Berichten

CRM Offerte opstellen in Exact Synergy Enterprise

Wanneer een relatie heeft aangegeven interesse te hebben in de diensten of producten van je bedrijf kun je een offerte op stellen. In deze blogpost over offertes wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen met behulp van Exact Synergy.

Word Merge template

Wanneer je met offertes wilt werken, is het aan te raden om gebruik te maken van de Word Merge functionaliteit. Om met deze functionaliteit te kunnen werken dien je enkele instellingen te controleren en eventueel aan te passen. Ten eerste dient in de instellingen via [Modules, Documenten, Inrichting, Onderhoud, Instellingen] de optie Word Merge aangevinkt te zijn.

Vervolgens dien je het XML-toewijzingsvenster (XML Mapping Pane) te installeren en het tabblad Ontwikkelaars (Developer) beschikbaar te maken in Microsoft Word. Voor informatie hierover zie, How to: Installeren van het XML Mapping Taakvenster voor Microsoft Word 2007, 2010 of 2013.

Met XML toewijzing kun je bepalen welke velden uit de database beschikbaar gemaakt moeten worden in het Word document. Bijvoorbeeld een veld dat de naam van de klant weergeeft of een veld dat het artikel toont dat opgenomen dient te worden in de offerte. Voordat je een template voor een offerte aan kunt maken in Word, dien je de XML toewijzing te downloaden die voor deze template gebruikt dient te worden. Hiervoor kun je in Exact Synergy gaan naar [Modules, Documenten, Inrichting, Word Merge, Schema]. Hier kun je het General word merge schema downloaden.

Wanneer je dat hebt gedaan kun je het tabblad Ontwikkelaars (Developer) openen in Microsoft Word en op de optie XML-toewijzingsvenster (XML Mapping Pane) klikken om het XML toewijzingspaneel te tonen. Bij Aangepast XML-onderdeel (Custom XML Part) kun je kiezen voor Nieuw onderdeel toevoegen (Add new part).

Nu kun je het gedownloade bestand selecteren in de drop-down lijst. De XML tags die in het schema zijn opgenomen worden nu getoond in het XML toewijzingspaneel en kunnen worden gebruikt om een Word Merge template aan te maken. Om een veld toe te voegen een de template, klik met de rechtermuisknop op het gewenste veld en kies voor Inhoudsbesturingselement toevoegen (Insert Content Control).

Nadat de template is aangemaakt kun je deze in Synergy uploaden via [Modules, Documenten, Inrichting, Word Merge, Templates, Template: Nieuw].

Voor meer informatie over het aanmaken van een Word Merge template, zie Aanmaken en bewerken van Word Merge templates en de gerelateerde documenten.

Een offerte aanmaken

Om vervolgens een offerte aan te maken, kun je op de relatiekaart kiezen voor Offertes is in de monitor sectie.

Klik daarna op Nieuw en vul de relevante velden in. Zodra alle gegevens zijn geselecteerd en ingevuld kun je de offerte genereren.

Wanneer je gebruik maakt van Word Merge, klik dan na het invullen van alle gegevens op Offerte maken. Vervolgens kun je de (zojuist aangemaakte en geüploade) template selecteren en de overige gegevens invoeren. Zodra je op Brief maken klikt wordt de offerte aangemaakt.

Zodra het document is aangemaakt wordt deze direct als bijlage aan een nieuw Synergy document gekoppeld. Het document zal vervolgens automatisch aan de relatie worden gekoppeld.

Om een offerte om te zetten naar een verkooporder in Exact Globe kun je de offerte openen en op Verkooporder maken klikken. Voor meer informatie hierover, zie How-to: Converting Quotations to Sales Orders in Exact Globe.

Volgende keer

In de volgende blogpost in de serie over CRM zal worden besproken hoe je in Synergy met marketing campagnes kunt werken.

