Berichten

Hoe wordt automatisch de volgende taak geopend in ElvyWeb?

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Alle koppelingen
Uitzondering: iMuis

Het kan zomaar zijn dat u na het behandelen van uw openstaande taak direct naar uw takenlijst wordt teruggestuurd. U wilt echter direct uw volgende taak inzichtelijk hebben, zodat u snel en efficiënt uw volgende openstaande taken kunt behandelen.

Om deze functionaliteit in te stellen gaat u via het gebruikersmenu naar Instellingen.

Webpaginering_1.png

Op het tabblad Algemeen schakelt u de optie ‘Automatisch taken openen’ in. Druk op Opslaan om de instelling toe te passen.

Automatisch_taken_openen.png

Bron: Elvy

Hoe stel ik in ElvyWeb de wachtwoordsterkte in?

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Alle koppelingen
Uitzondering: iMuis

U kunt specifieke eisen stellen aan het wachtwoord wat een gebruiker kiest in ElvyWeb. Hierbij kunt u bijvoorbeeld de minimumlengte instellen en de diversiteit (hoofdletters, kleine letters, cijfers, etc.) bepalen.

Ga in ElvyWeb via het gebruikersmenu naar Beheer. Open het tabblad Beveiliging. In dit venster kunt u de optie ‘Gebruik wachtwoordbeleid’ aanvinken.

Wachtwoordsterkte_goed_1.png

U kunt dit wachtwoordbeleid op meerdere manieren toepassen door middel van het instellen van de overige instellingen.

Hoe activeer ik de Elvy App voor Elvy Online?

Elvy App downloaden

Ga naar de Google Playstore en zoek op ‘Elvy’. Zoek onderstaand icoon en selecteer vervolgens ‘Download’ of ‘Installeren’ om de App op uw telefoon te installeren.

app_activeren_0.png

Elvy App opstarten en verifiëren

Open de Elvy App op uw telefoon. Selecteer ‘Akkoord’ van de gebruikersvoorwaarden (EULA) om de App te kunnen gebruiken.

app_activeren_1_pixel_quite_black_portrait.png

Vervolgens moet u de API activeren. Selecteer één van onderstaande opties:

  1. Handmatig gegevens invoeren
  2. QR-code scannen

app_activeren_2_pixel_quite_black_portrait.png

Ga vervolgens naar het volgende scherm en klik op Start.

app_activeren_3_pixel_quite_black_portrait.png

Connectie maken met uw Elvy Web omgeving

Open uw Elvy Web omgeving en ga via gebruiker naar ‘Instellingen’. app_activeren_6.png

Ga vervolgens naar het tabblad WebAPI. Hier ziet u de gegevens welke u moet invoeren om de Elvy App met uw Elvy Web omgeving te kunnen koppelen. U kunt deze gegevens handmatig invoeren door beide URL gegevens in te voeren, of u kunt de QR-code scannen met uw telefoon.

app_activeren_7.png

Belangrijk
Deze gegevens zijn gebruikersgebonden en moeten per gebruiker ingesteld worden.

De App is geverifieerd en gekoppeld.

Inloggen Elvy App

Voer uw Elvy Web Login gegevens in en selecteer ‘Remember My Login’ alvorens u op Login drukt.

app_activeren_4_pixel_quite_black_portrait.png

Geef toegang tot alle gegevens zoals in onderstaand voorbeeld is aangegeven. Selecteer vervolgens ‘Yes, Allow’.

app_activeren_5_blur_pixel_quite_black_portrait.png

Uw taken worden geladen in de Elvy App, dit kan enkele minuten duren. Zodra de taken geladen zijn, kunt u gebruik maken van de Elvy App.

app_activeren_8_pixel_quite_black_portrait.png

Bron: Elvy

Hoe open ik een taak in een nieuw tabblad in ElvyWeb?

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Alle koppelingen
Uitzondering: iMuis
Let op
Om deze instelling te wijzigen, dient u beheerder van ElvyWeb te zijn.

Standaard wordt een taak die u vanuit de Takenlijst opent, in hetzelfde tabblad getoond. Om deze te laten openen in een nieuw tabblad, gaat u via het gebruikersmenu naar Beheer.

Open het tabblad Geavanceerd.

taak_openen_nieuw_tabblad_1.png

Hoe kan ik in ElvyWeb een taak overnemen van een collega?

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Alle koppelingen
Uitzondering: iMuis

Wanneer een collega wegens vakantie of ziekte afwezig is, en daardoor niet in de gelegenheid is om zijn of haar taken in ElvyWeb af te handelen, kunt u een of meer medewerkers de mogelijkheid geven om deze taken (tijdelijk) over te nemen. Binnen ElvyWeb wordt dan tevens vastgelegd dat iemand anders namens die medewerker heeft gehandeld.

