Berichten
Werken met ongeplande retouremballage in Exact voor Productie en Exact Online voor Handel
Als consument spreken we over statiegeld. De logistieke professional heeft het dan over retouremballage: kratten en flessen en nog veel meer verpakkingen die teruggaan naar de leverancier. Retouremballage is al snel ingewikkeld. Wie is eigenaar van wat, welke retourstroom wordt door welke partij afgehandeld, en wat is eigenlijk de kostprijs van retouremballage? In dit supportblog vooral ook: hoe zetten we retouremballage op in Exact Online?
Retouremballage in een notendop
Laten we beginnen bij de consument. Een consument koopt een kratje bier in de supermarkt en ziet de prijs inclusief BTW 13,95 op het schap. Bij de kassa komt daar nog 3,90 aan statiegeld bij, 1,50 voor het kratje en 24 x 0,10 voor de flesjes. Over het statiegeld wordt geen BTW geheven. Een paar observaties: we kopen de inhoud van de flesjes (het bier) voor 13,90. Het krat en de flesjes kopen we niet. We betalen een waarborgsom, het statiegeld, zodat de eigenaar (de brouwerij) er zich van verzekert dat de verpakking (de retouremballage) ook werkelijk terug komt. Immers, als we de lege verpakking terugbrengen naar de supermarkt krijgen we onze waarborgsom terug. De hoogte van de waarborgsom is doorgaans niet gelijk aan de kostprijs van de emballage. Gemiddeld worden bierflesjes 30 keer hergebruikt en gerekend naar kostprijs zijn ze duurder dan het bier dat er in zit! De waarborgsom is net genoeg om er voor te zorgen dat we de emballage terugbrengen. De supermarkt is overigens ook niet de eigenaar van de emballage.
In een logistiek proces wordt ook veel retouremballage gebruikt die geen eigendom is van de fabrikant. Pallets, kratjes (door de logistieke professional steevast ‘fusten’ genoemd) en andere standaard verpakkingsmiddelen zijn eigendom van een gespecialiseerde logistieke dienstverlener die niets anders doet dan verpakking beheren (in omloop brengen, schoonmaken etc.) tegen een vergoeding.
Er is sprake van geplande retouremballage als de ontvangst van verpakkingen (soort, aantal) vooraf bekend is gemaakt door de leverancier. Ongeplande retouremballage is als bij de ontvangst pas blijkt hoeveel en welke soort gebruikt wordt. Dus als we 100 dozen soep bestellen, maar pas bij ontvangst weten we dat ze op 2 pallets staan. Die pallets moeten terug, niet noodzakelijkerwijs in hetzelfde aantal en niet noodzakelijkwijs naar dezelfde leverancier. Net zoals we flesjes van Albert Heijn ook bij de Jumbo kunnen inleveren.
Processen exclusief voor eindgebruikers
Als eindgebruiker bestellen we handelswaar en die wordt geleverd met ongeplande retouremballage. Voor de verwerking van retouremballage (ontvangst en levering) maken we gebruik van de directe verkoopfactuur en de directe inkoopfactuur.
In het navolgende voorbeeld bestellen we 100 dozen soep. De soep wordt geleverd op 4 pallets en die staan op de factuur van de leverancier voor de soep of op een aparte bon. De ontvangst van de soep boeken we in via het normale goederenontvangst proces, terwijl we de retouremballage inboeken via de directe inkoopfactuur. Een directe inkoopfactuur boekt de voorraad van een ongepland (niet besteld) artikel op en maakt tegelijkertijd een (inkoop)factuur aan voor het statiegeld. Op het moment dat we pallets willen leveren aan de leverancier of aan een derde partij maken we een directe verkoopfactuur aan. Deze boekt de voorraad af en maakt een (verkoop)factuur voor het statiegeld.
Om dit proces succesvol in te richten moeten we een artikelgroep aanmaken zoals in het onderstaande voorbeeld. Deze artikelgroep, EMBALLAGE-E, wijkt niet bijzonder af van een gebruikelijke artikelgroep voor handels- of productiegoederen. Er is een opbrengstrekening, een kosten verkooprekening, een voorraadrekening en een prijsverschillenrekening gekoppeld. Bij het emballageartikel dat gekoppeld is aan deze artikelgroep maken we de kostprijs gelijk aan de inkoopprijs en aan de verkoopprijs, en wel voor het bedrag van het statiegeld. De voorraad die we bijhouden op de balans is dus gelijk aan de totale waarde van het verschuldigde statiegeld. De twee voorbeeldtransacties sluiten aan bij het eerder gegeven voorbeeld “processen exclusief voor eindgebruikers”.
