Berichten

HRM oplossing in Exact Synergy Enterprise – HR-Medewerkers

De HRM oplossing van Exact Synergy Enterprise helpt de administratieve lasten van HR-medewerkers te vergemakkelijken door de HRM-processen te automatiseren en werknemers de toegang te geven tot de informatie die ze nodig hebben. In deze blogpost over het beheren van de dagelijkse HRM werkzaamheden zullen we bespreken hoe er kan worden bepaald wat medewerkers kunnen zien en doen in Synergy, hoe digitale personeelsbestanden onderhouden kunnen worden en hoe gebruik gemaakt kan worden van de Employee self service optie.

Wat kunnen medewerkers doen en zien in Exact Synergy Enterprise?

Op de medewerkerskaart kan aangegeven worden welk beveiligingsniveau bij deze specifieke medewerker hoort. Zo kun je per medewerker een ander beveiligingsniveau selecteren. De medewerker kan alleen informatie bekijken met een zelfde of een lager beveiligingsniveau dan de medewerker zelf.

Daarnaast werkt Exact Synergy Enterprise met rollen, wat samen gaat met de beveiligingsniveaus.
U kunt bijvoorbeeld instellen dat iedereen met een manager-rol beschikt over beveiligingsniveau 10 en iedereen met de rol consultant over niveau 5 etc. Aan een rol zijn weer functierechten gekoppeld die bepalen welke rechten een medewerker binnen Synergy heeft. Kortom, de rollen bepalen wat een medewerker in Exact Synergy Enterprise allemaal kan doen en zien.

Als aanvulling op de individuele rollen en rechten kun je ook per verzoek of document aangeven wie die betreffende informatie mag zien.

Voor meer informatie over beveiligingsniveaus, zie Beveiligingsniveaus in Exact Synergy Enterprise en voor meer informatie over rollen en rechten zie Functierechten koppelen aan rollen en de gerelateerde documenten.

Digitale personeelsbestanden onderhouden

Exact Synergy Enterprise is het perfecte platform voor het veilig onderhouden van personeelsbestanden.  De medewerkerskaart is dé plek voor alle informatie die betrekking heeft op die betreffende medewerker. Je kunt hierbij denken aan het werkrooster, de planning, familiegegevens, de werkstroom, persoonlijke documenten etc. Alle informatie is voorzien van een beveiligingsniveau, dus alleen medewerkers die de informatie zouden mogen zien kunnen deze ook daadwerkelijk zien.

Je kunt de medewerkerskaart benaderen door bovenaan in het zoekveld naar een specifieke medewerker te zoeken of door op Mijn medewerkers te klikken in het linker ☰ menu (indien dit is ingesteld in de sectie Snelle toegang op het tabblad Menu op de pagina Voorkeuren) en vervolgens op de naam van één van de medewerkers te klikken.

Employee Self Service

Met de Employee Self Service rol hebben medewerkers beperkte toegang tot de functionaliteiten en informatie in Exact Synergy Enterprise, maar kunnen daarmee wel de meeste dagelijkse HRM werkzaamheden zelf uitvoeren. Een aantal voorbeelden van acties die door een medewerker met de Employee Self Service rol uitgevoerd kunnen worden zijn:

  • Het bekijken en bewerken van de eigen medewerkerskaart
  • Het bekijken van de eigen kalender en planning
  • Medewerkers zoeken en bekijken
  • Het aanmaken van verzoektypen (maximaal 15)
  • Standaard verzoeken aanmaken (Vacation en Task)
  • Medewerker- en projectspecifieke documenten aanmaken, bewerken, zoeken en bekijken

Voor meer informatie over de Employee Self Service Rol, zie Employee Self Service rol.

Bron: Exact Support Blog

De werkstroom van uw collega bijhouden in Exact Synergy Enterprise

Wanneer uw collega vakantie heeft of ziek is, is het wenselijk om zijn of haar werkstroom bij te houden. Op deze manier kan tijdig actie worden ondernomen op de verzoeken die in zijn of haar werkstroom staan.

Dit kunt u doen door de werkstroom van de betreffende collega te openen via bijvoorbeeld de medewerkerskaart, maar u kunt dit ook doen via uw startpagina.

