Berichten
Exact Software Business oplossingen
Omdat geen enkel bedrijf hetzelfde is en dezelfde wensen heeft biedt Exact diverse software oplossingen. U kunt hierbij denken aan een HRM, CRM, project of financiële oplossing. Om een nog beter inzicht te krijgen in de mogelijkheden van de verschillende oplossingen, zullen we in de komende weken een aantal van deze oplossingen uitgebreid bespreken op het support blog.
Houd de komende tijd dit blog dus in de gaten om te ontdekken of u reeds optimaal gebruik maakt van een Exact Globe Next of Exact Synergy Enterprise oplossing, of dat u wellicht nóg efficiënter kunt gaan werken door middel van een oplossing die in deze serie wordt besproken.
Snel documenten uploaden in Exact Globe Next
In Exact Globe Next kunt u eenvoudig binnengekomen documenten digitaal opslaan en beheren via menu [Financieel, Invoer, Documenten]. Wanneer u werkt met de module E-CRM, kunt u dit doen via [CRM, Invoer, Documenten]. Echter is het ook mogelijk om documenten direct vanaf uw computer te uploaden naar Exact Globe Next, zonder dat u op dat moment in het programma aan het werk bent.
Documenten uploaden
Om direct vanuit bijvoorbeeld de Windows verkenner of vanaf uw bureaublad een document naar Exact Globe Next te verzenden, klikt u met uw rechtermuisknop op het document. Vervolgens kiest u voor ‘Kopiëren naar’ (of ‘Send to’) en klikt u op ‘Exact Globe Next’. Deze snelkoppeling is tijdens de installatie van Exact Globe Next aangemaakt.
Nadat u op ‘Exact Globe Next’ heeft geklikt, krijgt u een scherm te zien waarin u de juiste administratie kunt selecteren.
Nadat u de betreffende administratie heeft geselecteerd en op ‘OK’ heeft geklikt, komt u in het scherm om het document op te slaan in Exact Globe Next. Hier kunt u alle document gerelateerde informatie opgeven. Ten slotte kiest u voor ‘Bewaren’ en staat het document in Exact Globe Next.
Bron: Exact Support Blog
Een e-mail vanuit MS Outlook uploaden in Exact Globe
In Exact Globe is het mogelijk om e-mails van uw relatie op te slaan in uw administratie als u beschikt over de module CRM. Met de volgende stappen kunt u een e-mail die u in MS Outlook heeft ontvangen, opslaan in Exact Globe.
In MS Outlook dient de menuoptie ‘Exact Globe Next’ aanwezig te zijn op het tabblad ‘Add-ins’. Indien dit niet het geval is, kunt u in MS Outlook (2013, in dit voorbeeld) de volgende stappen uitvoeren:
- Ga in MS Outlook naar het menu [Bestand, Opties]
- Klik aan de linkerzijde van het scherm op ‘Invoegtoepassingen’
- Selecteer onderin het scherm bij ‘Beheren’ de optie ‘Com-invoegtoepassingen’ en klik op de knop ‘Start’ achter het veld
- Nu kunt u de optie ‘Exact Globe Next Documents Add-in’ aanvinken
In MS Outlook selecteert u vervolgens het betreffende e-mail bericht. Volg dan deze stappen:
- Klik in MS Outlook op ‘Add-ins’ en dan op ‘Exact Globe Next’
- Dan klikt u op ‘Save as document’
- Kies vervolgens de administratie waarin de e-mail moet worden opgeslagen
- Daarna komt er een pop-up naar voren waarin u de voortgang van het importeren wordt getoond, opgevolgd door een melding dat het document is gegenereerd.
Het document is nu beschikbaar in Exact Globe via [CRM, Invoer, Documenten]. Door het document (de e-mail) te selecteren via knop ‘Selecteren’ en vervolgens te openen via de knop ‘Open’, kunt u een relatie koppelen. De-mail is vervolgens terug te vinden in het onderhoud van deze relatie, op tabblad ‘Documenten’, via de weergave ‘Geavanceerd’.
Indien u niet beschikt over de CRM module, kunt u het document terugvinden via menupad [Financieel, Invoer, Documenten].
