Berichten

Hoe voeg ik een archiveringsstroom toe aan een register in Elvy DS?

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Alle koppelingen
Uitzondering: iMuis
Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf versie 1.1700Welke versie heb ik?

Wanneer u alle taken die via een bepaald register worden goedgekeurd, beschikbaar wilt stellen aan medewerkers die niet tekenbevoegd zijn, dan kunt u hiervoor een archiveringsstroom toevoegen. Op deze manier krijgen de medewerkers de taak niet in hun takenlijst, maar kunnen zij deze wel via de zoekfunctie terugvinden.

Ga via het menu van Elvy DS naar IFR › Registers. Open het register waaraan u een archiveringsstroom wilt toevoegen. Druk op Stroming toevoegen.

Archiveringsstroom_toevoegen_1.png

WMS – ICL (Intercompany Logistics) in Exact Globe

ICL (Intercompany Logistics) maakt het mogelijk om transacties tussen een verkoopadministratie en een centrale magazijn administratie automatisch te laten verlopen. Hierdoor neemt het aantal handmatige acties af. Vaak dienen transacties zoals verkooporders, bestellingen, leveringen en ontvangsten twee maal te worden ingevoerd wanneer twee administraties samenwerken. De gegevens dienen dan in beide administraties geregistreerd te worden. Met ICL hoef je deze slechts éénmaal in te voeren.

Waarom ICL?

Het kan zijn dat er voor jullie bedrijf twee of meerdere locaties van toepassing zijn, waarbij de ene locatie de voorraad beheert en de andere locatie uitsluitend producten verkoopt. Hiervoor dienen er voor beide locaties administraties aanwezig te zijn in Exact Globe.

ICL zorgt er onder andere voor dat orders niet twee keer ingevoerd hoeven te worden, de twee locaties elkaar niet hoeven te factureren en dat er niet continu e-mail- of telefonisch contact plaatst dient te vinden tussen de beide locaties.

Hoe werkt ICL?

Een verkoopkantoor (al dan niet voorraadhoudend) registreert een verkooporder in zijn eigen administratie. Vervolgens zal er voor deze verkooporder automatisch een verkooporder in de administratie van het centrale magazijn worden aangemaakt. Hierna kan de order worden geleverd. Je kunt ervoor zorgen dat de order direct aan de klant wordt geleverd, of dat de producten aan het verkoopkantoor worden geleverd. Het verkoopkantoor factureert vervolgens naar de klant.


Tijdens dit proces wordt op de achtergrond, in de administratie van het verkoopkantoor, automatisch een bestelling en inkoopfactuur aangemaakt welke betrekking hebben op deze ‘inkoop’ bij het centrale magazijn.

Scenario’s

Er zijn verschillende scenario’s waarbij je gebruik kunt maken van ICL:

  • Verkoop ➔ Twee bedrijven, waarbij één voorraadhoudend is (magazijn) en de ander het verkoopkantoor is. Bijvoorbeeld: Een verkoopkantoor in Duitsland wil wel de Nederlandse producten verkopen, maar deze producten niet op voorraad houden. Het bedrijf in Duitsland wil dus alleen inkopen vanuit Nederland en de klant de factuur sturen. Nederland verzorgt de levering naar de Duitse klant.
  • Inkoop ➔ Twee bedrijven, waarbij één voorraadhoudend is (hoofdmagazijn) en de ander het verkoopkantoor is met een eigen magazijn. Bijvoorbeeld: Een verkoopkantoor in Duitsland dient haar voorraad in te kopen bij het hoofdmagazijn in Nederland. Het Duitse verkoopkantoor levert zelf de producten aan de klant.
  • Één centrale magazijn locatie + meerdere verkoopkantoren
  • Twee centrale magazijn locaties die ook van elkaar kopen ➔ Beide bedrijven hebben dan zowel een Centrale magazijn administratie als een Verkoop-/Inkoop administratie.
  • Één verkoopkantoor + één hoofdmagazijn + één productiecentrum ➔ Het bedrijf produceert zijn eigen producten, die worden opgeslagen in het hoofdmagazijn en worden verkocht via het verkoopkantoor (drie-staps ICL).