Op deze wijze ziet u iedere keer wanneer u uw startpagina opent, de werkstroom van uw collega.

Om de werkstroom van uw collega op uw startpagina te tonen dient u dit eenmalig in te stellen. Dit kunt u als volgt doen:

1. Open de werkstroom van uw collega. Dit kunt u doen door op de medewerkerskaart van die collega op ‘Werkstroom’ te klikken in de monitor.
2. Vervolgens klikt u rechtsboven in de werkstroom op 19-3-2014 7-33-26 RSS.
3. In het venster dat wordt geopend selecteert u de optie ‘Basis’, en kopieert de regel die in het veld ‘De feed URL’ staat.

4. Ga naar uw startpagina.
5. Klik op customise Aanpassen rechtsboven in het scherm.
6. Klik op ‘Widget toevoegen’.
7. Ga naar het tabblad ‘Nieuws’.
8. Selecteer ‘RSS nieuws’ en klik op ‘Bewaren’. Op uw startpagina is nu een lege widget toegevoegd.
9. Klik op ‘Bewerken’.

10. Plak nu bij ‘RSS nieuws’ de url die u in stap 3 heeft gekopieerd.
11. Bij paginagrootte kunt u aangeven hoeveel verzoeken uit de werkstroom u wilt tonen. Wanneer u tevens de datum en tijd van die verzoeken wilt zien kunt u dat aangeven bij ‘Datum + Tijd’. Eventueel kunt u bij ‘Titel nog een naam opgeven’.

12. Klik op ‘Bewaren’.
13. Wanneer u nu uw startpagina opent ziet u de werkstroom van uw collega. U kunt uiteraard alleen de verzoeken zien waarvoor u rechten heeft.

14. Iedere keer wanneer een verzoek in de werkstroom van uw collega wordt toegevoegd of wordt gewijzigd komt dat verzoek boven aan deze lijst te staan met daarbij de betreffende datum en tijd.

Bron: Exact Support Blog

In Synergy HRM vaardigheden sorteren

Op de medewerkerskaart kunnen per medewerker diverse vaardigheden ingevuld worden. Zo kan in één oogopslag worden gezien of een medewerker over een aantal vaardigheden beschikt. Dit is met name heel handig voor andere collega’s, managers en natuurlijk voor uzelf. De vaardigheden op de medewerkerskaart worden standaard automatisch gesorteerd op alfabetische volgorde. Met de stappen die hieronder worden uitgelegd wordt het mogelijk om de vaardigheden te sorteren op een nader zelf te bepalen volgorde.

In een eerdere blogpost is al uitgelegd hoe u vaardigheden kunt toevoegen. In dit voorbeeld gaan we er vanuit dat er drie vaardigheden zijn aangemaakt: MS Office, Excel en Powerpoint. Op de medewerkerkaart ziet dit er nu als volgt uit”

Nu wilt u dat de vaardigheid ‘MS Office’ boven de andere twee vaardigheden komt te staan. Dit kunt u doen door de vaardigheid ‘MS Office’ te openen en er een spatie voor te zetten. Op de medewerkerkaart ziet het er nu als volgt uit:

De volgorde kan dus aangepast worden door het gebruik van spaties. Hoe meer spaties worden ingegeven hoe hoger de betreffende vaardigheid op de lijst zal staan. De spaties zijn niet terug te zien in het overzicht op de medewerkerskaart.

Bron: Exact Support Blog

Het gebruik van vaardigheden binnen Exact Synergy Enterprise

Eén van de meest essentiële zaken van een goed Human Resource Management is het plaatsen van de juiste mensen op de juiste plaats binnen de organisatie. Hierbij is het vooral belangrijk welke medewerker precies welke specifieke kennis in huis heeft. Een hulpmiddel uit Exact Synergy Enterprise wat hierbij heel erg handig kan zijn zijn de vaardigheden. De vaardigheden kunnen worden opgegeven op de medewerkerskaart. Deze tip beschrijft de voordelen van het gebruiken van vaardigheden en het praktische gebruik ervan.

Voordelen van het gebruik van vaardigheden

  • Snel de juiste persoon vinden die de vereiste kennis in huis heeft
  • Inzicht in kwaliteit en kwantiteit van vaardigheden per afdeling en organisatie breed

Dit biedt dus zowel voordelen voor zowel collega’s onderling als voor leidinggevenden.

