werkordermaterialen worden getoond, zoals de werkbon, de picklijst voor productie en de verzamelpicklijst voor productie. Geen van die layouts is geschikt om uw magazijnmedewerkers een vooraf geselecteerde batch te laten verzamelen. Wij hebben onlangs een werkorderuitgiftebon toegevoegd voor precies dat doel: de juiste batch verzamelen.

Een specifieke batch verzamelen voor de werkorder

Neem een zuivelproducent. Hij heeft voorraad van verse melk in tanks, en van verschillende andere ingrediënten in zakken en vaten. Al deze ingrediënten hebben een THT, hoeveelheid en opslaglocatie(s) die batch specifiek is. Als we onze magazijnmedewerkers zouden instrueren met een werkbon of picklijst laten we de beslissing welke batches te gebruiken aan hen over. We zijn voorts beperkt in het vooraf aanwijzen van batches omdat alle voorraad beschikbaar blijft totdat ze uitgegeven is. De werkorderuitgiftebon ([Stamdata] Layouts, Werkorderuitgiftebon) is precies voor dit doel ontworpen. We selecteren de batches op het materiaaluitgiftescherm, en als we de werkbon afdrukken kunnen we ook het pickadvies laten afdrukken. Het magazijn weet nu zeker welke batch te gebruiken:

 

(Klik om te vergroten)

 

Optie om de werkorderuitgiftebon af te drukken met de werkbon

Als we de werkbon afdrukken (met de Afdrukken knop in de werkorder, of via [Productie] Planning, Werkbon afdrukken) hebben we de optie voor “Uitgiftebon toevoegen aan werkbon in pdf-formaat”. Bij de keuze van deze optie wordt de werkorderuitgiftebon aan de werkbon gehecht:

 

(Klik om te vergroten)

 

Alternatieven om de werkorderuitgiftebon aft e drukken zijn via [Productie] Uitgiften en retouren, Afdrukken en [Productie] Uitgiften en retouren, Historie.

 

De werkorderuitgiftebon bevat de uitgegeven werkordermaterialen  met hun respectievelijke serie- of batchnummers:

 

(Klik om te vergroten)

 

Deze verbeteringen zijn nu beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Support Blog

HRM oplossing in Exact Synergy Enterprise – HR-Medewerkers

De HRM oplossing van Exact Synergy Enterprise helpt de administratieve lasten van HR-medewerkers te vergemakkelijken door de HRM-processen te automatiseren en werknemers de toegang te geven tot de informatie die ze nodig hebben. In deze blogpost over het beheren van de dagelijkse HRM werkzaamheden zullen we bespreken hoe er kan worden bepaald wat medewerkers kunnen zien en doen in Synergy, hoe digitale personeelsbestanden onderhouden kunnen worden en hoe gebruik gemaakt kan worden van de Employee self service optie.

Wat kunnen medewerkers doen en zien in Exact Synergy Enterprise?

Op de medewerkerskaart kan aangegeven worden welk beveiligingsniveau bij deze specifieke medewerker hoort. Zo kun je per medewerker een ander beveiligingsniveau selecteren. De medewerker kan alleen informatie bekijken met een zelfde of een lager beveiligingsniveau dan de medewerker zelf.

Daarnaast werkt Exact Synergy Enterprise met rollen, wat samen gaat met de beveiligingsniveaus.
U kunt bijvoorbeeld instellen dat iedereen met een manager-rol beschikt over beveiligingsniveau 10 en iedereen met de rol consultant over niveau 5 etc. Aan een rol zijn weer functierechten gekoppeld die bepalen welke rechten een medewerker binnen Synergy heeft. Kortom, de rollen bepalen wat een medewerker in Exact Synergy Enterprise allemaal kan doen en zien.

Als aanvulling op de individuele rollen en rechten kun je ook per verzoek of document aangeven wie die betreffende informatie mag zien.

Voor meer informatie over beveiligingsniveaus, zie Beveiligingsniveaus in Exact Synergy Enterprise en voor meer informatie over rollen en rechten zie Functierechten koppelen aan rollen en de gerelateerde documenten.