Meer informatie

Voor meer informatie over WMS ICL, zie de Startpagina WMS en ICL.

Volgende keer

De volgende blogpost in de serie over WMS zal gaan over Auto queue.

Bron: Exact Support Blog

Release ImageCapture 6.8

Deze maand introduceren wij de release ImageCapture 6.8. Naast kleine optimalisaties in de ImageCapture Manager, is er één nieuwe feature die met kop en schouders uitsteekt boven de rest: Een robot functie voor het verwerken van facturen! Deze unieke feature maakt het mogelijk om ImageCapture in te zetten als een extra medewerker op uw administratie. De software gedraagt zich zoals een menselijke gebruiker dat zou doen, op basis van vooraf ingestelde regels. Op deze manier verloopt het verwerkingsproces van uw facturen dus nog sneller en profiteert u van betalingskortingen bij uw leverancier. Daarnaast bespaart u op de kostbare verwerkingstijd van uw medewerkers.

Op dit moment is de robot functie al beschikbaar in de nieuwste standaardinrichting van Exact Globe maar in de komende maandreleases zal de functionaliteit ook aan onze andere standaardkoppelingen worden toegevoegd. Voor meer informatie over de robot functie in combinatie met uw applicatie kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen.

Herkenning van buitenlandse facturen

De herkenning van buitenlandse facturen is in de release ImageCapture 6.8 verder uitgebreid; vanaf deze versie worden ook Deense facturen standaard ondersteund, naast de ondersteuning van Nederlandse, Vlaamse, Duitse, Franse, Engelse, Amerikaanse, Poolse, Roemeense, Spaanse en Zweedse facturen die al in eerdere releases is opgenomen.

Robot functionaliteit

Ofwel het verwerken en boeken van facturen zonder menselijke interactie. Uiteraard is het hierbij niet de bedoeling dat facturen zonder controle worden verwerkt en geboekt. Daarom is het mogelijk om vooraf bepaalde zaken vast te stellen, op basis waarvan ImageCapture beoordeelt of een factuur volledig automatisch mag worden doorgezet. Een aantal mogelijkheden om vooraf te bepalen of een factuur automatisch verwerkt mag worden zijn:

100% match met de geplaatste bestelling

Wanneer een factuur op zowel kop- als regelniveau matcht met de eerder geplaatste bestelling in het inkoopsysteem mag de factuur automatisch geboekt worden. Wijkt de factuur af, bijvoorbeeld doordat er transportkosten worden vermeld of wanneer bedragen of aantallen niet overeenkomen, dan verschijnt de factuur in het controle scherm waar uw medewerkers de factuur kunnen beoordelen en eventueel de boeking nog kunnen aanpassen.

Wanneer het een UBL factuur betreft

U kunt ervoor kiezen om UBL facturen altijd automatisch te laten boeken wanneer verplichte informatie zoals bijvoorbeeld een grootboekrekening of kostenplaats op de factuur vermeld staan. Wanneer deze informatie ontbreekt, of wanneer het bijvoorbeeld een nieuwe crediteur betreft, komt de factuur in het controle scherm en kan deze door uw medewerker aangepast worden. Een nieuwe crediteur kan tijdens dit proces ook direct vanuit ImageCapture aangemaakt worden.

Per crediteur

Wanneer u periodiek facturen ontvangt voor abonnementen of terugkerende diensten dan kunt u ervoor kiezen de facturen van de desbetreffende crediteuren automatisch in te laten boeken.