Invullen van vaardigheden
Het invullen van de vaardigheden kan gewoon via de eigen medewerkerskaart. Hieronder een voorbeeld:

  • Ga naar de eigen medewerkerskaart
  • Scroll naar de sectie ‘Vaardigheden’ en klik op ‘Toevoegen’
  • Het volgende scherm wordt zichtbaar

  • Vul bij ‘Vaardigheid’ de vaardigheid in en klik op ‘Bewaren’
  • Op de medewerker kaart is de vaardigheid ‘Excel’ nu toegevoegd in de sectie ‘Vaardigheden’
  • Door de stappen te herhalen kunt u additionele vaardigheden toevoegen

Zoeken van vaardigheden
Het zoeken van vaardigheden kan op de volgende manier:

  • Ga naar het menu [HRM, Overzichten, Medewerkers, Zoeken]
  • Vul nu in de sectie ‘Medewerker’ in het veld ‘Vaardigheden’ de vaardigheid in waarop u wilt zoeken. Wanneer dit veld niet aanwezig is klikt u eerst rechtsboven op ‘Aanpassen’ om het veld ‘Vaardigheden’ toe te voegen.
  • Klik op ‘Zoeken’
  • In het zoekresultaat komen nu alle medewerkers naar voren die de opgegeven vaardigheid hebben.

Bron: Exact Support Blog

Exact Synergy Enterprise rollen inzichtelijk per medewerker

In de blogpost ‘Tip: Een overzicht van de toegewezen rollen‘ heeft u al kunnen lezen hoe het mogelijk is om per rol te zien welke medewerkers daaraan gekoppeld zijn. Echter het is ook mogelijk om via de medewerkerskaart te zien aan welke rollen die specifieke medewerker gekoppeld is.

Sectie Rollen
Op de medewerkerskaart vindt u de sectie rollen waarin de specifieke rollen staan. Een medewerkerskaart kunt u openen door te zoeken naar een medewerker via het linker zoekveld en vervolgens te klikken op de naam van de medewerker waarvan u de kaart wilt tonen. Mocht deze sectie niet beschikbaar zijn dan kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Klik op het pictogram aanpassen ’Aanpassen’
  • Selecteer het veld in de sectie ‘Rollen’
  • Kies voor ‘Bewaren’

Rollen

De sectie rollen is nu beschikbaar op de medewerkerskaart. In deze sectie vindt u alle rollen die aan deze medewerker zijn gekoppeld. Tevens kunt u zien op welk niveau deze zijn toegewezen. Indien u beschikt over voldoende rechten vindt u hier ook de knop ‘Toevoegen’ waarmee u extra rollen kunt toekennen.

Bron: Exact Support Blog

Tip: IBAN en BIC-code registreren binnen Exact Synergy Enterprise

Nederland gaat per 1 februari 2014 over op IBAN / SEPA. Wist u dat u binnen Exact Synergy Enterprise al de IBAN en BIC-code kunt registreren?

Relatiekaart
Binnen Exact Synergy Enterprise beschikt u over de velden IBAN en BIC code. Met deze velden heeft u de mogelijkheid om de IBAN en BIC-code informatie van relaties en medewerkers te bewaren via de kaart. De velden IBAN en BIC-code zijn beschikbaar onder de sectie Financieel van de relatiekaart. Standaard worden deze nog niet weergegeven. Om deze weer te geven klikt u op  Aanpassen en vervolgens kunt u de velden selecteren zoals in onderstaande afbeelding is weergegeven. Nadat u heeft gekozen voor Bewaren zijn de velden zichtbaar op de kaart.

Medewerkerskaart
Daarnaast worden de IBAN en BIC-code velden ook weergegeven op de medewerkerskaart. U kunt deze velden tonen door via de monitor van de medewerkerskaart te kiezen voor Bankrekeningen en vervolgens voor de knop Nieuw. Nu zal het onderstaande scherm verschijnen. Onder de sectie Details vindt u de velden.

Let op, bovengenoemde functionaliteit is beschikbaar vanaf product update 249.

Meer informatie

Bron: Exact Support Blog