Additionele processen voor de tussenhandel
Als tussenhandel bestellen we niet alleen handelswaar, maar we leveren ook handelswaar. We ontvangen dus bestellingen van onze klanten, maken leveringen van handelswaar en leveren retouremballage mee. Het is in het proces van de facturering van de handelswaar dat de verleiding groot is om retouremballage aan de verkoopfactuur toe te voegen omdat dat makkelijk lijkt. Vergeet daarbij niet uit het oog dat daarbij de voorraad van retouremballage niet wordt afgeboekt, en dat het dus geen goed idee is om deze korte weg te nemen. Maak in plaats daarvan gebruik van de directe verkoopfactuur.
Processen exclusief voor de productiebedrijven
Hier moeten we even goed oppassen. Als de retouremballage pas wordt uitgegeven ná het productieproces (in het magazijn dus) kunnen we dezelfde inrichting en processen gebruiken als voor de eindgebruiker en de tussenhandel. Maar als de retouremballage een integraal onderdeel is van de stuklijst (de kratjes bier) dan hebben we een geheel andere inrichting nodig. De reden daarvoor is dat we de kostprijs van de emballage geen onderdeel willen laten worden van de kostprijs van het product. Ten eerste vertegenwoordigd de kostprijs van de emballage niet de waarde van het statiegeld, maar boekhoud-technisch zal de fabrikant de emballage eerder als een activum willen zien dat over een bepaalde periode na aankoop afgeschreven zal zijn (omloopsnelheid, het gemiddeld aantal keer te gebruiken, verliezen in de keten en breuk spelen bij de berekening van de afschrijvingsduur een rol). Bovendien is het gebruik van retouremballage (de ketenregie) ook kostbaar.
De kostprijs van de retouremballage zetten we op nul, terwijl de inkoop- en verkoopprijs op de waarde van het statiegeld komen te staan. De artikelgroep, EMBALLAGE-P, heeft dezelfde rekening, waarborg emballage, gekoppeld aan de rekening omzet en de rekening prijsverschillen. Samen met de kostprijs nul zorgt dat ervoor dat we de voorraadwaarde op nul houden bij iedere logistieke transactie. Betekent dat nu dat de voorraad emballage niets waard is voor de eigenaar? Nee, want het staat al op de balans als een activum. Pas wel op bij het aankopen van nieuwe emballage om daarvoor een apart artikel te gebruiken!
Bestaande klanten vinden meer informatie bij https://support.exactonline.com/community/s/contactsupport
Wensen ten aanzien van functionaliteit kunt u indienen via https://support.exactonline.com/community/s/ideas
Bron: Exact
Opslaglocaties in Exact Online voor Handel of Productie
Een magazijn in Exact Online kan in opslaglocaties worden onderverdeeld. Met opslaglocaties kunnen we voorraad makkelijker terugvinden. Hoe we opslaglocaties gebruiken hangt af van de grootte van ons magazijn, maar ook van hoe efficiënt we willen zijn in ons magazijn. Drie mogelijkheden staan ons ter beschikking in Exact Online voor Handel en Productie: Geen opslaglocaties gebruiken, vaste opslaglocaties gebruiken of meerdere opslaglocaties gebruiken.
Geen opslaglocaties gebruiken
Als we een klein magazijn hebben, of als we uit ons hoofd ook wel weten waar alles ligt, dan hebben we misschien geen opslaglocaties nodig. In Exact voor Handel en Exact voor Productie Basis hebben geen keuze: deze edities werken niet met opslaglocaties. In Handel of Productie Geavanceerd en Premium hebben we de keuze per magazijn of we van opslaglocaties gebruik willen maken.
Het voordeel van geen opslaglocaties gebruiken is de eenvoud: we maken er dan ook geen fouten mee. Het nadeel van geen opslaglocaties gebruiken is dat alle informatie in het hoofd van de magazijnbeheerder zit. Dat kan bijvoorbeeld een nadeel zijn als we een artikel willen vinden, of als we een artikel willen wegleggen.