Hoe kan ik in ElvyWeb taken in bulk goedkeuren?

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Alle koppelingen
Uitzondering: iMuis

Wanneer u meerdere facturen (of taken) in een keer wilt goedkeuren, kunt u in ElvyWeb gebruikmaken van de opties voor bulkfiattering. Dit is instelbaar voor alle fiatteurs óf voor een selectie daarvan.

Bulkfiattering instellen

Nadat u, als beheerder van ElvyWeb, bent ingelogd, gaat u via het gebruikersmenu naar Beheer. Open vervolgens het tabblad Geavanceerd.

Taken_in_bulk_goedkeuren_1.png

Hoe kan ik een notitie aan een boeking meegeven in Elvy DS?

Beschikbaarheid

De functionaliteit waarbij u een notitie aan een taak wilt meegeven vanuit Elvy DS en in ElvyWeb direct zichtbaar is, is in de volgende koppelingen(en) beschikbaar:

Alle koppelingen
Uitzondering: Plan-de-CAMpagne en iMuis

De functionaliteit waarbij de notitie vanuit Elvy DS ook bij de boeking in uw financieel boekhoudpakket zichtbaar is, is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

AccountView
Exact Globe

U kunt op twee verschillende plekken een notitie toevoegen:

  1. In de kopregel
  2. In de boekingsregel

In de kopregel

Selecteer het icoon wat hieronder is weergegeven in de kopregel van uw boeking.

Notitie_toevoegen_Elvy_DS_1.png

In de boekingsregel

Selecteer het icoon naast ‘Notities’ wat hieronder is weergegeven in de boekingsregel.

Notitie_toevoegen_Elvy_DS_2.png

In beide gevallen komt er een notitiescherm naar voren, waarin u uw notitie kunt toevoegen.

Notitie_toevoegen_Elvy_DS_3.png

Druk vervolgens op Bewaren.

Bron: Elvy

BELANGRIJK: Informatie met betrekking tot jaarafsluiting i.c.m. Elvy

Het einde van 2017 is bijna in zicht waardoor u ook druk bezig bent met de voorbereidingen voor 2018. Het begin van 2018 zal bij u ook hoogstwaarschijnlijk in het teken staan van het afsluiten van het boekjaar 2017.
In deze mail brengen wij u op de hoogte van een aantal functionaliteiten en mogelijkheden binnen Elvy die de jaarafsluiting een stuk vlotter doen verlopen.

Lees hieronder meer!

Overzichten in ElvyWeb
Er zijn diverse overzichten beschikbaar in ElvyWeb, waarmee u o.a. inzichtelijk kunt maken welke facturen er binnen uw organisatie zijn goedgekeurd, of welke facturen er op dit moment nog openstaan om te worden behandeld. Deze informatie kunt u gebruiken tijdens uw jaarafsluiting of tijdens de controle van uw accountant.
Logbestanden met mutaties ten behoeve van audit en controle
Ook worden er binnen Elvy diverse logbestanden bijgehouden waarin veranderingen worden vastgelegd met betrekking tot toevoegingen, wijzigingen en/of verwijder acties. Deze logbestanden maken vaak onderdeel uit van de jaarafsluiting of de controle van de accountant.
Jaarovergangen i.c.m. Accountview en Elvy
Bij de jaarafsluiting voor Accountview klanten hoort ook het aanmaken van een nieuw boekjaar in Accountview en het toevoegen van dit nieuwe boekjaar aan Elvy zodat u in 2018 ook uw facturen direct digitaal kunt gaan verwerken.
Elvy heeft een stappenplan opgesteld waarmee u eenvoudig Elvy kunt koppelen aan uw nieuwe boekjaar. In het stappenplan wordt uitgelegd hoe u een nieuw boekjaar kunt koppelen binnen Elvy en hoe u de in 2017 gemaakte instellingen zoals “Leer Elvy” templates, G-Rekening templates en snel invoer templates kunt overnemen naar uw nieuwe boekjaar.

Alle bovengenoemde informatie kunt u uitgebreid teruglezen op onze Startpagina Jaarafsluiting.

Ondersteuning
Wij willen u erop wijzen dat gedurende het begin van 2018 de belasting op onze supportafdeling hoog ligt. Hierdoor kan het langer duren voordat wij u kunnen assisteren bij eventuele problemen tijdens het uitvoeren van de jaarovergang.
Wilt u zeker zijn van ondersteuning door een van onze medewerkers tijdens de jaarovergang i.c.m. Accountview en Elvy? Dan heeft u de mogelijkheid een consultant in te huren die u kan ondersteunen in het uitvoeren van de jaarovergang. Neem hiervoor contact met ons op!

