Berichten

Hoe kan ik controleren wat Elvy wel of niet herkent op de factuur?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

Alle koppelingen

Inleiding

Elvy heeft Freeform OCR herkenning. Freeform OCR is een techniek om automatisch gegevens van een factuur te kunnen herkennen, ongeacht waar de gegevens op een factuur zich bevinden.

Verwerkingsverslag

Heeft u problemen bij het herkennen van gegevens op de factuur, dan kunt u via het verwerkingsverslag terugvinden wat door Elvy is herkent óf juist niet. Op deze manier kunt u eenvoudig terugzoeken of er wellicht gegevens verkeerd zijn ingesteld in de functie ‘Leer Elvy‘ of dat Elvy bepaalde gegevens op de factuur simpelweg niet herkent als een bepaalde waarde.

Let op 
Deze functionaliteit is alleen beschikbaar vanaf het tabblad ‘Auto’, waar u de facturen verwerkt.

U klikt in het scherm ‘Documenten digitaliseren’ op de scanner links bovenin uw scherm. U selecteert vervolgens ‘Verwerkingsverslag – Automatische herkenning’.

Verwerkingsverslag_tonen_1.png

Vervolgens komt er een scherm ‘Informatie’ naar voren met alle factuurgegevens wat door Elvy is herkent. Onder ‘Resultaten zoekopdracht’ staan alle gegevens waarop Elvy de crediteur heeft gezocht. Zie het voorbeeld hieronder.

Verwerkingsverslag_tonen_2.png

Elvy herkent een crediteur op 7 unieke kenmerken die gezocht worden in de stamgegevens van de administratie:

  1. KvK-nummer
  2. Btw-nummer
  3. Telefoonnummer
  4. Faxnummer
  5. E-mailadres
  6. Website
  7. IBAN-nummer

Wanneer u ‘Leer Elvy’ heeft ingesteld, wordt dit ook in het Verwerkingsverslag weergegeven. Zie het voorbeeld hieronder.

Verwerkingsverslag_tonen_3.png

Als op het verwerkingsverslag bepaalde gegevens van de factuur niet zijn aangegeven, dan heeft Elvy dit niet kunnen herkennen en moet u de gegevens zelf invullen. Dit kan door de kwaliteit van de factuur voorkomen. Wordt de waarde (bedrag, BTW etc.) verkeerd herkent als gegeven, kunt u ‘Leer Elvy‘ inzetten of opnieuw instellen.

Belangrijk
U kunt per crediteur één ‘Leer Elvy template’ instellen. Voor het herkennen van debiteuren kunt u meerdere templates aanmaken. Dit is vooral van toepassing indien u meerdere soorten verkoopfacturen heeft.

Als u wilt inzien wat u heeft ingesteld in ‘Leer Elvy’, dan moet u eerst de debiteur of crediteur kiezen en vervolgens het symbool van ‘Leer Elvy’ openen. Vervolgens ziet u welke template(s) er is/zijn aangemaakt.

Bron: Elvy

Wie wil er nou niet futureproof factureren met digitaal factureren of e-factureren!

Naar schatting 15% van de bedrijven past e-factureren toe. Mkb’ers aarzelen nog wat, terwijl de voordelen voor de verzender en de ontvanger groot zijn. “Het is sneller, goedkoper én minder foutgevoelig.”

De factuur. Je staat er misschien niet elke dag bij stil, maar dit eenvoudige documentje onderging de laatste jaren een flinke transformatie. Peter Dickhoff, Senior Financieel Medewerker van welzijnsorganisatie Medux, schetst de ontwikkeling die hij zag. “Vroeger kreeg je papieren facturen per post binnen, die je handmatig moest inboeken in het crediteureninkoopboek. Later – bij ons gebeurde dat in 2009 – werd het proces iets versneld dankzij het inscannen van deze papieren facturen. De volgende stap was om facturen als pdf-bestand per mail te sturen. En tegenwoordig gebruiken we een manier die heel veel voordelen biedt: XML.”