Vaste opslaglocaties gebruiken
Als we dezelfde artikelen regelmatig nodig hebben, dan is het mogelijk om ze aan vaste opslaglocaties toe te wijzen. Dus liggen de schroefjes altijd op A en de moertjes op B. In Exact voor Handel en Exact voor Productie Basis hebben kunnen we geen vaste opslaglocaties gebruiken: die eigenschap staat niet ter beschikking. In Handel of Productie Geavanceerd hebben we de keuze per magazijn of we van vaste opslaglocaties gebruik willen maken.
Het voordeel van vaste opslaglocaties gebruiken is de orde en regelmaat: we kunnen een artikel makkelijk terugvinden of wegleggen. Het nadeel van vaste opslaglocaties gebruiken is dat we niet flexibel met de magazijnruimte kunnen omgaan: als we eens een keer wat meer ruimte nodig hebben kunnen we hetzelfde artikel niet op een andere of meerdere locaties opslaan.
Meerdere opslaglocaties gebruiken
Wanneer het er toe doet waar een artikel ligt, bijvoorbeeld omdat we ook serie- of batchnummers gebruiken, of omdat we onze beperkte plankruimte efficiënt willen gebruiken, dan kan het handig zijn dat we van meerdere opslaglocaties in het magazijn gebruik kunnen maken. Op die manier kunnen we makkelijk aanwijzen waar de batches liggen met de meest nabije THT datum, of onderscheid maken tussen artikelen die nog in inspectie zijn, artikelen in bulkvoorraad en artikelen in grijpvoorraad. Alleen in Handel of Productie Premium kunnen we van meerdere opslaglocaties (per artikel) gebruik maken.
Het voordeel van meerdere opslaglocaties gebruiken is de professionele organisatie: zo zijn we goed ingericht om van een Warehouse Management Systeem (WMS) gebruik te kunnen maken waarmee we kunnen scannen. Het nadeel van meerdere opslaglocaties gebruiken is dat we een goede discipline moeten handhaven: maken we weinig gebruikte opslaglocaties wel leeg?, Kijken we eerst op de grijplocatie en pas daarna op de bulklocatie? Zijn we er aan gewend dat voorraad in inspectie nog niet beschikbaar is voor gebruik?
Bron: Exact
Exact voor Handel & Productie Ease of Use: Het recht om serie/batch nummers te onderhouden
In Exact voor Productie en Exact voor Handel (geavanceerde en premium edities) kunnen we werken met serie- en batchnummers voor traceerbaarheid en het voldoen aan wet en regelgeving. Een recht maakt het mogelijk om employees aan te wijzen die fouten mogen herstellen in serie- en batchnummers.
Als we een verkeerde waarde voor een serie- of batchnummer invoeren in Exact Online dan moeten we daar mee leren leven. Het serie- of batchnummer is zichtbaar op het product dat de klant ontvangt en als hij contact met ons opneemt moeten we het terug kunnen vinden. Het is dus belangrijk dat we precies dat serie- of batchnummer registeren in Exact Online dat de klant ontvangen heeft. Gelukkig kunnen we gebruikers aanwijzen (door middel van een recht) die het geregistreerde serie- of batchnummer in Exact Online kunnen aanpassen zodat onze registratie te allen tijde correct is. Tegelijkertijd zijn er dus gebruikers die persé geen serie- of batchnummers kunnen wijzigen. Het recht om aanpassingen te doen staat standaard uit voor alle gebruikers:
(Klik om te vergroten)
Het resultaat is dat gebruikers met het toegekende recht het serie- of batchnummer kunnen aanpassen, en die zonder dat recht dat niet kunnen:
(Klik om te vergroten)
Deze verbeteringen zijn beschikbaar in de geavanceerde en premium edities van Exact voor Productie en Exact voor Handel. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact Online gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Online beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.
Bron: Exact Blog
Artikelkaart en projectkaart vernieuwd
Vorig jaar zijn de relatie-, verkoopkans- en de contactpersoonkaart al opnieuw vormgegeven en daarnaast heeft Exact Online begin dit jaar een nieuwe look & feel gekregen. De volgende stap is dat er verbeterde schermen voor een aantal veelgebruikte stamgegevens zijn ontwikkeld. De aanpassingen in deze schermen zijn ontworpen in samenspraak met klanten en deze moeten zorgen voor een eenvoudiger gebruik. Er is tevens veel aandacht geschonken aan de inzichtelijkheid van informatie.