Bron: ELvy

Informatie met betrekking tot jaarafsluiting i.c.m. Elvy

2016 is bijna voorbij, u zult daarom druk zijn met de voorbereidingen voor 2017. Het begin van 2017 zal bij u hoogstwaarschijnlijk ook in het teken staan van het afsluiten van het boekjaar 2016. Wij willen u door middel van dit bericht op de hoogte brengen van een aantal functionaliteiten en mogelijkheden binnen Elvy die de jaarafsluiting een stuk vlotter doen verlopen!

Overzichten in ElvyWeb
Er zijn diverse overzichten beschikbaar in ElvyWeb, waarmee u onder andere inzichtelijk kunt maken welke facturen er binnen uw organisatie zijn goedgekeurd, of welke facturen op dit moment nog openstaan om te worden behandeld. Dit is nuttige informatie die u kunt gebruiken tijdens uw jaarafsluiting of tijdens de controle van uw accountant. Elvy heeft hiervoor de volgende overzichten beschikbaar:

  • Overzicht van nog te fiatteren facturen: In dit overzicht kunt u zien welke facturen er op dit moment nog gefiatteerd moeten worden binnen ElvyWeb. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van alle openstaande (te fiatteren) facturen?.
  • Overzicht van alle goedgekeurde facturen: In deze overzichten kunt u zien welke facturen er zijn goedgekeurd, en door welke budgethouders de facturen zijn goedgekeurd. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kkunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van alle goedgekeurde facturen?.
  • Overzicht van de inrichting van een register: Binnen Elvy kunt u de inrichting van een register bekijken en exporteren naar Excel voor verdere analyse. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van mijn register inrichting?.

 

Logbestanden met mutaties ten behoeve van audit en controle
Er worden binnen Elvy diverse logbestanden bijgehouden waarin mutaties worden vastgelegd met betrekking tot toevoegingen, wijzigingen en/of verwijder acties. Deze logbestanden maken vaak onderdeel uit van de jaarafsluiting of de controle van de accountant. Binnen Elvy heeft u de mogelijkheid om de volgende logbestanden te raadplegen en eventueel te exporteren naar Excel:

  • Logbestand van mutaties op ElvyWeb gebruikers: Wijzigingen die worden doorgevoerd in de gebruikers van ElvyWeb worden bijgehouden in een logbestand. Dit logbestand is op te vragen binnen Elvy en eventueel te exporteren naar Excel. Door middel van het volgende artikel kunt u zien waar het logbestand kan worden geraadpleegd en hoe dit kan worden geëxporteerd: Hoe bekijk ik alle mutaties die hebben plaatsgevonden bij een ElvyWeb gebruiker?.
  • Logbestand van mutaties op registers: Wijzigingen die worden doorgevoerd in registers worden bijgehouden in een logbestand. Dit logbestand is op te vragen binnen Elvy en eventueel te exporteren naar Excel. Door middel van het volgende artikel kunt u zien waar het logbestand kan worden geraadpleegd en hoe dit kan worden geëxporteerd: Hoe bekijk ik alle mutaties die hebben plaatsgevonden in een register?.

 

Voor een compleet overzicht van alle beschikbare informatie met betrekking tot de jaarafsluiting i.c.m. Elvy kunt u terecht op onze speciale Accountants pagina op onze helpsite.

Jaarovergangen i.c.m. Accountview en Elvy
Bij de jaarafsluiting voor Accountview klanten hoort ook het aanmaken van een nieuw boekjaar in Accountview, en het toevoegen van dit nieuwe boekjaar aan Elvy zodat u in 2017 ook uw facturen direct digitaal kunt gaan verwerken!

Elvy heeft een stappenplan opgesteld waarmee u eenvoudig Elvy kunt koppelen aan uw nieuwe boekjaar. In het stappenplan wordt uitgelegd hoe u een nieuw boekjaar kunt koppelen binnen Elvy, en hoe u de in 2016 gemaakte instellingen zoals “Leer Elvy” templates, G-Rekening templates en snel invoer templates kunt overnemen naar uw nieuwe boekjaar!

U kunt het stappenplan vinden op onze helpsite, of u kunt direct naar het artikel gaan door te klikken op de volgende link: Hoe neem ik gegevens over van het voorgaande boekjaar?.

Wanneer u boekjaar 2016 volledig heeft afgerond kunt u de administraties binnen Elvy verbergen, zodat deze niet meer in uw administratielijst naar voren komen bij de te selecteren administraties. Op deze manier blijft Elvy overzichtelijk!

Hoe u administraties binnen Elvy kunt verbergen kunt u ook lezen op onze helpsite: Hoe verberg ik oude administraties?.

Maak altijd een back-up van uw Elvy en Accountview omgeving voordat u deze actie gaat uitvoeren. Zorg er ook voor dat u met de meest recente versie van Elvy werkt, u kunt dit controleren door het volgende artikel op onze helpsite te volgen: Hoe voer ik een update van Elvy uit?