Voor wie niet precies weet wat e-factureren is, want daar hebben we het over, legt Marco van Dijk, Senior Product Manager bij Exact, het nog even uit: “E-factureren is het sturen van een factuur in UBL-formaat. UBL staat voor Universal Business Language. Het houdt in dat je een gestructureerd XML-bestand stuurt, dat aan allerlei afspraken voldoet. Daardoor kan systeem A automatisch de factuur van systeem B uitlezen.” E-factureren is daarmee wezenlijk anders dan digitaal factureren, waarmee het mailen van een factuur in pdf-formaat wordt bedoeld – die dan alsnog door mensen moet worden ingevoerd in de administratie.

Stimulering op verzoek

De Rijksoverheid stelt e-factureren sinds 1 januari 2017 verplicht bij nieuwe inkoopovereenkomsten. Een woordvoerder van het ministerie van Binnenlandse Zaken laat weten: “Deze verplichtstelling is er mede gekomen op verzoek van een aantal grote branche- en werkgeversorganisaties. De Rijksoverheid stimuleert met de verplichtstelling het e-factureren in heel Nederland. Het blijkt dat leveranciers die hierop zijn overgegaan inmiddels zeer tevreden zijn.”

Dat is niet zo vreemd, want e-factureren biedt enorm veel voordelen. De woordvoerder somt er enkele op: “Allereerst is er het kostenvoordeel. E-factureren is goedkoper omdat je geen printen portokosten hoeft te betalen. En omdat de papierstroom achterwege blijft, is e-factureren ook sneller. Verder is het gemakkelijker; de verwerking gaat immers automatisch. Daardoor is een e-factuur ook te volgen en de herkomst altijd te herleiden. Track-and-trace dus.” Een ander voordeel is dat het proces duurzamer is, omdat je geen papier gebruikt. Ten slotte is e-factureren een stuk nauwkeuriger, aangezien er geen fouten door handmatige verwerking kunnen optreden.

Digitaal factureren of e-factureren?

Marco van Dijk benadrukt dat laatste voordeel: “Digitaal factureren – het versturen van een pdf dus – levert natuurlijk al een kostenbesparing op: er is geen postzegel nodig, er hoeft niet geprint te worden et cetera. Maar er moet nog steeds arbeid geleverd worden. De ontvanger moet de pdf namelijk verwerken, en soms dingen overtikken. Zo is ook de foutgevoeligheid groter, want gegevens moeten apart herkend en verwerkt worden. Die nadelen heeft e-factureren niet. E-factureren is daardoor sneller, goedkoper én minder foutgevoelig.”

Ook Peter Dickhoff ondervindt de genoemde voordelen in de praktijk. “Om je een beeld te geven: het aantal te verwerken handelsfacturen steeg bij Medux vorig jaar met 24 procent. Desondanks konden we die enorme stijging aan met hetzelfde aantal mensen. Doordat we facturen in XML sneller kunnen uitlezen, zijn er minder handjes nodig.”

“Jullie zijn de enigen die hier om vragen”

Toch is het niet alleen maar hosanna. Dickhoff ziet ook praktische hindernissen: zo merkt hij dat er interpretatieverschillen zijn tussen verschillende softwareleveranciers. XML is bij de ene partij net iets anders gecodeerd dan bij de andere, wat tot problemen leidt bij het inlezen van de facturen. Ook merkt hij dat zijn eigen leveranciers soms problemen hebben met het opstellen van het XML-bestand. “Ik vermoed dat dit vooral door onbekendheid met e-factureren komt. Sommige leveranciers zeggen: ‘Jullie zijn de enige klant die hierom vraagt’. We maken nu zo goed mogelijk duidelijk hoe we het XML-bestand aangeleverd willen krijgen, dus bijvoorbeeld waar ons ordernummer moet komen te staan.”

Overigens is de lijn stijgend: was eind 2015 nog maar 37 procent van de aangeleverde facturen bij Medux helemaal goed in XML – dat wil zeggen inleesbaar door de software – eind 2016 was dit percentage al gestegen tot 49. En na het eerste kwartaal van 2017 was al 62,5 procent van alle e-facturen foutloos inleesbaar. Als deze kinderziektes uiteindelijk overwonnen zijn, blijven de voordelen over. Kortom, de toekomst is aan e-factureren.

