Berichten

Video: maak in 10 minuten kennis met de nieuwe functionaliteiten van Elvy release 2102

/in /door

Video: maak in 10 minuten kennis met de nieuwe functionaliteiten van Elvy release 2102

Pak er een kopje koffie bij en ga er lekker voor zitten! Met één klik ga je naar onze video en nemen we je kort mee in de ontwikkelingen binnen deze release.

Korte beschrijving van de nieuwe functionaliteiten:

  1. De nieuwe opmaak van Elvy wordt nu standaard gepusht: restyling van lettertype, kleuren, knoppen, iconen, gebruikershandleiding naar de website en meer.

  2. Nieuw rapport beschikbaar in ElvyWeb: Audit-trail fiattering taken. Alle fiatteringstaken zijn in één overzicht te zien als een audit-trail in ElvyWeb. Je hoeft daardoor niet per medewerker te zoeken

WMS – ICL (Intercompany Logistics) in Exact Globe

/in /door

ICL (Intercompany Logistics) maakt het mogelijk om transacties tussen een verkoopadministratie en een centrale magazijn administratie automatisch te laten verlopen. Hierdoor neemt het aantal handmatige acties af. Vaak dienen transacties zoals verkooporders, bestellingen, leveringen en ontvangsten twee maal te worden ingevoerd wanneer twee administraties samenwerken. De gegevens dienen dan in beide administraties geregistreerd te worden. Met ICL hoef je deze slechts éénmaal in te voeren.

Waarom ICL?

Het kan zijn dat er voor jullie bedrijf twee of meerdere locaties van toepassing zijn, waarbij de ene locatie de voorraad beheert en de andere locatie uitsluitend producten verkoopt. Hiervoor dienen er voor beide locaties administraties aanwezig te zijn in Exact Globe.

ICL zorgt er onder andere voor dat orders niet twee keer ingevoerd hoeven te worden, de twee locaties elkaar niet hoeven te factureren en dat er niet continu e-mail- of telefonisch contact plaatst dient te vinden tussen de beide locaties.

Hoe werkt ICL?

Een verkoopkantoor (al dan niet voorraadhoudend) registreert een verkooporder in zijn eigen administratie. Vervolgens zal er voor deze verkooporder automatisch een verkooporder in de administratie van het centrale magazijn worden aangemaakt. Hierna kan de order worden geleverd. Je kunt ervoor zorgen dat de order direct aan de klant wordt geleverd, of dat de producten aan het verkoopkantoor worden geleverd. Het verkoopkantoor factureert vervolgens naar de klant.


Tijdens dit proces wordt op de achtergrond, in de administratie van het verkoopkantoor, automatisch een bestelling en inkoopfactuur aangemaakt welke betrekking hebben op deze ‘inkoop’ bij het centrale magazijn.

Scenario’s

Er zijn verschillende scenario’s waarbij je gebruik kunt maken van ICL:

  • Verkoop ➔ Twee bedrijven, waarbij één voorraadhoudend is (magazijn) en de ander het verkoopkantoor is. Bijvoorbeeld: Een verkoopkantoor in Duitsland wil wel de Nederlandse producten verkopen, maar deze producten niet op voorraad houden. Het bedrijf in Duitsland wil dus alleen inkopen vanuit Nederland en de klant de factuur sturen. Nederland verzorgt de levering naar de Duitse klant.
  • Inkoop ➔ Twee bedrijven, waarbij één voorraadhoudend is (hoofdmagazijn) en de ander het verkoopkantoor is met een eigen magazijn. Bijvoorbeeld: Een verkoopkantoor in Duitsland dient haar voorraad in te kopen bij het hoofdmagazijn in Nederland. Het Duitse verkoopkantoor levert zelf de producten aan de klant.
  • Één centrale magazijn locatie + meerdere verkoopkantoren
  • Twee centrale magazijn locaties die ook van elkaar kopen ➔ Beide bedrijven hebben dan zowel een Centrale magazijn administratie als een Verkoop-/Inkoop administratie.
  • Één verkoopkantoor + één hoofdmagazijn + één productiecentrum ➔ Het bedrijf produceert zijn eigen producten, die worden opgeslagen in het hoofdmagazijn en worden verkocht via het verkoopkantoor (drie-staps ICL).