Bron: Exact Support Blog
De betaalmethode van een factuur wijzigen in Exact Globe Next
Wanneer u een factuur heeft aangemaakt die in eerste instantie als incasso verwerkt zou worden, maar achteraf handmatig betaald zal worden kunt u de betalingswijze als volgt wijzigen:
- Ga naar [Financieel, Debiteuren, Kaarten] open de debiteurenkaart
- Selecteer de desbetreffende factuur en klik onderin op ‘Details’
- In dit venster ziet u de specificaties van de factuur en kunt u de ‘Methode’ wijzigen van ‘Incasso’ naar ‘Op krediet’. Dit veld is alleen te wijzigen als de boeking nog niet is afgeletterd.
Deze handeling is ook te verrichten voor andere betaalmethodes en tevens voor crediteuren.
Bron: Exact Support Blog
Het opschonen van debiteuren of crediteuren in Exact Globe Next
Het is mogelijk om een relatie te verwijderen via menupad [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] knop ‘Verwijderen’. Het is alleen mogelijk om de debiteur of crediteur te verwijderen als de relatie nog nooit gebruikt is in een transactie. Indien u uw relatiebestand op wilt schonen, en de relatie wel reeds gebruikt is, dan zijn er verschillende opties.
Status wijzigen
Via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kunt u al uw relaties met de status ‘Actief’ tonen, door alleen het vinkje ‘Actief’ aan te zetten.
Via het onderhoud van de relatie, kan de optie ‘Non-actief’ worden gebruikt bij ‘Status’, zodat deze niet naar voren komt in de lijst van actieve relaties bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden]. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van de module E-CRM.
Wanneer u wel gebruik maakt van E-CRM, kunt u de volgende stappen uitvoeren:
- Ga naar [Systeem, Algemeen, CRM, Activiteitsoorten]. Hier kunt u een nieuwe activiteitsoort invoeren.
- Vervolgens kunt u gaan naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] en het veld ‘Aanvraag inactief’ vult u met de zojuist aangemaakte activiteit.
- Hierna kunt u via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] de debiteur of crediteur openen en op
, naast de status, om de relatie inactief te maken. Het systeem zal hier een activiteit voor aanmaken.
Vernummeren/Samenvoegen
Via de knop ‘Vernummeren’ bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kan er in het veld ‘Nieuwe waarde’ een nieuwe waarde ingevuld worden om de relatie een ander nummer te geven. Via het veld Samenvoegen kunt de relatie invullen waarmee er moet worden samengevoegd.
Bron: Exact Support Blog
Het opschonen van debiteuren of crediteuren in Exact Globe Next
Het is mogelijk om een relatie te verwijderen via menupad [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] knop ‘Verwijderen’. Het is alleen mogelijk om de debiteur of crediteur te verwijderen als de relatie nog nooit gebruikt is in een transactie. Indien u uw relatiebestand op wilt schonen, en de relatie wel reeds gebruikt is, dan zijn er verschillende opties.
Status wijzigen
Via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kunt u al uw relaties met de status ‘Actief’ tonen, door alleen het vinkje ‘Actief’ aan te zetten.
Via het onderhoud van de relatie, kan de optie ‘Non-actief’ worden gebruikt bij ‘Status’, zodat deze niet naar voren komt in de lijst van actieve relaties bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden]. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van de module E-CRM.
Wanneer u wel gebruik maakt van E-CRM, kunt u de volgende stappen uitvoeren:
- Ga naar [Systeem, Algemeen, CRM, Activiteitsoorten]. Hier kunt u een nieuwe activiteitsoort invoeren.
- Vervolgens kunt u gaan naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] en het veld ‘Aanvraag inactief’ vult u met de zojuist aangemaakte activiteit.
- Hierna kunt u via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] de debiteur of crediteur openen en op , naast de status, om de relatie inactief te maken. Het systeem zal hier een activiteit voor aanmaken.
Vernummeren/Samenvoegen
Via de knop ‘Vernummeren’ bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kan er in het veld ‘Nieuwe waarde’ een nieuwe waarde ingevuld worden om de relatie een ander nummer te geven. Via het veld Samenvoegen kunt de relatie invullen waarmee er moet worden samengevoegd.