Geen kosten, wel baten

In de praktijk blijken vooral kleine mkb’ers nog al eens terughoudend. Ze hebben wat minder facturen per maand en vinden het prima zoals het gaat. Het voordeel van e-factureren voor hen is echter dat het kosteloos is. Je hoeft helemaal niets te investeren, maar het levert je wel wat op. Binnen Exact ERP systemen is het aanmaken en exporteren van een XML-bestand gratis. Het loont dus de moeite om met e-factureren te beginnen.

“Mijn advies: begin klein”, zegt Van Dijk. “Vraag bijvoorbeeld aan bestaande klanten of ze XML-bestanden kunnen verwerken, mail ze dan eens zo’n bestand binnen de Exact-software en kijk hoe eenvoudig dit werkt.” Ook de overheid spoort kleine bedrijven aan, de proef op de som te nemen. De woordvoerder legt uit: “Elk bedrijf kan zelf bepalen via welk systeem de e-factuur wordt ingediend. Zo heeft de Rijksoverheid een speciaal e-factuurportaal, dat in gebruik gratis is. Afhankelijk van het aantal e-facturen kan een bedrijf er ook voor kiezen om e-factureren via een eigen boekhoud- of softwarepakket te laten verlopen.”

E-factureren zelf is ook nog volop in ontwikkeling. Extra voordelen kunnen volgens Van Dijk worden behaald door verdere automatisering. De volgende stap bij e-facturatie is no hands accounting, zegt hij. “Nu is het nog vaak zo dat je een e-mail met een UBL-bestand moet versturen. Maar via het netwerk worden steeds meer systemen aan elkaar gekoppeld. Dat betekent dat als jij je factuur bijvoorbeeld in Exact aanmaakt, deze automatisch via internet in het systeem van de klant komt te staan. Dan is dus ook e-mail overbodig. In de nog verdere toekomst kan ook het herinneringsproces rond factureren worden geautomatiseerd.”

Bron: www.exact.nl

Hoe boek ik UBL e-facturen in Elvy

Belangrijk

Elvy DS ondersteunt UBL versie 2.1.

Let op
Wanneer u een UBL e-factuur inleest zonder bijbehorende PDF-factuur, genereert Elvy de PDF-factuur in een vooraf bepaalde lay-out. U kunt deze naderhand niet wijzigen.

UBL_e-facturen_1.png

Zodra de factuur is ingelezen (of gegenereerd, op basis van de UBL e-factuur) voert u de Automatische Herkenning uit. Als hierna het Boekingsregel-scherm getoond of geopend wordt, ziet u bovenin ‘UBL regel 1 van 1’. Het bedrag, de btw en de regelomschrijving worden overgenomen uit de UBL e-factuur.

UBL_e-facturen_2.png

Bron: Elvy

Overzichten creëren in projecten binnen Exact Globe Next

Exact Globe biedt een aantal opties om overzichten te genereren zodat u een duidelijk inzicht heeft in uw projecten: de projectkaart, de hoofdplanning, de controlelijst en het boekingsverslag. Hieronder wordt van bovenstaande overzichten een korte uitleg gegeven over wat het doel is van het overzicht en hoe u dit overzicht op kunt vragen.

Projectkaart

U kunt de projectkaart gebruiken om alle transacties van een project te bekijken. Om de projectkaart op te vragen gaat u naar [Projecten, Projecten, Kaarten]. Selecteer het project en klik op de knop Kaart. Vervolgens kunt u door middel van filters de gewenste gegevens opvragen. Via de knop Zoomen kunt u verdere details bekijken.