Meer informatie

Voor meer informatie over WMS ICL, zie de Startpagina WMS en ICL.

Volgende keer

De volgende blogpost in de serie over WMS zal gaan over Auto queue.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe meerdere artikelen in één keer selecteren

/in /door

Bij het invoeren van facturen of verkooporders kunt u via de F2 toets of het vergrootglas een artikel selecteren. Vervolgens vult u de rest van de order- of factuurregel in en gaat u verder naar de tweede regel.

Hier selecteert u het volgende artikel, enzovoorts.

Wanneer de verkooporder of factuur betrekking heeft op meerdere artikelen kunt u eenvoudig meerdere artikelen in één keer selecteren.

Nadat u op de eerste regel in het artikel veld op de F2 toets heeft gedrukt of op het vergrootglas heeft geklikt, wordt het artikelscherm getoond. In plaats van hier één artikel te selecteren, selecteert u nu alle artikelen die u wilt toevoegen aan de factuur of order.

fact-nl

Vervolgens klikt u op Selecteren en al de geselecteerde artikelen worden toegevoegd aan de factuur/order.

U hoeft vervolgens alleen nog maar de verschillende regels te controleren en/of aan te vullen en kunt de factuur daarna meteen afdrukken.

Bron: Exact Support Blog

De stap ‘Fiatteren’ overslaan in Exact Globe Next

/in /door

In verschillende modules van Exact Globe, zoals Factuur, Order, Voorraad, Inkoop, Projecten en Salaris, is er een optie om te fiatteren. Deze optie geeft u de mogelijkheid om bepaalde handeling die worden uitgevoerd door gebruiker A eerst goed te laten keuren (fiatteren) door gebruiker B. Hier wordt vaak gebruik van gemaakt in grotere organisaties.

Het is mogelijk om deze stap over te slaan, waardoor het niet meer verplicht is om de uitgevoerde handeling eerst te fiatteren voordat men verder kan gaan in het proces.

U kunt de optie ‘Fiatteren’ uitschakelen door naar [Systeem, Algemeen, Instellingen] te gaan. Kies vervolgens voor de instelling die u aan wilt passen, bijvoorbeeld ‘Salarisinstellingen’. Als hier een vinkje staat bij ‘Fiatteren’, betekent dit dat ‘Fiatteren’ een verplichte stap is. Dus om het fiatteren uit te schakelen, dient u het vinkje bij ‘Fiatteren’ te verwijderen en dan voor ‘Bewaren’ te kiezen. Herstart de programmatuur. Vervolgens is ‘Fiatteren’ geen verplichte stap meer.

Let op: Als u deze instelling uitschakelt terwijl er nog posten bij de stap ‘Fiatteren’ aanwezig zijn, dienen deze posten alsnog gefiatteerd te worden. Zodra er geheel nieuwe posten worden ingevoerd, zal de stap ‘Fiatteren’ niet meer verplicht zijn.

Bron: Exact Support Blog

Maximaal aantal regels instellen op de factuurlay-out Exact Financials

/in /door

Met de Sales module is het onder andere mogelijk om verkoopfacturen te genereren, af te drukken en te mailen aan de hand van voorgedefinieerde lay-outs. Met deze lay-outs kan informatie gerangschikt en voorgedefinieerd worden zodat alle klanten eenzelfde factuur ontvangen. Hiermee kunnen bijvoorbeeld de eigen adresgegevens, afsluiting, kvk-nummers, etc. standaard worden voorgevuld. Op de lay-out kunnen tevens artikelblokken toegevoegd worden. Hiermee kan informatie uit de factuurregels zoals omschrijving, artikelnummer, aantallen, etc. direct afgedrukt worden.

Om te voorkomen dat het artikelblok vroegtijdig wordt afgekapt (bijvoorbeeld halverwege de factuur) of juist te ver op de factuur doorloopt (over de voettekst) kan er een maximaal aantal regels van het artikelblok ingesteld worden. Zodra dit maximum is bereikt zullen de volgende regels op de volgende pagina afgedrukt worden.