Meer informatie of de update aanvragen

Voor meer informatie over de release ImageCapture 6.8 kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen. Voor relaties met een lopende onderhoudsovereenkomst wordt de update kosteloos beschikbaar gesteld. Neem hiervoor contact op met onze supportafdeling. Zij beoordelen samen met u de mogelijkheden van deze update en of u deze zelf, of met behulp van betaalde consultancy (remote of onsite) kunt uitvoeren. Bent u nog geen klant van Scan Sys? Vul dan ons contactformulier in. Onze sales medewerkers kunnen u vrijblijvend informeren over de mogelijkheden van onze software voor uw financiële administratie.

Bron: ScanSys

PSA – Projecten factureren invoeren in Exact Synergy Enterprise

Wanneer alle uren zijn ingevoerd en goedgekeurd kan er gefactureerd worden. Hoe u dat kunt doen wordt uitgelegd in deze één na laatste blogpost over de PSA oplossing.

Nacalculatie projecten factureren

Om de gerealiseerde uren en kosten te factureren kunt u gaan naar [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Factuurvoorstellen]. Hier worden alle uren getoond die zijn gerealiseerd. De manager kan hier de uren eventueel nog aanpassen. Bijvoorbeeld wanneer hij besluit bepaalde uren niet te factureren of wanneer hij uren af wil ronden naar een halve of volledige dag als dit met de klant is afgesproken. Zodra alle uren correct in het voorstel staan kunt u alle betreffende uren selecteren door het selectievakje voor iedere regel of het vakje in de kop aan te vinken. Vervolgens klikt u bovenaan op de knop Factuur.

Screenshot1 (nog niet volledig!)

U kunt de gegenereerde factuur terugvinden via Facturen op de projectkaart. Door op het factuurnummer te klikken ziet u de details van de factuur.

Vaste prijs projecten factureren

Bij een vaste prijs project wordt er niet gefactureerd op basis van de gerealiseerde uren en kosten, maar op basis van project termijnen die met de klant zijn afgesproken. Om nieuwe termijnen in te voeren klikt u vanuit de projectkaart in de Monitor sectie op Vaste termijn facturen.

Screenshot2

Nadat u op Aanmaken heeft geklikt worden er automatisch werkstroom verzoeken aangemaakt voor de verschillende termijnen. Deze verzoeken komen in de werkstroom van de manager terecht. Zodra er een termijn klaar is om gefactureerd te worden dient het verzoek te worden gerealiseerd en kan de factuur gegenereerd worden via [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Factuurvoorstellen].

Volgende keer

De volgende blogpost in deze serie over de PSA oplossing is alweer de laatste en zal gaan over het rapporteren van de projecten.

Bron: Exact Support Blog

Tip: In Exact Globe een overzicht van handmatig aangemaakte facturen genereren

Normaal gesproken wordt er, als u over de module E-Order beschikt, bij het verwerken van een order direct een factuur aangemaakt. Echter is het ook mogelijk om handmatig een factuur aan te maken. Wanneer u van deze laatste optie gebruik maakt kan het wenselijk zijn om in één overzicht te kunnen zien welke facturen handmatig zijn aangemaakt.

Overzicht van facturen opvragen

Om een overzicht van al uw facturen op te vragen gaat u naar [Factuur, Verslagen, Factuurhistorie]. Hier vult u eventueel de betreffende filters in en klikt op Zoeken. U krijgt nu een overzicht van de gehele factuurhistorie, ongeacht of de factuur nu handmatig of automatisch is aangemaakt.

Kolom ‘Pakbonnummer’ toevoegen

Om een beter inzicht te krijgen in welke facturen handmatig zijn aangemaakt kunt u de kolom Pakbonnummer toevoegen door rechts bovenin op de knop Kolommen te klikken. Vervolgens kunt u de optie Pakbonnummer vanuit de kolom Beschikbare naar de kolom Zichtbaar verplaatsen. Hierna klikt u op OK.

screenshot1nl

Handmatig aangemaakte facturen beschikken niet over een pakbonnummer

Doordat de kolom Pakbonnummer nu is toegevoegd aan het overzicht van alle facturen kunt u precies zien welke facturen handmatig zijn aangemaakt en welke zijn ontstaan vanuit een order. Handmatig aangemaakte facturen beschikken namelijk niet over een pakbonnummer. Bij deze factuur is het veld in deze kolom dan ook leeg. Door met uw rechtermuisknop op de kolom Pakbonnummer te klikken kunt u kiezen voor Sorteren. Hierdoor ziet u alle facturen zonder pakbonnummer onder elkaar staan.

screenshot2nl

De volgorde die wordt getoond kunt u eventueel nog omkeren door nogmaals met uw rechtermuisknop op de kolom te klikken en te kiezen voor Sorteervolgorde omkeren.

