Berichten

Update beschikbaar voor het versturen van de btw-aangifte, icp-aangifte en loonaangifte via Digipoort

In Exact Globe en Exact Compact heeft u de mogelijkheid om uw aangiften (btw, icp en loonaangifte) elektronisch via Digipoort te versturen naar de Belastingdienst.

We hebben besloten een extra aanpassing door te voeren om er voor te zorgen dat communicatie met Digipoort correct verloopt en u de aangiftes kunt blijven versturen via het TLS1.2 protocol. Deze aanpassing is vanaf nu beschikbaar in product update 411SP19, 412SP9 en 413SP3 (vanaf 3-4-2017).

Dit betekent dat u een update dient uit te voeren om over deze verbetering te kunnen beschikken.  Om na 19 april 2017 aangiftes te kunnen versturen dient u over deze update te beschikken. Houd er rekening mee dat het TLS1.2 protocol niet wordt ondersteund in Windows Vista en Windows Server 2008.

Daarnaast dient u mogelijk na 19-4-2017 eeen nieuw SSL certificaat te installeren op de machine waarmee de aangiftes worden verstuurd. Dit SSL certificaat dient niet verward te worden met het PKI certificaat dat nodig is om aangifte te kunnen versturen.

Voor meer informatie, zie Het installeren van het SSL certificaat voor de Digipoort verbinding.

Bron: Exact Support Blog

Exact Globe salaris eindejaarsverwerking tip: Twee keer per week cao’s!

Dit jaar gaan we iets nieuws doen. Elk jaar vinden er wijzigingen plaats in de verschillende cao’s die wij ondersteunen.

In tegenstelling tot vorig jaar, gaan we dit jaar de aangepaste cao componenten standaard twee maal per week uitleveren in de bestaande service packs, op woensdag en vrijdag.

Update schema 2017

In onderstaande tabel kunt u zien om welke data het gaat. Het reguliere, maandelijkse service pack (geel gearceerd), staat gepland op 3 januari 2017. De tussentijdse cao-updates zijn in het groen aangegeven. Product Update 413 staat gepland op 6 januari (blauw gearceerd).

update-schema_1

update-schema_2

Om te zien welke cao’s op welke dag beschikbaar zijn gekomen, kunt u dit blog of de Startpagina Salaris in de gaten houden.

Let op: in sommige gevallen kan voorkomen dat een cao beschikbaar komt op een andere dag dan de woensdag en vrijdag. Voor de exacte beschikbaarheidsdatum kunt u het blog of de Startpagina Salaris in de gaten houden. Hier wordt een bericht geplaatst zodra er nieuwe cao’s beschikbaar zijn gekomen.

Hou er tevens rekening mee dat de genoemde data in dit bericht geplande data zijn. Deze kunnen dus nog wijziging. Hou de genoemde communicatiekanalen dus goed in de gaten.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy Enterprise meerdere documenten in één keer archiveren!

Wanneer u de documenten in Exact Synergy wilt opschonen kunt u deze verwijderen of archiveren.

Bij het verwijderen van documenten worden de documenten volledig uit de database verwijderd. Bij het archiveren van documenten blijven ze nog wel aanwezig met de status Gearchiveerd, maar worden ze uitgesloten bij zoekacties.

U kunt een document archiveren door het document te bewerken en op de knop Archiveren te klikken.

Het is echter ook mogelijk om meerdere documenten in één keer te archiveren.

Documenten zoeken

Voordat u de documenten kunt archiveren dient u een selectie te maken op de te archiveren documenten. Dit kun u doen via Modules ➔ Documenten ➔ Overzichten ➔ Documenten ➔ Zoeken.

Via de verschillende selectie criteria maakt u een selectie op de documenten die u wilt archiveren, en klikt vervolgens op Tonen.

U ziet nu de documenten die aan de opgegeven criteria voldoen. Om te voorkomen dat u onterecht de verkeerde documenten archiveert, is het belangrijk om te controleren of er alléén documenten worden getoond die u wilt archiveren.