Bron: Elvy

Aankondiging: Versie 1.1800 van Elvy officieel beschikbaar!

Op 01-11-2016 is de nieuwe versie van Elvy uitgekomen. Deze versie heeft nummer 1.1800.161101 gekregen.

Nieuwe koppelingen:

  • De koppeling met SAP Business One op basis van Microsoft SQL is beschikbaar.
  • De koppeling met SAP Business One op basis van HANA is beschikbaar.
  • De koppeling met Plan-de-CAMpagne binnenkort beschikbaar.

Algemene aanpassingen:

  • ElvyWeb is geüpgraded naar Microsoft .NET Framework 4.5.2. Lees verderop in deze mail welke acties u moet ondernemen om uw omgeving geschikt te maken voor Microsoft .NET Framework 4.5.2.
  • Het Inkomend Factuurregister voor SnelStart is beschikbaar.
  • De omschrijving van een boeking kan nu worden ingericht aan de hand van parameters, zodat de boekingsomschrijving automatisch wordt gevuld. In het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u deze functionaliteit kunt inrichten: Hoe stel ik een boekingsomschrijving in?
  • Het is mogelijk om de workflow van AFAS Insite aan te sturen voor het fiatteren van inkoopfacturen. In het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u van deze nieuwe functionaliteit gebruik kunt maken: Integratie met AFAS InSite Workflow.
  • In Document Scanning worden de tabs van gebundelde pagina’s nu voorzien van een icoon. Hierdoor kunt u direct zien welke pagina’s u heeft gebundeld.
  • Bij de verwerking van verkoopfacturen kunt u nu instellen dat het boekstuknummer gelijk is aan het factuurnummer. In het volgende artikel leest u hoe u deze functionaliteit kunt inschakelen: Hoe laat ik het boekstuknummer vullen met het factuurnummer?.
  • Het is mogelijk om de wisselkoers aan te passen bij het inboeken van een factuur.
  • Het is mogelijk om in het Elvy Inkomend Factuurregister een kolom toe te voegen aan de takenlijst waarin zichtbaar is of een taak notities bevat.
  • Het is mogelijk om vanuit de zoekfunctie van ElvyWeb alle facturen te exporteren naar PDF.
  • Het is mogelijk om in de gebruikersinstellingen van ElvyWeb voor de modules Onkosten Declaratie en Kostenbeheersing & Verplichtingen de volgorde van de panelen in te stellen. Voor het Inkomend Factuurregister is dit reeds mogelijk.
  • Bij het invoeren van een declaratie of verplichting kunnen nu meerdere regels tegelijk worden verwijderd.
  • Het is nu ook mogelijk om openstaande takenoverzichten te mailen via een SMTP server welke TLS/SSL communicatie vereist. Dit is vooral van toepassing voor omgevingen waar gebruik wordt gemaakt van Office 365.
  • Wanneer u een factuur per e-mail ontvangt is het nu mogelijk om de begeleidende e-mail te bekijken vanuit Elvy. In het volgende artikel kunt u lezen hoe u gebruik kunt maken van deze functionaliteit: Hoe bekijk de begeleidende e-mail van een ontvangen factuur?

Voor alle overige wijzigingen en nieuwe functionaliteiten binnen Elvy verwijzen wij u naar onze releasenotes op onze infosite.

Belangrijke informatie:
Na installatie van de update zal Elvy enige tijd nodig hebben om de ElvyWeb database te optimaliseren. Wij willen u erop attenderen dat de update hierdoor enige tijd langer in beslag kan nemen dan gebruikelijk!

Werkt u met AFAS?:
Als u met AFAS werkt dient u na installatie van de update de GetConnectoren opnieuw in te lezen voor de in Elvy gekoppelde administraties. In het volgende artikel leest u hoe u de GetConnectoren in AFAS kunt importeren: Hoe importeer ik GetConnectoren?.

Wanneer u gebruik maakt van ElvyWeb dient u na het installeren van de update de Application Pool op Internet Information Services (IIS) aan te passen. Wanneer u dit niet doet zal ElvyWeb na de update niet meer werken! In het volgende artikel leest u hoe u de Application Pool kunt aanpassen: Hoe wijzig ik de Application Pool voor Elvy 1.1800?

 

Maak altijd een back-up van uw Elvy omgeving voordat u de update gaat installeren. Met behulp van de volgende instructie kunt u de update van Elvy installeren: Hoe voer ik een update van Elvy uit?.

Wanneer u Elvy gebruikt op onze Online omgeving wordt u seperaat op de hoogste gesteld wanneer deze update wordt uitgerold.

Mocht u aanvullende vragen hebben naar aanleiding van dit bericht, neem dan contact op met uw Elvy implementatiepartner!

Bron: Elvy