Bron: Exact Support Blog

Leer Elvy debiteuren te laten herkennen op basis van de NAW-gegevens of het debiteurnummer

Het is mogelijk om via Leer Elvy debiteuren te laten herkennen op basis van de NAW-gegevens of het debiteurnummer. Het is zelfs mogelijk om hiervoor verschillende voorkeuzes aan te maken per administratie.

Om de herkenning zo optimaal mogelijk te laten verlopen, is het raadzaam om alleen digitale verkoopfacturen te gebruiken, welke bijvoorbeeld direct zijn gegenereerd door de facturatiesoftware, in plaats van gescande verkoopfacturen.

Selecteer het verkoopdagboek, laad een verkoopfactuur voor de administratie en voerAutomatische Herkenning uit, zodat de factuurgegevens beschikbaar zijn voor Leer Elvy. Indien er geen debiteur gevonden is, kunt u nog steeds Leer Elvy openen, aangezien de instellingen op de administratie worden toegepast, in plaats van de debiteur.

Open nu Leer Elvy.

Het Leer Elvy-scherm wordt vervolgens getoond.

ds-deb-leerelvy2

Om Leer Elvy in te stellen voor deze administratie, drukt u op Toevoegen. Ga vervolgens naar het tabblad Debiteurgegevens.

Herkenning op NAW-gegevens

Om de herkenning zo optimaal mogelijk te laten verlopen, is het belangrijk dat de NAW-gegevens altijd op dezelfde plek staan, in dezelfde tekstgrootte.

Selecteer bij de opties Naam, Adres, Postcode en Woonplaats de betreffende gegevens op de factuur.

ds-deb-leerelvy4

Teksten die uit meerdere woorden zijn opgebouwd (zoals het adres), vindt u onderaan in de keuzelijst.

Druk twee maal op Bewaren om de instellingen op te slaan.

Herkenning op debiteurnummer

Wanneer een debiteurnummer op de factuur staat, welke overeenkomt met het het betreffende nummer in de administratie, dan kunt u de herkenning eenvoudig instellen bij de optie Deb. nr.Hier kunt u, zoals bij de reguliere Leer Elvy-instellingen, een tekst (bijvoorbeeld ‘Debiteur’) of de waarde (het debiteurnummer) selecteren.

ds-deb-leerelvy5

Druk twee maal op Bewaren om de instellingen op te slaan.

Bron: info.elvy.nl

In Exact Globe meerdere facturen van verschillende debiteuren afletteren in het bankboek

Stel, u ontvangt op de bank een batch betaling van meerdere openstaande posten van verschillende debiteuren. U wilt het bedrag afletteren, zodat de posten niet meer open staan. Daarentegen wilt u het batch bedrag niet splitsen.

Allereerst is het raadzaam in het debiteuren onderhoud een nieuwe debiteur aan te maken, bijvoorbeeld met de naam Pin debiteur, of Batch debiteur. Deze algemene debiteur komt van pas bij het afletteren. Hiervoor gaat u naar [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] en u klikt op ‘Nieuw’. U vult een naam en code in en bewaart de instellingen.

