Berichten

Hoe kan ik in Elvy documenten bundelen?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

Alle koppelingen

Elvy leest alle documenten als een apart document in. Zo kan het voorkomen dat u pagina’s moet bundelen omdat de factuur uit meerdere pagina’s bestaat of u de bijlage ook bij de boeking wilt hebben. In Elvy kunt u heel eenvoudig documenten bundelen. Dit kunt u op meerdere manieren doen.

  1. Via het losse voorbeeldscherm
  2. Door op het laatste document van de factuur te staan
  3. Via het tabblad Digitaliseren
  4. Via de functionaliteit Automatisch bundelen

Via het losse voorbeeldscherm

U kunt via het losse voorbeeldscherm handmatig de vinkjes links onderaan voor de optie ‘Geselecteerd’ selecteren om aan te geven dat deze documenten bij elkaar horen. Automatisch komt er ook een vinkje bovenin het document te staan naast het tabblad digitaliseren.

Door nogmaals op de optie Geselecteerd te klikken worden de vinkjes automatisch weer verwijderd en staan de documenten weer los van elkaar.

Documenten_bundelen_1.png

Door op het laatste document van de factuur te staan

Als u weet uit hoeveel pagina’s de factuur bestaat kunt u naar het laatste document gaan en de optie Alles bundelen selecteren. Alles wat voor dit document staat wordt dan gebundeld. Ook hier komt er automatisch een vinkje bovenin het document te staan naast het tabblad digitaliseren van de gebundelde documenten.

Documenten_bundelen_2.png

Via het tabblad Digitaliseren

U kunt ook via het tabblad Digitaliseren de optie Selecteer pagina’s gebruiken. Belangrijk is dan wel dat u van te voren weet welke documenten u moet selecteren omdat u de documenten zelf dan niet inzichtelijk heeft.

Documenten_bundelen_3.png

Vervolgens kunt u alle pagina’s ‘bundelen’ door het vakje voor het document te selecteren:

Documenten_bundelen_4.png

Voor het ‘ontbundelen’ kunt u vanzelfsprekend de vinkjes weer op dezelfde manier uitzetten.

Druk nu op Selecteer om de wijzigingen te bewaren.

Via de functionaliteit Automatisch bundelen

Ga via het menu van Elvy DS naar Instellingen, selecteer Instellingen en ga naar het tabblad Geavanceerd.

U kunt hier de functie ‘Automatisch bundelen’ inschakelen.

Automatisch_bundelen_1.png

Bundelen o.b.v. bronbestanden: hier wordt gekeken naar de PDF-bijlage uit de e-mail of de scanner.

Bundelen o.b.v. barcodes: hier wordt gekeken naar de barcode welke op de factuur herkent wordt. Relevant als men veel met barcodes werkt.

Bundelen o.b.v. factuurnummers: hier wordt gekeken naar de factuurnummer welke op de bestanden herkent wordt, echter moet op elke pagina van de bundel het factuurnummer staan.

Automatisch_bundelen_2.png

Tip
Wij adviseren de keuze ‘Bundelden o.b.v. bronbestanden’ te gebruiken. Deze optie is het meest efficiënt als u het merendeel van uw facturen via de e-mail ontvangt. Lees het artikel Hoe laat ik Elvy een mailbox uitlezen? hoe u de mailbox functionaliteit kunt inschakelen.
Belangrijk
Indien er gebruik wordt gemaakt van bundelen o.b.v. bronbestanden, zal elke gescande factuur als los PDF-bestand moeten worden aangeleverd. Houd er dus rekening mee dat u geen facturen van meerdere crediteuren in een PDF-bestand aanlevert, omdat Elvy dit als een bronbestand ziet en dus aan elkaar wordt gebundeld.
Bron: Elvy

Virtuele bijlagen van OneDrive gebruiken in Exact Synergy

Exact Synergy biedt de mogelijkheid om virtuele bijlagen van OneDrive te koppelen aan documenten en tijdlijn berichten.

OneDrive bijlagen koppelen aan documenten

Nadat de koppeling met OneDrive is ingericht door de administrator (zoals onder aan dit artikel beschreven), kunt u OneDrive bijlagen koppelen aan documenten. Dit werkt op dezelfde manier als het koppelen van andere bestanden aan documenten.

Bij het aanmaken of bewerken van een document klikt u op de bijlagebalk om een bijlage toe te voegen. In plaats van het bladerscherm, krijgt u nu de mogelijkheid om Mijn Computer of OneDrive te selecteren.

Nadat u op OneDrive heeft geklikt en uw Microsoft inloggegevens heef opgegeven, kunt u de OneDrive bestanden selecteren die u aan het document wilt koppelen.