Bron: Exact Support Blog

CRM – Leads beheer in Exact Synergy

CRM draait om het verkrijgen van nieuwe klanten en het behouden van bestaande klanten. Zodra een bedrijf een aantal nieuwe leads (potentiële klanten) heeft verworven, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat deze leads beschikbaar en actief zijn in Exact Synergy Enterprise. Het opvolgen van leads kost tijd en geld, het is daarom belangrijk dat de juiste informatie in het systeem staat waardoor er geen tijd besteed hoeft te worden aan het corrigeren van informatie of de genomen stappen. Daarom is het tevens belangrijk dat de betreffende leads niet dubbel in het systeem staan, zodat voorkomen kan worden dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien omdat het op een andere plek staat geregistreerd.

Leads aanmaken

Om een nieuwe lead in te voeren kun je gaan naar [Modules, Klanten, Invoer, Invoer, Relatie, Lead]. Om in één keer meerdere nieuwe leads in te voeren ga je naar [Modules, Klanten, Invoer, Invoer, Relatie, Batch invoer relaties, Lead]. Met deze optie kun je in één keer tot 10 nieuwe leads aanmaken.

Let op! Standaard wordt bij het aanmaken van de leads de divisie van de aanmaker van de leads gekoppeld. Wanneer er een andere divisie geselecteerd dient te worden kun je dit veld door middel van het gereedschapsicoon toevoegen en vervolgens een andere divisie selecteren.

Controleren op fouten

Om eventuele fouten in de aangemaakte relaties te controleren kun je gaan naar [Modules, Klanten, Overzichten, Kwaliteitsanalyse, Validatie]. Hier kun je de gewenste filters invoeren en op Tonen klikken. Vervolgens zie je in kolom Fout de eventuele fouten bij de betreffende relatie.

Relaties ontdubbelen

Om na te gaan of er dubbele leads in het systeem staan kun je gaan naar [Modules, Klanten, Overzichten, Kwaliteitsanalyse, Doublures – Relaties]. Door de betreffende filters in te vullen (of leeg te laten wanneer je op alle relaties wilt zoeken) en op Tonen (of Actualiseren) te klikken worden alle dubbele relaties getoond. Zoals in onderstaand voorbeeld te zien is staat de lead Café Jansen dubbel in het systeem en kan er dus één worden verwijderd of de accounts kunnen worden samengevoegd.

Om de relaties samen te voegen (ontdubbelen) kun je gaan naar [Modules, Klanten, Overzichten, Kwaliteitsanalyse, Ontdubbelen]. Voor meer informatie over het ontdubbelen van relaties, zie Verwijderen van dubbele relaties.

Volgende keer

Wanneer een relatie heeft aangegeven interesse te hebben in de diensten of producten van je bedrijf kun je een offerte op gaan stellen. In de volgende blogpost in de serie over CRM wordt uitgelegd hoe je offertes aan kunt maken met behulp van Exact Synergy Enterprise.

Bron: Exact Support Blog

Service Management – Contracten in Exact Synergy Enterprise

Serviceorganisaties dienen over het algemeen afspraken te maken met de klant over de betaling van de service-activiteiten. Met de Service management oplossing is het mogelijk om contracten te genereren waarin de afspraken met de klant vermeld staan. In deze blogpost wordt deze functionaliteit verder besproken.

Servicecontracten aanmaken

Voor het aanmaken van servicecontracten kunt u gaan naar [Modules, Service management, Invoer , Contracten, Contracten (Nieuw)].

Voordat u daadwerkelijk servicecontracten aan kunt gaan maken, dient u de stamgegevens in te richten onder het kopje Inrichting.

Contract typen

Bij het aanmaken van een contract kunt u een contracttype meegeven. Contract typen worden puur gebruikt om verschillende soorten contracten te groeperen. U kunt bijvoorbeeld voor iedere service level een apart contracttype aanmaken. Zo kunt u voor basis service een bronzen contract maken, voor medium service een zilveren, voor uitgebreide service goud en voor service op maat platina.

Afspraakverzamelingen

Een contract bestaat o.a. uit een aantal afspraken. Het kan zijn dat er regelmatig afspraken toegevoegd dienen te worden. Afspraakverzamelingen maken het mogelijk om snel en eenvoudig een groep afspraken toe te voegen aan een contract of contracttemplate. Zodra de afspraken aan een contract zijn gekoppeld kunnen deze indien nodig nog worden aangepast.