In uw bankboeking gaat u naar de enkele regel met de batch ontvangst en u klikt in het veld ‘Onze ref’ op F2. U krijgt een afletterscherm te zien. Rechts onder de knop ‘Zoeken’ klikt u op ‘Meerd.’  wat staat voor ‘Meerdere’. U krijgt nu een scherm te zien waarin u eventueel handmatig factuurnummers zou kunnen invoeren. Dat betreft de ‘onze ref.’ nummers van de facturen. Dat is handig wanneer u bijvoorbeeld een lijst met openstaande factuurnummers voor u heeft.

Maar u kunt ook kiezen voor de knop ‘Factuur zoeken’. U krijgt dan een nieuw scherm te zien waarin u bij ‘Relatie’ een debiteur invult. U krijgt daaronder de openstaande facturen te zien. U selecteert de juiste en klikt op ‘Selecteren’.

Zo herhaalt u dat voor alle relevante openstaande debiteuren. Daarna klikt u onder op ‘Sluiten’. U komt terug in het afletterscherm en klikt op de knop ‘Zoeken’. De facturen staan nu in het afletterscherm en deze kunt u afletteren.

Op dat moment krijgt u een dialoogvenster:

“Meerdere – Debiteuren
U dient eerst aan een debiteur/crediteur toe te wijzen”.

U selecteert een debiteur waaraan u de posten toekent, bijvoorbeeld de eerder aangemaakte ‘Batch debiteur’. De posten worden namelijk op één relatie afgeboekt: zowel de bankboeking als alle openstaande posten. U klikt op ‘Verwerken’. Zodoende is er één regel afgeboekt met alle betreffende verkoopfacturen en u kunt de boeking sluiten.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik in Exact Globe zien met welke facturen een ontvangst is afgeletterd?

Als u facturen verstuurt naar uw klanten kan het voorkomen dat uw klanten meerdere facturen in één keer betalen. Een ontvangst die via de bank binnenkomt, kan dus betrekking hebben op meerdere verkoopfacturen. Naderhand kan het voorkomen dat u terug wilt kijken op welke facturen die ontvangst betrekking heeft. Er zijn een aantal manieren hoe u kunt zien met welke facturen de betreffende ontvangst is afgeletterd.

In de drie eerdere blog posts in de serie over dit onderwerp hebben we laten zien hoe u dit uit kunt zoeken aan de hand van het ‘Onze ref’ (transactiescherm), via het Afletterscherm en via het Cash flow scherm. Dit is de vierde en laatste blog post over dit onderwerp en laten we zien hoe u kunt zien met welke facturen een ontvangst is afgeletterd via de knop ‘Overeenstemmende transacties’ op de debiteurenkaart.

Via de knop ‘Overeenstemmende transacties’ op de debiteurenkaart
Een van de mogelijkheden om te bekijken met welke facturen de ontvangst is afgeletterd is middels de knop ‘Overeenstemmende transacties’ op de debiteurenkaart. Op de debiteurenkaart van de betreffende debiteur selecteert u de optie ‘Te vorderen’ en ‘Tonen: Afgeletterd en Niet afgeletterd’.

Vervolgens selecteert u de regel van de ontvangst en middels de knop ‘Overeenstemmende transacties’ ziet u vervolgens een overzicht van alle transacties die met die ontvangst zijn afgeletterd.

Bron: Exact Support Blog

Waarom gebruikt Exact Globe deze BTW-code?

Als u een factuur aanmaakt via [Factuur, Invoer, Facturen] knop ´Nieuw´, dan wordt er op de regel, na het selecteren van een artikel, automatisch een bepaalde BTW-code gebruikt. In deze blog post wordt uitgelegd waar deze code op is gebaseerd.