Om dit in te stellen kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar het onderhoud van de factuurlay-out via [System: Applicatie, Formulierenlay-outs, Onderhoud] layout type: ‘Verkoopfactuur’.
  • Selecteer blok ‘ITEMLINE’.
  • Klik op de knop ‘Attributes’.
  • Met de optie ‘Aantal artikelregels’ kan aangegeven worden hoeveel regels er per pagina afgedrukt mogen worden.
  •  Sla de lay-out op, waarna de factuur tegen het gewenste aantal artikelregels afgedrukt zal worden.

Bron: Exact Support Blog

Waarom gebruikt Exact Globe deze BTW-code?

/in /door

Als u een factuur aanmaakt via [Factuur, Invoer, Facturen] knop ´Nieuw´, dan wordt er op de regel, na het selecteren van een artikel, automatisch een bepaalde BTW-code gebruikt. In deze blog post wordt uitgelegd waar deze code op is gebaseerd.

Debiteur
Als eerste wordt er gekeken naar of er een BTW-code is gekoppeld aan de debiteur die gebruikt wordt in de factuur. Via het onderhoud van een debiteur kan op het tabblad ´Financieel´ een BTW-code gekoppeld worden. Indien hier een BTW-code gekoppeld is, zal deze gebruikt worden in de factuur voor deze debiteur.
Er kan een BTW code gekoppeld worden voor goederen in veld ‘BTW’ en/of diensten in veld ‘BTW diensten’ wanneer de debiteur lid is van de EU. Welke van deze twee BTW-codes wordt gebruikt is afhankelijk van welke optie geselecteerd staat bij het veld ‘Classificatie ICP’ in het onderhoud van het artikel. Op basis van deze classificatie wordt bij het boeken bepaald welke BTW-code er wordt voorgesteld. Boekt u bijvoorbeeld een artikel dat geclassificeerd is als ‘Goederen’ dan zal het systeem de BTW-code, die u bij het veld ‘BTW’ bij de debiteur heeft gekoppeld voorstellen. Boekt u een artikel dat is geclassificeerd als ‘Diensten’ dan gebruikt het systeem de BTW-code die u bij het veld ‘BTW diensten’ van de debiteur heeft gekoppeld.

Artikel
Als er geen BTW-code is gekoppeld aan de debiteur, zal er gekeken worden of er aan het artikel dat in de factuur wordt gebruikt, een BTW-code is gekoppeld. In het onderhoud van een artikel kunt u de BTW-code koppelen op tabblad ´Basis´.

Order
Verder kan de BTW-code gebaseerd zijn op een verkooporder. Als de factuur is gegenereerd vanuit een order in de Order-module, dan wordt de BTW-code die in de order is gebruikt, overgenomen op de factuur. Indien u in dit geval de BTW-code in de factuur wilt wijzigen, dient u de factuur eerst te verwijderen. Daarna is het mogelijk om de BTW-code te wijzigen in de order en de factuur opnieuw te genereren. Dit is alleen mogelijk als de factuur nog niet is verwerkt.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik in Exact Globe de Engelse benaming van een artikel, afdrukken op een factuur?

/in /door

Het kan voorkomen dat u een Engelstalige klant heeft, waarbij de Engelse benaming van een artikel op de factuur dient te worden getoond. Aan de hand van de volgende stappen kunt u dit doen.