Bron: Exact Support Blog
Overzicht van debiteuren waarbij getoond wordt of er betalingsherinneringen verstuurd worden?
In het onderhoud van een debiteur is er een aanvinkmogelijkheid voor ‘Stuur herinneringen’. Indien u een overzicht wilt creëren waarbij de informatie wordt getoond of deze instelling wel of niet geactiveerd is, dan kunt u dit volgens de onderstaande stappen uitvoeren:
- Navigeer naar [Financieel, Debiteuren, Etiketten], pas indien gewenst de criteria aan en kies voor ‘Tonen’.
- In het nieuw verschenen overzicht voegt u de kolom ‘Relaties.Bet.herinnering’ toe. Dit kunt u doen door met de rechter muisknop op de kopregel te klikken en te kiezen voor ‘Kolom toevoegen’.
- U kunt vervolgens in het overzicht dubbelklikken op deze kolomnaam om de regels hierop te sorteren.
- Indien gewenst kunt u nog andere kolommen toevoegen of juist verwijderen.
Kies vervolgens voor ‘Alles selecteren’ en hierna voor ‘Exporteren’ om dit overzicht naar bijvoorbeeld MS Excel te exporteren, waar u het overzicht, indien gewenst, nog verder kunt bewerken.
Bron: Exact Support Blog
Waarom gebruikt Exact Globe deze BTW-code?
Als u een factuur aanmaakt via [Factuur, Invoer, Facturen] knop ´Nieuw´, dan wordt er op de regel, na het selecteren van een artikel, automatisch een bepaalde BTW-code gebruikt. In deze blog post wordt uitgelegd waar deze code op is gebaseerd.
Debiteur
Als eerste wordt er gekeken naar of er een BTW-code is gekoppeld aan de debiteur die gebruikt wordt in de factuur. Via het onderhoud van een debiteur kan op het tabblad ´Financieel´ een BTW-code gekoppeld worden. Indien hier een BTW-code gekoppeld is, zal deze gebruikt worden in de factuur voor deze debiteur.
Er kan een BTW code gekoppeld worden voor goederen in veld ‘BTW’ en/of diensten in veld ‘BTW diensten’ wanneer de debiteur lid is van de EU. Welke van deze twee BTW-codes wordt gebruikt is afhankelijk van welke optie geselecteerd staat bij het veld ‘Classificatie ICP’ in het onderhoud van het artikel. Op basis van deze classificatie wordt bij het boeken bepaald welke BTW-code er wordt voorgesteld. Boekt u bijvoorbeeld een artikel dat geclassificeerd is als ‘Goederen’ dan zal het systeem de BTW-code, die u bij het veld ‘BTW’ bij de debiteur heeft gekoppeld voorstellen. Boekt u een artikel dat is geclassificeerd als ‘Diensten’ dan gebruikt het systeem de BTW-code die u bij het veld ‘BTW diensten’ van de debiteur heeft gekoppeld.
Artikel
Als er geen BTW-code is gekoppeld aan de debiteur, zal er gekeken worden of er aan het artikel dat in de factuur wordt gebruikt, een BTW-code is gekoppeld. In het onderhoud van een artikel kunt u de BTW-code koppelen op tabblad ´Basis´.
Order
Verder kan de BTW-code gebaseerd zijn op een verkooporder. Als de factuur is gegenereerd vanuit een order in de Order-module, dan wordt de BTW-code die in de order is gebruikt, overgenomen op de factuur. Indien u in dit geval de BTW-code in de factuur wilt wijzigen, dient u de factuur eerst te verwijderen. Daarna is het mogelijk om de BTW-code te wijzigen in de order en de factuur opnieuw te genereren. Dit is alleen mogelijk als de factuur nog niet is verwerkt.
Bron: Exact Support Blog
Tip: Bekijk de video’s voor de eindejaarsverwerking in Exact Globe Next
We gaan alweer richting het einde van het jaar. Voor veel bedrijven is dit een drukke periode waarin vooral de administratie afdeling veel te verwerken krijgt.
Speciaal voor de eindejaarsverwerking hebben we een aantal video’s gemaakt die u begeleiden bij het doorlopen van de stappen van de eindejaarsverwerking.
Via de links hieronder kunt u de video’s bekijken:
Bron: Exact Support blog