Contracttemplates

Contracttemplates gaan nog een stapje verder en maken het mogelijk om afspraakverzamelingen en/of regels met andere contract variabelen die gegroepeerd zijn te combineren. Voor meer informatie over contracttemplates, zie Aanmaken en bewerken van contract templates voor Service management.

Factureren

Het is geen verplichting om met contracten te werken om te kunnen factureren. Er zijn ook service bedrijven die services verrichten en factureren zonder contract. Echter werken de meeste service organisaties met contracten en het contract bepaalt daardoor een aantal zaken met betrekking tot het factureren: de frequentie waarin er gefactureerd wordt, de prijs die in de afspraakverzameling staat vermeld en wanneer de factuur precies wordt gegeneerd (bijvoorbeeld op een vaste dag of via een bepaalde berekening gebaseerd op de startdatum van het contract).

Prolongatie en indexatie

Over het algemeen wordt er bij het opstellen van een contract een bepaalde looptijd afgesproken. Wanneer de einddatum bijna in zicht is kunt u het contract automatisch of handmatig (laten) verlengen (prolongeren) . Tevens kan het noodzakelijk zijn om één of meerdere contracten te indexeren. De Service management oplossing maakt het dan ook mogelijk om contracten te prolongeren en te indexeren.

Meer informatie

Voor meer informatie over het aanmaken en inrichten van de servicecontracten, zie Aanmaken en bewerken van servicecontracten voor Service managementen de gerelateerde documenten.

Volgende keer

In de volgende en laatste blogpost in de serie over de Service management oplossing bespreken we het realiseren van de service management activiteiten.

Bron: Exact Support Blog

PSA – Projecten rapporteren

In deze laatste blogpost in de serie over PSA wordt uitgelegd hoe u een compleet overzicht kunt krijgen van uw projecten door middel van verschillende rapportages.

Rapporten bekijken

Om de verschillende overzichten met betrekking tot een project te bekijken klikt u in de Monitor sectie op de projectkaart op Rapporten. Op de pagina die wordt geopend worden alle beschikbare rapporten getoond:

Screenshot 1 NL

Wanneer u bijvoorbeeld een overzicht op wilt vragen waarin u de daadwerkelijke uren kunt vergelijken met de gebudgetteerde uren, dan kiest u voor Actuals vs Budget.

Rapporten exporteren

Vanuit het opgevraagde rapport kunt u het rapport opslaan als Word, Excel of PDF bestand.

Screenshot 2 NL

Prestaties analyseren

Naast het opvragen van rapporten met betrekking tot een specifiek project, kunt u ook een overzicht verkrijgen waarin u snel en eenvoudig de prestaties van uw medewerkers (projectleden) kunt bekijken. Hiervoor gaat u naar [Modules, Projecten, Overzichten, Reporting services integratie, Rapporten] en kiest u in de map Project voor Billability and Utilization.

Screenshot 3 NL

Volgende keer

Dit was de laatste blogpost in de serie over de PSA oplossing van Exact Synergy Enterprise. De volgende keer (over 2 weken) starten we met een serie over de Service Management oplossing.

Bron: Exact Support Blog

PSA – Projecten factureren invoeren in Exact Synergy Enterprise

Wanneer alle uren zijn ingevoerd en goedgekeurd kan er gefactureerd worden. Hoe u dat kunt doen wordt uitgelegd in deze één na laatste blogpost over de PSA oplossing.

Nacalculatie projecten factureren

Om de gerealiseerde uren en kosten te factureren kunt u gaan naar [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Factuurvoorstellen]. Hier worden alle uren getoond die zijn gerealiseerd. De manager kan hier de uren eventueel nog aanpassen. Bijvoorbeeld wanneer hij besluit bepaalde uren niet te factureren of wanneer hij uren af wil ronden naar een halve of volledige dag als dit met de klant is afgesproken. Zodra alle uren correct in het voorstel staan kunt u alle betreffende uren selecteren door het selectievakje voor iedere regel of het vakje in de kop aan te vinken. Vervolgens klikt u bovenaan op de knop Factuur.

Screenshot1 (nog niet volledig!)

U kunt de gegenereerde factuur terugvinden via Facturen op de projectkaart. Door op het factuurnummer te klikken ziet u de details van de factuur.