OneDrive bijlagen koppelen aan een tijdlijn bericht

Naast het koppelen van virtuele bijlagen aan documenten, kunt u deze ook aan tijdlijn berichten koppelen. Houd er rekening mee dat wanneer het bestand is verwijderd uit OneDrive, de bijlage ook niet meer geopend kan worden vanuit Exact Synergy.

Het instellen van de koppeling met OneDrive

Voordat u gebruik kunt maken van de OneDrive bijlagen in Exact Synergy, dient de systeembeheerder de koppeling met OneDrive in te richten.

Uw applicatie registreren

Om de virtuele bijlagen via OneDrive te activeren dient u eerst een Microsoft Applicatie ID te verkrijgen. Dit kunt u doen door uw Exact Synergy applicatie te registreren bij de Microsoft Application Registration Portal.

Let erop dat de hyperlink die u tijdens de registratie opgeeft bij het veld Redirect URLs, dient te beginnen m “https”.

Document instellingen definiëren

De volgende stap is dat de systeembeheerder de Microsoft Applicatie ID instelt bij het veld OneDrive Applicatie ID in de documentinstellingen in Exact Synergy in menupad Modules ➔ Documenten ➔ Inrichting ➔ Onderhoud ➔ Instellingen.

Bron: Exact Support Blog

Gebruik maken van de verbeterde zoekfunctie in Exact Synergy

Met de doorlopende verbeteringen met betrekking tot de user interface, zijn er de laatste product updates ook verbeteringen doorgevoerd omtrent de zoekfunctie. De optie Alle in het zoekmenu boven in het scherm biedt u de mogelijkheid om snel te zoeken naar de beschikbare entiteiten in het drop-down menu. Vanaf Product Update 258 is dit van toepassing op de volgende entiteiten: Medewerkers, Relaties, Documenten, Artikelen, Projecten en Verzoeken.

esnl1

De zoekresultaten kunnen worden weergegeven in twee weergaven: uitgebreid en compact. De uitgebreide weergave toont details van ieder resultaat en biedt u de mogelijkheid om bepaalde acties uit te voeren. De compacte weergave toont minder details, waardoor u in één keer meer resultaten ziet ten opzichte van de uitgebreide weergave.

In het linkerpaneel kunt u de zoekresultaten filteren op basis van de geselecteerde entiteit. Standaard is Alle resultaten geselecteerd wanneer u bij het zoeken de optie Alle heeft gebruikt.

esnl2

Op dit moment is deze functie alléén beschikbaar voor klanten die deelnemen aan het controlled release traject voor deze oplossing.

Aan de slag met deze verbetering? Stuur dan een e-mail naar: productreadiness@exact.com.

Voor meer informatie, zie  Verbeteringen met betrekking tot de zoekfunctie en Verbetering met betrekking tot de zoekoptie ‘Alle’.

Meer informatie over het Controlled Release traject kunt u vinden in dit document.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy Enterprise meerdere documenten in één keer archiveren!

Wanneer u de documenten in Exact Synergy wilt opschonen kunt u deze verwijderen of archiveren.

Bij het verwijderen van documenten worden de documenten volledig uit de database verwijderd. Bij het archiveren van documenten blijven ze nog wel aanwezig met de status Gearchiveerd, maar worden ze uitgesloten bij zoekacties.

U kunt een document archiveren door het document te bewerken en op de knop Archiveren te klikken.

Het is echter ook mogelijk om meerdere documenten in één keer te archiveren.

Documenten zoeken

Voordat u de documenten kunt archiveren dient u een selectie te maken op de te archiveren documenten. Dit kun u doen via Modules ➔ Documenten ➔ Overzichten ➔ Documenten ➔ Zoeken.

Via de verschillende selectie criteria maakt u een selectie op de documenten die u wilt archiveren, en klikt vervolgens op Tonen.

U ziet nu de documenten die aan de opgegeven criteria voldoen. Om te voorkomen dat u onterecht de verkeerde documenten archiveert, is het belangrijk om te controleren of er alléén documenten worden getoond die u wilt archiveren.

Documenten archiveren

Om deze documenten te archiveren klikt u op de knop Onderhoud. Op de Documenten: Onderhoud pagina past u niets aan maar klikt hier op de knop Archiveren. De documenten worden nu gearchiveerd.

ar1nl

Archiveren ongedaan maken

Wanneer u een gearchiveerd document weer beschikbaar wilt maken zoekt u het betreffende document op en klikt op de knop Herstellen.

ar2nl

Bron: Exact Support Blog

Snel documenten uploaden in Exact Globe Next

In Exact Globe Next kunt u eenvoudig binnengekomen documenten digitaal opslaan en beheren via menu [Financieel, Invoer, Documenten]. Wanneer u werkt met de module E-CRM, kunt u dit doen via [CRM, Invoer, Documenten]. Echter is het ook mogelijk om documenten direct vanaf uw computer te uploaden naar Exact Globe Next, zonder dat u op dat moment in het programma aan het werk bent.