Screenshot 1 NL

Hoofdplanning

De hoofdplanning biedt u een totaaloverzicht van het moeder project inclusief de kind projecten, de artikelen die aan het project zijn gekoppeld, de geplande kosten en opbrengsten en de werkelijke kosten en opbrengsten. In dit overzicht vindt u meer gedetailleerde informatie over het project en de onderliggende projecten ten opzichte van de informatie op het tabblad Planning in de projectkaart. U vindt de hoofdplanning via [Projecten, Planning, Hoofdplanning].
Screenshot 2 NL

Controlelijst

De controlelijst kan worden gebruikt om een overzicht te krijgen van de facturen die nog gerealiseerd moeten worden, de gefiatteerde facturen die klaar zijn op gefactureerd te worden en de reeds gefactureerde bedragen voor alle projecten. De controlelijst kan opgevraagd worden via [Projecten, Verslagen, Controlelijst]. Dit menupad is alleen beschikbaar wanneer u beschikt over de modules E-Project, E-Factuur en E-Order óf E-Service Management óf E-Verkoopcontract.

Screenshot 3 NL

Boekingsverslag

Tenslotte het boekingsverslag. Dit verslag geeft u een overzicht van het aantal gerealiseerde uren per project of per medewerker. U kunt dit verslag benaderen via [Projecten, Verslagen, Boekingsverslag].

Screenshot 4 NL

Volgende keer

In de volgende blogpost in de serie over projecten bespreken we de functie Onderhanden werk.

Bron: Exact Support Blog

Hoe verwerk ik UBL-facturen (e-facturen) met Elvy?

Wanneer u een UBL-factuur (of ‘e-factuur’) wilt verwerken in Elvy, kunt u deze op dezelfde manier inlezen als een reguliere factuur: plaats het UBL-bestand in de map waarin uw gescande (of via e-mail uitgelezen) documenten staan.

Verwerken van de factuur

Let op
Wanneer u een UBL-factuur inleest zonder bijbehorende PDF-factuur, genereert Elvy de PDF-factuur in een vooraf bepaalde lay-out. U kunt deze naderhand niet wijzigen.

ds-ubl-factuur

Zodra de factuur is ingelezen (of gegenereerd, op basis van de UBL-factuur) voert u de Automatische Herkenning uit. Als hierna het Boekingsregel-scherm getoond of geopend wordt, ziet u bovenin ‘UBL regel 1 van 1′. Het bedrag, de btw en de regelomschrijving worden overgenomen uit de UBL-factuur.

ds-ubl-boekingsregel

De verdere verwerking gaat op dezelfde manier als een reguliere factuur. Het grote voordeel van UBL, is dat u hiermee alle afzonderlijke bedragen eenvoudiger kunt boeken, op basis van de groeperingsinstellingen die hierna besproken worden.

Instellingen voor de verwerking

Volgens de standaardinstellingen voor UBL in Elvy, worden alle regels in de UBL-factuur samengevoegt tot een enkele boekingsregel. U kunt via de kolomweergave van boekingsregels instellen, hoe deze facturen verwerkt moeten worden.

ds-ubl-verwerking

Hiervoor kunt u uit de volgende opties kiezen.

  • Automatisch. Voor administraties en crediteuren neemt deze optie de instelling van ‘Algemeen’ over. Indien u daar ook ‘Automatisch’ heeft gekozen, werkt dit hetzelfde als ‘Per regel’.
  • Geen invoer. De gegevens uit het UBL-bestand worden niet gebruikt door Elvy; het bedrag wordt wel herkend.
  • Per BTW-code. De regels worden gegroepeerd op btw-code, met een boekingsregel per code.
  • Per regel. Alle regels worden samengevoegt tot een enkele boekingsregel.

Deze instellingen kunt u vervolgens op drie niveau’s instellen:

  1. globaal;
  2. per administratie en;
  3. per crediteur

Iedere opvolgende instelling vervangt de voorgaande. Ofwel: wanneer u op globaal niveau instelt dat UBL-regels per regel verwerkt moeten worden, maar vervolgens voor de administratie instelt dat deze per btw-code gegroepeerd moeten worden, dan zal deze laatste instelling (groeperen per btw-code) voorrang krijgen. Stelt u voor de gekozen crediteur de optie, ‘Geen invoer’ in, dan vervangt deze de instelling voor de administratie.

Bron: Elvy