Debiteur
Als eerste wordt er gekeken naar of er een BTW-code is gekoppeld aan de debiteur die gebruikt wordt in de factuur. Via het onderhoud van een debiteur kan op het tabblad ´Financieel´ een BTW-code gekoppeld worden. Indien hier een BTW-code gekoppeld is, zal deze gebruikt worden in de factuur voor deze debiteur.
Er kan een BTW code gekoppeld worden voor goederen in veld ‘BTW’ en/of diensten in veld ‘BTW diensten’ wanneer de debiteur lid is van de EU. Welke van deze twee BTW-codes wordt gebruikt is afhankelijk van welke optie geselecteerd staat bij het veld ‘Classificatie ICP’ in het onderhoud van het artikel. Op basis van deze classificatie wordt bij het boeken bepaald welke BTW-code er wordt voorgesteld. Boekt u bijvoorbeeld een artikel dat geclassificeerd is als ‘Goederen’ dan zal het systeem de BTW-code, die u bij het veld ‘BTW’ bij de debiteur heeft gekoppeld voorstellen. Boekt u een artikel dat is geclassificeerd als ‘Diensten’ dan gebruikt het systeem de BTW-code die u bij het veld ‘BTW diensten’ van de debiteur heeft gekoppeld.

Artikel
Als er geen BTW-code is gekoppeld aan de debiteur, zal er gekeken worden of er aan het artikel dat in de factuur wordt gebruikt, een BTW-code is gekoppeld. In het onderhoud van een artikel kunt u de BTW-code koppelen op tabblad ´Basis´.

Order
Verder kan de BTW-code gebaseerd zijn op een verkooporder. Als de factuur is gegenereerd vanuit een order in de Order-module, dan wordt de BTW-code die in de order is gebruikt, overgenomen op de factuur. Indien u in dit geval de BTW-code in de factuur wilt wijzigen, dient u de factuur eerst te verwijderen. Daarna is het mogelijk om de BTW-code te wijzigen in de order en de factuur opnieuw te genereren. Dit is alleen mogelijk als de factuur nog niet is verwerkt.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Online verkoopfacturen verzenden via de digitale brievenbus

Een veel gestelde vraag aan Exact Customer Support is hoe een verkoopfactuur verzonden kan worden naar de digitale brievenbus van een klant. Een digitale brievenbus is geen e-mailadres. Het versturen van berichten via de digitale brievenbus kan alleen tussen Exact Online gebruikers onderling.

Als uw klant Exact Online heeft, kunt u de verkoopfacturen verzenden naar de digitale brievenbus. U kunt dit instellen op de relatiekaart, te vinden via [Verkoop, Klanten, Onderhoud, <klik de relatie aan>]. In de relatiekaart gaat u naar [Overzicht, Algemeen, Adressen, Alles tonen].

U kunt een bestaand adres aanklikken of een nieuw adres aanmaken middels de knop ‘Nieuw’. Vervolgens is er onderin de mogelijkheid om de digitale brievenbus in te stellen. U kunt kiezen voor ‘Type: Handmatig’ indien u het adres van de digitale brievenbus weet. Deze kunt u in het veld onder ‘Type’ invullen. Kiest u voor ‘Type: Exact’, dan verschijnt er een vergrootglas rechts achter het veld Digitale brievenbus. Via het vergrootglas ziet u dan alle digitale brievenbussen van alle Exact Online gebruikers die de digitale brievenbus gepubliceerd hebben. U kunt hier ook zoeken naar het juiste adres.

Zodra u de juiste digitale brievenbus heeft geselecteerd in bovenstaand scherm, kunt u ‘Bewaren’. Hierna is het mogelijk om verkoopfacturen naar de digitale brievenbus van de klant te sturen.

Eventueel is het mogelijk om de methode voor het versturen van de facturen bij deze klant standaard op ‘Verzenden via digitale brievenbus’ te zetten. Via [Verkoop, Klanten, Onderhoud, <klik de relatie aan>] komt u in de relatiekaart, waar u kunt kiezen voor ‘Bewerken’. Onder het kopje ‘Verkoop’ kunt u kiezen voor ‘Methode voor versturen facturen’.

Zodra er bij het verzenden van de verkoopfactuur wordt gekozen voor ‘Gebaseerd op klant’, zal de factuur verstuurd worden op basis van de instelling op de relatiekaart, bij ‘Methode voor versturen facturen’.

Bron: Exact Support Blog