Artikel- en projectkaart
In dit bericht kunt u de nieuwe vormgeving van de medewerkerkaart bekijken. Naast de medewerkerkaart zijn ook de artikelkaart en projectkaart in een nieuw jasje gestoken en zijn ze nu in lijn met bijvoorbeeld de relatiekaart en de werkorderkaart. Deze nieuwe kaarten komen binnenkort voor u beschikbaar.
Voor klanten met Exact Online Handel geavanceerd is er in het overzicht ook een tab aanwezig voor de serienummers op de artikelkaart. Op de projectkaart zijn onder andere de grafieken veranderd.
Voor alle kaarten geldt dat er gebruik wordt gemaakt van een nieuw navigatie menu. U kunt direct naar de gewenste informatie navigeren middels de tabs en is het niet nodig om door de pagina te scrollen. Dit navigatie menu vindt u aan de linkerkant onder het kopje Overzicht. De laatst aangeklikte optie in het navigatie menu blijft geselecteerd als u via de knoppen ‘Vorige’ en ‘Volgende’ naar een andere artikel- of medewerkerkaart gaat. In de onderstaande afbeeldingen kunt u alvast een voorbeeld zien van de artikelkaart
Bron: Exact Support Blog
Exact Online Handel Geavanceerd nu algemeen beschikbaar
Na een succesvolle Controlled Release periode is Exact Online Handel Geavanceerd nu algemeen beschikbaar. De Controlled Release fase is afgesloten met uitstekende beoordelingen voor het product (8) en support (8,5).
Voor wie?
Bij de ontwikkeling van Exact Online Handel Geavanceerd is de nadruk gelegd op het invullen van de behoeftes van handelsbedrijven met een sterke groei, die meer willen doen met minder en waarbij de klant en regelgeving hoge eisen stellen aan de onderneming.
Exact Online Handel Geavanceerd is met name geschikt voor handelsbedrijven met behoefte aan een meer geavanceerde logistiek en die zich herkennen in een of meer van onderstaande karakteristieken:
- Als sprake is van meerdere vestigingen/magazijnen.
- Een groot assortiment en veel magazijnhandelingen.
- Actief in food, farmacie of chemie waarbij partijregistratie verplicht is om zo goederen te kunnen traceren.
- Actief in handel van apparatuur en gereedschappen waarbij serienummerregistratie van belang is.
- Als producten in bulk worden ingekocht en naar kleinere verpakkingen ompakt.
- Handelsbedrijven die producten samenstellen/assembleren.
- Als sprake is van veel varianten van standaard samenstellingen welke pas bij leveren wordt verzameld door onvoorspelbaarheid van de vraag of kosten van op voorraad houden van alle samengestelde varianten.
Exact Online Handel Geavanceerd bevat alle functies van Exact Online Handel (inclusief Financieel en CRM) plus:
- Meerdere magazijnen voor opslag van goederen.
- Locatiebeheer per artikel voor structuur en optimale routing in het magazijn.
- Verzamelpicklijst om meerdere orders in een keer te picken.
- Assemblage en ompakken.
- Assemblage bij levering.
- Inkoopprijsafspraken per leverancier per periode met staffels.
- Serienummer registratie bij ontvangst en levering.
- Batch traceerbaarheid.
- Ouderdomsanalyse voorraad.
Wat zeggen de Controlled Release klanten?
De deelnemende Controlled Release klanten vertegenwoordigden een brede groep van handelsbedrijven. Deze klanten verhandelen onder andere Elektronica, Diergeneesmiddelen, Medische apparatuur, Speelgoed, Verpakkingen, Siroop, Fruit, Kabels, Pompen, Gasinstallaties, Wolproducten, Lijm , etc.
Een aantal quotes van onze Controlled Release klanten:
- “Assemblage werkt super voor onze branche”
- “Zeer geslaagd product”
- “Onbegrensde mogelijkheden, voor de leek inzichtelijk gemaakt”
- “Dit is wat we nodig hebben! Dit gaat ons tijd besparen”
Tijdens de Controlled Release periode zijn een groot aantal suggesties aangemeld waarvoor we de deelnemende bedrijven zeer dankbaar zijn. Een groot deel van deze suggesties zijn al tijdens de Controlled Release fase in Exact Online Handel Geavanceerd verwerkt.
Nieuws
