Berichten

Exact voor Productie ease of use: Formulieren voor de werkvloer in Exact Online

De gebruikelijke methode in Exact voor Productie om informatie naar de werkvloer te brengen zijn documenten en de Smart Shop Floor app. Toch zijn er vaak ook gegevens nodig die niet gemakkelijk in Exact voor Productie onder te brengen zijn, of er is een behoefte om gegevens te verzamelen op de werkvloer door middel van formulieren. Een recente verbetering maakt het mogelijk om formulieren voor te bedrukken met gegevens uit Exact voor Productie.

Een formulier ontwerpen in Exact voor Productie

We kunnen het formulier zelf ontwerpen in een oplossing zoals Visio en het opslaan als een .jpg bestand. Het is een goed idee als het formulier dezelfde lengte en breedte verhoudingen heeft als de lay-out. Dus, als we een A4 formulier willen zullen we het ontwerp van de .jpg daar op moeten afstemmen.

(Klik om te vergroten)

 

Als we dan met de lay-out in Exact Online aan de slag gaan slepen we het “Briefpapier” op de lay-out en selecteren we ons .jpg bestand. We kunnen nu velden gaan toevoegen als gebruikelijk:

(Klik om te vergroten)

 

Tekst aan het formulier toevoegen

We kunnen kiezen of we teksten zoals “Kwaliteitscontrole” in de .jpg opnemen of als “Tekst (label)” in de lay-out:

(Klik om te vergroten)

 

Deze functionaliteit is origineel ontworpen om briefpapier in lay-outs zoals facturen en bestellingen toe te voegen.

 

Deze verbeteringen zijn beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

 

Meer informatie bij Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com

Bron: Exact Support Blog

In Exact Online een uitgebreide omschrijving toevoegen aan uw verkoopfactuur

Het komt wel eens voor dat een omschrijving op de verkoopfactuur groter dient te zijn dan het veld ‘Omschrijving’ in Exact Online toelaat.

Het veld ‘Omschrijving’ kan gevuld worden met maximaal 60 tekens.

Indien deze omschrijving groter dient te zijn dan deze 60 tekens kunt u het veld ‘Notities’ toevoegen. Dit kunt u doen door vanuit de verkoopfactuur rechtsbovenin op het gereedschaps-icoon te klikken en te kiezen voor ‘Aanpassen’. Onder ‘Regels’ kunt u het vakje achter ‘Notities’ aanvinken.

Hierna kiest u voor ‘Bewaren’.

In de factuurregel ziet u nu achter het artikel een notitieblok-icoon staan. Hier kunt u op klikken om notities (een uitgebreide omschrijving) toe te voegen.

Let op! Het is belangrijk dat het veld ‘Notities’ ook is toegevoegd aan uw factuurlay-out.

U gaat hiervoor naar [Administratienaam, Stamgegevens, Lay-outs, Onderhoud]. Hier opent u de betreffende lay-out van uw verkoopfactuur. U selecteert het gehele artikelveld, zodat er een zwarte stippellijn omheen komt te staan:

Vervolgens klikt u bovenaan op ‘Velden’. Hier kunt u ‘Notities’ selecteren en voor ‘Toevoegen’ kiezen om het veld notities aan uw factuurlay-out toe te voegen.

U kunt het betreffende veld nu naar de gewenste locatie slepen. Door het veld te selecteren en bovenaan op ‘Eigenschappen’ te klikken, kunt u eventueel nog aangeven dat dit veld mee moet groeien met uw tekst (door ‘Kan groeien’ aan te vinken).

Het aanpassen van de lay-out is éénmalig nodig. Nadat de lay-out is aangepast en bewaard, worden de door u ingevoerde notities voortaan zichtbaar op de afgedrukte/verzonden verkoopfacturen.

Bron: Exact Support Blog

Verrichten van uw incasso’s met SEPA in Exact Online!

Exact Online biedt u vanaf 17 december de mogelijkheid om Europese incasso betalingen te doen wanneer u incasso betalingen wilt doen (indien u gebruik maakt van de bankieren module).
Op www.exact.nl/sepa kunt u een stappenplan vinden met acties die uitgevoerd moeten worden voordat dit mogelijk is. Zo dient u bij al uw relaties een IBAN + BIC nummer in te voeren. Verder dienen uw bankdagboeken goed ingericht te worden. Daarnaast zijn er nog drie aanpassingen nodig die we in deze blog bespreken, namelijk het invullen van het incassanten ID, machtigingen van relaties en het aanpassen van de lay-out.

Stamgegeven: Uw Incassant ID
Voordat u de Europese incasso betaalwijze kunt gebruiken dient u een contract te hebben afgesloten met uw bank. Uw bank zal een Incassant ID verschaffen. Dit incassant ID is een unieke code voor uw bedrijf voor een specifieke bank. Een voorbeeld van dit ID:

Land: Format:
België ‘BE’ + BTW nummer +
Nederland ‘NL’ + Kamer van Koophandel + 2

Een van de belangrijkste wijzigingen bij de introductie van Europese incasso is dat bedrijven nu de machtigingen in de eigen administraties dienen te bewaren. Eerder gebruikte uw bank deze machtiging op het moment dat u een incasso betalingsopdracht verzond. Uw Incassant ID kunt u invoeren via Algemeen > Administratie instellingen > Financieel.