Documenten uploaden
Om direct vanuit bijvoorbeeld de Windows verkenner of vanaf uw bureaublad een document naar Exact Globe Next te verzenden, klikt u met uw rechtermuisknop op het document. Vervolgens kiest u voor ‘Kopiëren naar’ (of ‘Send to’) en klikt u op ‘Exact Globe Next’. Deze snelkoppeling is tijdens de installatie van Exact Globe Next aangemaakt.

Afbeelding1test

Nadat u op ‘Exact Globe Next’ heeft geklikt, krijgt u een scherm te zien waarin u de juiste administratie kunt selecteren.

Afbeelding2
Nadat u de betreffende administratie heeft geselecteerd en op ‘OK’ heeft geklikt, komt u in het scherm om het document op te slaan in Exact Globe Next. Hier kunt u alle document gerelateerde informatie opgeven. Ten slotte kiest u voor ‘Bewaren’ en staat het document in Exact Globe Next.

Afbeelding3

Bron: Exact Support Blog

Een e-mail vanuit MS Outlook uploaden in Exact Globe

In Exact Globe is het mogelijk om e-mails van uw relatie op te slaan in uw administratie als u beschikt over de module CRM. Met de volgende stappen kunt u een e-mail die u in MS Outlook heeft ontvangen, opslaan in Exact Globe.

In MS Outlook dient de menuoptie ‘Exact Globe Next’ aanwezig te zijn op het tabblad ‘Add-ins’. Indien dit niet het geval is, kunt u in MS Outlook (2013, in dit voorbeeld) de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga in MS Outlook naar het menu [Bestand, Opties]
  • Klik aan de linkerzijde van het scherm op ‘Invoegtoepassingen’
  • Selecteer onderin het scherm bij ‘Beheren’ de optie ‘Com-invoegtoepassingen’ en klik op de knop ‘Start’ achter het veld
  • Nu kunt u de optie ‘Exact Globe Next Documents Add-in’ aanvinken

In MS Outlook selecteert u vervolgens het betreffende e-mail bericht. Volg dan deze stappen:

  • Klik in MS Outlook op ‘Add-ins’ en dan op ‘Exact Globe Next’
  • Dan klikt u op ‘Save as document’
  • Kies vervolgens de administratie waarin de e-mail moet worden opgeslagen
  • Daarna komt er een pop-up naar voren waarin u de voortgang van het importeren wordt getoond, opgevolgd door een melding dat het document is gegenereerd.

Het document is nu beschikbaar in Exact Globe via [CRM, Invoer, Documenten]. Door het document (de e-mail) te selecteren via knop ‘Selecteren’ en vervolgens te openen via de knop ‘Open’, kunt u een relatie koppelen. De-mail is vervolgens terug te vinden in het onderhoud van deze relatie, op tabblad ‘Documenten’, via de weergave ‘Geavanceerd’.
Indien u niet beschikt over de CRM module, kunt u het document terugvinden via menupad [Financieel, Invoer, Documenten].

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy gelinkte documenten zoeken

Soms kan het wenselijk zijn om een overzicht te krijgen van documenten waarin een link aanwezig is naar het huidige document.

Via de zoekpagina kunt u dit eenvoudig realiseren via het veld ‘Document (Reference)’.

In dit veld vult u het documentnummer in van het document waarvan u wilt weten welke documenten links naar dit document zetten. In dit voorbeeld wilt u weten welke documenten een link bevatten naar document 00.000.536. In dat geval vult u bij dit veld 00.000.536 in.

Eventueel kunt u de selectie nog verder specificeren. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat u alleen de documenten wilt tonen die aan een bepaald project zijn gekoppeld, of zijn aangemaakt na een bepaalde datum of binnen een bepaalde categorie.

Nadat u op ‘Tonen’ heeft geklikt ziet u een overzicht van documenten die een link naar het betreffende document bevatten.

Bron: Exact Support Blog

In Synergy eigenschappen van meerdere documenten in één keer wijzigen

Bij het aanmaken van documenten kunt u verschillende eigenschappen van de documenten definiëren. Hierbij kunt u denken aan het beveiligingsniveau, het gekoppelde project, de bewerk rechten etc.

De gedefinieerde eigenschappen kunnen naderhand nog aangepast worden door het betreffende document te bewerken. Wanneer bij veel documenten dezelfde eigenschap aangepast dient te worden kunt u dit doen door ieder document afzonderlijk te bewerken. Het is echter ook mogelijk om dit voor meerdere documenten in één keer te doen.

Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u de bewerkrechten van alle documenten die aan een specifiek project gekoppeld zijn wilt aanpassen zodat alle projectleden de documenten mogen bewerken.

Belangrijk is dat u eerst de juiste selectie maakt. Op de documenten zoekpagina definieert u de gewenste criteria en klikt vervolgens op ‘Tonen’. Op de pagina met de zoekresultaten controleert u of alle gewenste documenten naar voren komen en dit uitsluitend de documenten zijn die aangepast dienen te worden.

Als dit het geval is klikt u boven op de pagina de knop ‘Onderhoud’. U komt nu op de pagina waar u de nieuwe eigenschappen kunt definiëren. U past hier alléén de eigenschap(pen) aan die u wilt wijzigen.

In dit voorbeeld willen we alle projectleden bewerkrechten geven, dus passen we alleen de bewerkrechten aan. Wanneer er vervolgens op ‘Bijwerken’ wordt geklikt worden de nieuwe eigenschappen (in dit voorbeeld de bewerkrechten) toegepast op al de documenten uit de selectie.

Afhankelijk van het aantal documenten in de selectie kan dit enige tijd in beslag nemen.

Hou er rekening mee dat alleen de documenten waarvoor u bewerkrechten heeft worden aangepast. Hou er verder rekening mee dat deze actie niet ongedaan kan worden gemaakt. Controleer dus goed of u de juiste selectie heeft gemaakt.

Bron: Exact Support Blog

De tag cloud bekijken in documenten Exact Synergy Enterprise

Zoals u in de blogpost ‘Hoe kan ik werken met tags in documenten’ heeft kunnen lezen kunt u gebruik maken van tags in documenten.

Via de medewerkerkaart en projectkaart kunt u snel inzicht krijgen in de 40 meest gebruikte persoonlijke tags in documenten die zijn aangemaakt door de betreffende medewerker of zijn gekoppeld aan het betreffende project.

Om deze tag cloud te bekijken klikt u in de monitor van de project kaart of medewerkerkaart op de hyperlink ‘Labels’. Wanneer deze hyperlink niet aanwezig is, kunt u deze toevoegen via  ‘Aanpassen’ rechtsboven in het scherm.

Nadat u op de hyperlink ‘Labels’ heeft geklikt ziet u de tag cloud.

De grootte van de letters is afhankelijk van het aantal maal de betreffende tag voorkomt in de documenten. Des te vaker de tag voorkomt des te groter de letters zijn.

Door in de tag cloud op de betreffende tag te klikken opent u een overzicht van documenten waarin deze tag is gebruikt.

Bron: Exact Support Blog

Meerdere documenten koppelen aan een verzoek in Synergy

In het verzoektype kunt u definiëren welke velden in het betreffende verzoek aanwezig zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat er een veld voor een omschrijving, project, of document in het verzoek aanwezig is. Wanneer u verzoektype heeft aangegeven dat het veld ‘Document’ aanwezig is kunt u in het verzoek een document koppelen. Tevens is dit document aanklikbaar waardoor u vanuit het verzoek meteen het document kunt openen en bekijken.

Een veld kan maar één keer aan een verzoektype worden toegevoegd. Wanneer u echter twee documenten aan een verzoek wilt kunnen koppelen kunt u hiervoor gebruik maken van een vrij veld van het type GUID. Dit doet u als volgt:

  • Open het verzoektype.
  • Open het tabblad ‘Velden’ en kies voor ‘Toevoegen’.
  • Selecteer een vrij veld van het type GUID. Bijvoorbeeld het veld ‘vrij: GUID 1’.
  • Definieer de eigenschappen van dit vrij veld. En zorg ervoor dat u in de sectie Selectie’ bij ‘referentie’ de optie ‘Documenten selecteert.

  • Eventueel kunt u bij het veld ‘Selectie’ nog aangeven welk soort documenten gekoppeld mogen worden. Bijvoorbeeld alleen documenten met een bepaald beveiligingsniveau of van een bepaald type.
  • Klik nu op ‘Bewaren’ om het veld toe te voegen aan het verzoektype.
  • En klik vervolgens op ‘Bewaren’ om het verzoektype te bewaren.

Bij het aanmaken van een verzoek van dit type kunt u nu twee documenten koppelen. Één bij het normale documentveld, en één bij het vrije veld.

Om de naam van dit vrije veld aan te passen aan opent u het verzoektype en het betreffende veld. Bij ‘Tekst’ kunt u vervolgens een passende naam opgeven voor dit vrije veld.

Bron: Exact Support Blog