Documenten archiveren

Om deze documenten te archiveren klikt u op de knop Onderhoud. Op de Documenten: Onderhoud pagina past u niets aan maar klikt hier op de knop Archiveren. De documenten worden nu gearchiveerd.

ar1nl

Archiveren ongedaan maken

Wanneer u een gearchiveerd document weer beschikbaar wilt maken zoekt u het betreffende document op en klikt op de knop Herstellen.

ar2nl

Bron: Exact Support Blog

Tip: Dubbele relaties verwijderen in Exact Synergy Enterprise

Het is belangrijk dat de informatie in uw klantendatabase volledig up-to-date is. Deze data wordt namelijk gebruikt om te communiceren met uw klanten, om analyses uit te voeren en op basis van die statistieken actie te ondernemen, en uiteraard om offertes, facturen en orders te adresseren. Wanneer u dubbele relaties in uw klantendatabase heeft staan, kan dit tot vervelende situaties leiden. Een e-mail kan bijvoorbeeld twee keer verstuurd worden naar dezelfde relatie of een factuur wordt naar een verkeerd adres verzonden waardoor deze niet op tijd wordt betaald, etc.

Om dit soort situaties te voorkomen, heeft u in Exact Synergy Enterprise de mogelijkheid om relaties te ontdubbelen.

Ontdubbelen

Met de functie Ontdubbelen worden gelijkwaardige of identieke gegevens verwijderd of samengevoegd. Deze functie draagt bij aan het creëren van een ‘schonere’ en kleinere database waarbij doublures zo veel mogelijk worden voorkomen. Om relaties te ontdubbelen gaat u naar [Modules ➔ Klanten ➔ Overzichten ➔ Kwaliteitsanalyse ➔ Ontdubbelen].

Screenshot1

In de sectie Hoofdinstellingen dient u bij Samenvoegen aan te geven welke methode u wilt gebruiken voor het ontdubbelen. Wanneer u kiest voorVoorbeeld, dan worden de relaties nog niet meteen samengevoegd, maar dan krijgt u eerst een rapport te zien met de te verwachten resultaten. Wanneer u voor Werkelijke kiest dan wordt het proces definitief uitgevoerd en worden dubbele relaties samengevoegd.

Tevens is het veld Contactpersonen verplicht. Hier kunt u aangeven of u de contactpersonen van de betreffende relatie(s) wilt Samenvoegen of wiltToevoegen. Nadat u alle andere betreffende velden heeft ingevuld kiest u voor Verwerken.

Rollen en rechten

Om relaties te kunnen ontdubbelen heeft u het functierecht 608 – Allows to perform accounts/contact deduplication tasks nodig. Dit recht is standaard aanwezig in de Administrator rol.

Help document

Voor meer informatie over het ontdubbelen van relaties en over de in te vullen velden etc. kunt u dit document raadplegen.

Bron: Exact Support Blog

Belangrijk bericht m.b.t. het exporteren van salaris journaalposten van Exact Globe en Exact Compact naar Exact Online

n Exact Globe en Exact Compact heeft u de mogelijkheid om salaris journaalposten te exporteren naar Exact Online.

Onlangs is er een verbetering doorgevoerd in de wijze waarop Exact Globe Next en Exact Compact communiceren met de Exact Online omgeving. Als een gevolg van deze verbetering dient u ervoor te zorgen dat u minimaal over product update 410SP14 of 411SP10 beschikt en dient u eenmalig de verificatiegegevens te fiatteren.

Het is belangrijk dat u dit uitvoert vóór 1 augustus 2016. Wanneer u dit niet uitvoert kunt u vanaf 1 augustus geen salaris journaalposten meer exporteren van Exact Globe of Exact Compact naar Exact Online.

Voor de uit te voeren stappen zie De verificatiegegevens fiatteren voor het exporteren van salaris journaalposten naar Exact Online.

Wanneer u de verificatiegegevens al heeft gefiatteerd in verband met het elektronisch factureren en/of de automatische uitwisseling van bankbestanden, en in de administratie-instellingen bij Fiattering status een groen vinkje ziet staan, is het niet noodzakelijk om de verificatiegegevens nogmaals te fiatteren. Wel dient u in dit geval te zorgen dat u minimaal over product update 410SP14 of 411SP10 beschikt wanneer u na 1 augustus 2016 nog gebruik wilt blijven maken van het exporteren van salaris journaalposten naar Exact Online.

Bron: Exact Support Blog

Openstaande posten per e-mail verzenden in Exact Globe Next

In sommigen gevallen kan het wenselijk zijn om het overzicht met openstaande posten direct per e-mail te versturen. In Exact Globe kunt u zowel de Te vorderen als de Te betalen overzichten per e-mail verzenden.

De volgende overzichten kunnen worden opgevraagd en per e-mail worden verzonden:

  • Ouderdomsanalyse
  • Openstaande postenlijst
  • Historische saldilijst

Om deze overzichten op te vragen gaat u naar [Financieel, Debiteuren, Te vorderen] of naar [Financieel, Crediteuren, Te betalen]. In het submenu kiest u het gewenste overzicht.