Vaste prijs projecten factureren

Bij een vaste prijs project wordt er niet gefactureerd op basis van de gerealiseerde uren en kosten, maar op basis van project termijnen die met de klant zijn afgesproken. Om nieuwe termijnen in te voeren klikt u vanuit de projectkaart in de Monitor sectie op Vaste termijn facturen.

Screenshot2

Nadat u op Aanmaken heeft geklikt worden er automatisch werkstroom verzoeken aangemaakt voor de verschillende termijnen. Deze verzoeken komen in de werkstroom van de manager terecht. Zodra er een termijn klaar is om gefactureerd te worden dient het verzoek te worden gerealiseerd en kan de factuur gegenereerd worden via [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Factuurvoorstellen].

Volgende keer

De volgende blogpost in deze serie over de PSA oplossing is alweer de laatste en zal gaan over het rapporteren van de projecten.

Bron: Exact Support Blog

Lijst met verjaardagen van medewerkers in Exact Synergy

Om uw medewerkers te kunnen feliciteren wanneer deze jarig zijn is het handig om te beschikken over een lijst met de verjaardagen van de medewerkers.

Via menu [Modules, HRM, Overzichten, Medewerkers, Jubileum] kunnen de HR medewerkers een jubileum lijst opvragen.

jnl1

Via de filtercriteria kunt u aangeven welke medewerkers u in de lijst wilt opnemen. Bijvoorbeeld alleen de medewerkers van een bepaalde divisie of met een bepaalde manager.

Naast de verjaardagen kunt u op deze manier ook een overzicht opvragen van het aantal dienstjaren van uw medewerkers of het aantal jaren dat uw medewerkers gehuwd zijn.

Hiervoor selecteert u bij het veld ’Lay-out’ de optie ‘Aantal dienstjaren’ of ‘Aantal jaren getrouwd.

Vervolgens kunt u in het veld ‘Peildatum’ de peildatum opgeven en kunt u bij traject de selectie opgeven van het aantal dienstjaren of aantal jaren dat de medewerker is getrouwd.

jnl2

Bron: Exact Support Blog

Bij welke rol hoort een functierecht in Exact Synergy Enterprise?

In de blogpost ‘Rollen per medewerker zien’ heeft u kunnen lezen hoe u kunt zien welke rollen een medewerker heeft.

Rollen zijn gekoppeld aan functierechten die bepalen welke functies uitgevoerd mogen worden. Naast een aantal standaard aanwezige rollen kunt u ook zelf rollen aanmaken. Zo kunt u bijvoorbeeld een aparte rol aanmaken voor een specifieke functie, of een aparte rol voor een stagiair.

Omdat er verschillende rollen aanwezig zijn kan het voorkomen dat bepaalde functierechten in meerdere rollen zijn opgenomen. Via het overzicht van de functierechten kunt u eenvoudig zien in welke rollen een bepaald functierecht is opgenomen.

Via het menupad [Modules, Systeem, Inrichting, Beveiliging, Functierechten] kunt u dit overzicht opvragen. U maakt hier eerst een selectie op de module waarvoor u de functierechten wilt bekijken, of u kiest voor ‘Alle’ om alle functierechten te bekijken.

Vervolgens opent u het betreffende functierecht. In de sectie ‘Rollen’ kunt u zien welke rollen aan dit functierecht zijn gekoppeld.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy zien wie is er ingelogd?

Soms kan het handig zijn om te zien welke gebruikers er op dit moment ingelogd zijn.

Om hierin inzicht te krijgen kunt u gebruik maken van het overzicht Activiteit: Huidige.

Dit kunt u opvragen [Modules, Systeem, Overzichten, Activiteit, Activiteit: Huidige]. U maakt hier een selectie op het type gebruiker waarvoor u wilt bekijken wie er is ingelogd. Verder geeft u het aantal minuten op waarbinnen de laatste activiteit is uitgevoerd. Standaard betreft dit 10 minuten, maar u kunt dit desgewenst aanpassen.

Na het klikken op ‘Tonen’ ziet u een overzicht van de gebruikers die binnen het opgegeven aantal minuten actief waren/zijn in Exact Synergy.

Bron: Exact Support Blog