Machtigingen bij de relaties invoeren
Op uw relatiekaarten kunt u Machtigingen invoeren. Open hiervoor een relatie via [Verkoop, Klanten, Onderhoud] en ga naar de tab Algemeen. Hier ziet u het kopje Machtigingen en kunt u kiezen voor Nieuwe toevoegen.

In dit scherm vult u de volgende gegevens in:

  • Nummer machtiging
    Een unieke code die wordt gebruikt voor uw interne administratie.
  • Type
    Het type machtiging. Er zijn verschillende typen machtigingen beschikbaar zoals Standaard Europese Incasso en Zakelijke Europese Incasso. Afhankelijk van de situatie kunt u een ander type machtiging nodig hebben om een opdracht voor een incasso betaling uit te voeren.
  • Soort betaling
    Dit veld bevat het soort betaling waarvoor u toestemming hebt met de machtiging.
  • Bankrekening
    De bankrekening van de klant waarvan u gaat incasseren.
  • Status
    De status van de machtiging.
  • Ondertekende document
    Het ondertekende document waarin uw klant toestemming geeft om geld te incasseren van de bankrekening.

Via [Financieel, Bank, Alle opties , SEPA Incasso] kunt u een overzicht zien van alle Machtigingen. Mocht het bij u om veel Machtigingen gaan, dan is het goed om te weten dat ze ook geïmporteerd kunnen worden met behulp van XML of CSV.

Dit kunt u doen via [Administratienaam, Import/Export, Methode] en vervolgens kiest u Import achter het onderwerp Machtigingen.

Lay-out
Volgens de nieuwe wetgeving dient u uw klanten 14 dagen voor de uitvoering van een incasso te informeren.

In de meeste gevallen zal de verkoopfactuur lay-out de incasso datum specificeren. Om die reden raden we aan om een tekstveld met een pre-notificatie tekst op uw lay-out te plaatsen. Hieronder een voorbeeld:

Het bedrag van deze factuur van 150,00 zal worden geïncasseerd van uw rekening12.345.678 op of na 3 januari 2013. U dient ervoor te zorgen dat de rekening voldoende tegoed heeft.

Open de lay-out via [Administratienaam, Stamgegevens, Lay-outs, Onderhoud]. Een tekstveld voegt u toe door te klikken op de knop Toevoegen, kies dan voor Tekst (Label).
Er wordt nu een blok toegevoegd waarin die tekst Bewerken staat. Klik op de knop Bewerken. Nu kunt u vrij typen in dit veld en ook klikken op de knop Velden.
Op die manier kunt u ook velden toevoegen die bijvoorbeeld verwijzen naar de factuurdatum (de dikgedrukte tekst uit bovenstaand voorbeeld).

Verrichten van incasso’s
Op het moment dat dit alles geregeld is kunt u incasso’s gaan verrichten met Exact Online. De eerste stap hierin is dat u boekingen/facturen aanmaakt met een betalingsconditie die als Betalingswijze Incasso heeft. Deze boekingen komen terecht in het scherm [Financieel, Bank, Alle opties, Betalingen, Incasso selecteren].
Hier kunt u uw incasso betalingen aanvinken, kies vervolgens voor Verrichten.
Afhankelijk van met welke bank u werkt, en of incasso’s daarmee automatisch verricht kunnen worden kunt u nu het incasso bestand downloaden of u vindt deze direct terug in uw internetbankieren omgeving.

Hier kunnen de incasso’s goedgekeurd worden goedgekeurd zodat ze verricht kunnen worden.

Voor meer uitleg verwijzen we u graag naar onze youtube video: http://exact.to/omcrm
Bij verdere vragen over dit proces horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Exact Online: Aanpassen van de lay-out van bankrekening naar IBAN

Bij de overgang van BBAN naar IBAN zijn er een aantal aanpassingen nodig. Als eerste is het belangrijk dat u de IBAN gegevens invoert bij uw relaties. Echter wilt u daarnaast ook dat uw eigen IBAN nummer op uw factuur wordt getoond. In deze blogpost leggen we uit hoe u dit aanpast. U kunt ook gebruik maken van de standaard layout die Exact voor u  beschikbaar heeft gesteld. U treft zowel een model aan voor gewone facturen als voor een incassofactuur als u in het lay-out scherm kiest voor Nieuw. Heeft u uw layout zelf opgebouwd of gewijzigd, dan kunt u beter uw layout aanpassen volgens de onderstaande stappen.

Uw lay-out kunt u openen via [Administratienaam, Stamgegevens, Lay-outs, Onderhoud]. Klik door op Verkoopfactuur en op de naam van uw lay-out. Het rekeningnummer wordt vaak in twee verschillende blokken op uw verkoopfactuur lay-out getoond. Voor beide blokken leest u hieronder hoe u het veld kunt aanpassen.