Openstaande posten per e-mail verzenden

In het volgende scherm voert u de betreffende criteria in en klikt u vervolgens op Start. Vervolgens zal in een nieuw scherm het gewenste overzicht getoond worden.

Om dit overzicht per e-mail te verzenden, klikt u onderaan de pagina op Exporteren. In het scherm Exporteren dient u in het veld Bestemming de optieMAPI te selecteren.

Screenshot 2

Nadat u op OK heeft geklikt, kunt u de export opties definiëren. Ten slotte kunt u de gegevens van de ontvanger invoeren en de e-mail Verzenden.

Bron: Exact Support Blog

Inzicht in heropende verwerkte boekingen in het verwerkt en heropend register

Wanneer u een boeking definitief wilt maken kunt u de boeking verwerken. Het kan echter voorkomen dat u achteraf nog iets wilt aanpassen in die boeking. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door de verwerkte boeking te heropenen en de gegevens te wijzigen.

De boeking is dan weer onverwerkt en dient opnieuw verwerkt te worden. Om inzicht te krijgen in de verwerkte boekingen die zijn heropend, kunt u gebruik maken van het register Verwerkt en heropend.

U kunt dit register opvragen via het menupad [Systeem, Financieel, Register, Verwerkt en heropend].

verwerktNL1

Via het filter kunt u een selectie maken op de criteria waarvoor u het register wilt bekijken.

Vervolgens ziet u per dagboek hoeveel boekingen er zijn verwerkt en heropend, en wat het totale bedrag is van de boekingen

Met de knop Zoomen kunt u de onderliggende boekingen bekijken.

verwerktNL2

U ziet dan het boekstuknummer, de onze referentie, de boekingsdatum, de wijzigingsdatum en de bedragen.

Om te bekijken wat er nou precies is gewijzigd in die boeking, kunt u de boeking selecteren en op de knop Transactie klikken. In het transactie overzicht worden dan de oorspronkelijke gegevens en de nieuwe gegevens van de boeking getoond.

verwerktNL3

In de kolom Status kunt u zien of de regel de oorspronkelijke regel (Vervallen) of de nieuwe regel (Geboekt) betreft.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy eenvoudig uren en kosten invoeren door middel van favorieten

Bij het invoeren van uren en kosten kunt u verschillende gegevens opgeven zoals het project en de activiteit.

Wanneer u in een bepaalde periode veel dezelfde werkzaamheden uitvoert voor hetzelfde project of activiteit kunt u deze als favoriet markeren op de Uren en kosten pagina.

De informatie die is opgegeven in de kolommen Project, Relatie, Product, Activiteit, Type en/of Artikel worden dan onthouden en automatisch gevuld wanneer u deze pagina een volgende keer opent.

Om een regel als favoriet te markeren klikt u na het invullen van de regel op fav-nl1 Favoriet aanmaken naast de kolom Project.

fav-nl2

Wanneer een regel als favoriet is gemarkeerd, ziet u voor die regel het pictogram fav-nl3 staan.

fav-nl4

Door op  Favoriet verwijderen te klikken kunt u de favoriet verwijderen. Bij het opnieuw openen van de pagina worden de gegevens van die regel dan niet langer automatisch gevuld.

Bron: Exact Support Blog

Hoe maak ik een offerte met veel tekst in Exact Online?

TEKST-000

Vaak moet er veel tekst in een offerte worden opgenomen. Standaard artikelvelden zoals de artikelomschrijving en de extra omschrijving lijken te kort voor dit doel. Bovendien is het vaak nodig om de standaardtekst te wijzigen of te verduidelijken bij elke nieuwe offerte. Hoe doen we dit in Exact Online Productie?

Het onderhouden van standaardtekst

Op de artikelkaart is een veld Opmerkingen aanwezig. Als dat niet zichtbaar is, kunt u het toevoegen via de (rechterbovenhoek van het scherm) optie Aanpassen. Als u dan ook nog de optie Kopieer opmerkingen aanvinkt, wordt deze opmerking automatisch gekopieerd naar het opmerkingenveld in de offerteregel. Het veld Opmerkingen staat een lange tekst toe, en deze tekst mag opgemaakt zijn (gebruik van vet en inspringen).