Digitale personeelsbestanden onderhouden

Exact Synergy Enterprise is het perfecte platform voor het veilig onderhouden van personeelsbestanden.  De medewerkerskaart is dé plek voor alle informatie die betrekking heeft op die betreffende medewerker. Je kunt hierbij denken aan het werkrooster, de planning, familiegegevens, de werkstroom, persoonlijke documenten etc. Alle informatie is voorzien van een beveiligingsniveau, dus alleen medewerkers die de informatie zouden mogen zien kunnen deze ook daadwerkelijk zien.

Je kunt de medewerkerskaart benaderen door bovenaan in het zoekveld naar een specifieke medewerker te zoeken of door op Mijn medewerkers te klikken in het linker ☰ menu (indien dit is ingesteld in de sectie Snelle toegang op het tabblad Menu op de pagina Voorkeuren) en vervolgens op de naam van één van de medewerkers te klikken.

Employee Self Service

Met de Employee Self Service rol hebben medewerkers beperkte toegang tot de functionaliteiten en informatie in Exact Synergy Enterprise, maar kunnen daarmee wel de meeste dagelijkse HRM werkzaamheden zelf uitvoeren. Een aantal voorbeelden van acties die door een medewerker met de Employee Self Service rol uitgevoerd kunnen worden zijn:

  • Het bekijken en bewerken van de eigen medewerkerskaart
  • Het bekijken van de eigen kalender en planning
  • Medewerkers zoeken en bekijken
  • Het aanmaken van verzoektypen (maximaal 15)
  • Standaard verzoeken aanmaken (Vacation en Task)
  • Medewerker- en projectspecifieke documenten aanmaken, bewerken, zoeken en bekijken

Voor meer informatie over de Employee Self Service Rol, zie Employee Self Service rol.

Bron: Exact Support Blog

Minimumloon tabel per 1 juli 2017

Zoals elk jaar is ook dit jaar vanaf 1 juli een aanpassing van het wettelijk minimumloon en het minimumjeugdloon. Deze nieuwe minimumloon tabel is onderdeel van de rekenregels. 

Gewijzigde rekenvoorschriften

In Exact Globe wordt de tabel met deze nieuwe minimumlonen meegeleverd in product update 412SP11 en in 413SP3 vanaf 14 juni 2017. Na het uitvoeren van een update, kunt u deze wijziging terugvinden in het menupad Salaris  Verslagen  Rekenvoorschriften, wanneer u bij Soort verslag de optie Minimumloontabel selecteert. Het nieuwe minimum loon wordt ook afgedrukt op de salarisslips vanaf 1 juli 2017.

Bron: Exact Support Blog

Product updates 258SP6 en 413SP6 beschikbaar (gefaseerde uitrol)

Product updates 258SP6 en 413SP6 zijn nu beschikbaar. Product update 413SP6 is op dit moment echter alleen te downloaden voor klanten van Exact Compact en voor klanten die reeds over product update 413 beschikken.

De beschikbaarheid van deze product update voor overige klanten volgt later. Houd dit support blog in de gaten voor meer informatie hierover.

Exact Compact

De verbeteringen voor Exact Compact kunt u vinden in de release notes in document 27.259.082.

Service packs Exact Synergy Enterprise en Exact Globe Next

Voor de verbeteringen die in 258SP6 en 413SP6 zijn toegevoegd kunt u onderstaande links raadplegen:

Liever niet wachten?

Werkt u op dit moment niet met product update 413, maar wilt u toch al gebruik maken van 413SP6? Neem dan contact op met onze support afdeling.

Bron: Exact Support Blog

Herinnering: Verstuur uw loonaangifte via Digipoort

Via deze blogpost, onze eindejaarsmailing en Deel II van de eindejaarshandleiding 2016/2017, hebben wij u reeds geïnformeerd over het feit dat het vanaf 1 maart 2017 verplicht is om de aangifte loonheffingen via het Digipoort kanaal te verzenden.

Sluiting BAPI kanaal

Uit gegevens van de Belastingdienst is gebleken dat er nog loonaangiften via het oude BAPI kanaal worden verzonden. Graag willen wij u erop attenderen dat de Belastingdienst het BAPI kanaal per 1 juli definitief sluit. Indien u uw loonaangifte nog via het oude kanaal verzendt, kunt u binnenkort een brief van de Belastingdienst verwachten.

