Berichten

Binnen Exact Synergy ongelezen documenten bekijken

In de blogpost ‘Samen documenten bewerken‘ heeft u kunnen lezen hoe u meerdere personen rechten kunt geven om een document te bewerken.

Wanneer u met meerdere personen meerdere documenten kunt bewerken kan het lastig zijn inzicht te houden in welke documenten door andere mensen zijn aangepast en of u deze aanpassingen al heeft gezien. Met de optie ‘Ongelezen’ kunt u snel bekijken welke gewijzigde documenten u nog niet heeft gezien.

Dit kunt u als volgt doen:

  • U opent de projectkaart van het betreffende project.
  • In de monitor klikt u op ‘Documenten’ om alle aan het project gekoppelde documenten te bekijken.
  • In de criteria vinkt u de optie ‘Ongelezen’ aan en klikt op de knop ‘Actualiseren’.

  • Nu worden alleen de documenten getoond die zijn gewijzigd nadat u het document voor het laatst heeft bekeken.

Wanneer de optie ‘Ongelezen’ niet aanwezig is kunt u deze toevoegen aan de criteria via de optie ‘Aanpassen’ rechtsboven in het scherm.

Bron: Exact Support Blog

Samen documenten bewerken in Exact Synergy

In de blogpost ‘Wie mag dat zien?‘ heeft u kunnen lezen hoe u kunt aangeven dat een document alleen door projectleden mag worden gezien.

Wanneer u met meerdere personen aan een project werkt kan het voorkomen dat de projectleden niet alleen inzicht dienen te hebben in het document, maar tevens het document moeten kunnen bewerken.

Ook dit kunt u in het document aangeven. Bij het aanmaken of bewerken van het document koppelt u het betreffende project en stelt de ‘Bewerken: rechten’ in op ‘Project – Lid’.

Alle mensen die lid zijn van het project kunnen het document nu bewerken.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik documenten in Elvy (tijdelijk) opslaan in de Store?

Als u op een later moment uw documenten wilt verwerken, of (bijvoorbeeld door uw afwezigheid) deze beschikbaar wilt stellen aan uw collega’s, dan kunt u gebruik maken van de Store in Elvy. Hiermee is het eenvoudig mogelijk om alle openstaande documenten te bewaren, om deze op een later moment weer te openen.

Om gebruik te maken van de Store, gaat u naar het tabblad Digitaliseren. In de linker kolom drukt u op Store, waarna het Store-scherm getoond wordt.

ds-store1

Vervolgens geeft u een omschrijving op in het tekstveld, waarna u op Toevoegen drukt. Op dat moment worden alle openstaande documenten bewaard, waarna deze in Elvy gesloten worden. Per verzameling documenten wordt, naast de omschrijving, het aantal documenten, de datum en tijd én uw Windows inlognaam opgeslagen.

ds-store2

Wanneer u documenten verwerkt waarop barcodes staan, dan kunt u deze met Toevoegen ahv herkenning opslaan. Er wordt dan per document (of bundel, als uw factuur uit meerdere pagina’s bestaat) een regel aangemaakt.

Om op een later moment verder te gaan, opent u de Store en selecteert u de verzameling documenten die u bewaard hebt, door de regel aan te klikken en op Terugplaatsen te drukken; u kunt ook dubbelklikken op de betreffende regel om de documenten terug te plaatsen.

ds-store3

Elvy zal vervolgens alle geselecteerde documenten inladen vanuit de Store.

Het is mogelijk om een selectie van uw openstaande documenten op te slaan in de Store: bundel de documenten die u bij elkaar wilt opslaan en volg de stappen voor het toevoegen van documenten aan de Store.

Bron: Elvy

Wie mag dat zien binnen Exact Synergy Enterprise?

Wanneer u werkt aan een project kunt u alle aan dat project gerelateerde documenten koppelen aan dat project. Op die manier is alle informatie verzameld op één centrale plek. Vanuit de projectkaart kunt u eenvoudig de gekoppelde documenten bekijken via de link ‘Documenten’ in de monitor.

Het kan echter voorkomen dat bepaalde informatie alleen inzichtelijk dient te zijn voor de leden van het project en niet voor de andere medewerkers in het bedrijf.

U kunt dit eenvoudig realiseren via het beveiligingsniveau van het document. Bij het aanmaken of bewerken van het document koppelt u het betreffende project en stelt het beveiligingsniveau in op ‘Project (Specifiek)’.

Op deze wijze kunnen alleen de mensen die lid zijn van het betreffende project het document zien.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik werken met tags in Synergy documenten

In Exact Synergy Enterprise kunnen tags gebruikt worden als keywords om documenten te organiseren en groeperen. Exact Synergy Enterprise kent zowel bedrijfstags als persoonlijke tags. Bedrijfstags zijn voor het hele bedrijf beschikbaar en in te stellen, persoonlijke tags alleen per gebruiker.

Per documenttype (inrichting)
De bedrijfstags kunnen worden ingesteld per documenttype via het menupad [Documenten, Inrichting, Onderhoud, Document: types]. Onder het tabblad ‘Meer eigenschappen’ kunnen bedrijfstags bij een documenttype worden geactiveerd door de optie ‘tags’ aan te vinken. Vervolgens kunnen bedrijfstags worden gedefinieerd, die aan het bewuste documenttype gekoppeld mogen worden door deze in te voeren via het invulveld ‘Toevoegen’.

De bedrijfstags zijn hier ook weer te verwijderen van dit documenttype door middel van het rode kruisje naast de tags. Deze optie is alleen beschikbaar als de tags nog aan geen enkel document binnen dit type gekoppeld zijn. Mocht dit wel het geval zijn, dan moeten de tags eerst worden losgekoppeld van de documenten, waarna de tags ook van het documenttype te verwijderen zijn.

Documenttype Tags

Per document
In een document zijn de tags toe te voegen of te verwijderen in de sectie ‘tags’ onderaan het document. In het linker veld staan de bedrijfstags, daarnaast is een veld voor persoonlijke tags en een veld voor populaire tags. Helemaal aan de rechterzijde staat het veld met de gekoppelde tags. Hier kunnen ook persoonlijke tags worden gedefinieerd door middel van het veld ‘mijn tags’.

De tags in de linker velden kunnen aan het document worden toegekend door er op te klikken. De tags verplaatsen hiermee naar het rechter veld ‘Te gebruiken tags’. Door nogmaals op de tags te klikken in het rechter veld, worden de tags weer terug geplaatst naar de linker velden. Het is ook mogelijk alle tags uit een bepaald veld tegelijkertijd toe te voegen of te verwijderen met de plus- en min-iconen rechts boven elk veld.

Document tag

Een document zoeken op basis van tags
In deze blogpost is beschreven hoe u documenten kunt zoeken op basis van de ingevoerde tags.

Bron: Exact Support Blog