TEKST-004

 

Het inrichten van de offertelay-out

De standaard offertelay-out in Exact Online gaat er van uit dat u gebruik maakt van artikelcodes, de artikelomschrijving, een aantal en een kostprijs die getotaliseerd moet worden. Een behoefte die bij gebruikers vaak bestaat is om een aantal opties te presenteren (die dus meestal niet getotaliseerd moeten worden), en om elk van die opties te verduidelijken met een klant specifieke toelichting. In het onderstaande voorbeeld hebben we de code voor de Kostendrager gebruikt voor het aanduiden van de hoofdstukken (Optie), en we hebben de velden Omschrijving (dat is NIET het veld Artikelomschrijving!) en Opmerkingen (Notes) opgenomen. Van de prijsinformatie wordt alleen het regeltotaal vermeld.

TEKST-001

 

Het invoeren van de offerte

Bij het invoeren van de offerte is gebruik gemaakt van een klant specifieke Omschrijving (in plaats van de artikelomschrijving), te Opmerkingen tekst kan desgewenst nog gewijzigd worden via het icoon, en merk ook op het gebruik van de Kostendrager voor de scheiding van de opties:

TEKST-002

 

Het afdrukken van de offerte

Wanneer we deze offerte afdrukken krijgen we het volgende resultaat:

TEKST-005

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe loonbelastingtabellen per 1 april 2016

Per 1 april 2016 zijn er nieuwe loonbelastingtabellen van toepassing, aangezien er in de huidige tabellen geen rekening is gehouden met de laatste aanpassingen die in  het Belastingplan 2016 zijn aangebracht.

Voor Exact Globe zijn deze wijzigingen opgenomen in service pack 409SP10, 410SP10 en 411SP6. Deze service packs worden naar verwachting in de eerste week van april uitgeleverd.

Toepassing in Exact Globe

Na het uitvoeren van de update, beschikt u over de nieuwe  loonbelastingtabellen en kunt u de verloning voor april uitvoeren. In het geval  u per 4 weken verloont, dan vallen er in periode 4 nog een aantal dagen in maart en de rest van de dagen in april. Of Exact Globe de huidige (oude) tabel of de nieuwe tabel toepast in de salarisberekening, is afhankelijk van de datum die  u invult in het veld ‘Boekdatum’. Indien u deze datum zet op een datum vòòr 1 april, dan wordt de huidige tabel toegepast. Wordt de boekdatum op 1 april of een andere datum erna ingevuld, dan wordt de nieuwe tabel toegepast.

Ook zijn de bijzondere tarief percentages gewijzigd. Op het moment dat u een salarisberekening uitvoert voor een periode waarin 1 april valt, dan worden er nieuwe salarisgegevens aangemaakt waarin de nieuwe percentages zijn opgenomen. Indien u in deze periode geen berekening uitvoert, bijvoorbeeld in het geval van een oproepkracht, dan worden de nieuwe salarisgegevens aangemaakt in de eerstvolgende periode die u verloont.

Ten aanzien van de nieuwe tabellen is het niet nodig om herberekeningen uit te voeren voor de voorgaande perioden. De reden hiervoor is dat de wijzigingen dusdanig verwerkt zijn in de tabellen, dat e.e.a. gecorrigeerd wordt in de volgende maanden.

 

Aandachtspunten van de Belastingdienst

In de Nieuwsbrief Loonheffingen 2016, Uitgave 3 staan nog een aantal aandachtspunten met betrekking tot deze wijziging. Voor meer informatie hierover, kunt u contact opnemen met de Beslastingdienst:

Doet u per maand aangifte, dan gebruikt u de nieuwe tabellen vanaf april. Tot die tijd gebruikt u de huidige tabellen, zoals gepubliceerd op de internetsite van de Belastingdienst.

Doet u aangifte per 4 weken en maakt u gebruik van de dag- of weektabel? Houd dan rekening met het volgende in periode 4:

  • Voor 28, 29, 30 en 31 maart gebruikt u de huidige dagtabellen en voor 1 april en daarna de nieuwe dagtabellen.
  • Voor week 13 gebruikt u de huidige weektabellen als  u het loon uitbetaalt op 28, 29, 30 of 31 maart. Betaalt u het loon uit op vrijdag 1 april, dan gebruikt u voor week 13 de nieuwe weektabellen. Ook voor week 14 en volgende gebruikt u de nieuwe tabellen.

Let op: Ook de eindheffingstabellen (tabel 5, 6a en 6b achter in het Handboek Loonheffingen 2016) wijzigen per 1 april 2016.

Bron: Nieuwsbrief Loonheffingen 2016, Uitgave 3

Bron: Exact Support Blog