De stappen

Indien u wilt weten welke stappen u dient te ondernemen in verband met het verzenden van de loonaangifte via Digipoort, kunt u dit document raadplegen.

Let op: De duur van de aanvraagprocedure van het PKI Overheid-certificaat, is afhankelijk van de door u gekozen aanbieder. De gemiddelde doorlooptijd is 6 tot 8 weken.

Bron: Exact Support Blog

Service Management – Contracten in Exact Synergy Enterprise

Serviceorganisaties dienen over het algemeen afspraken te maken met de klant over de betaling van de service-activiteiten. Met de Service management oplossing is het mogelijk om contracten te genereren waarin de afspraken met de klant vermeld staan. In deze blogpost wordt deze functionaliteit verder besproken.

Servicecontracten aanmaken

Voor het aanmaken van servicecontracten kunt u gaan naar [Modules, Service management, Invoer , Contracten, Contracten (Nieuw)].

Voordat u daadwerkelijk servicecontracten aan kunt gaan maken, dient u de stamgegevens in te richten onder het kopje Inrichting.

Contract typen

Bij het aanmaken van een contract kunt u een contracttype meegeven. Contract typen worden puur gebruikt om verschillende soorten contracten te groeperen. U kunt bijvoorbeeld voor iedere service level een apart contracttype aanmaken. Zo kunt u voor basis service een bronzen contract maken, voor medium service een zilveren, voor uitgebreide service goud en voor service op maat platina.

Afspraakverzamelingen

Een contract bestaat o.a. uit een aantal afspraken. Het kan zijn dat er regelmatig afspraken toegevoegd dienen te worden. Afspraakverzamelingen maken het mogelijk om snel en eenvoudig een groep afspraken toe te voegen aan een contract of contracttemplate. Zodra de afspraken aan een contract zijn gekoppeld kunnen deze indien nodig nog worden aangepast.

Contracttemplates

Contracttemplates gaan nog een stapje verder en maken het mogelijk om afspraakverzamelingen en/of regels met andere contract variabelen die gegroepeerd zijn te combineren. Voor meer informatie over contracttemplates, zie Aanmaken en bewerken van contract templates voor Service management.

Factureren

Het is geen verplichting om met contracten te werken om te kunnen factureren. Er zijn ook service bedrijven die services verrichten en factureren zonder contract. Echter werken de meeste service organisaties met contracten en het contract bepaalt daardoor een aantal zaken met betrekking tot het factureren: de frequentie waarin er gefactureerd wordt, de prijs die in de afspraakverzameling staat vermeld en wanneer de factuur precies wordt gegeneerd (bijvoorbeeld op een vaste dag of via een bepaalde berekening gebaseerd op de startdatum van het contract).

Prolongatie en indexatie

Over het algemeen wordt er bij het opstellen van een contract een bepaalde looptijd afgesproken. Wanneer de einddatum bijna in zicht is kunt u het contract automatisch of handmatig (laten) verlengen (prolongeren) . Tevens kan het noodzakelijk zijn om één of meerdere contracten te indexeren. De Service management oplossing maakt het dan ook mogelijk om contracten te prolongeren en te indexeren.

Meer informatie

Voor meer informatie over het aanmaken en inrichten van de servicecontracten, zie Aanmaken en bewerken van servicecontracten voor Service managementen de gerelateerde documenten.

Volgende keer

In de volgende en laatste blogpost in de serie over de Service management oplossing bespreken we het realiseren van de service management activiteiten.

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe service packs beschikbaar! Exact Globe & Exact Synergy Enterprise

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor u klaar:

Product update 413SP4 en 258SP4 komen later beschikbaar. Op dit moment werken we aan een oplossing voor een issue met betrekking tot de print engine in product update 413 van Exact Globe. Zodra er meer bekend is en deze service packs beschikbaar komen, kunt u dat lezen op het support blog. We verwachten u hier op korte termijn meer informatie over te kunnen geven.

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kunt u per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kunt u in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. U kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dient u een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteert u in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klikt u eerst op update naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kunt u onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact Support Blog