  1. Ten eerste dient u in te stellen dat er meerdere talen gebruikt kunnen worden in de zoekvensters. Via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen, Omschrijvingen in zoekvensters] kan de taal ‘English’ geselecteerd voor de omschrijvingen/omschrijvingen in zoekvensters.
  2. Hierna is het mogelijk om één of meerdere taalomschrijvingen in te voeren in onderhoud van een artikel.
  3. Vervolgens dient er op de factuurlay-out ook nog ingesteld te worden dat de omschrijvingen van de artikelen in het Engels worden getoond. Om de Engelse benamingen weer te geven, is het aan te raden om een nieuwe lay-out aan te maken, op basis van een bestaande lay-out.  Dit kunt u doen via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Klik op het loepje achter de factuurlay-out. Klik de lay-out aan en kies voor ‘Bewerken’. Kies vervolgens voor [Bestand, Bewaren als] en sla de lay-out op onder een nieuwe naam en nieuwe omschrijving.
  4. Daarna gaat u naar [Bewerken, Lay-outinstellingen] en zet de ‘Taal van de omschrijvingen’ op ‘English’.
  5. Vervolgens kunt u het veld ‘Omschrijving artikelbestand’ toevoegen op de lay-out via [Bewerken, Toevoegen, Databaseveld, Artikelblok]. Sleep het veld naar de juiste positie en verplaats of verwijder eventuele onderliggende velden, zodat deze niet samen met dit veld worden afgedrukt.
  6. Klik op ‘Bewaren’ om de lay-out te bewaren.
  7. Vervolgens kunt u deze layout koppelen aan de Engelstalige klant door te klikken op het icoon ‘Lay-outs aan debiteuren koppelen’ , achter het loepje van de factuurlay-out bij [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Klik op de betreffende debiteur en kies voor ‘Wijzigen’. Selecteer de naam van de nieuwe lay-out en kies voor ‘OK’.
  8. Daarna kunt u voor deze debiteur een factuur aanmaken waarbij u het artikel met de Engelse omschrijving gebruikt.
  9. Bij [Factuur, Invoer, Afdrukken/ Verwerken] kunt u op tabblad ‘Geavanceerd’ de optie ‘Debiteurenlay-out koppelingen’ aanvinken, of de nieuwe lay-out selecteren in veld ‘Lay-out’.
  10. Vervolgens toont de (voorbeeld-)factuur de lay-out met de Engelse artikelomschrijving.

Bron: Exact Support Blog

Een regel invoegen of verwijderen in Exact Globe Next

/in /door

Via verschillende menupaden is het mogelijk om boekingsregels in te voeren. Een voorbeeld hiervan is een boeking invoeren in het bankdagboek via [Financieel, Invoer, Bank/Kas] knop ‘Nieuw’.  Het kan voorkomen dat u, tijdens het invoeren van de boeking, een extra regel toe wilt voegen. Dit kan gedaan worden door op de regel te gaan staan, waar een nieuwe regel boven geplaatst dient te worden. Klik dan op de knop ‘Regel toevoegen’ en er zal een lege regel tussengevoegd worden.

Tevens is het mogelijk om een bestaande regel te verwijderen. Ga dan op de regel staan die u wilt verwijderen en klik op de knop ‘Regel verwijderen’.

In Exact Globe Next zijn deze opties zijn in meerdere menupaden beschikbaar. De knoppen zijn bijvoorbeeld ook terug te vinden bij [Factuur, Invoer, Facturen] of [Inkoop, Invoer, Bestellingen].

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Globe de omzetrekening van de debiteur of het artikel

/in /door

Bij het onderhoud van uw debiteuren via [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] kunt u op het tabblad ‘Financieel’ een ‘Tegenrekening’ vullen. Hier heeft u de mogelijkheid om een omzetrekening in te vullen die gebruikt wordt om de omzet op te boeken bij het definitief afdrukken van een factuur. Bij het onderhoud van een artikel via [Factuur, Artikelen, Onderhouden] kunt u op het tabblad ‘ Financieel’ ook een omzetrekening koppelen.

U kunt zelf aangeven of bij het definitief afdrukken van een factuur de omzetrekening gekoppeld aan de debiteur, of de omzetrekening gekoppeld aan het artikel wordt gebruikt. Via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Factuurinstellingen] kunt u bij de instelling ‘Omzet’ bepalen welke omzetrekening gebruikt dient te worden.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next een standaard lay-out definiëren

/in /door

In Exact Globe Next kunt u zelf bepalen hoe de lay-out van uw facturen, orderbevestigingen, pakbonnen, bestelbonnen, etc eruit zien. Deze lay-outs kunt u aan uw debiteuren/crediteuren koppelen. Per debiteur/crediteur kunt u aangeven welke lay-out u als standaard voor die debiteur/crediteur wilt gebruiken. Wanneer u een nieuwe lay-out heeft gemaakt kunt u deze aan een aantal debiteuren koppelen door via het onderhoud van die debiteuren de betreffende lay-out te selecteren. U kunt echter ook vanuit [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen] aangeven aan welke debiteur u allemaal een specifieke lay-out wilt koppelen. Via het menupad kiest u achter de betreffende lay-out voor , waarna u de debiteuren kunt selecteren om vervolgens met de knop ‘Wijzigen’ een lay-out aan die debiteuren te koppelen.

Bron: Exact Support Blog