1. Bovenaan in het blok met uw eigen gegevens:

 

Selecteer het grijze blok dat om de eigen informatie heen staat door het aan te klikken. Het blok wordt dan omstippelt. U ziet nu dat naast Toevoegen de knop Velden verschijnt (hier in het geel aangegeven):

002

Klik op de knop Velden, nu krijgt u meerdere velden te zien die u kunt toevoegen. Eén daarvan is IBAN, klik dit veld aan en kies voor Toevoegen. Nu wordt het veld IBAN toegevoegd aan het blok met uw eigen gegevens. U zult zien dat het veld linksboven in wordt geplaatst, u kunt het nu aanklikken en naar de juiste plek verplaatsen en ervoor zorgen dat het veld de juiste grootte heeft. (let op: een IBAN rekening is kan 34 posities bevatten, in Nederland is het nu standaard 18 posities) Het veld dat u zojuist heeft toegevoegd heeft een blauwe omlijning. Dit betekent dat de informatie die erin komt uit de administratie wordt gehaald (we noemen dit ook wel een database veld). In het voorbeeld ziet u ook groene velden, dat zijn tekstvelden. Om ervoor te zorgen dat u dit tekstveld ook kunt toevoegen klikt u weer het grijze blok aan en kiest u voor Tekst (Label). Er wordt een groen veldje toegevoegd, zet deze weer op de juiste plek. Kies dan voor de knop Bewerken, haal de tekst weg en typ: IBAN.

Het blok met uw eigen gegevens ziet er nu als volgt uit:

003

Klik eventueel op de knop Afdrukvoorbeeld om te zien hoe uw lay-out er nu uit komt te zien.

2. Onderaan in het blok met de betalingsinformatie:

004

U ziet hier het veld Bank account, dit wordt gevuld met het bankrekeningnummer uit uw hoofd bankdagboek. Het blok met deze tekst is groen omlijnd en is dus een tekstveld. Klik het gehele groene blok en aan klik op Bewerken.

U zult nu zien dat het blok kunt bewerken, klik het veld Bank account aan en klik op het zwarte kruisje. Klik daarna op de knop Velden naast Toevoegen (als u dit niet ziet dan dient u het veld wellicht nogmaals te bewerken). Zorg ervoor dat uw cursor achter het woord ‘bankrekeningnummer’ staat als u dit doet.  Verplaats nu het veld IBAN van links naar rechts en klik op OK.

005

Zorg er nu voor dat het veld de juiste lettergrootte etcetera heeft. Klik op de knop Afdrukvoorbeeld om te zien hoe uw factuur eruit komt te zien.

Bron: Exact Support Blog

Jaaropgave aan de medewerker in PDF formaat

Elk jaar ontvangen medewerkers van hun werkgever een jaaropgave over het afgelopen jaar. Deze jaaropgave werknemer kan de medewerker gebruiken bij zijn aangifte Inkomstenbelasting. Via het menupad [Salaris, Aangiften, Jaarlijks, Jaaraangifte werknemer] kunt u de jaaropgave van de medewerker aanmaken in Exact Globe Next.

Eindejaarsversie 2012/2013
Veel salarisstroken worden via de e-mail aan de medewerkers verstrekt, in HTML of PDF formaat. Hierdoor was er ook veel vraag naar de mogelijkheid om de jaaropgave in PDF formaat te kunnen verstrekken. Vanaf de eindejaarsversie 2012/2013 is een nieuwe lay-out beschikbaar voor het afdrukken van de jaaraangifte werknemer.

Deze nieuwe lay-out is beschikbaar in PDF formaat en u kunt de jaaropgave met deze nieuwe lay-out afdrukken of e-mailen aan de medewerkers. Hiervoor hoeft u de module SE1706 e-Salaris pdf-stroken niet aan te schaffen.

Voordat u deze nieuwe lay-out kunt gebruiken, dient u eerst loonjaar 2013 te openen. Bij het openen van loonjaar 2013 worden de documentinstellingen voor de nieuwe lay-outs aangemaakt. U kunt deze lay-outs (PDF_MAIL en PDF_PRINT) onderhouden via het veld ‘Jaaropgaven’ in de documentinstellingen die u kunt openen via het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen].

Bij het e-mailen van de PDF jaaropgave wordt dezelfde wijze toegepast als bij het e-mailen van de salarisslips. Naar welk e-mailadres de PDF jaaropgave wordt verstuurd is afhankelijk van de instelling ‘E-mailadres’ uit de salarisgegevens van de medewerker. Wanneer de optie ‘Niet mailen’ is geselecteerd of wanneer er geen e-mailadres beschikbaar is, wordt de aangifte op het scherm getoond en kunt u deze afdrukken.

Deze nieuwe lay-out heeft de volgende extra functies die niet aanwezig zijn in de bestaande jaaropgave lay-outs:

  • Wanneer ‘Adres 2′ op de werkgeverskaart is gevuld wordt deze ook afgedrukt.
  • Wanneer de medewerker in het buitenland woont wordt tevens het land afgedrukt.

Bron: Exact Support Blog